一般贸易公司管理系统财务管理系统规章制度

1、贸易公司财务管理制度第一章总则第二章货币资金管理第一节现金第二节银行存款第三节其他货货币资第三章费用报销管理第一节差旅费第二节业务招待费第三节工伤药费第四节其他费用第四章销售管理第一节销售合同第二节出货第三节收款第五章采购管理第一节采购订单第二节收料第三节付款Ze/r' 、.、: 第八早存货管理第一节原材料第二节产品第三节 低值易耗品第四节 盘点及盈亏处理第七章 成本核算第八章 工资核算第九章 资产管理第十章 财务报表及分析报告第十一章 罚则第十二章 附则第一章 总则第 1 条 为建立并逐步完善公司的财务体系，全面准确地反映公司的经营成果，全面监督公 司各项财产的使用及流转，以维护公司

2、股东的权益，特制定本制度第 2 条 公司财务部直接受控于公司股东并对其负责，财务部依据公司章程制定本财务管理 制度，并根据实际情况及需要修订本制度第 3 条 公司各部门应积极配合财务部工作及促进本制度的实行，相关人员应当按照本制度 的精神及规定严格执行公司所制度的各项财务制度， 其他各部门所制定的规章制度除不得与 国家法律法规相抵触外，还不得违返公司章程及本财务制度的相关规定第二章 货币资金管理第一节 现金管理第 4 条 公司应当按照国家现金管理的有关规定合理使用现金第 5 条 本公司现金使用范围包括： 支付工资、 日常费用报销、 员工个人借款、 预借差旅费、 支付小额购物款、公司备用现金等及

3、其他必须以现金支付的支出第 6 条 出纳应当严格按照现金付款程序支付现金， 即报销 / 申请付款必须由申请人填写报销单/ 付款申请单，经相关部门主管或经理批准并由财务进行审核后，出纳方可支付现金第7条报销单/借款单金额在 500元（不含 500 元）以下的，由部门经理批准、财务审核后，出纳可予支付现金，金额在 500 元及以上的，由部门主管 / 经理批准、财务审核、总经 理审批后，出纳方可支付现金第 8 条 出纳收到现金应填写现金收款单，并有交款人签名，对于所收现金数额较大的，应 即时送存银行，避免做支现金及风险第 9 条 出纳应在现金收、付款单上详细注明款项来源或用途，以便于财务作账第 10

4、 条 出纳应对所收、付的现金及时登记现金流水账，当天下班前结出账面现金余额并 与实际库存现金核对第 11 条 出纳应当日将收、付现金单据送交财务部，并定期与财务部对账，不符时应即时 查明原因，做处相应处理第 12 条 对于出纳保管的库存现金发生长短款时，应即时查明原因，并做出书面报告经总 经理批准后交由财务部进行相应账务处理第二节 银行存款管理第 13 条 公司办理货款支付及回收销货款，原则上均应通过银行转账方式进行，其他收、 付款金额较大的款项支付也应通过银行转账进行第 14 条 通过转账付款的，付款人填写付款申请单，由财务审核、总经理批准后，方可收 出纳办理付款第 15 条 出纳应当日将收

5、、付银行存款单据送交至财务部，财务部应当定期与银行对账单 进行核对第 16 条 出现银行存款账面数与银行对账单不符时，必需查明原因，直至核对正确为止 第三节 其他货币资金管理第 17 条 公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金，如支票、银行本票等，应进行 项登记管理，并将复印件送交财务部入账第 18 条 对于收到的其他货币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期第 10 条 对其他货币资金的收付，比照银行存款管理的规定执行第三章 费用报销管理第一节 差旅费报销第 20 条 差旅费指公司业务人员、管理人员等因公外出（本地或外地）所发生的交通费、 住宿费、餐费、出差补贴等费用第 21 条 出

6、差旅人员应本着合理、必要、节简的原则支付各项费用第 22 条 公司员工划分为经理级、主管级、普通级三大类，出差人员根据各自相应级别与 出差地，按相关规定的限额内报销出差费用第 23 条 为鼓励出差人员节省差旅费，享有某一级别待遇的出差人员如果实际采用了下一 级别出差人员待遇标准花费费用，公司可以将两级待遇差额部分的 50% 补偿给出差人员第 24 条 出差人员外出，预计所需费用在 300 元以上的，可向公司预借差旅费，借款人填 写借款单由经理批准后送至财务审核。其中借款金额在 500 元（含 500 元）以上的，还需 由总经理审批，经审核 / 审批后出纳方可支付现金第 25 条 预借差旅费在出

