物业管理的前期介入概述

1、物业管理的前期介入概述 在现代社会经济中,传统的管理方式正在被科学的、先进的管理方式所取代。因而物业管理不能照搬老一套的管理方法和管理经验,应引进现代化管理中的全新思想,对物业实行“全过程”的管理。本章将就物业管理全过程中物业的前期管理,物业的验收与接管,物业入伙手续的办理,物业的装修与管理等内容进行论述。 一、前期物业管理的含义 前期物业管理的提出,最早体现在1994年11月1日起施行的深圳经济特区住宅区物业管理条例中。条例规定:“开发建设单位应当从住宅区开头入住前六个月开头自行或者委托物业管理公司对住宅区进行前期管理,管理费用由开发建设单位自行担当。”Y市居住物业管理条例(1997年7月1

2、日施行)把前期物业管理作为物业全过程管理的重要一环,下了更准确的定义:“本条例所称前期物业管理,是指住宅出售后至业主委员会成立前的物业管理”。之所以把房屋出售后至业主委员会成立前这一阶段界定为前期物业管理,原因主要有两个方面: (一)民事法律关系主体资格的需要 业主或业主委员会与物业管理企业通过签订物业管理委托合同确立委托与受托的民事法律关系。而作为确立这种民事法律关系的两个主体均需具备相应的条件。首先,物业管理公司必需是一个能够行使物业经营管理业务、担当相应民事法律责任的法人;其次,多元产权物业区域内的代表业主委员会要经过占一定比例的业主民主推选产生,并获得行业主管部门批准,同样也有着法定的

3、量化标准。如Y市居住物业管理条例规定的条件是:“(一)公有住宅出售建筑面积达到百分之三十以上;(二)新建商品住宅出售建筑面积达到百分之五十以上;(三)住宅出售已满两年”。深圳、X市等地则以业主入住率达到50%以上为法定条件。假如说把物业出售率作为业主委员会成立的前置条件在时间上尚难限定的话,那么“出售已满两年”的规定则严格地制定了时限。在业主委员会未成立前,物业管理委托合同签订的民事法律关系的主体是房地产开发企业。这与政府所要求的房地产开发企业在物业竣工交付使用后的一定年限内负责物业的保修是相吻合的。 (二)物业管理不可间断性的需要 把前期物业管理起始点界定在物业正式出售后,还因为物业一旦出售

4、,将会涉及到业主们所关心的管理内容、标准、收费等一系列问题,客观上要求物业管理须臾不可离,应同步进行。实际上,不论业主委员会是否正式成立,业主委员会与物业管理企业的委托合同是否正式签订,对物业的管理与服务在房屋正式开头出售后已经发生。为保持物业的不间断管理,城市新建住宅小区管理方法明文规定:“住宅小区在物业管理公司负责管理前,由房地产开发企业负责管理。”也就是说,前期物业管理的责任人是该物业的开发商。为了使这一阶段的管理规范化、专业化,还进一步规定:“房地产开发企业在出售住宅小区房屋前,应当选聘物业管理公司担当住宅小区的管理,并与其签订物业管理合同。”前期物业管理合同的有效期一般与政府要求房地

5、产开发企业对物业的保修期限相全都。在此期间,即使成立了业主委员会,前期物业管理合同依旧有效。前期物业管理合同至业主委员会与其选聘的物业管理企业签订物业管理合同生效时终止。 二、对物业前期管理的熟悉 对于一项物业来说,存在着开发经营管理三个阶段,从表面上看物业管理是对物业的使用管理,因此,物业管理只要在物业交付使用时介入即可,并且许多物业管理企业也是这么做的。然而,从物业管理的实践来看,并非如此简洁。我国的物业管理是从传统的房地产管理脱胎而出的,体制虽变,但管理手段却大多没有更新,物业管理一直滞后于规划设计和施工建设。开发设计是各物业辖区能否形成完整、舒适、便利的功能区域的先天制约因素。以往房地

