浅谈学校基建财务管理与内部控制

1、浅谈学校基建财务管理与内部控制         10-03-06 10:19:00     编辑：studa090420                     作者：李金平李桂玲季风平 【论文关键词】 学校基建财务管理内部控制 【论文摘要】 学校基

2、建工作资金投入大,专业性强,管理要求高,在建筑市场的激烈竞争下,基建投资还存在管理弱化和损失浪费的现象。为了有效使用建设资金,堵塞漏洞,控制建设成本,提高投资效益,学校应加强基本建设投资的财务管理与内部控制,管好、用好各项基本建设资金,提高基建财务管理水平,获得最大的投资效益。    一、学校基本建设投资管理与财务管理方面存在的问题    (一)基建投资计划变更较大,不能严格按基本建设投资规模操作  在基建项目立项时,为争项目、抢时间,部分学校的调查研究不够,编制的可行性研究报告不科学,往往与实际建设情况差距较大。在实施过程中也存在随意改变投资

3、规模、投资主体的现象。工程竣工结算时,该项目已不是立项时的项目。还有的投资规模突破概算较多,出现严重的“三超”现象:超投资、超概算、超建设规模。个别项目更是先斩后奏,搞计划外施工,增加项目未按程序批准,在财务管理和内部控制上存在着薄弱环节。  (二)建设资金到位不及时  学校申报基建投资计划时,其申报年度自筹计划往往大于学校财务支出计划,这就从根本上导致了自筹资金不能及时到位。为了加快基建工程的进度,又往往在资金不到位的情况下就开工建设,没有很好地处理拨款、自筹和贷款之间的关系。  (三)工程结算出现超预算较多  在学校基建工程中,施工单位在工程结算上超

4、预算问题比较突出,主要有:多计工程量(主要是隐蔽工程)、多计材料、设备价格和数量,设计变更增加部分通过现场签证重新计入,而变更减少部分未作调整,重复计算费用等。  (四)基建财务报表虚报和少报基建投资完成额  部分学校在年终财务决算时往往根据实际完成数与计划投资的差额作一些账务调整。如果是超额完成投资,就将其超额完成的部分暂挂“预付工程款”或“应付工程款”等往来账处理,待下年年初再予调回;如果没有完成投资额,就将其差额部分以虚假附件或根本无附件虚报投资完成额,挂“在建工程投资”和“应付工程款”等科目。这样做的目的主要是为了不影响下年度的上级拨款,同时也为了年终决算报表的顺利

5、通过。    二、完善学校基本建设投资管理的内部控制    针对学校基本建设特点和存在的问题,根据山东省电力学校和周边高校新校区建设的情况,笔者认为应从以下几个方面加强和完善基建投资管理的内部控制。  (一)建立和完善内部制度的控制  制定基建项目招标管理规定,基建工程质量管理规定,工程监理管理规定,基建材料采购管理规定,设计变更、设备采购管理规定等一系列内部控制制度。这些规定经有关部门和学校领导讨论通过后,由纪委、监察、审计、合同管理等职能部门组成检查小组对基建管理制度的执行情况进行定期检查和监督,以确保基建管理工作的顺利进行。&#

6、160; (二)加强基建的预算控制  学校应成立以主管校长为首的基建财务领导小组,小组成员应包括校党委会成员及各职能部门的行政负责人,特别要有财务、审计、政策研究室、国资办、基建办、规划办等有关职能部门领导参加。财务领导小组负责编制学校的基建预算,并制订年度基建计划。在编制学校预算时,一方面要“量入为出,收支平衡”;另一方面要“积极发展”、“贷款建设”。但学校实施基建计划必须做到建设规模要适度,结构要合理,经费来源要可靠。通过预算控制解决基建投资计划变更较大、不能严格按基本建设投资规模操作的问题。  (三)实行经济责任制控制  根据学校有关规定,学校的财务工作实行

7、校长负责制,设置总会计师的学校由总会计师协助校长全面领导学校的财务工作。按照学校的领导体制和机构设置,经济责任制的层次可分为:校长、总会计师或主管副校长、财务处长、二级单位财务负责人和基层财务人员等若干层次,这些层次的人员组成一个职责明确、相互制约、各负其责、运行有序、共同实现学校财务管理目标的工作机构。校长是该机构的管理者、指挥者、协调者和督促者。  (四)加强基建招标管理的控制  学校基本建设项目应按照国家有关规定进行招投标,但在实际操作过程中存在一些人为因素,导致评标过程缺乏公正、合理、透明的程序,往往几个人甚至一个人说了算,招标工作很容易成为少数人自身利益分割的平台

