如何提高员工工作效率(2)

1、如何提高员工工作效率一个杰出的治理者， 最大的的责任是将人力资源转变 为人力资本，使其成为不断增值的财富，源源不断地创造出价值。绩效治理的真 正目地是员工工作怠慢，有企业的原因，也有个人的原因，当公司的员工感觉自己很 累，做事情也变得没有先前那样的积极， 没有了当时的冲劲与激情时，作为企业 管理者，可以给员工什么帮助，提高他们对工作的热情呢？ 员工产生工作倦怠，从组织层面分析，有以下原因：1、工作分析不到位，有人没事干，有事没人干，遇到职责界定不清时就临 时抓人来做，用部分人的努力和贡献掩盖了另一部分庸才；2、绩效考核流于形式，或指标设计不合理，量化程度不够，不能客观体现 绩效，干好干坏一个样

2、，干与不干一个样儿；3、绩效结果应用不科学，和薪酬结合比例不大，不能奖勤罚懒；和培训及 职业生涯规划脱节，员工看不到前途；4、用人机制老化，能进不能出，唯资历论，人才上不去，庸才汰不出；5、企业价值观不清晰，宣贯不到位。 重新审视岗位描述哈佛大学公共卫生学院教授、组织心理学家大卫 伪口维奇博士认为重燃员工 的工作热诚与激情的方法，应该从重新审视岗位描述开始。如果员工产生工作倦怠的原因是由于企业管理混乱， 工作职责不清，管理者应从 业务流程梳理开始，重新进行工作分析。如果企业没有规范的业务流程的话， 也 不妨在工作分析之前建立规范的业务流程标准文本。业务流程是由输入、处理过程和输出构成的，输入是

3、流程上一环节的结果， 同时构成本环节的客户需求，处理过程和输出构成了岗位的工作内容。 对每个节 点进行分析的过程就是确定各岗位工作内容的过程。对节点分析的内容进行汇 总，则构成了岗位职责。同一岗位可能参与到多个相关流程之中， 将企业流程中 涉及到某一岗位的所有节点的工作内容汇总起来就构成了该岗位完整的职责。同时，管理者在进行业务流程梳理和工作分析的时候， 一定要与员工进行充 分的沟通，让员工参与到业务流程梳理和工作分析中来， 邀请员工参与讨论和制 订他所在岗位的岗位描述。这样既能帮助HR更好地完成岗位描述，同时也了解 员工的职业发展空间。HR还可以问一问员工，他们最想做什么工作。最好让员 工知

4、道，要提升到理想的职位做自己想做的事情， 他们还需要什么样的经验、技 能和知识。这样，既明确了工作职责，同时又帮助员工进行了合理的职业规划， 为他们设立 了工作目标。优化用人机制流水不腐、户枢不蠹，在企业中，建立能上能下、能进能出的用人机制， 让能者上，庸者下，营造优秀人才脱颖而出的良好氛围，调动员工工作激情。 某公司一个生产部门连续三个月产量、 质量下降，员工主观能动性大大降低，敷 衍应付。针对上述现象，该公司 HR与领导沟通一致后，召开全体会议，主要内 容三项：1、生产部裁人1/4,依据是三个月的绩效及工作表现；2、动态用工：优秀员工、合格员工、在岗培训员工、下岗培训员工，四种状 态动态调

5、整；3、宣传企业高层思路：战略发展目标是既定的，会坚定不移的朝着这个目标 努力，不超这个方向发展，企业就没有出路，故员工要打起十二分的精神紧紧跟 随不要掉队，掉队就意味着被淘汰，为了保障 60%70%多数员工的利益，企 业会毫不犹豫的把掉队的30% 40%舍弃。这样做的效果非常明显，3/4的员工的产量和质量比以前全部员工提高了一 大节，各项管理逐渐规范，员工落实工艺技术规范、主动提高技能的意识大幅提 高。将裁掉员工的薪酬分配到现在员工身上， 薪酬提高1/3,促进了工作积极性。 要想让动物园的鹿群保持健康的精神和体魄， 需要在鹿群里放入一只狼，管理人 员需要考虑的是如何把狼放进去。岗位轮换管理大

