论现代远程开放教育学籍管理的特点及其战略意义

1、试论现代远程开放教育学籍管理的特点及战略意义田红梅彭愈强(安徽广播电视大学,安徽,合肥,230022(河南广播电视大学,河南,郑州,450008摘要:开放教育学籍管理是教学管理中的重要组成部分,首先介绍了开放教育学籍管理的主要内容,接着阐述了开放教育学籍管理具有现代信息化、数据规模化、系统化、复杂化的特点。最后从规模化的学籍管理数据中进行数据挖掘,呈图表走势的呈现,有利于战略控制;学籍管理中对学员差异化需求的响应措施,有利服务能力地增强;缩短毕业颁证时间有利于电大系统管理的质量,提升电大内涵三个方面,论述开放教育学籍管理在电大实施战略中的重要战略意义。关键词:开放教育;学籍管理;毕业审核;数据

2、挖掘;差异化;战略目前,“中央电大人才培养模式改革和开放教育试点”已经通过教育部的总结性评估,现代远程开放教育由此成为电大办学的常规形式,这表明电大教育进入了新的发展阶段。随着开放教育事业的“扩大开放”,学员注册人数不断增加,毕业生的数目也在持续递涨,由此“量”的规模效应反映在工作环节上,对教学教务管理的“质”产生了一些影响。开放教育学籍管理是教学教务管理中的重要组成部分,贯穿教学教务管理全过程。和普通院校的学籍管理不同,开放教育学籍管理紧密契合现代远程教育的特质,凭借现代信息技术,依托完整的、遍及全国城乡教学管理网络系统,采用统筹规划、分级管理、分工协作的运作机制,突破了时间和空间的限制,形

3、成了自身独有的特色。尤其在全国电大推行的“教务管理系统”软件中,学籍管理模块处于软件系统“出口”的位置,在“出口”把关中发现和积极解决问题,由点及面反推梳理整个教务管理工作流程,不仅保证了教学教务的全面管理质量,而且可以优化教学管理模式,更好为开放教育事业稳步扩大、渐进深入提供有力的支持服务。一、开放教育学籍管理的主要内容1.新生入学注册管理现代远程开放教育学员入学,参加电大统一组织的入学水平测试后,还要进行资格审查,经过省级电大和中央电大的两层审核,通过后,报教育部高校学生司审核备案。同时将学员的基本数据信息导入“教务管理系统”,统一生成学号,建立开放教育学员的基本信息库。2.学籍异动管理学

4、员因工作调动、家庭搬迁等原因可以申请转学、转专业。经教学点、省级电大批准后办理,并上报中央电大。开放教育学员根据自主学习的需求,每学期可以进行学籍状态的选择,包括休学、退学和复学。3.课程注册管理在教学点的教学安排下,在导学教师的指导下,在专业规则课程范围内,每学期初开放教育学员自主选择拟修课程。各教学点汇总学员课程注册数据,上报省级电大,经省级电大汇总上报中央电大。4. 毕业管理在学籍有效期内,开放教育学员取得专业规则规定的最低总学分,达到毕业要求,教学点、省级电大、中央电大逐级进行毕业的审核、记载合格者,中央电大颁发统一印制的毕业证书。本科学员达到所修专业学位授予要求,在规定时间内向授予学

5、位的高校申请学士学位,由中央电大与学位授予高校共同审批。二、开放教育学籍管理的主要特点开放教育实行完全学分制,学籍 8 年有效。电大完全学分制的推行,标志着灵活、多样的学习需求成为可能。1完全学分制要求学员修完专业规则中的课程、达到毕业总学分。并将这作为衡量学员学习量和毕业标准的一种开放教育学籍管理机制,它也是与以课程为单元组织教学的教学模式相适应的。与传统学籍管理相比较,开放教育学籍管理具有以下几个明显的特点。1.现代信息化开放教育是随着现代信息技术的发展而产生的新型教育模式,突破了时间、地点、空间的限制,相应的学籍管理运行模式也充分显现出现代信息化的特点。具有自身知识产权“广播电视大学教务

6、管理信息系统”网络版的研制,于1999年开始在全国电大系统推广使用,即标志着广播电视大学教务管理的现代化、信息化迈上了一个新台阶。“教务管理系统”是基于客户端/服务器(Client/Server模式开发的应用系统,将SQL SERVER 2000 或SYBASE ANYWHERE作为后台数据库,进行数据的管理和存储,存储有全部专业规则教学计划、学籍数据、考试管理、成绩数据及电子注册数据等相关信息。2开放教育学籍管理通过对“教务管理系统”的操作使用,依托中央、省、地市教学点三级办学实体构成的教务管理信息网,借助网络平台应用教务管理论坛、专项邮箱,传输着开放教育学籍管理各种基础数据、执行信息。工作

