公文管理办法

1、 XXXX年规章制度公文管理办法第一章 总 则第一条 为使xx公司公文管理规范化、制度化、科学化，提高公文质量和工作效率，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本办法所称的公文,是指深圳xx鞋业连锁有限公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是发布规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。第三条 公司总裁办公室是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作。负责统一管理本公司公文收发、传阅、审核、用印、归档和销毁等工作，并对本公司其他部门进行指导和监督；督促检查公文运转和办理情况。第四条 各一级部门以本部门名义对公司其他部门发出的通知、通报、议案

2、等，须经总裁办公室核稿、审批；对本部门内员工发出的公文，如：工作协助函、工作申报表、会议纪要等，由部门总监审核、签批、用印。会议纪要必须抄报总裁办公室存档。第五条 总裁办公室及各部门都应配备具有一定公文知识的人员负责公文处理工作，加强对员工的教育和培训，提高公司公文处理水平。第六条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第七条 公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。第八条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和xx公司有关保密规定,确保公司商业秘密的安全。第九条 各部门负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守本办法并加

3、强对本公司公文处理工作的领导和检查。第二章 公文的种类第十条 公文的种类主要包括：一、公司内部行文：指公司与公司旗下各部门、各分支机构之间为互相传达、布置、汇报、联络工作时的行文。（一）命令（令）、决定（决议）：公司董事会对重要事项或重大行为做出安排，奖惩一级部门负责人，变更或撤销下属部门不适当的决定时使用。（二）议案：用于公司董事会成员或各级部门主管，向公司董事会提请审议事项。（三）公告、通告；以公司或总裁办公室名义发出的，对外宣布重要事项或在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（四）通知：适用于公司内部上级部门对下级部门传达要求办理、周知或共同执行的事项；转发政府机关来文；发布规章制度；任

4、免和聘用干部。（五）通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况时使用。（六）工作申报表（即请示、报告）：用于向上级部门汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级部门的询问，要求上级部门给予指示时使用。（七）批复：用于答复下级部门提出的请示事项。（八）函（包括工作协助函、传真函等）：用于不相隶属的平级部门之间相互商洽工作、询问和答复问题时使用。 （九）会议纪要：用于记载和传达会议情况和议定事项，要求与会人员或部门共同遵守、执行时使用。（十）专项表格式行文：配合公司内部正常运作常用的固定行文格式，按特定需要时套用。专项表格版式由相关部门按实际需要设计打印好经总裁签批即生效。二、对外单位

5、行文：指公司向没有直接隶属关系单位的行文。（一）函/复函：公司与非隶属单位进行商洽、阐明公司立场、咨询和答复问题时使用。（二）证明：就公司内部特定人、事、物及有关数据给非隶属单位予以具体说明时使用。（三）申请报告：对特定事项向非隶属单位请求同意或批准时使用。（四）声明：就公司内部特定人、事、物及有关数据对非隶属单位郑重阐示公司立场时使用。（五）专项表格式行文：非隶属单位要求公司填写之表格式文件，依实际需要和公司有关规定给予填写。第三章 公文签发权限第十一条 所有行文必须按规定由签发人亲笔签署，或加盖已获公司授权使用的私人印鉴或签名原子章。（一）董事长：以董事会名义对公司内部发出的命令（令）、决

6、定（决议），或对非隶属单位特定董事长签署的行文。（二）总裁：以公司名义签署公司规章制度、考核办法、干部任免等重要文件，以及向非隶属单位发出需要公司负责人签署的文件。（三）副总裁：1、分管总裁办公室：以公司或总裁办公室名义向公司内部发出的公告、通告、通知、通报、议案、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。2、分管运营中心：以运营中心名义向各运营区发出公告、通告、通知、通报、批复、专项表格式行文或向非隶属单位发出函件。（四）一级部门总监：以本部门名义发出的工作协助函、工作申报表、会议纪要、专项表格式行文或总裁授权对非隶属单位发出需部门负责人签署的行文。（五）二级、三级部门负责人：以本部门名义

7、向上级部门发出工作协助函、工作申报表、专项表格式行文。（六）各运营区负责人可以在自己的职权范围内发布通知、通报等，但重大事项如：商品调价、制定相关的管理制度、卖场商品的展示设计等，需经总裁或其授权人批准后，方可正式对内行文。第四章 公文格式第十二条 公文一般由版头、发文字号、密级、紧急程度、文件标题、主送单位、正文、附件、发文机关全称、签发人（印章）、成文日期、主题词、抄送单位、印刷版记等部分组成（见附件四）。一、版头：由公司Logo加“文件”二字组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文可用公文主办机关一家版头，也可并用几家版头，但主办机关应当排列在前。二、发文字号：由公司代字、发文年度

