企业信息系统管理机构的团队精神

1、企业信息系统管理机构的团队精神目前,许多企业都开始有计划、有步骤地开发、运行计算机信息系统,而且还为此专门成立了信息系统(Information System,IS)的管理机构。不论该管理机构的名称如何,其主要任务就是负责本单位的信息系统的全面规划、开发、运行和维护,以保证所开发的信息系统能安全有效地运行,对内做到信息的最大共享,对外提供各种信息服务。 信息系统能够帮助企业充分挖掘现有数据信息的潜力,进一步提高企业的管理效率。企业的信息系统要充分发挥作用,企业领导必须重视。但是仅有领导重视还不够,还必须要使信息系统的管理机构能够独立作战,协同出击,发扬团队精神,发挥团队作用。

2、0;  1 信息系统的管理机构是一个团队  所谓团队,就是由二人或二人以上所组成的一个团体。该团体为了实现一个特定的目标,每个成员之间相互依存、相互作用、紧密合作。一个团队所追求的是集体的成功。所以,有相同的目标和密切的协作是构成团队的基本条件。 在现代企业组织机构中,就存在着许许多多的团队,如公司中的各部、科、室、小组等,这些大小不同的团队都是为了完成企业组织的特定任务而建立的,而且是以企业发展为自己的目标。同样,与企业中的其他职能部门一样,信息系统的管理机构也必须以企业的发展为目标,并推动企业信息化的建设。因此它的工作就应该围绕如何充分利用各种现代信

3、息技术,加强信息沟通,帮助企业提高工作效率而开展。所以在企业经营过程中,信息系统的管理机构也是一个团队。而加强企业的团队建设有利于企业在市场中不断获得竞争优势。 任何一个团队,在整个企业的运营过程中可以起到几个作用:一是协助企业实现目标,完成各项基本任务;二是充分发挥每个成员的作用,并满足团队成员的心理需要。 作为一个团体,信息系统的管理机构应该具备团队的一些基本特征: (1)有明确的目标和任务。信息系统管理机构的目标就是要将企业组织内外的各种信息进行及时的收集、有效的存储、准确的处理、快速的传递、合理的利用,以此来取得企业组织的竞争优势。而要实现这个目标,信息系

4、统管理机构就要保证信息系统各种设备及整个系统能够正常、完好地运转,以完成在企业组织内部信息快速共享的任务。 (2)有自己的行为准则。由于信息系统的运行会涉及企业组织的各个职能部门,而且信息系统中还会存放着企业组织的各种机密数据,所以信息系统的管理机构所制定的相关章程规则,就成为信息系统管理机构的行为准则。管理机构的这些行为准则就是要保证信息系统运行的安全,保证信息系统中各种数据的安全等。 (3)有明确的组织分工。信息系统的管理机构作为一个团队,就要根据信息系统开发、运行、维护的特点来设立相应的岗位,并规定相应的职责。例如管理机构中需要有首席信息官员(CIO),系统的专家、顾

5、问,系统的分析员、设计员,系统操作员等。团队中的各成员处于不同的岗位,就应该有明确的组织分工,并承担相应的责任。 (4)有适当的机构规模。由于信息系统的运行和管理有其特殊性,因此信息系统的管理机构的规模不宜太大,但也不宜太小,该管理机构的规模应以能够保证系统正常运行并不断得到完善为前提。 任何一个信息系统,在其生命周期中一般需要经历战略规划、需求分析、技术设计、系统实施、运行维护等几个阶段。因此在信息系统的整个生命周期中,作为一个团队的管理机构,其所有的工作中心既要围绕着信息系统的开发、运行来展开,又要和企业的各个职能部门密切合作,以保证企业的数据快速处理,信息有效共享和信

6、息系统功能日趋完善。  2 信息系统管理机构要发扬团队精神  2.1 什么是团队精神 团队精神是团队成员为了团队的利益与目标而相互协作、尽心尽力的意志与作风。团队精神是各个成员共同价值的认同感。 作为团队的信息系统管理机构要发扬团队精神,必须具备以下几个条件: 2.1.1 共同的目标和利益 这是形成团队精神的基础。团队精神是在为实现共同目标的斗争过程中形成的,而目标又是和利益结合在一起的。只有当团队中的每个成员从目标中看到了共同的切身利益,才能鼓舞他们去为之奋斗。如果看不到共同的利益,就无法实现共同的目标,从而也就

