浅谈档案利用实效的统计

1、浅谈档案利用实效的统计    档案工作的根本目的是最大限度地发挥档案的作用，便于社会各方面的昶用。基层档案室在提供利用工作中，存在着不重视档案利用实效统计的问题，影响着社会档案意识的提升和档案工作的可持续发展。笔者认为在档案室基本利用情况统计的基础上，更重要的是着手了解和掌握档案利用的实际效益，了解利用目的和所产生的社会效益和经济效益。 一、档案利用实效统计工作的重要作用 (一)有利于判定档案的价值和作用 档案的价值和作用体现为它对现实工作所产生的影响和效益。如果档案不被利用，再有价值的档案都没有保存的意义。档案在提供利用过程中，可以检验出其是否具有保存

2、价值，并判定其作用的大小，档案利用实效的统计工作可以有效地将这一检验与情况记录下来。 (二)有利于到期档案的再次鉴定 众所周知，档案的保管期限分为永久、定期两种，对于保管期限已满的档案，就要对它们组织再次鉴定，判定销毁与否。而档案利用实效的统计情况，是再次鉴定时必须考虑的一个重要因素。对于那些利用频率高、利用周期长的档案，即使已到规定的保管期限，也应继续延长其保管期限；反之，利用频率较低、利用周期短的档案，到期后即可进行销毁。 (三)有利于了解档案利用需求，拓宽利用渠道 通过对档案利用实效的收集与统计，可以进一步了解社会利用档案的需求以及利用者的心理，从而改进我们的服务方式，拓宽档案提供利用的

3、渠道，使更多的社会公民了解档案，熟悉档案，利用档案。 (四)有利于编发档案利用实例，扩大档案宣传 通过调查和统计档案利用实效，将一个又一个的利用实例筛选与整理出来，并编印成册，发至单位领导和各个业务部门，使他们了解档案的作用，这要比空喊几句档案工作如何重要强得多。尤其对不了解档案、不熟悉档案价值的同志来说，更是一个有实际意义的宣传和教育，通过档案提供利用产生实际效益的例证，使他们了解档案并支持档案工作。 (五)有利于体现档案部门的工作实绩 档案工作的业务环节有多个，档案信息资源的开发利用是整个档案工作的终极目标。而要衡量档案部门的工作实绩，就是要看静态的档案信息资源产生了多大的动态效应，看利用

4、者通过档案利用解决了多少工作中的实际问题。如果档案部门在统计工作中，既统计利用人次、卷次等基本数据，又统计档案利用所产生的实际效益，那么档案部门的业务工作实绩就会有血有肉，档案部门的生存和发展也就有了坚实的基础。 二、档案利用统计中存在的主要问题及原因分析 (一)存在的主要问题 1、局限于档案利用的基本数据统计，不求档案利用实效的统计。每到年终在要求基层档案室编制年报，了解档案利用情况时，只需统计几个利用数据，如利用人数、利用档案卷(册)数、页数及复印数等，而没有了解档案信息资源的开发与利用所创造出的社会效益和经济效益。例如2003-2008年，我公司档案室共接待查阅利用者6014人次，提供利

5、用档案21000卷。这些基本情况的统计数据，虽然亦能反映档案的利用情况，但只是表面现象，说明不了档案给公司生产经营提供了多少帮助，产生了多大的效益。 2、在档案室提供借阅服务时，只要求利用者填写其利用目的，不求深层次了解利用需求。失去档案利用信息反馈的机会，也拿不出有利的证据说明档案的重要。在通常情况下，利用单位和利用人来档案室查阅档案时，均需填写一份登记表。登记表除需填写利用单位、利用人姓名和证件号码外，还要说明利用目的。而利用者在填写利用目的时都较简单，如“工作参考”、“提供产权依据”等，不利于档案部门了解和掌握利用档案所产生的实际效益。 3、只收集一个个零散的利用实例，不求汇编成册。我公

