岗位说明书编写培训

1、20082008年年3 3月月2929日日 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential2 2002 IBM Corporation2内容提要内容提要一、岗位说明书的意义与作用一、岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法三、岗位说明书编写流程和方法 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential3 2002 IBM Cor

2、poration3岗位说明书的含义岗位说明书的含义岗位分析：岗位分析：岗位信息的收集、分析及综合，以便确认岗位整体概况，对其作出正确、详尽的描述。岗位说明书：岗位说明书：整理岗位分析结果的工作描述的书面文件，包括：工作基本信息、岗位设置目的、主要职责、工作环境等，以及任职资格要求（如技能、学历、训练、经验、体能等） Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential4 2002 IBM Corporation4什么样的战略(如产品/服务的选择、目标消费者、市场定位等)引导我们走向愿景？VIS

3、ION愿景愿景STRATEGY战略战略我们公司存在的目的和长期目标是什么？怎样的组织结构设计?怎样的业务流程及管理流程能使我们实施战略？CRITICALSUCCESS FACTORS 关键成功要素关键成功要素顺利地实施战略需要什么样的核心能力、流程和体系？岗位分析及岗位说明书能够把组织实现战略的 职责职责落实到具体组织成员落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 20

4、04 | Confidential5 2002 IBM Corporation5岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础在人力资源管理系统中，岗位分析和岗位评估是最基础的工作岗位分析和岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。岗位分析与岗位说明书岗位分析与岗位说明书员工招聘员工培训薪酬福利绩效管理职业生涯规划长期激励能力模型岗位继任计划岗位评估人员规划 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | C

5、onfidential6 2002 IBM Corporation6岗位说明书岗位说明书p 分析职位的现状p 分析新增的职位p 即将发生重大调整的组织建议暂不书写岗位说明书p 职位说明书需要定期审核和修改：一般至少一年一次一般至少一年一次 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential7 2002 IBM Corporation7内容提要内容提要一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和

6、方法三、岗位说明书编写流程和方法 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential8 2002 IBM Corporation8谁负责制定岗位说明书？谁负责制定岗位说明书？p 上一级主管负责制定其下属的岗位说明书p 通过讨论的形式，使主管和下属对岗位说明书的内容达成一致p 经人事行政部审阅和修订，由员工和主管都在岗位说明书上签字 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential9 20

7、02 IBM Corporation9岗位岗位岗位分析三条基本原则岗位分析三条基本原则针对“岗位”，而非针对“人”u 一职可多人，写主要共同的职责u 一人可兼多职，多份“岗位说明书”集一身着重那些应该做的工作,而非目前正在做的分析岗位的职责，而非岗位的明细 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential10 2002 IBM Corporation10项目工作步骤项目工作步骤制定岗位说制定岗位说明书的格式明书的格式调查各部门调查各部门现有岗位清单现有岗位清单岗位信息收集岗位信息收集各部门

8、修改、确认各部门修改、确认岗位说明书岗位说明书修改岗位说明书，修改岗位说明书，并最终定稿并最终定稿选取基准岗位选取基准岗位撰写撰写岗位说明书初稿岗位说明书初稿 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential11 2002 IBM Corporation11准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析 - 准备工作准备工作1、了解企业战略、组织、流程、了解企业战略、组织、流程 岗位分析及岗位说明书的编写源于企业战略、业务流程、管理流程及组织设计，最终把实施战略的责任分解落实到员工个人。因此，参

9、与岗位分析的人员需要对它们有很好的理解。2、选取基准岗位、选取基准岗位: 为了保证分析结果，应选择有代表性、典型性的部门及岗位。在进行收集之前，应与有关这一工作的员工介绍岗位分析意义、目的及过程，希望他们提供怎样的配合。 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential12 2002 IBM Corporation12基准岗位分布基准岗位分布监事会监事会总裁总裁（兼多媒体事业部总经理）（兼多媒体事业部总经理）秘书处秘书处经营战略委员会经营战略委员会财务审计委员会财务审计委员会董事局董事局股

