浅述程序文件的编写

1、浅述程序文件的编写在建立HSE管理体系过程中，编写程序文件用时较多，占有重要地位。程序文件是 企业管理中科学的管理制度，必须强制执行，为此，程序文件必须具有较强的可操 作性和可执行性。笔者参与了中国石化管道储运公司的程序文件编写工作。取得了 一定经验，现总结出来，供大家探讨。1程序文件编写前的准备> '| . ° . I ,L八"a）收集和整理企业现行的管理规定。_b）确定并完善各部门的职责和权限，包括现有部门的职责和权限调查；列出需要调 整或补充的职责和权限的清单。! r I I"-""-I 1I -| 1c）落实程序文件编写的

2、工作组织；d）编制程序文件清单表； e）编制体系文件编写大纲2程序文件编写时应遵循的原则编写程序文件应执行5W+1H（则，即：What（做什么工作）；Wh0该项工作由谁去做，谁负责检查评价）；Where （该项工作在哪儿做）；When（亥项工作什么时候做）；Why（为什么要做该工作）；How（怎么去做，依据是什么）。3程序文件编写后应达到的要求I ,.； I I I':.>I J1 "I"乜"产a）指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。b）在每一个具体的程序文件中，列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和

3、输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确 I 1每个过程中各项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、为什么干、怎么干、如何控制及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。4程序文件编写过程中存在的问题4.1 与标准要求存在差距由于对中国石化集团公司企业标准如： 油田企业安全、环境与健康（HSE管理规 范内容理解不深，导致编写后的程序文件不能完全符合标准要求。4.2 职责划分不清楚.J" "由于程序文件编写人员对机关各部门岗位职责不熟悉，在编写前也没有严格按照程 序文件编写前的准备去做，导致职责划分不清楚

4、，平级部门职责没有涉及到，下属 单位的职责没有分层次描述，导致程序文件可执行性不强。_4.3 职责与所干工作不符'乂, f 1rxs'I -'| 1' J -| 1职责划分存在分歧时，应按照职责要求划分，将原来不正确的职责改正过来，如：教育培训应由人教部门牵头，专业部门配合，而不是专业部门单独负责。4.4 没有严格按照HSE1理体系十要素要求编写体系十要素要求：任何一项工作均要求有计划、实施、检查、改进内容，但在编写 程序文件时，检查、改进两项往往容易忽略，致使没有形成一套完整体系。4.5 相关职能部门参与热情不高各职能部门应积极参与到文件编写工作中，充分理解体

5、系要求，避免出现安全部门 独揽，为以后的体系运行埋下隐患。 f"4.6 程序文件罗嗦，层次不清楚 -" l' II一，_/厂"Jz在编写程序文件时，应尽量做到文件最小化、高效化，注重可操作性。在程序文件 中能说清楚的，不应再编写运行控制文件，相关联的内容或管理规定应纳入到一起 写，避免出现内容重复，更不能出现矛盾的内容。I 14.7 不能完全达到体系编写要求由于受到程序文件编写知识面、专业面的影响，编写的内容不深、不透、不全，对 关键问题没有交代清楚该项工作由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什 么、为什么干、怎么干及出现异常情况如何处理等。4.8

6、仍在沿用老规定国家发布新的法律法规后，企业应及时更新管理制度，将旧的管理制度替换。避免出现引用过时的管理制度编写程序文件。4.9 内容繁琐，叙述不清程序文件要求可执行性强，不能含糊不清，但是，在编写过程中，由于牵涉部门多, 往往说不清楚，在此情况下，宜用表格表示一些繁琐内容，使表达内容一目了然。4.10 有漏项* *J F I- _I 1I -I 1如在应急预案管理程序中缺少大的事故反应机制，只规范了传统应急预案的要求。应根据时代要求，增加洪水、地震、传染病等自然灾害方面的应急预案。基层单位 也不能只注重防火，而忽视职业中毒、触电、防洪等方面的要求。4.11 使用非专业术语如：在设备检修动火时

7、，要将动火点周围15m （最小半径）的下水井、地漏、地沟、电缆沟等内的易燃物清除，并封闭。不应简单描述为“严禁油气进入地沟内”，而 没有具体的防范措施。应描述为“为了防止油气进入下水井、地漏、地沟、电缆沟 内，导致油气集聚，遇明火引起爆炸，施工负责人应在开工前，组织施工人员用防爆工具将其内的易燃物清除，并在动火点周围 15m（最小半径）处进行封堵，确保施 工安全”。/J- / "4.12 时间没有量化，部门、规定含糊不清在文件中不应出现可能、经常、定期及相关部门、有关规定等词语，使执行者无法按照具体的内容执行，应按照由谁提出管理规定，谁提出要求，多长时间干一次等。如在公众场合经常见到

8、吸烟罚款 50元的警示牌，而在警示牌下抽烟的人 大有人在，原因就是没有明确隹去检查和监督，不履行职责如何处罚等。I 14.13 程序文件中没有完全体现危害识别与风险评估结果在危害识别与风险评估中识别出来的问题，职工不熟悉紧急情况下的急救方法，象 触电救护、心肺复苏救护等没有制定相应的培训措施。应紧密结合危害识别与风险 评估的结果，特别是应将识别出来的重大危害，在程序文件编写中体现出来。4.14 程序文件中的表格内容不全在实际工作中，为规范填写表格的单位和人员不负责任，每张表格均应填写单位、制表人、审核人、日期等。4.15 程序支持性文件即运行控制文件制定不全由于受到程序文件编写人员知识面、专业

9、面的影响，编写内容不透彻，没有将运行 控制文件写出；程序文件中已经牵涉到运行控制文件，由于在统计时工作人员粗心, 导致没有统计上来。因此，在确定运行控制文件时，应根据实际情况确定，应该制 定的运行控制文件不能落空。否则，在处理危害识别与风险评估中出现的重大危害 时，就出现了不应该有的漏洞。I -1I -I !4.16 运行控制文件与程序文件衔接不好运行控制文件是对程序文件中整个程序或某些条款进行的补充和细化，绝不能脱离 程序另搞一套运行控制文件，导致运行控制文件与程序文件之间无法衔接。5建议 a）企业如果已经建立了 IS09000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使 HSEf理

10、体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式十分类似，这些程序最好在原ISO9000或ISO14000程序基础上补充为好，不要单独另搞一套，增加企业的负担。b）企业分管负责人应有效介入到文件编写工作中，以便解决在文件编写过程中和审 核时发现的重大问题及跨门的问题，避免出现部门间相互推诿、扯皮的情况。_c）企业应成立一个熟悉标准要求，熟悉各部门实际工作，责任心强、文笔好的审核 小组，避免修改后的程序文件不符合 HSEf理体系要求，导致文件可执行性差。 *! f I 1| ；' J -d）程序文件编写人员应积极参加编写培训，充分理解写程序文件的目的、意义，严格按照培训要求去做，避免出现编写人员不培训，培训人员不编写的情况。e）程序文件最后定搞时，应