7、影响了团队精神形成的基础。 对于信息系统的管理机构而言,高质量、高效率地开发和运行信息系统,使信息系统为企业带来最大的利益就是其目标。团队中的各成员也是为了实现这个目标而走到一起的。团队的目标通过信息系统的开发和运行时的一系列工作得以实现。在整个开发过程中,需要从质量、预算、进度、功能等方面进行控制和管理。在系统运行期间,需要对信息系统进行调整、维护、完善等工作,不断增强信息系统的生命力,延长它的生命周期。所以信息系统成败与机构中任何成员的切身利益休戚相关。信息系统的高效运行就是实现了每个成员的自我价值,也满足了每个成员的心理需要。因此,每个成员应该认识到:系统成功是每个成员的荣誉,

8、系统失败是每个成员的责任。所以团队的每个成员必须团结协作、荣辱与共、众志成城,这是保证信息系统开发与运行走向成功的一个主要条件。 2.1.2 合理的管理制度和奖励制度 这有利于团队精神的形成。在现阶段,既要贯彻按劳分配的原则,也要提倡自觉地为团队的目标实现努力工作,这应该是比较合理的制度。在奖励上,不搞平均主义,因这样不利于调动各方面的积极因素。但奖惩相差悬殊,也不利于团结,更不利于团队精神的发扬。所以管理制度和奖惩制度就是要在团队内部形成协作、互助的局面,充分发扬团队精神。 在信息系统的管理机构中,同样需要发扬团队精神。在信息系统管理机构中,不论是信息系统的开发

9、,还是系统的维护,根据其工作性质,可以将其分成几个部分,如图1所示。 虽然分工不同,但目标还是一致的。因此所建立的管理制度和奖励制度应该使该管理机构中每个成员的积极性能够得到充分调动,发扬团队精神,齐心协力把信息系统的开发和维护工作做好,使企业的各种数据资源得到充分利用,发挥最大的效用。 2.1.3提倡团结友爱 这是团队精神的纽带。共同的利益是人与人之间关系的基础,而情感则是它们的纽带。没有感情,就形成不了团队精神。 在信息系统的管理机构中,每个成员尽管有不同的背景,不同的经历,不同的爱好,但都是为了一个共同的目标才组成了信息系统的管理机构。这就是发扬团

10、队精神的基础。在此基础上,做到团结友爱、互相帮助、共同提高,使每个成员都能心情愉快地工作。 2.1.4 团队领导以身作则 这是团队精神形成的又一个条件。作为一个团队的领导,首先,应该起模范带头作用,严于律己,宽以待人;其次,要知人善任,指挥得当,敢于负责;再次,需要集思广益,善于倾听各种意见;同时要上下沟通,及时交流信息;而且还要平易近人,搞好团结。这些条件同样适用于信息系统管理机构的领导人员。 总之,信息系统管理机构要发扬团队精神,重要的是团队本身的“士气”。士气不仅代表了个人需求满足的状态,而且还表现在成员愿意为实现团队的目标而努力奋斗。 2.2 管理机构应正

11、确处理好几个方面的关系 由于信息系统的管理机构往往是企业中新成立的职能部门。因此信息系统管理机构应当处理好以下几个方面的关系。 2.2.1 正确处理好本团队与其他团队的关系 信息系统的管理机构是一个团队。同样企业中的其他职能部门也是一个个团队。所以如何处理好信息系统管理团队与其他团队的关系,直接关系到信息系统运行效率的高低,甚至关系到信息系统运行的成败。信息系统的运行离不开各个职能部门的支持,因为相关的数据信息需要这些团队提供,同时随着信息系统建设,需要对影响企业走信息化道路的某些传统的业务流程进行重组,这甚至还会影响到某些团队的利益。所以开展企业的信息化工作必须