10、东大会股东大会 香港康佳有限公司深圳康佳精密模具有限公司深圳康佳能源科技有限公司博罗康佳印制板有限公司常熟康佳电子有限公司采购中心东莞康佳电子有限公司用户服务中心计划财务部销售公司销售副总经理品质副总经理制造部制造副总经理开发中心技术质量管理部多媒体事业部总经理多媒体事业部总经理品质部市场部牡丹江康佳电子有限公司陕西康佳电子有限公司重庆康佳电子有限公司安徽康佳电子有限公司副总裁副总裁（通信科技股份有限公司总经理）（通信科技股份有限公司总经理）副总裁副总裁重庆庆佳电子有限公司深圳康佳塑胶制品有限公司研究院多媒体事业部信息网络公司通信科技公司财务部财务总监财务总监信息部企业管理部副副书记书记集团办

11、公室总裁办公室品牌中心总裁助理总裁助理战略发展部审计部总裁助理总裁助理人力资源部总裁助理总裁助理副总经理常务副总经理产品开发部PHS产品部品质部制造部综合管理部计划财务部销售管理部视讯公司销售管理部物流部销售分公司开发副总经理开发中心品质部总经办产品发展部采购部制造工艺部移动电话厂手机二厂用户服务中心终端管理部业务运作部销售管理部市场部大客户部财务部销售财务部常务 副总 副总 副总财务副总监助理总经理助理总经理销售公司总经理助理总经理助理总经理副总经理副总经理产品线管理办产品经理技术管理部产品决策委员会指导/汇报1234567891011所长12131415 1617181920 21 222

12、324252627外协资源282930 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential13 2002 IBM Corporation13准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析 - 收集资料收集资料 岗位基本信息：如岗位名称、职位等是什么？岗位基本信息：如岗位名称、职位等是什么？ 上下级汇报情况？上下级汇报情况？ 岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？岗位存在的基本目的是什么？存在的意义是什么？ 为达到这一目的，该岗位的主要职责？（什么，怎样，为什么？）为达到这一目的，该岗位的主要

13、职责？（什么，怎样，为什么？） 什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位）什么是该岗位独有的职责？（这个问题使分析者能够从更宏观的角度看待该岗位） 什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核什么是该岗位最关键（必不可少）的职责和负责的核心领域？（这个问题能帮分析者搞清楚公司对该岗位的核心定位是什么）心定位是什么） 该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？该岗位任职者需要负责并被考核的具体工作成果是什么？ 该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？该岗位的工作如何与组织的其它工作协调？ 组织的内部和外部需要

14、有哪些接触？（怎样，为什么，何时）组织的内部和外部需要有哪些接触？（怎样，为什么，何时） 怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？怎样把工作分配给该岗位员工，如何检查和审批工作？ 有怎样的决策权？有怎样的决策权？ 该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？该岗位工作的其它特点：如出差，非社交时间，灵活性要求，特殊的工作环境？ 要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能要获得所期望的工作成果，该岗位任职人员需要有什么行为、技能、知识和经验？（这个问题帮分析者找出能胜任该岗位的人员所必需的能力和个人素质）胜任

15、该岗位的人员所必需的能力和个人素质）收集资料收集资料是岗位分析工作中最重要的一环。需要收集的资料包括岗位名称、工作内容及职责、工作环境、任职资格等。收集的资料应该能够回答下列问题： Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential14 2002 IBM Corporation14问卷调查表法和核对法的样本问卷调查表法和核对法的样本某公司参考样板某公司参考样板 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | C

16、onfidential15 2002 IBM Corporation15准备工作收集资料分析资料岗位分析岗位分析 - 分析资料分析资料分析资料分析资料: 对获得的资料进行汇总、整理、分类、总结，并进行必要的判断，从而得出对岗位的全面、准确和有条理性的认识。分析资料分析资料岗位名称分析工作职责分析工作环境分析任职资格分析岗位名称标准化，以便于了解工作性质和内容工作内容、工作职责、工作关系物理环境、安全与健康环境、社会环境知识、技能、经验、体能 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential

17、16 2002 IBM Corporation16内容提要内容提要一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用一、岗位分析与岗位说明书的意义与作用 二、岗位分析流程和方法二、岗位分析流程和方法 三、岗位说明书编写流程和方法三、岗位说明书编写流程和方法 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential17 2002 IBM Corporation17调查各部门现有岗位清单调查各部门现有岗位清单目的目的D明晰现有岗位设置步骤步骤D明确部门职责D将部门职责按照业务类型分类并层层分解，细划到岗D单独设岗的

