浅述外企文秘素质

1、浅述外企文秘素质浅述外企文秘素质随着我国社会主义市场经济体制的不断完善和对外贸易的快速发展，商务秘书队伍迅速壮大，已经成为我国经济建设中不可缺少的重要力量。商务秘书是在工商企业从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。全球一体化进程日益加快，要求商务秘书熟悉并运用经济规律和国际准则，能够卓有成效地将其专业素质、工作经验、综合能力等整合运用在商业运作中。一、文秘的概述及近年来外企的发展对文秘的影响1.1 文秘的概述在现代语言中， 对秘书的解释是多种多样的。 现代汉语词典对秘书的解释是：掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。国际

2、职业秘书协会对秘书的定义是：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给与的权利范围内做出决定。外企秘书又指涉外秘书，也有称行政助理、行政秘书的。在外商独资企业中， 涉外秘书常称为 “ private secretary ”此处的“ private ”一词，并非解释为“私人” , 而是解释为“专业” 、 “专职” . 在外商独资企业中，受公司人事部门委派，去某一上司手下工作，接受该上司的直接指挥，而服务、服从于公司整体利益的秘书，其酬金由公司支付，即某一上司的专职秘书。1.2 外企的发展及形势

3、当下的全球经济危机，我国很多企业都面临着裁员和倒闭的危险。可想而知作为国际经济的枢纽，外企遭遇了金融危机的重创。所以作为外企现应解决的是积极采取应对措施，迎接金融风暴的挑战。尽管金融危机给外企带来了巨大的影响，但是外企中员工所积累的应对挑战的经验与工作能力是非常宝贵的。正所谓“经济危机，危中有机” , 经济危机带来的其实未尝不是中国发展的新动力与新机遇。1.3 外企发展对文秘的要求及影响面对经济危机对外企的影响，文秘作为外企的一份子，应具备的不只是有着高学历，更应有着出色的工作能力和职业理念，同时应有着高抗风险能力和与国际接轨的素质。二、外企文秘应具备的素质2.1 外企文秘要有很强的工作能力2

4、.1.1 文化基础知识秘书部门处于各个社会管理组织的枢纽地位，工作头绪多，接触面广，加之它的相当数量的工作是属于辅助领导者实施领导工作的，大都带有综合性和全局性，这就要求秘书人员必须具有较为广泛的知识，特别是要有与其所辅助的领导者的管理范围相适应的知识。而作为一个外企的文秘势必接触不同国家的贸易人事，这时拥有一口流利的国际通用语英语是十分重要的。同时作为一个出色的外企文秘应了解外国文化风情（即相对应国家 的文化知识） ，例如其喜好和禁忌。2.1.2 信息处理（ 1）电话处理接打电话是秘书日常工作的一个重要内容，秘书每天都要通过电话进行大量对内、 对外联络。 在电话交流中， 人们虽未谋面，看不到

5、对方的表情和举动，但能感受到对方的态度和声音。所以接打电话是社会组织展示自己社会形象的一个重要窗口。（ 2）文案处理秘书的文案工作是指各种文案的制作，编辑、处理、整理。广义上讲，文案还包括从文案形成到办理完毕，单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共同参与的一系列工作。文案工作对于保证机关组织政务畅通，文件办理准确、及时、安全具有重要作用。文案工作要求及时、准确、安全、精简和统一。2.1.3 会议安排会议是实行集体领导的基本方法之一，它是集思广益、交流信息的重要方式，也是协调关系、解决矛盾的有效手段。所以作为一个合格的文秘在做好会议安排时应遵循细致周密、 综合协调、灵活机动和热情礼貌的原

6、则。2.2 外企文秘要锻炼较强的交际能力2.2.1 展会服务作为一家外企，参加展会是十分必要并常见的。展会是通过实物、文字、图表来展现成果、风貌、特征的一种推介形式，是一种既有市场性也有展示性的经济交换形式，是综合运用多种传播手段的公关专题活动。它是吸引投资者和合作者目光的有效方式。秘书要提供最佳服务，积极配合领导运用科学决策、规划、组织、沟通和控制手段，以最佳的时间，最低的成本和最高的效率，合理配置展会资源，实现展会活动目标。2.2.2 外商接待外企时常要接待来自不通国家和地区的商人， 在接待工作中，秘书要平等对待每一位外商，并且要有礼貌、热情周到、精简务实、确保安全和讲求时效。要给每一位外

7、商留下美好的印象，充分展现一个有素质、高文化的现代顶尖秘书。2.2.3 商务交际（ 1）秘书的一般社交礼仪秘书社交礼仪可以展示秘书人员良好的素质，它有助于增强秘书人员的沟通与协调能力， 也可以帮助秘书人员改善组织形象。所以秘书在社交中应表现的彬彬有礼，学会接受对方、重视对方和赞美对方。并要求秘书人员的仪容礼仪的规范身体部位无异物、 无异味， 要勤修理、 勤修饰。 在化妆时要遵守淡妆、 庄重、 协调和美化的原则。（ 2）秘书在社交中应具备的知识在相互交谈时，应当注意中外习惯上的差异。例如外国人见面打招呼常用“您好！” “早上好！” “晚上好！ ”等等。而我们却常用的“上哪儿去啦？” “干什么去？

8、”等，外国人一般不用。有的人在交谈时，一心只讲自己感兴趣的事情，而不问别 人是否感兴趣。这容易引起别人的反感，最好是相互交谈。在交谈时，应面向对方，注意倾听对方所谈；不要轻易打断别人的发言，也不要左顾右盼，目视别处。别人正在交谈， 不要凑前旁听； 如果你有意参与他人谈话，则应视情况相机加入，不可勉强。谈话现场超过三人时，应适当照顾所有在场人员，不要只同其中一二人攀谈，而冷落其他人。2.3 外企文秘应具备与领导相处的能力作为领导身边的人，秘书有更多的沟通和展示自我的机会，也和领导有更多的非工作性质的社交活动机会，因此他们比普通职员和老板的关系更融洽。但是，凡事有两面，秘书工作的点滴失误也发生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并没有时间顺序，而秘书要分清轻重缓急，庆典安排、展览会、记者见面会、座谈会、客户会见等，哪个在先哪个在后，如何为上司安排，全看秘书的眼力见儿了。一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通，赢得老板的信任并与之愉快相处，这是秘书必须具备的基本职业素养。秘书在做好领导左右手的助理工作中，更多的是发挥顺风耳而不是长舌妇的作用。另外，领导性格各异，有的喜欢独自思考问题，有的喜欢同别人一起商量，秘书在参与老板管理决策的过程