12、处理好这种关系。 对于信息系统管理团队而言,首先需要与其他团队经常地进行信息沟通和交流,及时了解各团队对信息系统的要求,并尽快地在系统的运行中加以体现。同时也要将信息系统运行的要求告诉其他的团队,让他们早做准备。其次,需要和其他团队互相协作,互相帮助。信息系统的运行就是要保证企业的数据信息能在企业中各个团队之间快速流动。因此信息系统管理团队必须与其他团队一起齐心协力,才能保证企业的各种信息能够得到有效共享。另外,一旦与其他团队发生矛盾也要正确处理,绝不能听之任之。 实际上,有关领导在信息系统管理团队建立的初期就需要关注这个问题,即信息系统管理机构在企业中的地位。图2为信息系

13、统管理机构的地位示意。不同的地位各有利弊,特别应该注意的是如何处理好信息系统管理团队与其他团队的关系。 2.2.2 正确处理团队与成员的关系 与企业中其他团队一样,信息系统管理团队也是由多个成员组成的。信息系统管理机构由不同的岗位所组成,每个岗位的工作由相应的人员来完成。因此在信息系统管理团队内部所有的成员都有其相对固定的位置,这些位置互相衔接,以保证信息系统的开发与维护能够顺利进行。同样在信息系统管理团队中,团队精神就是团队中各成员对本团队的目标、发展方向、相关职责的认可程度,并具有把团队的利益放在第一位,个人利益服从团队利益的意识。 首先,信息系统的管理机构应

14、该向团队中各成员交代本团队的中、长期目标和在短期内需要完成的各项任务。团队的目标要让每个成员都清楚。因为一个统一的、清晰的目标是团队能够运作的基础。其次,每个成员需要制定自己的个体目标,而且每个成员的目标都应该与团队的目标相一致。每个成员只有明确了团队的目标,才能制定出自己的目标。特别是当个人的目标与团队的目标相矛盾时,应该做到个人服从团队,以团队的目标为中心,修正个人目标。 除了目标明确以外,还应该检查落实。检查落实不仅可以保证所制定的目标能够顺利地按时得以实现,而且在检查过程中,还可以发现目标在实施过程中所存在的问题,如有些目标可以制定得比较遥远,有些目标可能在目前的信息技术条件

15、下还难以实现等,然后可以据此采取相应的措施。 信息系统管理机构作为一个团队,需要做到奖罚分明。在机构目标得到贯彻的情况下,应该支持信息系统管理团队中各成员的自我发展,给他们的发展提供一定的空间。因为信息技术日新月异地发展,需要团队的成员不断学习进取,不断开拓发展。这样既可以把先进的信息技术用于实际工作,同样又可以得到信息系统管理团队中各成员的支持。所以对团队中有创造性的想法,以及成员勇于面对压力和敢于承担责任的勇气就应该进行奖励。只有创造一个奖罚分明的氛围,才能得到信息系统管理团队中各成员的支持,从而提高整个团队的凝聚力和战斗力。 此外,领导以身作则,关心各成员的思想,解决

16、各成员的实际困难,也是处理好团队与成员关系中的一个不可忽视的部分。 2.2.3 正确处理团队内各成员间的关系 团队精神表现为相互协作,共为一体。团队的成员彼此应视对方为“一家人”,互敬互重,相互宽容,容纳各自的差异性、独特性,见大义容小过,彼此信任。 在信息系统的管理机构中,团队成员之间的关系体现在工作上。在信息系统的整个开发及运行过程中需要各成员互相协作。因为在信息系统的开发过程中,非常强调开发人员之间的协调运作。例如信息系统的开发是一项庞大的系统工程,即便是一个最简单的信息系统,其规划、分析、设计、调试等经历的开发过程,所耗用的时间也至少需要几个人年。所以仅靠

17、一个人来完成信息系统的开发工作是难以想象的。因此信息系统的开发需要多名开发人员,经过通力协作才能完成。 另外在开发过程中,团队中的各成员需要经常进行交流,切磋技艺。这是因为每个人在开发过程中,先后会担当不同的角色。而最后需要将开发的信息系统进行组装、集成。作为一个团队,这是对每个成员工作结果的检验。如果一个团队能够处理好各成员之间的关系,使他们各自的工作成为系统中的一个组成部分,做到既能合并,又能分解,那么当进行系统集成时系统的运行效率才会得以提高,而不是在系统拼装以后运行效率大大下降。信息系统的开发凝聚了团队中每位成员的知识和才能。 总之,处理好团队内部及团队与各方面的关