6、师、双因子激励理论的创建者弗雷德里克 嬲兹伯格认为，激励员工 工作有三种方法，即轮岗，拓宽工作职责范围和交付员工更有挑战性和更有难度 的工作。通过改变员工工作的内容、工作量和工作方式，为员工带来新鲜感，刺 激他们身上已经麻木的神经，让他们在变化和压力中重新活'过来。一位管理学家说：如果你让员工干得好，就得给他一份恰当的工作衡量一份工作对一个人是否恰当，关键看他是否有兴趣、有热情。盛田昭夫从索尼公司的 管理实践中清醒地认识到，如果员工能够选择自己喜欢做的事，就会精神振奋， 更加投入。索尼公司的内部小报上，经常刊登各部门的 求人广告”，员工可以自由而且秘密 地前去应聘，他们的上司无权阻止。

7、另外，公司每隔两年便让员工调换一次工作， 特别是对于精力旺盛、干劲十足的员工，不是让他们被动地等待工作变动， 而是 主动给他们施展才华的机会。这样的岗位轮换，激发了员工的工作热情，为人才 提供了 一种可持续发展的机遇。工作丰富化有些不能轮换的岗位，可以通过目标多样化、工作丰富化来激励员工的工作 热情。工作丰富化与工作扩大化、岗位轮换不同，它不是水平地增加员工工作的内容， 而是垂直地增加工作内容，通过对工作内容和责任层次的改变，让员工更加完整、 更加有责任心地去工作，使员工得到工作本身的激励和成就感。1、增加员工责任。不仅是要增加设计本身的责任，还要增加其控制产品质 量，保持生产的计划性、连续性

8、及节奏性的责任，使员工感到自己有责任完成一 个完整工作的一个小小的组成部分。同时增加员工责任意味着降低管理控制程 度。2、赋予员工一定的工作自主权和自由度，给员工充分表现自己的机会。员 工感到工作的成败依靠他的努力和控制， 从而认为与其个人职责息息相关时，工 作对员工就有了重要的意义。实现这一良好工作心理状态的主要方法是通过完善 岗位（或耳R务）说明书明确各岗位的职责，给予员工工作自主权。同时还跟员工心 态有关，要打破怕承担责任的心理。3、反馈。将有关员工工作绩效的数据及时地反馈给员工。 了解工作绩效是形 成工作满足感的重要因素，如果一个员工看不到自己的劳动成果， 就很难得到高 层次的满足感。

9、努力克服有考核无反馈现象，那样还不如不考核。反馈可以来自 工作本身，来自管理者、同事等。4、考核。报酬与奖励要决定于员工实现工作目标的程度。5、培训。要为员工提供学习的机会，以满足员工成长和发展的需要。不要因 培训而培训，成为培训的奴隶和员工的负担。6、成就。通过提高员工的责任心和决策的自主权，来提高其工作的成就感。营造绩效导向企业文化企业如果要建立一种绩效导向的文化氛围，就必须把人力资源管理相关制 度岗位安排、工资报酬、职位提升、降级、降职及解雇等看成是企业真正的 控制手段”，建立科学合理的绩效机制下的严格奖惩，通过企业的各项决定向企 业中的每一个成员表明，企业真正需要的、重视的、奖励的是什

10、么；企业不提倡、 不赞成的是什么。奖要重奖，罚也要罚的心惊肉跳。同时，企业应该对员工的工作目标给予重视， 对他们所做的工作给予反馈，并帮 助其成长，当员工知道自己的工作表现优缺点在哪里， 绩效管理也就成功了一半。 其它除了文件的记录、分数的评核等外，绩效管理制度还要与企业的培训、晋升、 薪酬链接起来。因而，要想绩效管理取得明显的效果， 企业必须自上而下针对绩 效管理问题加强培训、及时沟通。在良好的企业文化氛围内，员工的贡献能够得到及时的肯定、 赞赏和奖励，从而 使员工产生极大的满足感、荣誉感和责任心，激励员工以极大的热情投入到工作 中。1、员工要有目标意识一个有理想有抱负的员工，一定会为自己的