7、差人员报销时冲抵报销款，报销时实行多退少补的原则第 26 条 普通人员、主管级人员的报销单分别由部门主管、经理批准，再交由财务审核后 方可至出纳处领款， 经理级人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准， 再到出纳处领款 第 27 条 对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的，报销单必须先交总经理特别批准， 后由财务审核，再至出纳处报销领款第 28 条 差旅费费用控制标准由公司根据人员级别+ 出差地 + 补贴 + 其他制定，具体详细标准另行专门制定第二节 业务招待费报销第 29 条 业务招待费指公司业务人员陪同、招待客户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用， 包括在本地与外地招待客户所花生的各项费用第

8、 30 条 业务陪同人员应本着必要、适当、合理、节简的原则，招待好公司的客户及其派出的代表第31条 公司将客户分为 A、B、C三大类，A类客户为订单业务量大，又有可能发展为长 期稳定合作关系的大客户， B 类客户为订单量较多，合作关系相对稳定的客户， C 类客户为 其他普通客户第 32 条 业务招待费根据客户类别及人数控制费用上限标准，业务陪同人员应根据客户情 况适当按捺陪同人数，业务招待费费用控制标准由公司另行专门制定第 33 条 业务招待人员根据需要可向公司预借招待款，所借现金在 500 元以下（不含 500 元）的，借款单由业务经理批准财务审核后，至出纳处领款，所借金额在 500 元以上

9、的， 需再经总经理审批方可至出纳处领款第 34 条 费用报销人员填写报销单经业务经理批准、财务审核后，方可至出纳处报销领款， 对于业务招待费超过标准上限的，财务人员在报销单中注明超标金额第 35 条 业务费报销金额超过费用标准时，报销人员必须将报销单交由总经理审批，未经 审批的，出纳根据报销总额扣除财务注明超标金额后的余额支付报销款第 36 条 业务人员出差至外地，同时有发生招待客户费用情况时，业务招待费根据公司标 准结合异地物价情况适当调整报销上限， 报销人员应当将自身差旅费与异地业务招待费分别 填差旅费报销单及业务招待费销单进行分项报销第三节 工伤医药费报销第 37 条 工伤医药费是指公司

10、员工在工作过程中或其他因公出现工伤事故时发生的费用， 包括医药费、医疗费、工伤补偿费等第 38 条 员工发生一般性的工伤事故， 可凭正规医院出具的诊疗书及发票填写费用报销单， 经部门主管批准、财务审核后到出纳处报销领款第 39 条 公司员工发生重大工伤事故急需用款时，部门主管可经总经理口头批准后直接至 出纳处借款， 事后借款人应即时补填借款单并交由总经理补签批准， 再由财务审核后交由出 纳留底及入账第 40 条 重大工伤事故当事人的借款及费用报销根据情况可由部门主管负责代为办理，报销单均需由财务审核后交由总经理批准，再至出纳处领款或冲预借款第 41 条 员工工伤事故的工伤补偿费由当事人自行提出

11、申请，经总经理批准、财务审核后 方可至出纳处领款第四节 其他费用的报销第 42 条 其他费用的报销指除差旅费、业务招待费、工伤医药费以外的日常营业费用的报销第 43 条 其他费用的报销由报销人填写报销单经总门主管批准后送交财务部，财务根据公司相关规定审核报销项目， 有相关规定的， 经财务审核后可直接至出纳处领款， 无相关规定 的，需由总经理审批后方可至出纳处领款第四章 产品销售管理第一节 销售合同第 44 条 公司业务员与客户签订订单，均需以公司的名义与客户签订书面销售合同第 45 条 业务员签订合同后应即时将合同复本送交至财务部，合同被取消时，应即时告知 财务部第 46 条 公司合同专用印章

12、应由专人保管，所有销售合同应当经总经理审批后才能加盖合同专用章， 未经审批的合同， 由此产生的合同责任由签单人自行承担， 如果合同有加盖印章 的，印章保管人承担连带责任第二节 销售出货第 47 条 业务部根据产品完工情况拟定发货通知单，通知单交由总经理审批后分送至财务 部及仓库第 48 条 仓库根据发货通知单填写发货单，仓库主管应对货物出库及装车进行监督并负责第 49 条 财务部对仓库开具的发货单进行审核，并根据审核过的发货单开具销售发票第 50 条 已发出的货物如因质量等问题客户要求退货的，应取得本公司业务部的同意，仓 库根据业务部的退货通知书办理产品的退库手续， 未经本公司同意， 客户退回

13、的产品仓库暂 只做代管商品处理第 51 条 成品仓仓管人员应严格按照发货通知单及相关程序组织发货， 并即时填写发货单， 发货单应当即时送交财务部第 52 条 仓管应在产品出库时起 8 小时内按照规定格式要求填写发货单， 24 小时内将发货 单送交至财务部，退货单应自办理退货入库手续时起 48 小时内将退货单送交至财务部第三节 收取货款第 53 条 财务部根据仓库的发货单及销售合同单价计算确定应收账款的金额第 54 条 财务部根据出纳提供的收款凭证即时核销客户的应收账款， 如为收取客户的订金， 应先做预收货款入账，待尾款收齐时再予以冲销第 55 条 财务部定期制作客户对账单送交业务部，由业务部负

