08采购控制程序00862

1、 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第1页1. 目的通过对采购过程及委托设计、监理、施工及材料供方进行控制，确保所选择的供方和采购的产品符合规定要求。2. 适用范围适用于房地产开发过程中对委托设计、监理、施工及材料供方、物业管理服务所需物料、设施、设备采购的管理和控制，办公用品的采购。按房地产开发及顾客的要求，对供方提供产品、服务进行管理和有效控制。3.相关文件：3.1不合格控制程序3.2纠正措施控制程序3.3预防措施控制程序4.职责4.1 生产技术部、安全质量监察部、规划部、策划部负责按房地产开发的要求，参与对设计、监理、施工单位进行评价，选择；并对供方的业绩进行定

2、期评价； 4.2供管部负责按施工要求对材料供方进行选择、评价，编制合格供方名录建立供方档案，负责按部门要求和房地产开发需要，编制采购计划，按批准后的计划实施采购，向总经理汇报供方和材料及合同执行情况。4.3财务部负责制定物资采购的资金计划；审核采购计划和资金计划，所属仓库负责对采购物资的进货进行验证、保管、发放。对行政、物业管理物品的进货进行验证、保管、发放，向总经理汇报供方和材料及合同执行情况。4.4总经办负责按顾客要求、物业管理服务的要求负责对委托设计、广告策划、工程监理、工程施工方进行选择、评价。向总经理汇报委托设计、广告策划、工程监理、工程施工方情况及合同执行情况；4.3生产技术部各需

3、要物资材料项目部负责填报需求计划、安全质量监察部、各需要物资材料责任部门负责人负责对需求计划进行审核；、4.5行政部、物业公司负责提供办公用品及物业管理用品的计划，供管部负责采购。财务部负责进行验证、保管和发放。 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第2页4.6副总经理负责批准供方评审记录表4.7总经理负责批准资金计划、采购计划；5.工作程序5.1 采购物资的分类供管部负责按工程项目要求，顾客要求，编制采购计划，并根据房地产开发施工管理、物业服务管理的过程及其输出的影响，将采购物资分为三大类别：a) 重要物资：构成房地产开发施工、物业服务管理的主要关键的材料，部件。由于

4、这些材料的最终使用质量与否会导致施工不合格，甚至顾客的投诉。如:工程施工中、物业服务管理中的重要功能设备等。b) 一般物资：构成房地产开发施工、物业服务管理非关键设备，部件的物资，一般不会影响工程的质量或略有影响，即可采取措施予以纠正，如：工程施工中使用的导线，指示灯；物业服务管理中使用的工具等。c) 辅助材料：非直接用于工程施工本身，起辅助作用的物资，如:一般的保护性包装材料等。5.2 对材料供方的选择和评价供管部根据工程项目设计和顾客要求，房地产开发、工程施工的需要通过对采购产品的质量、价格、供货期等进行比较，选择合格供方，经副总经理审核、确定批准后，建立合格供方名录，填写供方评定记录表，

5、对同类的重要物资选择供方，建立保存合格供方的质量记录。根据采购计划规定的产品类别，明确对供方的控制方式和程度。对有多年业务来往的合作供方，提供重要材料的，应提供充分的书面证明材料，书面材料包括以下几方面的内容，以证实其质量保证的能力；a) ISO质量管理体系认证证书b) 本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c) 对供方其他顾客满意程度的调查；d) 供方的产品质量、价格，交货能力等； 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第3页e) 供方的财务状况及服务和支持能力等。对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外还需经样品测试及小批量试用；经房地产管理、物业管理

6、服务中检验合格后，方能供货。a) 新供方根据提供的供货产品要提供少量样品；b) 生产技术部对使用材料的部门对样品进行现场验证，并填写供方评定记录表反馈给安全质量监察部确认，必要时由副总经理确认；、c) 样品如不合格可再由供方进行提供新样品，但最多不能超过两次；d) 样品验证合格后，供管部通知供方小批量供货，并经材料使用部门及项目工程技术人员验证，进行安装试用，由项目部试用后，由材料使用部门出具相应的检验报告，填写供方评定记录中的相关栏目，反馈给供管部。e) 小批量进货验证或试用不合格，则取消其供货资格。样品验证，批量试用均合格的供方，经总经理批准后，可列入合格供方名录。 对于一般物资，需要材料

7、使用的部门提供评价意见，财务部审定，主管领导批准，列入合格供方名录,对零星采购的物资,要由供管部保存进货记录。供方产品如出现严重的质量问题，供管部向供方发出纠正和预防措施处理单，如两次发出处理单而质量没有明显改进的，应取消其供货资格。供管部牵头，由生产技术部、安全质量监察部、总经办对合格供方进行一次业绩评估，填写供方业绩评定表，评价时采用百分制，质量评分为60分，交货期评分为20分，其它（价格、销售服务）为20分，评定总分低于60分或质量评分低于48分的，应消其合格供方的资格。如因特殊情况留用供方，应报总经理批准，但应由供管部门加强对其物资进行验证，执行条款，连续两次评分仍不合格的应取消供货资