11、人生设定出长期、 短期目标。为 了使这些目标实现，他就会充分做好生涯计划。具体地说，就是处理好自己衣、 食、住、行等各方面的生活。一般说来，员工需用确立的人生目标可分为三种。其一是达成目标。对公司来说，是指营业额需过多少？或业绩要达到多少？至于一般员工，则是指何时要结婚成家？何时要考取什么资格、 执照之类的东西。其二是向上成长目标，就是追求比现在还要好的目标。譬如一个人的人格、性格、领导力、人际关系等，并没有所谓的终点站，而是要不断精益求精，追求上进即向上成长目标。其三是经检目标，即将亲身的历练放在很重要的位置， 再依此设定目标。因为一般人是靠经验来促进自身和成长， 所以，想要有什么成长，就需

12、要先有什么经验了。如果你以经验为目标，就要争取多岗位练习的机会，最后确定最适合自 己的岗位设定人生目标的时候要尽可能明确，但同时也要高瞻远瞩、高屋建领。2、制定你的工作目标在工彳时，员工不可忽略的首要问题是确立目标.工作上没有目标，就等于马 拉松赛跑没有终点线.因为，工作目标是一切工作之基石，所有工作之根本。无论 工作的条件或内容怎样，但在制订目标时，都必须遵守一些原则。这些原则即具 体性、计量性、期限性。在确立目标时，必须制订具体计划，也就是使用可以计 量的数字予以表示，然后确定完成的具体期限。在制订长期目标时，事先应该考虑最终目标、阶段性目标和措施目标三项要 素。最终目标，即最终要达到的目

13、的地；阶段性目标，即每一个阶段要实现的短 期计划；措施目标则是为完成阶段性规划的具体措施方案。 没有目标就不会有成 功。员工应该养成制订切实可行的目标， 并力求速度快、高效率的付诸行动的良 好习惯。因此，为了切实地完成工作，员工必须为确定目标，实现目标而不懈努 力。如能像上述那样，明确地将目标分为长、中、短三阶段，那么实现目标就更 容易了。“在制订计划时，我追求的是什么呢？以什么目标开展业务活动呢？. "要认真想想这些问题，然后条款清晰地记录在卡片上， 根据自己所处的 立场，将你对所有的问题的看法，真实的记录下来。在记录中，对你认为需要三 年多方能完成的项目写上“长”字， 对三之内即

14、可完成的项目标上“中”字； 一 年之内就能完成的项目标上“短”字。 因上述目标不可能同时实现，故需要确定 实现目标的先后顺序。我们在具体实施时应该这样做：首先在标有“短”字的项目中选择三个最有 价值的，然后以同样的方法，根据目标内容的重要程度，分别在中、长期项目中 各选出三项，计为九项。有趣的是这些内容之间大多具有相关性，只是表现方式 不同罢了，有的具体，有的抽象。综合上述内容，并联系起来，最后选择三个目 标。既已确定了目标，今后努力的方向也就明确了，继之便是坚定不移地干到底， 最终一定能战胜困难、挫折，胜利地实现目标。3、制订你的工作计划在完成一项任务或目标之前，员工必须先做好计划，没有计划

15、地进行工作，只会产生“浪费、忽高忽低、不合理”的涣散局面。消极的态度必然会导致工作 上的失误。计划是一门技术，如按照计划进行训练，再艰巨的目标也能完成。关 键在于你是否坚持。鉴于计划的重要性，希望大家务必掌握这门技术，并请牢记 制订计划的五要素。(1)确立目标：没有目标的计划是毫无意义的，空乏无力的。为什么要确 立目标呢，最终要达到什么样目的呢？弄清上述问题是制订计划应具备的最起码 的先决条件。(2)掌握是否具备实现目标所必需的条件：人力、财力、物力、时间、信 息等等。这些条件自然要受实际情况的限制。 所以必须事先搞清楚实际情况对上 述条件限制到什么程度。(3)实现目标的方针、政策：在制订方针