18、系,将会使信息系统发挥出最大的效用价值,并能大大提高企业组织的竞争力。  3信息系统管理机构中团队精神的培养  信息系统管理机构只有发扬团队精神,才能真正释放出团队运作所需的知识能量,从而实现团队的自我管理。由于信息系统涉及的范围广泛,任务繁重,因此整个信息系统管理团队要时时刻刻注意培养团队成员的团队精神。 3.1 以个人发展为基础 培养团队精神,在实现团队目标的前提下,需要以个人发展为基础。一个信息系统的管理机构,应该尊重与信任团队中的每一个成员,相信他们的能力,支持他们的做法,真正做到“用人不疑”。如果没有基本的尊重与信任,信息系

19、统管理机构的凝聚力就无从谈起,团队精神从何而来?所以应该支持成员的自我发展,给他们的发展提供一定的空间,鼓励开放的交流。例如,在信息系统的开发及维护过程中,如果遇到困难,可以充分放手让相关人员发挥主观能动性去想办法解决,相信他们一定能够把问题解决好。甚至在工作中可以鼓励团队的成员去冒险,要允许犯错误,还要认真总结经验教训。只有对成员信任,才能得到各成员的支持。所以尊重与信任是合作的基础和前提,因为尊重和信任能让团队中各成员把焦点集中在工作上而不是其他议题上,同时还能够促进各成员之间的沟通和协调,在团队成员中激发出一种平时没有的能量,面对各种障碍的时候也能跨越障碍,最后合作的品质才能得以提升。所

20、有这些恰恰是信息系统管理机构所需要做到的。 3.2 开展集体活动,互相帮助,培养荣誉感 由于信息系统的开发及维护工作量大、面广,仅仅依靠一两个人是难以完成的,再加上信息技术的不断发展,因此作为一个团队,需要经常地开展各种集体活动,例如技术交流会、问题讨论会等。开展这样的活动,一方面可以将系统中存在的问题尽快解决好,另一方面可以在团队中培养团结协作的氛围,使各成员能够心往一处想,劲往一处使,做到同甘苦,共欢乐,增强各成员的集体荣誉感。 除了开展各种集体活动外,如果团队成员有困难,也可以依靠团队的力量来克服。要让团队的每个成员真切地感到信息系统管理团队就如同是一个温暖

21、的大家庭。 3.3 建立团队文化 由于信息系统管理团队的工作有其特殊的地方,除了需要注意团队中的个人发展,培养集体荣誉感以外,还应该根据信息系统的特点来建立起自己的团队文化。 由于信息系统的特殊性,要求信息系统管理团队结构和成员尽量稳定。因此有关的奖励政策可以考虑向那些长期踏踏实实、默默无闻工作的在岗成员有所倾斜。同时还要鼓励各成员不断学习新技术、传播新知识、解决新问题。总之,需要在团队中树立起爱岗敬业的思想,以保证信息系统管理团队的稳定性。 信息系统的管理团队就要利用信息技术来解决企业实际工作中的问题。所以在团队中必须讲求实际、务求实效,要踏踏实实地学

22、习新技术和理论,做到一切从实际出发,实事求是,说实话、办实事、求实效,不搞花架子,不做表面文章。因此求真务实是建立团队文化的精髓。 信息技术的飞速发展,要求信息系统的相关人员必须立足实际,坚持与时俱进,把握时代脉搏,体现时代精神,勇敢地走自己的路,在开发过程和维护过程中不断地改革和创新,将新兴的、成熟的技术用于信息系统中。做到在环境不断发展变化的情况下,努力发现新问题、研究新情况、总结新经验,不断地探索,以保证信息系统的稳定和发展,促进企业信息化向前发展。所以改革创新成为信息系统管理团队文化的灵魂。 在建立团队文化的同时,还需要导入正确的功利观和价值观。美国著名心理学家荣格有一个公式:I + We = Fully I。意思是说,一个人只有把自己融入集体中,才能最大程度地实现个人价值,绽放出完美绚丽的人生。在信息系统的团队中,任何人要实现自己的人生价值,就必须树立起正确的功利观和价值观,将自己的思想道德、言谈