6、产开发商在规划设计中考虑了房屋和配套设施建筑时的便利和节省,而没有从管理角度把房屋建成后的管理联系起来统一规划,造成建成后物业管理上的矛盾和漏洞。 如现在常见的车位拥挤,住房使用功能不全,空调位置未考虑,给排水和管道未顾及,以及水、电、煤、通风等配套方面存在的问题。这种整体布局上的缺陷,即使业主时有埋怨,又使物业管理工作难以完善,并且以后往往也难以弥补。假如开发商在规划设计阶段就选择好物业管理企业,即利用物业管理企业的丰富经验和专业学问对规划设计提出修改意见,使规划设计更符合使用管理的要求,可为以后的管理工作打好基础。 物业管理是以经济为手段,从事对物业的使用、保养、修理、经营和供应服务,使物

7、业发挥最佳效应的一种管理形式,它同物业的形成过程即投资决策、规划设计、工程建设及房屋营销等阶段均有着密不可分的联系。因此,物业管理应建立追求全过程最佳效益的现代化管理模式,在物业的开发阶段就充分考虑建成以后的使用和需求,考虑到社会经济发展与居住水平提高的需要,要有一定的超前性。要从项目规划设计阶段就开头关注物业的全过程效益。物业管理是一种对物业全过程的管理,其首要环节即是物业的前期管理。 这里所说的物业前期管理,是指物业管理企业在物业的开发设计阶段即介入,从事物业形成前的阶段性管理。物业前期管理工作虽然尚未形成对物业运行主体的管理,但是就其管理的内涵分析,它应属于企业管理的一个管理阶段。 物业

8、前期管理是一种物业管理企业同房地产开发商共同对物业实施平行或交叉管理的方法,因此,无论是对房地产开发商还是物业管理企业都是特别必要的。房地产开发商对物业进行的是硬件建设,物业管理企业对物业进行的是软件管理。前者是形成物业,后者是发挥物业的功能作用,虽有区分但又相互联系。对于开发商而言,进行投资决策、规划设计、选择适当的地段、房型及附属设施,并通过施工建筑形成物业,其目的是为了增加对业主的吸引力度;然而对于业主而言,却不止于此,业主还将对物业管理进行权衡。从某种意义上讲,物业的硬件建设相对较为直观,而软件管理却要长期相伴。随着人们观念的转变,业主既会从使用者的角度,也会从全部人的角度对物业管理进

9、行选择、评价。在物业开发阶段适时地选择恰当的物业管理企业,能在很大程度上避免缺陷和漏洞,使物业更符合使用和管理的要求,因此,这是开发商不容忽视的重要环节。对于物业管理企业而言,首先应参与市场竞争以获取物业的管理权。在同开发商签订了物业管理协议书后,即应着手配备与物业相匹配的管理人员,开展各项物业前期阶段的管理工作。由于将来的业主管理企业在前期管理中能否形成有序的管理企业的权利,因此,物业管理企业在前期管理中能否形成有序的管理秩序,能否满意业主的服务需求,能否给业主树立良好的、有效的管理者形象,对于物业管理企业来说是一把握机会、占据市场的大问题。毋庸置疑物业前期管理将使硬件建设与软件建设相得益彰

10、,对物业实施前期管理不仅是物业管理者的需要,同样也成了房地产开发商的需要,当然更是业主维护自身权利利益的需要。 三、物业前期管理的必要性 (一)物业前期管理能促使那些物业竣工后返工无望的工程质量难点提前得到妥当解决,削减使用中的后遗症 物业管理的基本职能是代表和维护业主的利益,对所委托的物业进行有效的管理。然而在物业管理的实践中,一些物业的先天缺陷一直困扰着物业管理企业,诸如物业质量、设备性能、设施配套以及综合服务等,这些均不取决于物业管理企业,而往往在于物业的开发商和建筑商。要转变这一状况,把一些以往长期难以得到解决的问题尽可能在物业管理过程中使之限制在最小范围之内,就必需开设物业的前期管理

