如何编制与实施行政费用预算

1、P1. *大家好，我是*，非常高兴再次跟大家共同学习。P2. *曾经听到过一个非常有趣的故事，印象非常深刻。故事的主人公是一对傻婆媳，是说，这个傻媳妇在和面,不停地喊道:“妈,水多了!”婆婆正在缝被子,回喊:“加面!”傻媳妇又喊:“妈,面多了!”婆婆又喊:“加水!”最后,傻媳妇喊:“妈,面盆装不下了!”婆婆喊:“蠢货,要不是我把自己缝进被子里,我非揍你不可!”听了这个故事,你一定会哈哈大笑。这对婆媳彼此都对自己手中的家务活采取盲目的态度,没有认真考虑过如何做才能更快地实现各自的目标。然而,企业又何尝不是经常出现这样的问题呢?当资源紧张时,或许企业能很好地把握住资源的比例分配,而当资源形式多的时

2、候,做到及时合理地分配绝非易事。因此,在企业的经营过程中,要实行严格的预算管理制度。那么这就是我们今天要共同探讨的主题：行政费用预算的编制与实施。良好的预算编制、执行与控制,可以使企业资源的最优化配置,使企业的发展与所拥有的资源以及企业的经营环境保持动态平衡,从而发挥资源的价值创造功能,将未来一切“掌握在手中”,使经营风险和财务风险得到有效的控制。行政费用管理是行政部员工最重要工作之一，也是行政人员重要的财务考核指标。行政费用管理由多个部分组成，行政费用管理效果如何，与行政费用预算这一源头有着密切的联系。我们只有制定出合理、可行的行政费用预算，才能更好地落实行政费用管理的各项工作。所以，本课就

3、“如何编制及实施行政费用预算”进行重点阐述，希望能为您在制定费用预算时带来帮助。P3. *先给大家简要的介绍一下本次分享的主要内容：预算的定义和意义、如何编制行政预算、费用预算的实施。P4.我们先来了解一下预算的定义。所谓预算，就定义而言，是以数量化方式表述的对某一主体或项目的一个未来时期的计划或预测，是设定目标、促进对后续业绩评价的活动。财务预算管理是单位为实现既定的经济目标，通过编制预算、内部控制、考核业绩所进行的一系列财务管理活动，它贯穿于单位财务预算编制和执行全过程，预算管理质量的优劣直接关系到单位总体目标的实现。简而言之，行政财务预算是指为保障各项行政工作的正常有序推进与开展，而进行

4、的行政费用成本的预测算。我们所设定的工作目标以及对工作业绩的评价都将在预算及预算执行的结果得到体现。 P5. *编制行政费用预算，简而方之，我们应做好三方面的工作： 一是整理编制依据； 二是制定年度工作计划； 三是完善预算汇编。P6. *首先，我们要整理编制依据，即我们编制预算的依据。我们编制预算的依据主要包括三个方面：公司制度的相关要求及标准、行政费用的分类统计、行政费用汇总分析，其中包括不同周期内的费用报表统计、费用趋势分析等我们通过这一环节可以明确我们需要做哪些费用的预算，这些费用的类型是什么，趋势是怎样的，公司制度有怎样的要求，这些正是我们行政费用预算编制的基础和依据P7. *其次，我

5、们要做好年度行政工作计划，其实年度的工作计划，也可以归纳为编制依据的一部分，之所以将它单独列出，是因为这一步工作至关重要，通过分解公司年度大目标，预测公司人员编制的变化，明确部门小目标，从而明确各项费用预算的编制方向。为什么要进行人员编制的预测呢？这是因为大家都知道，人员数量的增减在一定程度上直接影响着行政费用增减，所以在进行人员编制预测时，应根据公司年度整体工作计划进行合理而尽可能准确的预测，才能保证行政费用预算的精准。P8. *预算编制的准备工作完毕后，我们就可以进行完善预算汇编工作了。根据费用的分类去合理编制预算，并进行预算合理性的复核与审定。P9. *最后，我们把这几个步骤串起来，就形

6、成了“编制行政费用预算”的完整流程。我们可以看一下行政费用预算编制的思维导图，这应该能让你更加形象的理解和明白该如何编制行政费用预算。P10. *上面我们了解了预算编制的大致流程，虽然各行各业在编制行政费用预算时，方法各有不同，但万变不离其宗。下面我们以编制2017年年度办公用品费用的年度预算为例，对预算编制的重点环节进行演示说明。P11. *首先我们需要明确公司办公用品相关制度对办公用品费用的规定。目前我们执行的费用标准是总部于2015年下发的办公用品标准，年度人均上限300，每月人均上限也有所规定，这是我们制度2017年度费用预算的上限，不可突破。P12. *下面我们对上一年度，即2016