6、司档案室虽也注重档案利用信息的反馈工作，收集有价值的档案利用实例，但只是作为档案目标管理认证的一个依据和手段，因此收集后就将其束之高阁，有关领导与其他业务部门无从知晓。作为一个大型房地产开发企业，每年到档案室利用的主要是工程档案，特别是竣工图。这些档案可以说解决了不少工作中遇到的疑难问题。例如在我公司开发的曙光小区建设中，施工单位挖断了一条光缆，导致整个小区有线电视信号中断。通过查找有关的地下管网图，施工单位配合歌华有线公司迅速找到了问题并修复了光缆。类似通过利用档案而解决了实际问题的案例有很多，直接为公司挽回了经济损失，但是档案部门缺乏的是对这些实际案例的系统总结和归纳。 (二)上述问题产生

7、的原因 1、档案工作人员自身的问题。其一是人员少，兼职多。现有专职档案人员5名，基本上是一人多岗，同时兼着办公室文书、人事和党群工作，而档案工作内容在多项职责中所占比重最小，造成档案人员从事档案工作的时间与精力极为有限。其二是人员素质低，我集团有专兼职档案人员82人，其中有档案专业大学学历的不足1。其三是社会上普遍对档案工作重视不够，档案人员待遇低，人员流动频繁，很多人不愿意从事档案工作，在档案人员中也普遍存在着看堆守摊的思想。以上种种造成档案人员工作不扎实、不细致，也就不可能对档案利用实效进行深入全面的统计与分析了。 2、档案工作自身的特点。档案工作是通过向社会传递档案信息为社会实践活动服务

8、，以间接的形式促进社会经济效益的提高。目前，在我们房地产企业中，档案部门不同于设计施工部门，而是弱势部门，不会创造经济价值，企业领导也认为档案不能给本企业直接出效益、出成果。因此，企业对档案部门没有要求它必须产生经济效益，也不以档案部门产生的经济效益或社会效益来衡量和考核档案工作的好坏。 3、档案统计年报工作没有要求。作为市国资委下属的大型国有企业，我公司每年都要填写统计年报并上报到市档案局。在档案统计年报中，只要求统计每年提供利用的人次和卷数，不要求统计档案提供利用所产生的实际效益。因此，档案部门缺乏统计利用实效的客观机制和要求。 三、加强对档案利用实效统计工作的措施 (一)认真做好借阅登记

9、工作 在提供利用档案的过程中，档案部门要督促利用者将查阅档案的目的填写详细，应填明查阅档案具体是为哪一项工作、哪一项工程服务，这些档案将起到什么样的作用、取得怎样的效益等内容，这样便于收集提供实际实效的线索和确定是否有必要进行跟踪调查等，为利用实效的统计工作积累素材。 (二)建立与利用者的联系制度 利用者查阅档案时，这些被利用的档案一般不会直接产生效益，而要通过在工作中发挥的作用来体现出档案的实际价值。笔者认为新时期的档案工作要和整个公司的工作进展同步进行，作为一个房地产开发企业，其档案工作特别要与工程进展同步，即项目施工到什么阶段产生什么档案，工程技术人员都会用到哪些档案，档案人员都要做到心

10、中有数。为此需要建立用户联系制度，把利用者的姓名、单位地址、联系电话等一一登记在册，便于与利用者进行联系。同时，也可定期召开利用者座谈会。加强与单位内各部门的联系，改进我们的工作和服务。 (三)加强对档案利用情况的信息反馈 可以采取利用者填写信息反馈表、实地调查和电话采访等手段，加强对档案利用情况的信息反馈。信息反馈表主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。实地调查和电话采访，是根据用户查阅时登记在案的线索，通过及时的实地调查或电话采访，掌握利用效果的第一手资料。因此，在提供利用档案之后，档案人员还应主动上门，加强对档案利用情况信息反馈的收集，随时了解和掌握利用档案所产生的实效。 (四)及时编发档案利用实效汇编 档案部门应每年编发