关于汽车销售的操作流程及相关责任人的规定(试行)

1、关于元动4S软件操作流程规范(试行)为了更好有序运用好元动4S软件管理工具，来提高工作效率，并加强汽销经营业务操作的规范管理及业务分析管理，促进汽销业务效益的提升，特拟本元动4S软件操作流程：一、 元动4S软件运用主要涉及以下三个方面：1、 客户潜在信息及成交信息的管理，涉及岗位人员：前台信息员、客管专员2、 汽销业务管理，主要包括业务信息分析、订单业务、装璜、保险、代办、车辆进销存及价格维护等业务管理。涉及岗位人员：销售经理（或副总）、展厅经理、分销经理、业务经理（组长）、销售员、装璜促销员、车辆仓管员、保险专员等。3、 财务结算管理，包括光车、装璜、保险、代办、返利、让利等方面各项财务结算

2、管理工作。涉及岗位人员：结算员、出纳、会计、财务经理二、 主要岗位操作软件的主要方面：1、 前台信息员：来店、来电信息的录入。2、 客管专员：成交客户的各类信息追踪，如保养提醒、保险续保等等。3、 销售员（含业务经理订单）：、 潜在客户的信息补充录入、跟踪、分析。、 销售订单信息的登记、打印、报批（含装璜、保险、代办等项目）。、 放车的申请。4、 业务经理（组长）：、 来店、来电客户信息分派调整。、 对销售员的订单进行审核。、 对潜在客户信息分析等。、 销售员放车申请的审核。5、 展厅经理：汽车各类价格信息维护，如开票价、公司限价、业务员考核价等。6、 装璜促销员：、 依据审批的装璜派工单进行

3、作业。、 依据仓库大智慧进销存系统销售单，对领用的装璜用品及装璜费在元动4S软件中进行出入库操作，原大智慧汽销装璜系统取消。、 汽销系统的装璜销价及参考价维护。7、 保险专员：、 依据保单调整保单信息，完毕后交结算员调整保费收费额。、 保险公司保险基本信息维护。8、 车辆仓管员：、 系统车辆属性的维护。、 车辆入库的登记及手续的办理、 车辆移库、调拔的登记及手续办理。、 依据财务提交的放车提示，办理车辆交割及出库手续。9、 财务结算员：、 书面销售订单与系统核对。、 汽销结算收费及支出额的审核、调整。、 业务冲帐、 发票开具。、 财务结案、 财务上的车辆交割手续。、 让利支出审核。10、 出纳

4、：、 订（定）金及各种结算款收取。、 退款结算。、 油卡及佣金等支付结算。11、 会计：、 主机厂返利政策信息维护。、 主机厂返利预估、公布及收到等核算。、 让利处理登记。、 事业部报表及其他财务分析报表。三、 元动4S软件操作流程责任简易图 否 否 洽谈成功需录入销售订单相关数据并打印办理书面流转核批手续销售副总审核：车价、边缘业务价格等业务经理审核：业务执行规范性来店、来电信息录入、跟踪、要约来店洽谈 是是 责任人：前台/销售员 责任人：销售顾问 责任人：业务经理 责任人：销售副总 是 收款、结算并打印“车辆结算单”财务结算员书面与软件显示核对确认后准许盖章财务经理审核：定金/预收款等总经

5、理审批：整单业务把关 是 是 是 责任人：结算及出纳 责任人：财务结算员 责任人：财务经理 责任人：总经理 否 否 否录入：保险公司编号、名称、简称、险种等车辆入库录入：编码、车型、进价、颜色等交销售顾问与客户办理交割手续数据库责任人：销售顾问 责任人：仓库员 责任人：保险专员 车辆：开票价格、备案价格、考核价格（包括装潢）装潢品录入：编号、名称、规格、单位、数量等 责任人：装璜员 责任人：展厅经理四、 元动4S软件操作总流程图：五、 装璜业务流程操作说明：第一步：销售订单时，由销售员填写装璜项目、装璜报价、结算方式，随订单报批。第二步：单据审批后，结算员核对系统，并交出纳进行款项预收。第三步

6、：财务审核并预收款后，交装璜人员进行装璜，所领用装璜用品由配件仓库员打印销售单，装璜人员凭销售单在元动4S软件系统中进行出入库操作（注：配件仓管员出库销售额/量与装璜人员出入库成本额/量相符）。第四步：装璜结束，装璜人员将装璜单、销售单交结算员审核后并打印装璜结算单（差异而少收费报批），依据实际或报批情况调整装璜结算额，出纳进行款项收取。六、 整车业务流程操作说明：第一步：销售订单各种信息填写，并报批。第二步：报批后，交结算员进行系统核对，并出纳进行收款。第三步：预收款后，选车、保险、装璜、代办服务等项目办理。第四步：若涉及收费项目调整的，由结算员进行调整，出纳进行收款，另外相关业务进行开票。