16、、政策时，一个有效的方法是广 泛征求上级、前辈及下属等人的意见、建议。(4)制订方针政策的具体安排：方针和政策一经决定，应马上做出安排工 作。尽量发挥主观能动性、启动脑筋、考虑采用哪些方法才能使既定方针和政策 变为实际的行动。（5）力求方针、政策的完善：方针和政策是行动的指南，所以，要经常修 改。为了提高方针、政策的质量，应时刻具备问题意识，发现问题并积极改进。逐条对照五要素提出的要求，以期订出一个细致、周密、完美无缺的计划来。 还有，因为人们制订的能力不一，与能力较高的员工共同磋商制订的有关问题， 是制订计划时必须灵活掌握的原则。（1）事先认真考虑：失败并不都是成功之母，有时也会出现连接失败

17、的情 形。最明智的办法是，在开始制订计划认真考虑，这样才可以防患于未然。（2）牢牢掌握目标：考虑通向目的地的最佳途径，否则会出现意想不到的 糟糕结果。（3）尽量将计划订得大些：计划也要强化自己的信念，并要比常识性目标 定得高。（4）动用脑筋积极思考：“ xx能成功吗？” “如何干才好呢？”以这种 积极的观念去思考。4、促进任务完成的“ 5 W H法则”“5WH法则”即 “W hy、What、Who、When、Where、How。这些法 则，我想在部分员工都知道，但能熟练地支配并善用的人却很少。 员工如果有在 完成任务的过程中，能积极并善用这些法则，其作用是可观的。下面叙述“5 W H”的详细内

18、容：（1） Why （为什么-理由、目的） （2） What （什么 情况、 材料、钱财、资讯）（3） Who （谁- 人）（4） When （什么时间-时间、时期、期间）(5 ) W here (什么地方场所）（6） How（怎么样实行的方法）在实际工作中，要认真思考并灵活运用上述法则的各项内容。 除此之应掌握 以下几个要领。1. Why （为什么）.有必要吗？.调查了吗？ （2） What （什么）.什么 是必要的？.什么可以使用？ （ 3 ） Wh0何人）.谁最适合呢？.应答应谁呢？.请 谁合作好呢？ （4） When（何时）.什么时候开始好？ .什么时候完成？ .什 么时候最合适？ （

19、5 ） Where何地）.在什么地方最合适？ .放在哪里好？ .在 哪里可把东西弄到手？（ 6） How（怎么样）.怎样干好？.怎么决定呢？.怎么处理好呢？ 对上述疑问，如能有令人满意的回答，就标上 OK（很好），如果 得不到正确的答案或回答是否定的，就需进行处理。比如说做为一个咨讯人员， 有整理资讯时的基本态度必须以“这个咨讯是否有用呢？”这一判断为基础。在过去的三年里，如这份资讯只用一次便不再使用， 就应断然地处理掉。即使不是 三年而是一年，如资讯使用情况与上述情况类似， 也同样要处理掉，关键是必须 根据“资讯是否有用”这一观点作正确的判断。5、遵循工作流程每一位员工到公司上班，脑子里应时

20、时刻刻存在有工作要依循目标一计划一 实行一评估的流程来进行。所谓目标，是指明确地了解工作的目的何在？到何时、做到何种程度将能达到 所设定的目标。计划是指想些方法，以更有效的做法促使目标如期达到。实行或称之为执行，这方面应该注意的有：（1）依据计划来正确、迅速地去执行（2）严守完成日期(3)不能照预定进度而不得不变更计划时，一定要向上司报告并接受其建议，千万不可独断独行。(4)做到一半发生疑问时，一定要与上司商量。至于评估，则需考虑以下几点：(1)如果进行得不顺利，其原因何在？(2)如果进行得顺利时，为何那么顺利？以及再确认一下其成功的原因。如果做事情都经过上述流程的话，就能自由的掌握住工作的全