7、年办公用品费用情况进行汇总分析。数据统计和分析工作是一项较为繁琐的工作，数据统计过程中大家应注意认真严谨，经对比分析可得出结论，2016年办公用品费用使用情况较为理想，不存在超支超标情况，第一季度和第四季度入职人员较少，费用相对偏低；第二季度入职人员较多，采购的新员工入职办公用品相对较多；第二、第三季度人员数量居于全年顶峰，费用相对较高；2月办公用品费用有较大幅度的下降，经了解原因为部分部门因故未能及时提报办公用品申请，这一结论将用于指导和核对我们实际的预算编制工作。P13. *接一来，我们需要制定年度工作计划，预测人员编制，确定行政工作目标。2017年*开工面积较大，为满足项目工作推进需要，

8、人员编制将大幅增加。下表为根据山东区域开工面积、开工节奏进行的各部门人员编制预测，与实际不符，仅做示范。P14. *为了直观，我们们仅摘出与办公用品相关的部门工作计划进行阐述：制定行之有效的管理措施，缩减各项行政费用，在保障正常办公使用的前提下，使2017年度的办公用品人均费用下降8-10个百分点。为了保障目标的实现，我们在预算编制过程中，应以最高目标为参考值进行编制核算，即以10%为目标，核算后，我们可以得到一个办公用品费用预算的初算表P15. *得到预算初算表后，我们进行下一阶段，对数据进行完善和评审。初算表中，2月人均费用大幅低于其它月份，前面我们了解过，2016年2月因存在未及时上报办

9、公用品需求的情况，导致了该月办公用品的大幅下降，故我们应参照1月-13元或3月-15元的数据对其进行合理调整，办公用品需求量会随着各项工作的顺利推进有所上升，故我们可暂将目标人均费用确定为14元。然后根据年度费用控制目标（人均费用下降8-10个百分比），对各月份的人均费用进行相应核算和调整，即得到以下预算表：P16. *得到复算表后，我们需要进行预算金额的评审，确定它的可行性和合理性。我们可以通过得到的调整后的目标预算金额去倒推每月、每季度、及年度的人均费用，如下表。对比2016年办公用品费用汇总表，可以得出，调整后的目标预算金额波动与2016年费用波动情况基本一致，年度人均费用为171元，较

10、2016年189元，下降9.5个百分比，与费用目标8-10个百分比相符。至此，我们就基本完成了办公用品的全年费用预算。预算提报后，如上级部门有新的标准或指示，我们应根据新的要求和指示对得出的数据进行进一步的调整和完善。需要加以说明的是，行政费用类别种类繁多，性质也不同，预算过程中，运用的预算方法也将有所不同，行政费用中的办公房屋租赁费、物业费、签订合作协议确定总价的网络专线费用、专项咨询费用等固定费用，不适用这种核算办法。P17. *费用预算的实施预算制定后，将进入实施即执行阶段。为确保预算成果的落地实施，首先应制定有效的保障措施。费用缩减目标的达成绝不应是单纯的强制性的照本宣科的下达，我们应

11、制定相应的保障措施，才能切实保障满足正常办公需求的同时又能使预算得以顺利实施，本例中工作目标为，年度办公用品人均费用下降8-10个百分比， 那么我们可制定以下有效措施进行费用的管控：离职员工办公用品的再利用、完善办公用品个人使用台账及追踪，办公用品的领用可采取以旧换新的模式、钉书机、计算器等相对价值较高的但是使用频次较小的办公用品可两人共用一份等。其次，自我控制。自我控制是特定部门或人员对自己权责范围内的预算执行进行监督。以办公用品为例，各部办公用品需求的提报人、各部办公用品需求汇总负责人、办公用品采购人员等在开展各相关工作时均应以2017年度目标人均费用为标准，严格遵守，不可突破。再效，管理

12、控制。管理控制是在预算执行过程中，上级对下级预算执行情况的监督和控制。以办公用品为例，预算责任人应对办公用品的相关需求进行监督和审核，确保预算得以执行。最后，及时核算/调整。费用的执行情况应于每月进行及时的核算，并根据实际发生的费用核算结果对尚未发生的费用标准进行相应的调整。当出现突破预算目标的情况，应进行合理的处置：可执行可不执行的事项应予以驳回，以减少开支，确有特殊原因造成费用突破了当月预算目标，应及时核算、调整后期各月费用标准，以确保年度目标的顺利实现。P18. *通过上面的阐述，大家应该了解了预算制定的依据及办法。俗话说， “凡事预则立，不预则废。”做人做事要有预见，费用管理则更应该有计划，有预算。全面而科学的预算管理既可以使有限财力资源得到合理配置及有效利用，又有助于部门及人员的业绩评价。那么我们一起再对本次课程的要点，进行一下回顾，希