14、责直接与客户进行对账第 56 条 财务部应定期检查应收账款的回款情况，对于未及时收回货款的客户，应通知业 务部进行催收，仍无法收回货款的，应当即时告知部经理以便进行相应处理第 57 业务部或财务部应告知客户本公司收款的详细账号， 客户应当将货款汇入本公司指定 的账号，客户汇款后应当以传真或电话方式即时告知本公司财务部第 58 条 因退货、合同违约等情况发生退款、赔付违约金时，付款单需由财务审核、总经理批准，出纳方可办理付款第五章 物料采购管理第一节 采购订单第 59 条 业务部根据销售合同所列产品，计算出物料需求计划清单，物料需求单交由采购 部负责办理物料采购第 60 条 采购部根据物料需求清

15、单在考虑现有库存量的基础上，拟定物料采购计划申请单，采购申请单需经总经理批准，然后采购部才可向供应商发出采购订货单第 61 条 对于所有原材料及主要辅助材料的采购均需制定采购订单，采购部应将采购订单送交仓库， 以便于仓库按订单进行收料， 对于取消或更改过的采购订单， 应当即时通知仓库 进行相应的更改第二节 材料入库第 62 条 仓库收料时，应当按照采购部的采购订单严格控制收料，对于原材料（布料及主 要辅料）在收料前均需取得采购订单第 63 条 仓库收到材料时，先应进行质检验，未经检验合格的各类材料，均不得办理库入 库而暂只做待管材料处理第 64 条 对于供应商未按订单要求而多送的材料部分，仓库

16、应暂做代管材料，经请求总经 理后，如果同意做为购入处理，则可一同办理入库，否则多送的材料退回原供应商第 65 条 仓库办理材料入库，应即时填写材料入库单并向供应商索取送货单（客户联），材料入库单应按照财务部规定的要求填写完整第 66 条 已办理入库的材料，如发现材料有质量问题或其他原因需要退货时，仓库应当即时通知采购部，采购部与供应商协商同意退货后，即时通知仓库办理退货第 67 条 仓库退回材料给供应商时，应即时填写采购退货单，退货单原则上均应取得供应 商收货人的签名，退货单必须即时送交财务部第 68 条 仓库应自办理材料入库或退货时起 8 小时内填写采购入库单，采购入库单送交财 务部的时间按

17、财务部的要求规定执行第三节 支付材料货款第 69 条 财务部根据供应商的送货单（或发票） 、采购订单（或采购合同）对仓库开具的采 购入库 / 退货单进行审核第 70 条 财务部按已审核过的采购入库总价款挂应付账款，按退货单的总价款扣减应付账 款，财务部应定期与供应商核对往来账款第 71 条 付款由采购部申请、财务审核、总经理批准或财务部申请、总经理批准后，申请 付款单交由出纳办理付款第 72 条 出纳付款后，财务部应即时告知供应商查收，出纳应根据供应商提供的账号汇款， 代应商的传真件应盖有对方有效的公章第六章 存货管理第一节 原材料第 73 条 原材料是公司业务的主要材料，是公司财产管理的重要

18、对象第 74 条 仓管人员应严格控制原材料的出入库，原材料的出入库应办理规定的手续，即时 开具材料出入库单并送交财务部，原材料的出库应经相应的审批程序第 75 条 仓库应根据原材料的类别、规格、性质、特征等分别存放，各种原材料存放区应标有物料标识卡，以便于收发及管理第 76 条 仓管人员应定期检查各种材料的状况，如发现变质、损坏等情形，应即时填写报 告单送交总经理申请处理第二节 产品第 77 条 本处所指产成品包括已完工但未包装的销售成品、已包装可随时发货的库存成品 及各种样品第 78 条 产成品是公司的重要财产，仓管人员应重点加强对产成品数量的管理，严防被盗、 丢失，仓管应保证产品实际库存数

19、与账面数相符第 79 条 出现产成品丢失或实有数与账面数不符时，仓管应即时查找原因，同时向部门主 管、总经理报告，并申请做出相应处理第 80 条 样品原则上均应先入成品仓并由专人负责管理，领出样品应按照按照领料材料的 规定办理出库手续第 81 条 对于客户退回的产品，仓库收到退货后，填写退货单送交财务部第三节 低值易耗品第 82 条 低值易耗品是公司生产、办公用的价值较低的消耗性物料，如机台配件、办公用 品等第 83 条 低值易耗品的收发原则上都要通过仓管进行，通过仓库收发的按照材料的出入库 规定办理手续，直接报销的，报销单所付的购料单应有仓管或领用人的签名物品用第 84 条 对于价值不高，使