8、,由此出现了在同等条件下不选质优选质劣、不选价优选价劣的现象。学校应成立招标领导小组,建立招标专家库,以监督基本建设项目招标工作。招标领导小组以分管校领导为组长,由审计、监察、财务、政策研究、基建部门等负责人组成,主要负责学校基建项目的具体招标工作、审定招标方案、考察和确定投标或邀标单位、审查评标结果。招标专家库由具有基本建设相关专业资质并在省招标中心注册登记的专业人员组成,负责向基建招标领导小组提供专业技术支持,并代表校方作为基建项目招标评委。 (五)严格实行合同会签控制  学校基建项目应严格合同管理,签订的合同条款内容要全面、文字表达要清楚,特别是合同价形式、物价浮动因素、政策调

9、整因素、双方的承诺及主材的供货方式等都应在合同中明确,以便在合同履行中控制价格。学校还应成立由法律顾问、审计、监察、财务、基建部门等负责人组成的基建合同会审小组,会审小组提前介入,从源头参与,保证招投标工作公正、公开、公平进行,防止弄虚作假、暗箱操作现象。在合同会签过程重点控制以下内容:1.审查招投标程序的合法性及操作的规范性:招标、评标、定标实行三分离原则,避免开标、评标、定标过程的主观性、随意性。2.审查投标单位资格和条件的有效性:防止无资质或低资质等级的施工单位承包工程,应通过市检察院对投标单位的资质及行贿犯罪记录进行查询,防患于未然。3.审查招标小组评标办法的合理性:评标办法是评价投标

10、单位的综合指标,审计人员应分析它是否涵盖了业绩、信誉、工期、施工能力(装备、技术、方案、管理、安全)、质量标准、结算方式等关键内容。4.审查工程标底的客观性:审计人员应对标底的工程量计算、定额套用、取费标准、材料价差等内容严格把关,以确保其客观、合理。  (六)实行造价审计控制  对工程决算实行“初审、终审”二审制度,严格控制工程成本。聘请合格的工程监理公司和跟踪审计单位,实现工程建设的专业化管理。初审是由工程监理公司、跟踪审计单位、学校基建处工程管理人员和预决算人员对施工单位报送的原始资料如图纸会审纪要、设计变更记录、现场隐蔽工程记录等的真实性、完整性进行检查。同时对工程

11、量的计取、定额套用是否与标书中要求一致,以及甲方所供设备、材料有无重复计算等进行审查,为降低工程成本把好第一关。终审是学校审计处通过招标,选择有资质的中介事务所对工程进行跟踪审计和造价审计,并出具审计报告,财务人员据此作为结算依据。       10-03-06 10:19:00     编辑：studa090420三、完善学校基本建设财务管理的内部控制    在学校基本建设方面,财务部门要做到管理规范、运作有序、监督有力、管理科学,就要建立健全各项财务规章制度,严抓内部控制制度。&#

12、160; (一)单独设置财务管理机构,建立会计岗位责任制,达到相互制约的目的  学校应建立、健全与基本建设资金管理任务相适应的基建财务机构,配备具有相应业务水平的专职财务人员,具体负责基本建设资金管理并保持相对稳定。学校应单独设立基建财务部门并科学设计内部业务流程和岗位,对资金的申请、拨付,会计凭证的填制、账务的处理,印鉴的保管以及票据管理等按照不相容职务相互分离的原则,建立全方位的内部控制体系。同时,还应公开办事程序、办事制度及原则,接受群众监督。  (二)制定完善的财务规章制度  基本建设资金报销程序及审批权限管理办法对报销程序及审批权限作了明确规定:大额资金

13、的支付除提供合同外还应提供各监督部门、各级校领导签批的工程支付款会签单,进度款的支付要提供由施工管理人员、预决算人员、监理人员、职能部门负责人签字的工程进度会签单,其他费用支出按规定标准实行定额控制,严格审批手续,避免或减少不合理支出。  (三)加强施工过程管理的控制,建立一套完整的内部监督体系  为确保学校内部会计制度的切实执行,学校内审计部门应会同基建管理部门、监理公司、跟踪审计单位定期检查工程建设的过程管理,以及时发现内部控制中的漏洞,并针对出现的新问题和情况及执行中的薄弱环节及时修正或改进控制政策,做到有章可循、违章必纠,以提高会计信息质量。在具体的过程管理中还应重

14、点控制以下内容:1.重点控制直接费用的工程量计算和定额单价的套用。工程量不按规定计算,导致工程量增加或减少;错套定额,导致实际工程项目内容与定额内容不符。2.控制变更项目的真实性。在计算这部分工程时要按照甲、乙双方提供的设计变更图纸、临时用工、变更用材、增减项目记载表,跟踪审计人员与现场管理员、监理工程师一起到施工现场勘察,对内容不详的要实地测量工程量,核对与设计变更的内容是否相符,变更内容所套项目不正确的要当场纠正、予以修改并做好签证手续。3.控制材料差价的合理性。(1)要核对材料参考价格的选用与图纸设计是否相符,与市场价格是否相近。(2)在审查这部分决算时应注意材料参考价与实际供应价发生的