8、格。5.3 对委托、外协单位的选择和评价房地产开发主要委托方包括：广告单位、设计单位、工程监理单位、工程施工单位、工程配套的水、电及专业施工单位、工程装饰、装修单位、物业管理服务等外包单位； 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第4页 生产技术部、安全质量监察部、规划部、策划部根据开发项目要求和顾客要求、房地产开发、物业管理服务的需要通过对委托、外协单位的工作质量、价格、业绩等进行比较，确定和选择委托方，建立合格供方名录，填写供方评定记录表； 对合作委托方，应提供充分的书面证明材料，书面材料包括以下几方面的内容，以证实其质量保证的能力；a) ISO质量管理体系认证证书b

9、) 本公司对委托方质量管理体系进行审核的结果；c) 对供方其他顾客满意程度的调查；d) 供方的工作质量、价格，业绩等；e) 供方的财务状况及服务和支持能力等。责任部门每年对合格委托方进行一次跟踪复评，填写供方业绩评定表，评价时采用百分制，质量评分为60分，交货期评分为20分，其它（价格、销售服务）为20分，评定总分低于60分或质量评分低于48分的，应取消其合格委托方的资格。如因特殊情况留用委托方，应报总经理批准， 对服务供方的控制当公司需要提供服务时，如运输公司、检测、培训机构等也应经评价合格后方可向本公司提供服务。国家授权的计量检测，专门培训机构可不再做服务质量的评价。5.4采购 采购计划供

10、管部根据开发工程项目合同和顾客要求，编制采购计划报总经理批准后实施。对于临时采购的物资，相关采购部门填写临时采购明细单报部门经理审核，由副总经理批准，由本部门实施采购，并报供管部备案。 采购的实施a) 供管部根据批准的采购计划临时采购要求单按采购物资技术标准，在合格供方名录中选择供方进行采购。 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第5页 b) 向供方采购重要、一般物资时，应签订采购合同，明确产品、规格、数量、质量要求、技术标准、验证条件、违约责任及供货期限等。c) 各材料使用部门根据材料的技术要求，将材料的技术要求资料提供给供管部，由供管部将相应的技术要求作为合同附件提

11、供给供方。d) 采购前，业务员应该核实提供给供方的产品的技术标准是否有效，将采购单交供管部确认，并由部门经理批准后实施。e ) 采购时，业务员按供管部开出的采购计划列出的材料进行采购。f) 需要增加物料和工程必需的物料时，生产技术部、安全质量监察部下达补充计划单，由供管部采购业务员予以进货，仓库管理员凭补充计划单验收入库。g) 特殊情况或紧急需要，由副总经理开便条通知进货并电话通知供管部，同时通知仓库，事后由财务部进行确认，供管部出具补充计划单予以冲抵给仓库平帐。h) 对不能精确统计的消耗材料，如电线和金属标准件等可根据项目的大小，由生产技术部、安全质量监察部计划，供管部适量进货，不允许超量进

12、货库存。5.5 采购信息 采购文件.1采购信息应包括a）对产品质量的要求，可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术性文件。b) 对产品的验证要求；c) 其他要求如价格、数量交付期等。.2适当时还包括a) 对供方的产品程序过程，工程技术人员提出有关资格鉴定的要求，如供方产品的安全认证的要求；b) 适用的质量管理体系的要求。 采购控制程序章节号：7.4编号：QP/GHDC-08共7页 第6页 本公司采购的文件包括采购计划，临时采购要求，采购单，采购合同及附件等，由供管部保管，采购文件发放前，应由相应的发放部门负责人对其要求是否进行适当审批。5.6采购产品的验证对采购的产品可采取以下方式进行验证：a

13、) 由工程技术人员或仓库进行验证；b) 由顾客在本公司现场验证；c) 由本公司在供方现场实施验证；d) 由顾客在供方现场实施验证。对后两种情况，生产技术部、安全质量监察部应在采购文件中规定验证的安排及方法。验证活动可包括检验、测量、观察、工艺验证，提供合格证明文件等方式，根据采购计划在相应的检验过程中规定不同的验证方式。顾客的验证，不能免除本公司提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客拒收的可能。对购进材料，仓库管理员按材料的型号、规格、数量、价格等逐项核对验收，当分批进货时，严格控制总量，不得多进或少进，材料核对验收后，仓库管理员方能签字确认，填写入库单否则拒绝签收。材料入库后，仓库管理员分门别类摆放整齐，作好物料标识卡，保管好物资，做到数量准确手续齐全，要帐、物、卡相符。材料出库时，领料人员应填写领料单仓库管理员应填写出库单，做到数量准确手续齐全。6. 质量记录6.1合格供方名