20、用时间较长但未做固定资产管理的生产用具、配件等，应由使 用人或相关部门指定专人负责管理， 财务部建立备查账簿进行登记并定期进行检查，具不能使用时由相关负责人填写报废申请单经批准后予以报废第四节 盘点及盈亏处理第 85 条 仓管应做好仓库的日常管理工作，加强财产物资的安全性管理，仓库应当定期对库存材料、物料、半成品、成品等进行盘点，盘点方式采取仓管自盘，财务监盘或抽盘第 86 条 公司对所有的存货进行全盘的次数每年至少一次，全盘应当在停产停工的状态下进行， 以保证盘点数的准确性， 非全面性的部分存货盘点每年不应少于三次， 盘点时应当暂 停盘点材料部分的收发料工作第 87 条 仓库根据实盘数量与账

21、面数计算出盘盈或盘亏的数量，对于账实不符的，仓库应 制作盘点盈亏处理意见申请报告，说明原因及处理意见，交由总经理批准第 88 条 财务部根据报告单进行相应的账务处理，对于盘亏的存货，如非属于正常的损耗 应追查仓管人员的责任第七章 成本核算第 89 条 财务部应定期核算公司的经营成本，准确反应公司的各项费用及开支第 90 条 公司成本核算采用订单法，根据销售合同订单归集结转成本支出及费用第 91 条 其他成本核算的方法由财务部另行具体规定第八章 工资核算第 92 条 公司员工工资为计时工资，管理人员采用计时工资制，按实际出勤时间计算应付工资代扣代缴的款项不列入应付工资第 94 条 工资的具体核算

22、办法及程序由公司另行专门规定第九章 固定资产管理第 95 条 固定资产指单位价值较高，使用期限在一个会计年度以上的房屋、机器设备、工 具、配件等资产第 96 条 固定资产是公司的重要财产，对其加强管理主要表现在对资产的安全性及使用功 能上的管理，防止各种资产被盗、丢失及被损坏第 97 条 财务部应对公司的所有固定资产详细登记，制定固定资产目录表，建立固定资产 管理档案，固定资产应指定专人负责日常管理，保证固定资产的既定使用功能第 98 条 固定资产应进行相应的分类，根据企业会计准则及实际情况对固定资产采用适当 的折旧方法计提折旧第 99 条 对于不能使用而需报废的固定资产，资产管理人应填写报废

23、申请单，经财务部审 核后交由总经理批准第 100 条 对于丢失或多出的固定资产，资产管理人员应填写报告单并查找原因，报告单交 由总经理批准并做出处理意见后交由财务部进行账务处理第 101 条 财务部应组织人员定期对公司的固定资产进行盘点，全面清盘的次数每年至少一次，对盘盈或盘亏的资产，由资产管理人员填写盘盈 / 亏表，由财务签属处理意见，交总经 理批准后财务部做出相应账务处理第十章 财务报表及报告应对公司的各项经济业务活动进行全面准确的核算， 并定期向股东提交资产负债表、 利润表、 现金流量表、费用支出表、销售报表及其他相关报表第 103 条 财务部在全面监督管理公司的财产及经营活动过程中，对

24、发现的重要问题，应拟 写相关财务报告送交总经理，并及时反馈相关信息，以促进问题的解决或改善第 104 条 财务部除应定期向董事会提交财务报表外，还应定期拟写工作报告，向股东及总 经理详细反应及说明公司生产经营过程中存在的问题及不足， 提出解决方案或参考建议， 并 向总经理反应财务部监督、管理工作的执行情况第十一章 罚则第 105 条 公司各部门及相关人员应严格执行财务部制度的各项财务制度及相关规定， 为保 证本制度的顺利执行，特制定本罚则第 106 条 本罚则所制定的惩罚措施包括：会议点名批评、全公司通报批评、罚款、辞退、 开除等，其他部门制定的罚则与本罚则有冲突的，以财务部制定的内容或解释为

25、准第 107 条 各种原始凭证及单据是财务部工作的重要依据，单据分为从外部门 / 公司取得的 原始单据（送货单、发票、收据等）和公司内部自制单据（材料入库单、采购订货单、领料 单、发货单、报销单等） ，对于应取得而未取得外部门 / 公司原始单据的相关人员，采取“会 议点名批评 + 罚款”的处罚措施，对于应填制而未填制内部自制单据的相关人员，采取“全 公司通报批评 + 罚款”的处罚措施第 108 条 履行单据审批手续是制度执行的重要保障，对应当履行相关批准、审核、审批等 手续而未履行的， 首先采取会议点名批评的处罚措施， 但最多批评两次， 以后再次违规的采 取直接罚款的处罚措施助与支持， 对于不积极协助其他部门开展工作的人员