集团综合部管理规范及流程

1、第一章综合部组织结构图第二章综合部岗位职责一、部门岗位职责 二、部门员工岗位职责 第三章综合部管理流程1 .预约客人来访接待工作流程 2 .来电转接流程 3 .信函收发工作流程 4 .寄送信函、快件工作流程 5 .传真发文工作流程 6 .传真收文工作流程 7 .重要接待流程8 .入住酒店管理流程 9 .前台接待流程 10 .发文管理流程11 .收文管理流程 12 .档案归本g流程 13 .档案借阅归还流程 14 .档案销毁流程15 .印章制刻申请流程 16 .印章使用流程 17 .公司证照管理流程 18 .会议管理流程19 .办公用品购买审批流程 20 .办公用品领用流程 21 .车辆使用流程

2、 第四章综合部管理表格1 .公司前台来访客人登记表 2 .信函与快件签收登记表 4 .收文登记表5 .拟文处理签6 .文件处理签7 .周例会签到表 8 .用印审批表9 .发文目录表 10 .文件档案借阅登记表 11 .办公用品采购审批单 12 .办公用品台账13 .办公用品领用表 14 .外出员工登记表 15 .车辆出入登记表 16 .油卡登记表17 .车辆登记列表18 .车辆登记卡19 .车辆请修表20 .保养记录表21 .住宿登记表22 .公务接待审批表 第一章综合部组织结构图第二章综合部岗位职责一、部门岗位职责1 .根据领导意图和集团公司发展战略，负责重要文稿的起草工作；2 .负责对集团

3、所属各公司综合事务的监督及指导工作；2 .负责集团公司资料、证照、资质、印章、信息、宣传报道等日常行政事务管理 工作；3 .组织制定公司有关规章制度；4 .公司会议组织、记录及记录归档工作；5 .负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作；6 .负责公司日常安全保卫及消防管理工作；7 .负责公司车辆调动管理工作；8 .负责公司总务后勤管理工作；9 .负责公司对外宣传工作、公关工作；10 .完成公司高层临时交办的工作。二、部门员工岗位职责（一）部门负责人岗位职责1. 根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施;2. 负责集团综合部办公、行政、总务、安全保卫、等日常监督管理及相

4、关规章制度的制订工作；3. 负责所属部门及各分公司综合部的组织建设日常工作指导、考核等工作；4. 负责召集集团公司办公会议，跟踪落实各项工作的进展情况；5. 负责公司比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施；6. 负责编制公司行政用款计划，做好行政费用的预算及控制工作；7. 负责组织本部的工作，并督促部门人员完成职责范围内的各项工作任务；8. 按时完成公司领导交办其他工作任务。（二）网络管理岗位职责1. 负责公司网络基础建设，根据公司需求提出网络改造意见并实施；2. 负责公司数据安全管理，对重要数据应定期进行备份，并严格控制数据出入公司；3. 负责网络的监控，病毒防治及网络安全防护

5、，以及客户端及相关准系统接口的安全管理；4. 负责对公司计算机系统设置和安装及对计算机的相应调整分配的权利；5. 负责计算机软硬件的安装、维护和管理，网络线路连接及网络设备参数设置，网络故障排除及系统优化，做好日常工作日志；6. 负责信息设备登记入帐，维修，报废，保障电话系统、打印系统的正常运作；7. 负责公司监控系统及。麻统平台的建设工作；8. 完成领导安排的临时工作。（三）办公事务主管岗位职责1. 负责拟订办公事务季、月度发展计划；2. 起草、拟订文件、资料、档案管理制度，并监督执行情况；3. 负责集团各部门及所属公司的月度、周工作计划的收集、汇总、跟催工作；4. 负责企业内、外各种来往文

6、件的核对、颁布和下发工作；5. 负责起草会议文件及通知，及时完成会议记录、纪要工作；6. 负责集团报宣传人员的选拔及管理工作，定期做好报刊的出版发行相关事宜；7. 负责集团大事记的收集、整理、汇编及集团月度信息简报的编辑、发布等工 作；8. 负责集团公共邮箱往来文件的检查、跟踪处理及信息回馈工作；9. 协助处理与集团宣传、秘书、物品印刷等有关的其它工作。10. 完成领导安排的临时工作。（四）档案资料管理岗位职责1. 负责公司内部及外来文件的传递工作，严格执行文件签收、登记、传递办理、分类立卷、归档等工作；2. 负责集团公章的保管工作，严格执行公章用印登记审核程序；3. 负责集团管理制度、通知、

7、通告等重要文件的公示、保管、分发、借阅、更新等工作；4. 负责集团各部门及所属公司相关资质、证照、专利、文件资料、合同、档案等归档工作，并进行分类整理、保管、编制检索工具；5. 严格档案借阅程序，按规定办理档案借阅登记手续；6. 负责做好档案的防盗、防火、防尘、防霉、防鼠、防虫、防光等工作，确保档案材料完整无缺；7. 负责公司会务接待、会务安排、会场布置及服务等工作；8. 完成领导安排的临时工作。（五）后勤总务主管岗位职责1. 负责拟订综合部季、月度资金使用计划；2. 负责油卡、电话、房租、水电等费用的管理工作；3. 负责组织办公行政用品的购买、登记、发放与管理；4. 负责公司固定资产进出、分