15、价差,只调整供应价格的差额,其差额列入工程决算内,不再另计取各项费用。(3)控制工程量。在基建工程审计中,审计人员对总工程量、定额套子目后,对工程量有疑义的要向基建部门和施工单位征询,同时,指出存在的问题及修正的意见。然后,审计部与基建部门和施工单位一起讨论、分析、研究并取得一致意见,再调整工程决算的审计结果。(4)控制施工材料的优劣。基建工程所用材料的优劣直接关系到工程质量的好坏,在基建工程中,钢筋、水泥(混合)砂浆、砖等主要建筑材料尤为重要。要严格把好主材检验关口,为确保工程质量,主材要有出厂合格证,并抽出一部分送到市质检局检验。  (四)加强工程款的及时核对  学校财

16、务部门要会同基建管理部门、工程监理、施工单位等部门定期核对工程款的支付情况,防止因工期长、付款次数多而出现错误。对工程尾款的支付,要建立工程、物资质保金支付巡签单程序,要由资产、工程管理部门、合同承办部、合同管理部门、审计部门等相关部门根据使用情况和合同管理情况签署支付款意见,再由财务部门支付工程质保金。   【主要参考文献】  1 周惠珍.投资项目评估(第三版)M.东北财大出版社,2005(07).  2 审计部.电网建设工程投资审计业务指南S.2006(11).  3 第三届全国会计知识大奖赛辅导讲座M.大连出版社,20

17、07(05).  4 经济法律部.国家电网公司系统规章制度汇编G.2008(04).  5 我国企业内部控制规范体系建设的重大突破J.财务与会计,2008(08).  6 家电网公司会计核算办法培训教材M.中国电力出版社,2007(10).     10-03-06 10:19:00     编辑：studa090420三、完善学校基本建设财务管理的内部控制    在学校基本建设方面,财务部门要做到管理规范、运作有序、监督有力、管理科学

18、,就要建立健全各项财务规章制度,严抓内部控制制度。  (一)单独设置财务管理机构,建立会计岗位责任制,达到相互制约的目的  学校应建立、健全与基本建设资金管理任务相适应的基建财务机构,配备具有相应业务水平的专职财务人员,具体负责基本建设资金管理并保持相对稳定。学校应单独设立基建财务部门并科学设计内部业务流程和岗位,对资金的申请、拨付,会计凭证的填制、账务的处理,印鉴的保管以及票据管理等按照不相容职务相互分离的原则,建立全方位的内部控制体系。同时,还应公开办事程序、办事制度及原则,接受群众监督。  (二)制定完善的财务规章制度  基本建设资金报销程序及审批

19、权限管理办法对报销程序及审批权限作了明确规定:大额资金的支付除提供合同外还应提供各监督部门、各级校领导签批的工程支付款会签单,进度款的支付要提供由施工管理人员、预决算人员、监理人员、职能部门负责人签字的工程进度会签单,其他费用支出按规定标准实行定额控制,严格审批手续,避免或减少不合理支出。  (三)加强施工过程管理的控制,建立一套完整的内部监督体系  为确保学校内部会计制度的切实执行,学校内审计部门应会同基建管理部门、监理公司、跟踪审计单位定期检查工程建设的过程管理,以及时发现内部控制中的漏洞,并针对出现的新问题和情况及执行中的薄弱环节及时修正或改进控制政策,做到有章可循、

20、违章必纠,以提高会计信息质量。在具体的过程管理中还应重点控制以下内容:1.重点控制直接费用的工程量计算和定额单价的套用。工程量不按规定计算,导致工程量增加或减少;错套定额,导致实际工程项目内容与定额内容不符。2.控制变更项目的真实性。在计算这部分工程时要按照甲、乙双方提供的设计变更图纸、临时用工、变更用材、增减项目记载表,跟踪审计人员与现场管理员、监理工程师一起到施工现场勘察,对内容不详的要实地测量工程量,核对与设计变更的内容是否相符,变更内容所套项目不正确的要当场纠正、予以修改并做好签证手续。3.控制材料差价的合理性。(1)要核对材料参考价格的选用与图纸设计是否相符,与市场价格是否相近。(2)在审查这部分决算时应注意材料参考价与实际供应价发生的价差,只调整供应价格的差额,其差额列入工程决算内,不再另计取各项费用。(3)控制工程量。在基建工程审计中,审计人员对总工程量、定额套子目后,对工程