7、中随着注册学生数字的增多,工作强度的增加,交流沟通需求的呼应,又相继建立了教务管理BBS电子公告栏、电大各级学籍管理QQ工作群,通过QQ或MSN进行时时的在线工作反馈,基于网络现代信息技术在开放教育学籍管理中的有效应用,为远程教育学籍管理达到国内先进水平积累了宝贵经验。2.数据规模化截至2006年底,开放教育已经累计注册学员379万余人,累计毕业生163万余人,毕业生占同期全国高等教育本专科毕业生总数的10.82%。3 2008年春季招生总数比2007年秋季增长4.2%,创历史新高。在2008年春季,全国电大开放教育招生新生注册约43.7万人,其中,本科12.6万人,专科28.7万人,“一村一

8、名大学生计划”专业2.4万人。4开放教育学员入学在填写基本信息时,要求做到准确和规范,因为它和学生毕业时电子注册数据的准确性密切相关。基本信息都储存在“教务管理系统”软件中,每名开放教育学生的基本信息包含40个信息点,诸如姓名、性别、出生日期、籍贯、学历层次等。如果说参加开放教育学习的学员形成了一定的规模,开放教育学籍管理中的学生数据更呈现出了规模化的特点。3.系统化“系统办学”是电大有别于其它高等院校独有的特点,中央、省、地市教学点实行统筹规划、分级办学、分级管理、分工协作的体制。没有系统化运作,开放教育学籍管理机制不能运行。系统化首先体现在广播电视大学是个分级办学实体,各种学籍管理信息在中

9、央电大、省、地市教学点之间传递进行,需要三级联动才能最终把各项学籍管理工作布置、反馈、落实;其次学籍管理是“教务管理系统”中的一个分支系统,与系统中的招生、专业规则计划、考试管理分支系统的联系密切,各分支系统功能模块操作上先后交织、前后呼应,各分支系统中的数据互相融合、互为条件;最后学籍管理工作是教学教务管理系统的组成部分,和招生、教学管理、考试三个部门形成了一个相互协作的运作体系。学籍管理工作的实效需要其他部门的支持和参与,因为学籍管理提供的信息反馈又有利于促进其他部门工作的完善和创新,其他部门的完善和创新又提高了学籍管理工作的实效,如此形成工作循环回路。4.复杂化毕业管理集中体现了开放教育

10、学籍管理的复杂化。毕业管理是学籍管理工作中重要的组成部分,目前颁发毕业证书存在时间延长的现象。现从工作步骤和隐形问题两个方面来分析现象产生的原因,进而说明学籍管理工作的复杂化。颁发毕业证书经历3个相对独立的工作步骤,首先是省级电大进行毕业初审,和教学点之间反馈核对,确定毕业生数字后上报中央电大;接着是中央电大进行毕业终审,和省级电大之间反馈核对,确定毕业生数字后下发电子注册号;最后由省级电大统一打印毕业生相关材料和毕业证书,集中到中央电大交付和验印。可见,电大突破地域办学的特点在学籍管理上需要“库存”一定的时间。在“教务管理系统”中,因为学籍管理毕业审核工作环节处于“系统”出口的位置,所以在毕

11、业审核时,学员几年中在招生、专业规则计划、考务、学籍管理中产生的隐性问题都会浮出水面。隐性问题的解决横向上需要教学管理、招生、考试部分的参与,纵向上需要中央、省、地市、教学点四级学籍管理部门的联动。隐形问题的来回反馈、上传下达不仅要占用时间,同时随着毕业生数字的逐年增加,学生数量上的积累也和颁证时间延长存在着相关。三、开放教育学籍管理中的战略意义现代管理学认为战略无处不在,它是一种观念,同价值观、文化、理想等精神内容为企业成员所共享。5组织的战略方案确定后,必须通过经营层和职能层具体化的实际行动,才能实现组织的战略和战略目标。战略的基本目标就是实现组织竞争优势,而效率、创新、品质、和客户响应是

12、竞争优势的四大基石。电大办学特色和竞争优势的提高,只有分解在组织的各个层面上,落实在各个职能层来提高效率、品质、创新、和对开放学员需求的响应能力,电大的竞争优势才能获得可持续性发展。6开放教育学籍管理作为教学教务管理中一个重要的组成部分,一个独特的职能层,在学籍管理工作中开展创新、加快对开放学员需求的响应速度、提高工作效率,这对打造电大优秀服务品牌,提升电大内涵,增强电大竞争优势具有重要的战略意义。1.在规模化的学籍管理数据中进行数据挖掘,进行信息统计,有利于把握开放教育发展规律,为科研工作提供数据,为教学改革提供服务,为科学决策提供依据。数据挖掘(Data Mining是一种新的信息技术方法

13、,是从大量数据中发现潜在关联和模式,做出预测性分析的有效工具。它能很好的和数据库技术相结合,综合了统计学知识,通过寻找属性间的相关性进行分类和预测、归纳、概化或图形描述数据,达到可视化效果以便进行分析。7例如在2007年在安徽省教育厅人文社会科学研究项目中,在已经结题的名为从远程开放教育受众群看安徽成人高等教育发展趋向(编号:SK180的课题里,利用“广播电视大学教务管理系统”,调动相关学籍基本数据,从学员年龄要素来提取信息,可以看出就读电大开放本科的学员年龄以23-37为主体,该年龄段的学员约占本科学员总数的80%,而开放专科生的年龄较宽,分散在18 -42岁,该年龄段的学员约占专科学员总数