11、,使前期管理同规划设计、施工建设同步或交叉进行,由物业管理企业代表业主从管理者的角度,对所管物业进行一番端详,从而把那些后期管理中力不从心的或返工无望的先天缺陷争取在物业竣工之前,逐项加以妥当解决,削减后遗症。 (二)物业前期管理是对所管物业的全面了解 物业管理行为的实质是服务。然而要服务得好,使业主满足,物业管理企业要想做好物业及其附属的修理养护工作,必需对土建结构、管线走向、设施建设、设备安装等状况了如指掌,对于图纸改动或增、减部分作出专心记录。例如:管线节点的设置往往和设计图纸所标位置有一定差距,假如布置管线时不在现场作记录,在后期管理中,可能就会出现脱节的现象。相对来说,物业管理人员对

12、土建结构部分了解得不透彻,而对设备安装、管线布置等状况则应充分把握,便于后期管理。因此,假如目前条件不允许过早介入的话,设备安装阶段应是较合适的介入点。由于加强了对所管物业的全面了解,就为竣工验收、接管验收打下了基础,可提高验收质量,缩短验收时间,对验收中发觉的仍需改进之处,也比较清晰,简单交涉和协调。 (三)早期介入有利于后期管理工作的进行 物业管理企业通过早期介入,保证了设计、建筑质量和对物业的全面了解,对后期的物业管理就带来了许多便利,既便于修理保养计划的支配与实施,又可以保证修理质量从而提高了工作效率和工作质量。同时,在前期管理中,经过一段时间的磨合,便于理顺同环卫、水电、煤气、通讯、

13、治安、修理、绿化等各部门之间的关系,建立顺畅的服务渠道,利于后期管理工作的进行。 (四)有利于树立物业管理企业的形象 假如接管与入住同步进行,物业管理企业即使再努力,也会被各项繁杂事务搞得焦头烂额,折腾不出头绪,并且简单忙中出错,以致严重影响物业管理企业的专业形象。 (五)有利于优化设计,完善设计细节 我国疆域宽阔,地理环境与经济发展水平差距悬殊,这必定要对设计提出不同要求。比如在X省,高温时间较长,空调用电量特殊大,尤其是一些商业大厦,就必需考虑电路和负荷问题。而在北方,特殊是东北,就要考虑取暖。又如通常的铝合金窗移动的滑轨都是平口槽型的,但是沿海地区都有台风季节,台风夹着暴雨,就可能会使槽

14、内浸水,并倒灌进屋,因此须对平口槽进行改进,变成外低内高,就可有效防止雨水进入。这些物业管理中的实际问题一般设计人员很难完全预料、估计,而有经验的物业管理企业却非常清晰。因此物业管理企业在项目设计阶段,从业主或使用人的角度,凭专业人士的经验对所管物业的设计进行端详,对不当之处提出修改方案,可优化设计,完善设计中的细节,避免一些在后期工作中难以解决的问题。 (六)有利于提高房屋建筑质量 由于物业管理企业在物业使用与管 理方面拥有第一手资料,对于楼宇在长期使用过程中所暴露出的各种质量问题非常了解,通过参与物业施工建设阶段监理,强化了施工过程中的质量管理与监控,并尽可能把房屋质量隐患毁灭在建筑过程中

15、,从而提高房屋的建筑质量。 四、前期物业管理中权利主体的相互关系 在前期物业管理阶段,由于入伙业主的介入,形成了开发企业、受托的物业管理企业以及业主三个权利主体共存的法律关系。开发企业与物业管理企业的行为规范有委托合同予以明确,而先期入伙的业主因为业主委员会尚未成立,那么,他们的合法权益该如何得以有效维护和保障呢?有关主管部门对此规定了开发企业与物业管理企业达成的前期物业管理委托合同须向行业主管部门备案,其目的就在于该合同要接受主管部门的监管和业主的认可。因此,买房人假如拒绝接受拟定的前期管理合同也就意味着物业买卖无法成交,这是对开发企业和物业管理企业最有效的制约。反之,业主一旦接受了这份合同