18、前提是工作量饱和注意问题注意问题D岗位设置越细越好D为解决一项新的任务就设立新岗位D认为岗位数和人员数有对等关系 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential18 2002 IBM Corporation18岗位描述岗位描述 - - 岗位说明书的格式岗位说明书的格式确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认例：例： 根据公司人力资源发展战略及需要，研究与制订具有竞争力的人力资源策略，优化人力资源的配置，合理使用人才，组织

19、实施人力资源管理的日常工作，为公司各项工作的正常运转提供人力资源方面的保障岗位说明书格式因不同岗位分析岗位说明书格式因不同岗位分析目的而不同，可繁可简目的而不同，可繁可简用于记录对该岗位主要岗位职责的逐项描述用于记录该岗位对内和对外联系的主要机构和部门，以及该岗位的直接上下级 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential19 2002 IBM Corporation19岗位描述岗位描述 - 岗位说明书的格式（续）岗位说明书的格式（续）确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进

20、行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认用于该岗位所需的任职基本要求作出判断，该任职基本需求未必与岗位现任职者的情况相同，而应该着重考虑以下因素： 从事该工作所必备的最低要求 胜任该工作的新员工的资历 从事该岗位所有员工的通用标准起草以及每次修订都需要签署责任人姓名和时间，最终需要由人力资源部负责人审核确认 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential20 2002 IBM Corporation20岗位描述岗位描述 岗位设置目的岗位设置目的确定岗确定岗位说明位说明书的

21、格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存岗位设置目的：用简练而准确的语言来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用在的目的和作用 该岗位实现了公司及部门的哪些目的和作用？ 如果该岗位不存在，则对公司或部门造成哪些影响？ 格式：工作依据+工作内容+工作成果 工作依据：根据 工作内容：动词+工作对象 工作成果：描述岗位工作达到的目的注意：注意：岗位设置目的陈述不包括如何完成结果的过程 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr

22、2004 | Confidential21 2002 IBM Corporation21岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认 工作持有人所负有的工作持有人所负有的职责职责以及工作所要求的以及工作所要求的最终结果最终结果 岗位岗位长期长期及及经常性经常性的工作的工作, ,而不是短期或临时性工作而不是短期或临时性工作 职责排序：按岗位职责排序：按岗位重要程度重要程度, ,重要的职责填写在前面重要的职责填写在前面 职责数量：列出的岗位职责最好不超过职责数量：列出的岗位职责最好

23、不超过8 8项项 职责描述字数要求：每条职责描述不超过职责描述字数要求：每条职责描述不超过5050字字 各项特点：各项职责逻辑关系清晰，相互独立各项特点：各项职责逻辑关系清晰，相互独立 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential22 2002 IBM Corporation22岗位描述岗位描述 - 职责描述的注意事项职责描述的注意事项确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认职责描述句式规范职责描述句式规范 一份好的岗

24、位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如： 每季度起草起草报告向 倾听倾听客户的买卖指令 比较比较部门实际费用与预算费用的差别 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential23 2002 IBM Corporation23职责描述语句通常包含的

25、内容职责描述语句通常包含的内容1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示： 岗位描述岗位描述 职责描述的注意事项职责描述的注意事项动动词词 宾宾语语 目目的的描描述述 收集 财务数据 审核各部门提出的预算费用需求 执行 财务预算模型分析 支持公司下年度财务规划 统计 客户数据 向公司管理层汇报老客户流失率 清洁 机房设备 按照清洁手册的排班要求，保证正常操作 驾驶 员工班车 在工作日接送员工上下班 检测和修理 报损的机器设备 每天，或根据需要 确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认 Copyright IBM Corpor

26、ation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential24 2002 IBM Corporation24岗位描述：编写岗位说明书岗位描述：编写岗位说明书 经岗位分析小组讨论确定后的岗位说明书可返回岗位现任职人员或其直接上级，征求反馈意见并进行必要的修改。 岗位说明书最终由人力资源部负责人审核批准，并进行编号，成为正式的岗位说明书档案。确定岗确定岗位说明位说明书的格书的格式式逐项进逐项进行行职责描职责描述述小组小组讨论讨论反馈和反馈和确认确认 Copyright IBM Corporation 2002康佳集团康佳集团SAP HR项目项目 | 26 Apr 2004 | Confidential25 2002 IBM Corpora