7、第五步：放车，销售员申请，业务经理审核，销售副总审批，财务审核并与客户进行财务上手续办理，同时提交“放车”，仓库依据放车通知，与客户书面办理交接手续。七、 各主要岗位流程节点说明表（见附件）。 元动4S软件管理项目组 6/23岗位：出纳任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料订（定）金收取（）一、订（定）金收取预订单签订后经审批的预订单程序1、进入收款作业模块。2、依据订单上标记金额收取订（定）金。3、开出收款收据，摘要注明订（定）金重点1、订单收费金额关注2、订金的内容关注，分清“订金”与“定金”，收据上分清标准1、 依据预订单收费额进行收费2、 交款、收据与订单上客户名相同，或有委托手

8、续预收帐款（5）二、预收帐款销售订单经审批及结算员审核后销售订单、合同程序1、进入收款作业模块。2、根据系统交易项目进行收费处理。3、开出收款收据，注明交款项目重点1、关注交款项目，尽量分清，并按项目收足。2、关注交款人，他人代付应有相应手续。标准1、 依据系统提示的收款项目及金额进行收费作业（可多次）。2、 非客户本人交款（含信用卡），需有委托书。退款（4）三、退款结算结算员结案或客户退单退款凭据（经审批）程序1、进入收款作业模块。2、依据经办人申请、结算员审核、销售副总审批、财务经理签核的退款单据退款额输入系统。重点1、退款对象2、退款方式3、定金退款关注标准1、退款额与系统多收款额核对2

9、、退款方式，按原交款方式退回并退给原交款人3、退款手续齐全交易让利支出（）四、交易让利支出交易成功后（即客户已提车）领用申请单程序1、进行让利处理系统查询2、依据查询信息及支出审批单核对支付。3、支付单据交会计进行处理重点1、关注受益人与领用人是否相符2、关注审批手续标准1、领用审批手续齐全2、受益人与领用人相符 岗位：会计任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料高开处理（）一、高开处理财务结案之后会计上处理清单程序1、进入让利处理系统模块2、依据高开处理清单，填入处理信息3、涉税事项处理，选择项目及税率重点1、高开处理方式2、处理信息与财务帐套信息对应3、涉税事项的处理，税率准确标准1、

10、 会计往来与对应系统高开额相符2、 高开处理需有书面依据，结算员复核，财务经理审批。交易让利处理（）二、交易让利处理交易成功后（即客户已提车），并经结算员审核及出纳支出等处理环节领用申请单程序：1、进入让利处理系统模块。2、依据让利处理凭据，填入处理信息。3、涉税事项处理，准确选择项目及税率重点1、交易让处理理方式。2、对交易让利受益人与实际领用人是否有差异3、支出的审批手续标准3、 交易让利处理，原则上在交易成功（车辆已出库）4、 交易让利受益人与系统一致，异常揭示。5、 支出的手续齐全，异常揭示。主机厂返利处理（）三、主机厂返利处理1、预估：交易成功，即销售信息已上传主机厂环节之后2、主机

11、厂返利公布时3、返利收到时商务政策预估返利规则程序1、 进入“主机厂返利处理”模块。2、 依据主机厂商务政策，对返利进行预估。3、 依据主机厂公布返利，逐一对预估返利核销。4、 依据收到主机厂返利，对公布返利核销。5、 依据未核销的预在返利（应收），与主机厂对帐。重点1、主机厂商务政策不要遗漏2、预估的原则3、预估返利的逐一核销4、主机厂未公布或未收到的返利的关注标准1、主机厂商务政策无遗漏。2、依据公司要求，准确对返利进行预估。3、公布及收到返利进行逐一核销。 岗位：结算员任务节点任务程序、重点及标准时限相关资料销售订单或变更单审核（4）一、对订单或变更单审核销售员填写提交及业务经理审核提交

12、并报批后销售订单或变更单程序1、进入“整车业务销售订单”模块。2、核对销售订单与系统是否有，无误后交出纳预收款。重点1、结算价格与单据上数据是否一致。2、涉及佣金、油卡等让利项目的受益人。3、订单及变更单审批手续标准1、 书面审批的单据与系统必须一致。2、 涉及佣金、油卡等让利项目的受益人要有，包括公司员工介绍业务。3、 单据经过业务经理、销售副总或总经理审批，涉及低于备案价格的，报运营中心审批。各类费用结算（4）（9）二、保险结算1、销售订单报批后。2、收到保险专员转来的保单后。订单、合同、保单程序：1、进入“整车业务销售订单”模块2、销售订单审批后，核对系统是否一致并交出纳进行预收款。3、