16、的规定内容,也不必需在前期物业管理阶段听从物业管理企业依法依约进行的管理。 重视前期物业管理不仅仅是开发企业责无旁贷的使命,更是其经营理念的详细化。就项目开发与物业管理两大业务而言,前者所获利润的机会与程度胜于后者,而所承受的来自消费者方面的时间考验短于后者。在实践中,不难看出一些开发企业急功近利、对不得不为之的前期物业管理敷衍了事,以致于给日后常规物业管理造成诸多不便与隐患。实际上,物业的整体形象(包括它的前期管理水准)是开发企业经营业绩的活广告,消费者在现场选购物业时已通过亲自感受渐渐熟悉到物业管理的重要性和影响力,前期物业管理质量直接影响到他们消费行为。因此明智的开发商已经将前期物业管理

17、作为营销策略的重要组成部分予以重视,推动物业的销售与出租,最终实现开发业绩的最大化。 就物业管理企业而言,在前期物业管理中能否形成良好的管理秩序,满意业主或使用人不断增长的服务需求,通过自身努力在业主或使用人中间树立有成效的管理者的良好形象,对于能否顺当促成业主委员会与物业管理企业达成正式委托管理服务合同关系重大。实践证明,物业管理企业唯有兢兢业业地做好前期管理与服务工作,对能通过业主们的考验,取得他们的信任,得到再一次的聘任,这是每一个物业管理企业不断拓展业务范围、努力塑造企业形象的必由之路。 五、前期物业管理与早期介入的区分 与前期物业管理不同的是,在此阶段之前所进行的一些物业管理业务,诸

18、如设计图纸会审、工程设备验收,接管方案拟定等则划归物业管理的早期介入这一范畴。这是因为此时物业管理企业并不仅仅是依照物业管理委托合同行事,而是受开发企业之约,以从属者身份参与物业开发。因此,他们多半是以物业管理者审慎的思维角度从是否有利于日后物业管理与服务等详细细节上提出改进意见或建议,为前期物业管理的顺当接管创造条件。前期物业管理和早期介入的不同包括以下几点:(1)早期介入的物业管理企业不一定与开发企业确定管理合同委托关系,而前期物业管理必需有委托关系,管理者已依法拥有该物业管理经营权;(2)早期介入一般还未确定物业与业主等详细管理对象,而前期物业管理必需有明确的管理对象;(3)在早期介入工

19、作中,物业管理企业只是起辅助作用,而在前期物业管理中,物业管理企业起主导作用。 尽管我国现在对物业管理的早期介入尚未作出特地规定,但以长远发展的眼光来看,为有利于日后管理,无论是行业主管部门还是物业开发与管理企业都将达成这样一个共识:即充分熟悉到早期介入的重要性和必定性,并予以积极倡导和主动参与。有些物业管理企业提出了“物业管理应从图纸开头”的口号,表达了他们的参与意识和长远发展的战略眼光。需要强调的是:早期介入能否如愿,介入的时机、介入的程度均取决于开发企业。实践将会证明,依据各自的条件尽早介入物业的早期开发与管理必将成为开发企业明智的选择。 六、前期物业管理的主要内容 在前期物业管理阶段,

20、出于各自利益的考虑,开发企业、业主和物业管理企业的需求和追求目标是不尽相同的。开发企业作为主要责任人,选聘物业管理企业的动身点是至少应保证物业在正式出售、交付使用后的保修期间能平安渡过,凭借对前期物业管理合同有关内容,细心设计和实施中的有效监管来保证前期物业管理达到一定水平,从而促使物业的推销与招租,圆满完成物业开发的全过程。而业主则把前期物业管理看作一种测试期,他们的基本要求是通过亲身感受来考核使用的环境效果和物业管理的质量,形成对物业管理企业经营实效的真实印象,为日后的选聘积累必要的经验。作为前期物业管理的实际执行者,物业管理企业是显示自己实力的“演习期”。管理水平是否达标有赖于业主的认可,其追求的最高目标是将前期物业管理在起步阶段就能纳入正常有序的发展轨道,争取与将要成立的业主委员会达成正式委托管理与服务合同,以扩大物业管理市场的占有率。前期物业管理的内容主要包括以下几个方面: (一)管理机构的设立与人员的培训 物业的前期委托合同一经签订,物业管理公司则应落实该物业的管理机构以及管理人员。机构的设置应