14、的92%。8开放教育学籍管理信息作为事实性、规范性、动态性极强的高密度信息源。随着开放教育规模的扩大,在规模化的学籍数据中进行数据挖掘,从统计学籍基本信息中获得第一手资料,再结合动态的异动、考试活动,进行预测、规划、控制与调整,可以了解学员的学习轨迹,探索其中的规律性,研究开放教育发展趋势,并且能为科研工组提供数据,为教学改革提供服务,为科学决策提供依据,从而深化开放教育事业的发展。2.在学籍管理中加速对学员差异化需求的响应,有利于提高开放教育学员的满意度,打造电大优秀服务品牌,进一步提升电大综合竞争力。开放教育的对象主体是在职成人,他们来自各个不同岗位,工作性质也有较大不同,有着不同的学习目

15、的和个性化学习要求。他们基本上有明确的职业岗位和职业能力,可以根据自己的实际情况,有选择的自主性学习。这种自主性需求的落实即表现出学籍管理上的差异化管理。开放教育学籍管理规定已实现了学员的部分差异化需求,比如转专业、转学、休学、复学的办理,但随着几年来电大发展规模的壮大,学员自主愿望的增强,想入学不受限制、课程注册不受约束、毕业了早些领取到毕业证书的呼声越来越多,也越来越强烈。知道学生的需求才能谈得上对学员需求的响应。开放教育学籍管理贯穿电大教学教务管理全过程,在学籍管理中实现开放教育学员差异化需求的响应,实现“随时接受学生注册,学生随时注册学习课程”9,“随时审核、随时颁证、随时进行电子注册

16、”10。这些学员差异性的需求在学籍管理中快捷有效地实现,有利于提升管理与服务水平,提升学员的满意度,打造电大优秀服务品牌,进一步提升电大综合竞争力。3.缩短毕业颁证时间,提高工作效率,有利于带动教学教务全面质量管理,有利于提升电大管理的内涵建设,确保电大在远程教育中先发优势的可持续发展。在毕业审核中发现问题,再在整个教学教务中梳理问题,结合系统、技术优势解决问题,需要一个时间的过程。因此就毕业生日益增多的情况下,如果目前要设法缩短毕业颁证时间,作为省级电大,可以在一年两次毕业的办理中增加批次,每次先给大批通过毕业审核的学生颁发毕业证书,让少数因为存在隐形问题而暂时不能毕业的学生,迟些领取证书;

17、作为中央电大,可以发挥龙头作用,统筹安排布置,运用先进技术力量,整合学籍工作流程,进行毕业证书的集中打印,则会相对缩短颁发毕业证书的时间。毕业审核环节处于教务工作流程“出口”的位置,最大程度上缩短毕业颁证时间的前提,是考试成绩的准确录入、实践环节成绩的及时导入、报考课程和专业规则课程的正确对应、各级电大之间教学教务管理数据的无差错传输,各级电大之间教学教务管理信息的快捷交流沟通,中央电大整合工作流程、集中打印毕业证书。而这些愿景得以实现的条件,则是正确看待毕业审核中出现的问题,提出问题、研究问题、最终解决问题,形成良性的反馈回路,最终提升教学教务综合管理水平。由此可见毕业审核工作的高效运转,开

18、放教育学籍管理工作的顺畅进行,是带动电大教学教务系统管理、技术质量提高的主动轮。总之,开放教育学籍管理作为电大教学教务管理的重要组成部分,融合了资源、管理、服务三个方面的内容。在职能层开放教育学籍管理工作中提高工作效率,并带动提高品质、创新和响应能力,这对增强电大开放教育的竞争优势、提升电大内涵、保障开放教育在远程教育领域里可持续的先发竞争优势,具有重要战略意义。参考文献:1王玉娟.电大现代远程开放教育学籍管理的探索.北京广播电视大学学报,2005,3: 32.2王杰,陈显强.电大学籍管理工作中的身份证号信息研究.广东广播电视大学学报, 2007,4:31.3葛道凯.从电大发展看高等继续教育未

19、来走向.中央电大时讯, .4 黄传慧. 2008年春季全国电大开放教育招生工作顺利结束.中央电大时讯,5 杨锡怀,冷克平,王江.企业战略管理.北京:高等教育出版社,2004.6C.W.L.希尔,G.R.琼斯,周长辉.战略管理.北京:中国市场出版社,2008.7 林明晖.数据挖掘与房地产客户信息分析. 金融经济(理论版,2007,10:23.8陶宇咸.从远程开放教育受众群看安徽成人高等教育发展趋势。安徽省教育厅人文社会科学研究项目(编号:SK180,2007.9严冰.意义·特点·挑战,都需要认真思考,山西广播电视大学学报,2007,5:5.10中央电大毕业证书颁发工作改革初显

20、成效全面提高颁证效率,中央电大时讯, The theory opens the characteristics and strategic meanings of educate thestudent status managementsTian hong mei Peng yu qiang(The broadcast Open University in Anhui,Anhui,He Fei,230022Abstract:Open to educate the student status management is in the teaching management of importance constitute the part, introduced to open the main contents of educate thestudent status management first, elaborated