8、类、编号及台帐等管理工作；5. 负责公司财产物资安全及设施的维修工作；6. 负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用7. 负责员工宿舍的登记、分配、租赁及管理工作；8. 负责公司所有钥匙的登记、编号、配制、领用登记等管理工作；9. 负责公司证照、法律、合同文件的变更、登记及年检工作；10. 及时安排并完成综合部主管临时下达的各项接待或领导宴请任务；11. 完成领导安排的临时工作。（六）前台岗位职责1. 负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档等工三.2. 负责访客、来宾的登记、接待、引见，严禁无关人员出入公司；3. 执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记

9、，监督员工刷卡等工三.4. 负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记等工作；5. 负责办公区域内环境卫生、绿化等监督管理工作；6. 负责公司办公用品的领用、发放、登记、入库及盘存等工作；7. 负责公司员工通行录及邮箱的更新等工作；8. 负责会议室管理及开会期间的服务工作；9. 配合办公事务主管完成部分文件的打印、复印、文字编制等工作；10. 负责每日公司就餐人数的统计并登记，安排落实员工就餐等工作；11. 完成领导安排的临时工作。（七）司机岗位职责1. 认真执行公司各项规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检2. 根据公司的年度预算及车辆使用状况，编制车辆年度、月

10、份维修保养计划；3. 保持车辆内外的卫生整洁，经常进行车辆保养，保持车辆的良好运行状态；4. 按规定到指定地点维修，并提供详尽、有效的费用明细；5. 严格出车登记制度，按照公司规定时间，规定路线发车；6. 负责车辆违章记录的查阅及处理工作；7. 负责车辆费用、公里数的统计，按公里数核算相关部门费用；8. 负责公司车辆的管理、存放、年审、保险等工作；9. 完成领导安排的临时工作。第三章综合部管理流程1.预约客人来访接待工作流程综合部前台接待客人各职能部门2.来电转接流程前台接待外部单位人员各部门或员工3.信函收发工作流程综合部前台接待各职能部门4.寄送信函、快件工作流程前台接待各职能部门外部单位

11、u结束o5.传真发文工作流程综合部前台接待员工填写申请表提出申请登记发传真,原件存档6.传真收文工作流程7.重要接待流程相关部门综合部分管领导公司领导结束8.入住酒店管理流程公司领导综合部前台接待部门/员工是酒店退订结束9.前台接待流程10.发文管理流程相关部门综合部有关部门公司领导开始审核审核更正寄发公文正式公文结束11.收文管理流程结束12.档案归档流程相关部门综合部13.档案借阅归还流程分管领导综合部相关部门14.档案销毁流程相关部门综合部公司领导15.印章制刻申请流程相关部门综合部公司领导结束16.印章使用流程相关部门综合部公司领导资料归档结束17.公司证照管理流程移交人综合部使用部门

12、否18.会议管理流程19.办公用品购买审批流程相关部门综合部分管领导米购人员20.办公用品领用流程综合部相关部门填写领用单按清单发放信息存档结束2.信函与快件签收登记表部门填写车辆请用单登记用车信息第四章综合部管理表格1.公司前台来访客人登记表年 月日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开12日期来件单位数量密级接收部门签收人（签字）3信函与快件寄送登记表日期送寄部门数量密级送达单位接收人送寄人（签字）6.文件处理签收文 编号收到日期来文 单位文件号文件标题 （内容）处理情况备注月日承办单位承办人签字处理结 果5.拟文处理签行文单位起草人文件主题主送单位抄送单位文件

13、编号 号份数份发文日期年 月日（加盖印章）部门领导意见签字：年 月日*手""签字：年 月 日来文单位秘级来文单位 电话传真文件名内容摘要受文部门受文 日期受文单位处上级领 理意见 导批示受理部门意见7 .周例会签到表部门个人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：签名签名签名签名备注：8 .用印审批表日期事由印章名称西#人部门主管审批级别分管领导总裁保管员备注9.发文目录表文件号文件 标题领导 签发拟稿部门密级发放 范围份数登记 日期发出 日期备注10 .文件档案借阅登记表文件 标题用途借用时 间借用人归还 时间有无损坏经手人备注11 .办公用品采购审批单部门使用人

14、填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间采购原因:部门主管意见:综合部门意见:签字：年 月日公司领导意见：签字：年 月 日12.办公用品台账项 目物品名称编号数量单价入库时间备注13.办公用品领用表日期物品名称数量领用人备注14.外出员工登记表时间姓名所属部门出司时间入司时间事由备注20.保养记录表日期用车 部门事由车辆往返 时间行 车 路 线出车时 仪表 里程数 （公 里）本次出 车公里 数 （公里）加油费 （元）用车 人 签名驾驶人 签名审 核备 注加油 卡消 费现 金至至至至至至至至16 .油卡登记表甘号:日期领卡人还卡时间加油金额卡上余额还卡人备注17 .车辆登记列表项次车辆类别车号司机购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号小客大客小货大货123使用人姓名司机姓名牌照号码车名车型购车日期初检日期复检日期保险记录保险公司保险证号码保险期限保险内容购置价格经销商附属品?收音机？ 放音机 ？ 热风 ？ 冷风驾驶员住址电话住址电话19.车辆请修表表单编号