炼建公司物资采购管理流程分析及优化建议

1、炼建公司物资采购管理流程分析及优化建议支左 宫瑞虎 陈茜摘 要：通过对物资采购管理流程的调研分析，对物资管理流程中存在的问题提出优化建议。关键词：流程优化、ASME、ESIA一、问题的提出一些项目部提出由于物资采购流程复杂，审批过多，造成工作效率较低，成本增加。物资管理是项目管理活动中一个重要的部分，物资成本在项目成本中，占有最大比重，物资成本占工程成本的 60%以上，加上运杂费甚至可能会高于 70%，因此物资成本是项目成本控制的重要内容；物资管理对保证施工项目的顺利进行、降低成本和提高经济效益起着举足轻重的作用。二、现状分析1、采购流程现状以一个采购估算额在20万元以上乙供钢材采购计划为例，

2、从计划申请、招标、合同签订、检验入库到出库领料，流程图见下图：注：以上流程未包括预付款、合同余款、质保金等财务手续办理环节，也未包括在实际工作中催交催运及各种信息报表通报等各种环节。流转环节汇总表如下：采购过程分类计划申请招标签订合同检验入库及出库合计总环节数114273091其中签字审批环节52051343其中填写记录表单291517从上表中不难看出，签字审批和各种记录表格占物资采购流程活动中的66%。2、采购流程分析ASME标准，是美国机械工程师协会标准，ASME最大的优点是可以清晰的表达流程中各个活动是否是增值活动，清楚地显示非增值活动所在的环节。ASME增值活动分析表招标流程增值活动分

3、析表 序号活动名称活动内容/过程增值活动非增值活动检查等待耗费时间活动人1.接收采购计划进行熟悉，估计材料价格 0.5d-1d采购岗位2.填写询价单填写询价单 30min-1h采购岗位3.推荐供应商，下发询价单填写询价单位推荐表 10-30min采购岗位4.参与讨论人员会签 10min采购岗位计划岗位5.推荐单位领导签字 30min器材供应站主任6.公司领导签字 30min-1h公司主管领导7.下发询价单至已审核同意的供应商 30min 采购岗位8.组织协商谈判密封报价，按采购程序组织报价 30min-1h采购岗位9.进行谈判，确定中标单位 30min采购岗位10.填写谈判报告 15-30mi

4、n采购岗位11. 参与谈判人员签字 10min参与谈判人员12. 监察人员签字 10min审计监察部13.签订合同拟定合同 1h-2h采购岗位14.填写合同签约审批表 15-30min采购岗位15.承办单位 15-30min器材供应站主任16.业务主管领导 30min-1h业务主管领导17.合同主管领导 30min-1h合同主管领导18.财务部 15min财务部主任19.企管法规部 15min合同管理岗位合计111000595-1050注：（1）增值活动是直接为顾客创造价值的活动，没有它，流程无法进行下去。（2）非增值的活动包括必要但非增值的活动和不必要的非增值活动（即浪费）两种。必要但非增值

5、的活动多数发生于支援部门的非增值行为，有些是必要的，如出于风险控制的检查、检验和审批，但更多的是看似必要，例如：检验，检查，繁杂的审批过程，冗长的会议等。（3）浪费，即既不增值也无助于增值的工作。没有它顾客根本就不在意。（需要被彻底的消除）我们仍以刚才现状分析中一个采购估算额在20万元以上乙供钢材采购计划为例，从计划申请，招标、合同签订、检验入库到出库按ASME表格进行了统计分析，汇总表见下表： 阶段增值活动非增值活动检查合计计划阶段75012招标及合同签订阶段1830149检验保管阶段2115541总计46506102占比45%49%6%100%由上表看出，公司在物资采购管理流程中非增值活动

6、占比较高，流程有很大的优化空间。三、流程优化建议我们根据器材供应站2015年签订买卖合同汇总表，大致计算出总流转环节数为18340，通过调研我们发现每个环节平均耗费时间约为30分钟，可以大致测算一下，环节减少与节省的时间的关系。减少环节（%）节省环节数节省分钟数节省天数（按每天300分钟计）10%180054000180天20%3600108000360天30%5400162000540天通过流程优化，减少的环节节省的不仅仅是时间、成本，还有可能是工期。因此针对采购流程优化，提出以下建议：1、采用ESIA方法对流程进行清除、简化、整合、自动化减少流程中非增值活动。ESIA是eliminate，

7、simplify，integrate，automate的缩写，其含意分别是清除、简化、整合、自动化，这是减少流程中非增值活动，并且调整流程核心增值活动时非常实用的一个操作原则。1）E（eliminate）：清除主要指清除企业现有流程管理内的非增值活动。非增值活动中，有一些是不得已而存在的，而另一些则是多余的，我们所清除的应该是多余的非增值活动。因而在设计流程时，对流程管理的每个环节（或要素），可以思考“这个环节为何要存在”、“这个流程所产出的结果是整个流程完成的必要条件吗”、“它的存在直接或间接产生了怎样的结果”、“清除它会解决怎样的问题点”、“清除它可行吗”。通过一系列的问题，来着手判断是否

8、为非增值环节，是否多余，它的存在产生了怎样的不利影响，而清除是否可行。如何消除或最小化这些活动，同时又不给流程带来负面影响，是重新设计流程的主要问题。活动间的等待。指流程内任何时刻由于某种原因导致的对人或物的等待。带来的问题是造成待处理文牍和库存物品的增加，通行时间加长，追踪和监测变得更加复杂，却几乎未增加顾客价值。反复的加工。在公司运营流程的实际运作中，很多记录或文件会被多次处理。那么这些处理工作增值吗？如不增值是否由于流程不完善？重复的活动。如信息需要重复的录入，而运用了数据库共享技术就可以在整个流程活动中的任何一点上输入，被整个相关人员共享。反复的检验。有些检验、监视与控制已成了一种官僚

9、作风和形式主义，已不具有它本来的意义，甚至成了设置管理层次和管理岗位的理由。应将部分检验、审核工作进行授权，不要事无巨细地都上报，造成审核的形式化和上层领导工作的繁重与低效化。跨部门的协调。跨部门的协调已经成了本位主义、官僚作风的一个代名词。应加强流程的整体观，进行职责的重新定义。2）S（simplify）：简化在尽可能清除了非必要的非增值环节后，对剩下的活动仍需进一步简化。一般来说可从下列各方面进行考虑。表格。许多表格在流程中根本没有实际作用，或表格设计上有许多重复的内容。根据重新设计表格和IT技术的介入，可以简少许多工作量，减少很多环节。程序。在原来设计流程时，通常认为流程内员工的信息处理

10、能力非常有限，因而一个流程通常被割裂成多个环节，以让足够多的人来参与完成流程任务。通过运用IT手段，信息处理能力得以加强，可以简化流程的程序，整合一些工作内容，提高流程结构性效率。3）I（integrate）：整合对分解的流程进行整合，以使流程顺畅、连贯，更好地满足顾客需求。4）A（automate）：自动化对于流程的自动化，不是简单以自动化完成就可以了，事实上，过多地使用计算机会反而使得流程更加复杂和烦琐，因而要在对流程任务的清除、简化和整合基础上应用自动化，同时，任务的清除、简化和整合也要依靠自动化来解决。2、对潜在供应商建立全面、动态评价打分表，在推荐供应商时，由计算机系统根据排名，自动将前48名筛选出来。可避免人工操作，轮流坐庄等事件发生。3、对常用物资询价时，可采用网上采购，网上报价，既节省时间，又减少人员车辆往来费用，最终降低报价。4、完全可采用机打料单，出库价