21、盘性。 尤其是 组织的工作，必有其纵向、横向流程，每一位员工，脑子里必须时时存在着目的、 背景与其他事情的关连性等观念，事情才能做到正确无误。你的员工是否在上班的时间无精打采？那么， 试着对办公环境进行一些改善或是 改变吧。实践证明，通过使办公环境整洁有序，公司可以提高员工的工作效率，提升员工的士气。本文分四个部分：一、影响工作效率的8种通病及其对策二、快速治理办公室混 乱局面的5种方法三、利用科技改善工作流程四、10种良好的工作习惯一、影响工作效率的8种通病及其对策每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作 这并不奇怪。而令

22、人惊讶 的是，许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后加以改进。1、过时的技术设备过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名 用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。怎样判断技术设备是否过时呢？ 一条通用的准则就是， 如果你的计算机不能运 行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。2、工作空间安排不合理花上几天时间观察公司

23、的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率 低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本 从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。3、效率低下的文件管理制度文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件最类， 以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。4、未加管制的信

24、息流由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低 工作效率。减少工作中分散注意力的信息数量。 退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电 子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。 在办公室时关掉移动电 话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。5、组织拙劣的会议召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率， 打击员工的士气。经常会发 生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题， 结果会期拖得过长，决定 未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式

25、解决。如果确实需要开 会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有 跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。6、低于标准的研究资源依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的 劳动0只订阅那些员工真正会去看的出版物， 鼓励员工使用更有价值的搜索工具。 也就 是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外， 寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作，看看能不能找到光盘版 一一这样搜索起来就非常方便快捷。7、干扰许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关 门

26、的声音都会降低整个办公室的工作效率。重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。8、混乱许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点 一一没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也 可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。 将用不着 的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。二、快速治理办公室混乱局面的 5种方法书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经常 绊倒人如果你

27、的公司的办公室是这个样子，那么，你就得改善一下办公室的管理了。采取以下5个步骤，营造出高效率的办公环境。1、将不常用的东西转移到其他的地方随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。 过期的文件、不用的 信笺、从来不开的台灯不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东 西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。2、将过期的文件加以清理存放没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜 瘦身”一过期文件加以 清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就在此列。这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。3、注意你的电脑显示器在电脑显示器占据你的桌面

28、时，要释放更多的空间是比较困难的。 一个选择是使 用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用LCD显示器， 它只占用的空间只有CRT显示器的三分之一。4、充分利用办公空间如果办公场所狭小，就要想办公充分利用每一寸空间。 可以将架子安到墙上，桌 子下面可以用来放文件或电脑主机。 如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多 种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。5、扔掉旧的阅读材料你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们 扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要 的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的

29、阅读和清理 的周期。三、利用科技改善工作流程从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助员工更快更聪明地进行工 作。以下5种方法可以使公司的运作更为流畅：1、管理职能自动化许多公司将原来靠人工完成的管理职能 如给员工打考勤、管理支出表格等交 由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息所用的时 问，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化还能 减少人工操作所造成的不可避免的错误。2、改进公司范围内的信息共享电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息， 这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济。通过这种方法，公司可以对市场变化作出快捷的反应， 员工也能快 速

30、地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案，减少文件归档、 存放的负担。3、共享信息资源将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看 到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序 将开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时 问后再逐个通知。通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能 够立即满足客户的需求。4、快速、便宜的沟通交流即时讯息工

31、具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长 途电话或是召开电话会议。5、实时在线协作驻外工作人员也能够来到网上会议室， 编辑文件或是进行演示。例如，利用微软 公司“bCentral提供的 共享观点团队服务” (SharePoint Team Services),员 工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改， 还能够建立文 件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。四、10种良好的工作习惯一天的工作什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是永远没完甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，员工要学会在工作时保持高效，从而得以在合理的时间离开 办公桌。如果做不到这点，就会精力不济、创造力低下，最终危及健康。用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。1、每天都以计划开始在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头 15分钟用于写下任务清单。 写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成的,哪些工作是今后 几天内在完成的，哪些是长远的目标。