13、投保后，凭保单及收费方式，调整实际保险收费额。4、在“发票管理”模块中，按保险公司返利选择选开票公司及开票额（实际开票由俱乐部开具，但结算时视同由经营单位开具）。重点1、对按实际保费结算的，收到保单需要调整2、保险专员对保单结算价信息是否登记3、发票处理，一定按保险公司的手续费填写。标准1、 结案前，包干费用未少结算，据实收取费用调整为保单费用。2、 先预收费用，后操作保险；对已保但未收费的，先收费后给保单。各类费用结算（4）（9）三、装璜结算1、销售订单报批后。2、收到装璜员转来的装璜单据订单、合同、派工单、装璜结算审批单程序1、进入“整车业务销售订单”模块。2、销售订单审批后，核对系统是否

14、一致并交出纳进行预收款。3、装璜结束，凭派工单、出库销售单进行审核并打印装璜结算单，装璜结算单与销售订单的装璜费用存在差异时，此差异须报批，结算员凭审批差异结算单调整结算。4、 依据开票单位、发票类型及税率处理发票。赠送装璜不开票。重点1、订单、派工单及装璜结算单间的装璜差异处理2、发票的开具及相关信息的登记，及开票前款是否收取。标准1、赠送装璜，仓库出库金额不得高于承诺给客户的金额，超额要么收费要么免费有审批手续（销售副总）2、委托装璜，收费低于仓库出库额，此差异要么收费要么折让有审批3、结算员依据审批处理装璜差异价。4、开票后须同时准确登记信息。各类费用结算（4）（9）四、代办服务费结算1

15、、销售订单报批后。2、代办项目办理后一车一单、合同，代办票据程序1、进入整车结算模块2、销售订单审批后，核对系统是否一致并交出纳进行预收款。3、代办项目办理后，依据单据调整收费项目及支出登记并交出纳收支。4、发票开具重点1、关注各代办项目的收费方式，包干或据实。2、关注各代办项目的支出填报3、关注服务费发票开具信息标准1、代办项目费用未少结算，依据收费方式及支出情况及时调整。2、发票处理，依据开票单位、发票类型及税率进行处理。光车结算（4）（9）五、光车结算销售订单报批后合同、订单、系统程序1、进入整车结算系统2、销售订单审批后，核对系统是否一致并交出纳进行预收款。3、依据收款情况、主机厂情况

16、开具发票并登记开票信息。重点1、合同与系统结算价、客户名称是否一致2、关注发票开具名称与合同、系统是否相符3、关注主机厂限价要求标准1、光车结算，订单、合同与系统一致2、发票开具按系统一车一单的开票单位开具3、主机厂开票限价要求的，按主机厂限价开票冲帐结算（8）六、冲帐结算出纳收款后系统出纳收费信息程序1、进入收款冲帐模块2、根据出纳收款情况及结算项目进行冲帐重点1、关注冲帐额准确性。2、关注预收款及定（订）金的核销标准1、冲帐额一定按出纳的实际收款情况，不得高于实际收款进行冲帐。车辆交割（10）七、车辆交割销售员申请报批，原则上款已收齐申请报批单及系统结算收费情况程序：1、进行财务结算模块。

17、2、依据顾问申请提交要求放车申请（销售副总系统审批），对各结算项目的结算及收费情况进行审核。3、款已收清，打印资金收费交割单，签字确认，提交放车4、款未清，见顾问、业务经理、销售副总及总经理的系统担保，并打印资金收费交割单，签字确认提交放车重点1、关注款是否已收清2、关注款未清的担保手续，关注交割手续标准1、所做和项目款已收清，方可办理放车手续。2、车辆交割手续办理，客户签字确认。3、欠款放车，担保手续齐全，销售副总要审批。财务结案（12/5）八、财务结案光车、保险、装璜、代办等服务项目已结清系统结算及收费情况程序1、进入整车业务结算模块。2、审核各结算收费项目是否已清3、检查发票信息是否登记

18、重点1、关注各项目收费是否结清标准1、客户的各项收费项目已结清2、有关开票信息准确并登记。让利签核（）九、让利签核1、交易成功后，即已提车。2、领用人申请时领用申请单及系统程序1、依据领用申请单，核对系统2、审核交易项目及受益人重点关注受益人标准1、让利项目申请与系统一致，领用人与受益人一致。岗位：销售经理、展厅经理、分销经理、业务经理、销售员、装璜促销员、车辆仓管员、保险专员任务节点任务程序、重点及标准时限相关资料新增客户资料（1）一、潜在客户建卡填列“销售订单汽车销售审批单”前（即时）客户报价单程序1、进入“客户关系潜在客户管理”模块2、按“新增”按钮，“新增潜在客户卡”页面，录入相关必要

19、信息重点1、“红色的栏位”为重要栏位，必填项2、录入完毕，按“存档”按扭标准准确性、完整性、清晰性填列：“客户名称、联系人、移动电话、固定电话、信息来源、客户级别、意向车型、销售部门、销售顾问、下次联络日”新增/变更销售订单（2）二、建立/更改销售订单签订“购车合同/订单”前（即时）购车合同/订单程序1、进入“整车业务销售订单”模块2、按“新增” 按钮，“新增销售订单”页面 3、选择：“潜在/现有客户，销售类型”；填列：“开票客户/发票类型，合同号，需预收款”4、按“车辆结算信息”按钮，填列：“车型/颜色/内饰色/配置、结算车价，开票价（开票价左边的“”打勾代表按照开票价收款），差额扣税”5、

20、按“其他收费项目”按钮，双击“项目编辑栏位”选择常用的项目（包括装潢）；“包干”“是”在“”打勾；输入相关金额。6、按“交易让利项目”按钮，双击“项目编辑栏位”；选择常用的项目（包括装潢）；输入相关信息及金额。7、按“装潢业务”“装潢明细”，销售人员根据与客户签订的“购车合同/订单”中约定的装潢明细（包括赠送、客户购买），操作程序如下：“让利”（让利的，必须打勾）、项目名称（可以选择、可以录入）、数量、单价、审批金额（以上三项必须录入）。8、当订单审核完成后：订单再次发生修改时，需要重新走审批流程，按“变更”按钮，订单自动回到“未审批”状态，然后修改订单的需要修改的相关内容，按保存；修改完毕后

21、，按“审核”按钮，提交给主管审核。重点1、输入过程中，按“保存”按钮代表先保存到数据库，防止意外数据丢失。2、全部资料输入完成后，按“保存”按钮，然后按“列印”按钮，预览一下汽车销售业务审批单全貌，没有问题后，按“审批按钮”，提交给销售经理审批。标准汽车销售业务审批单所有项目、金额，与客户签订的购车合同/订单内容、金额一致。审核销售/采购订单（3）三、审核订单“购车合同/订单”/“采购计划表”签订或下达的当天购车合同/订单、装潢申请单、采购计划表程序（一）审核销售订单1、“菜单：整车业务-销售订单”按照“待审批的”条件查询（自动弹出每日提醒）到“待审批的销售订单”。2、双击打开“订单”。3、订

22、单的左下角有“审核状况”按钮，可点击查看审核历史。4、按右上角“列印” 按钮，预览“汽车销售业务审批单”。5、按“审核”按钮审核：A、选择批准，输入批注，按“确定”按钮，审核通过，并提交给财务结算。B、选择退回，输入批注，按“确定”按钮，审核不通过，并退回给销售顾问。（二）审核采购订单1、“菜单：整车业务-采购订单”按照“待审批的”条件查询（自动弹出每日提醒）到“待审批的采购订单”。2、按“审核”按钮审核：A、选择批准，输入批注，按“确定”按钮，审核通过，并提交给财务经理。B、选择退回，输入批注，按“确定”按钮，审核不通过，并退回给整车仓管。重点及时审核：确保时效性、准确性。标准1、审核汽车销

23、售业务审批单所有项目、金额，与客户签订的购车合同/订单内容、金额一致。2、审核“采购订单”所有数量、金额，与已批准的“采购计划表”数量、金额一致。选车/装潢/保险（6）六、选车（配车）/装潢/保险客户交完订金后，按实际或与客户的约定及时选车。“车辆合格证复印件”（一）选车（配车）程序1、进入“整车业务客户选车”模块（客户交完订金后，就可以选车了）。2、输入准确/模糊的条件，快速找到客户的订单，选中后，双击或按“选车”按钮，弹出“选车”窗口。3、按“选车”按钮，从仓库中选择可售车辆，弹出“整车库存查询”窗口。4、双击或按确定按钮，此车就锁定给此客户。重点及时配车：确保时效性、准确性。标准“蓝色表示已售出，绿色表示已定购，红色表示不可售，黑色表示可售车辆”各类数据与实际情况吻合。（二）装潢明细上牌车辆交车前“客户装潢申请单”程序1、进入“整车业务装潢领料”模块2、输入查询条件，可辅助您找到已建立的领料单，双击可打开领料单。3、按“新增”创建新的领料单。弹出“新增装潢领料”窗口。4、选择销售单号：按销售单号右边的按钮，在选择窗口中，按条件查询需要领料的整车订单双击，或按确定返回，系统会自动载入整车订单中的装潢项目，并显示装潢项目的性质（赠送/选购）及总额。5、按“材料明细”，弹出“装潢明细”窗口。根据销售顾问提供的经