8、（年份）和发文顺序号（或序号）组成，如××发××××第×号。标明于版头下方居中位置。联合发文，只标明主办机关发文字号。（具体编制方式见附件一）。三、密级：密级是公文涉密程度的标志，标注在公文首页，文件标题的右上方。版头分割线右下方位置。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，普通级文件无须标注。（具体密级设定见附件二）四、紧急程度：紧急程度是对公文送达和办理的时间限度，标注在文件首页右上角，密级下方位置。紧急公文分为“特急”、“急件”，一般性文件无须标注。（一）特急：必须半个工作日内传达到位；（二）急件：必须一个工作日内传

9、达到位；（三）一般公文：必须两个工作日内传达到位。五、公文标题：应准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关、事由和文种三要素组成，位于发文字号下方。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。六、主送单位：指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称，并按期性质、级别或惯例依次排列。若主送单位较多，可统称为：各相关部门。主送单位位于正文上方，顶格排版。七、正文：即文件的主体部分，包括事由、要求、建议和措施等。正文拟写要做到：语言精炼、逻辑清楚、层次分明、语言规范。印发、转发的文件直接附于正文之后，不作附件处理。八、附件：是附属于正件的其他文件或材料。当公文有附件时应注明附件

10、顺序和名称。其位置应当在正文下一行，发文机关署名之前，左空两字。序号使用阿拉伯数字，附件名称之后不加标点符号。九、发文机关署名：俗称落款，应使用机关全称或规范化简称，两个以上一级部门联合发文，主办部门应排列在前。十、小标题：在行文签署盖章位置应当标注主题内容。小标题位于发文机关下方，签发人（印章）的上方。十一、签发人（印章）：对公司内部的发文只需总裁或总裁授权人签字即可。对外发文则加盖企业公章。会议纪要由会议主持人签署。十二、成文日期：成文日期是公文形成或生效的时间标志，以文件签发或会议通过的日期为准，联合行文，以最后签发部门负责人的签发日期为准。十三、主题词：用以揭示公文的基本内容并经过规范

11、化处理的词语。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。所有正式文件均应标注主题词。主题词应在公文主题词表中选用（见附件三1）。其标注位置在文件末页下部，抄送机关上方。十四、抄送机关：指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。应使用全称或规范化简称，并按上级、平级和下级的次序排列。抄送机关名称标注于主题词下方、印刷版记上方。十五、印刷版记：由打印人、校对人、打印份数组成，位于公文末页下端。第十三条 联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。第十四条 当公文排版后所剩空白处不能容下签发人的签字或印章位置时，应采取调整行距、字距

12、的措施加以解决，务必使签字或印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。第十五条 文字从左至右横写、横排。行文字体和行距要求：标题用三号加黑宋体，行文内容用小四号宋体。行距为1.5倍行距，字距为标准，发文字号用五号加黑宋体。公文应标注页码，页码标注在每页正文下方居中的位置，首页无须标注页码。第十六条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），为方便左侧装订，页边距设定为：上：2mm，下：1.5mm，左：2.5mm，右：1.5mm。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第五章 行文规则第十七条 行文应当确有必要，注重效用。第十八条 公文的收、发统一由总裁办

13、公室办理。第十九条 深圳市xx鞋业连锁有限公司的行文关系根据隶属关系和职权范围确定。部门内应遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当说明原因并抄送被越级的部门。不相隶属单位行文应当遵循对等的原则，“明来明去、密来密去、函来函复”。第二十条 部门根据其职权范围,可以相互行文和向所属分支机构行文。向下级部门或同级部门的重要行文，应当同时抄送直属上级部门。对公司内部发出的决议、公告、通知、通报，可主送多个部门。除总办外，部门原则上不得以部门名义对外单位正式行文。第二十一条 “请示”是请求上级部门予以批复的文种，应当一文一事；一般只写一个主送部门，同时需要其他部门研究

14、处理的，应采用抄送形式，但不得同时抄送下级部门。第二十二条 “报告”是向上级部门汇报工作、反映情况的文种，不得夹带请示事项。“报告”中提出的意见和建议，只供上级部门参考而并不要求予以批复。凡在报告中夹带请示事项,未得到及时批复,造成工作延误或损失的,由行文方负责。第二十三条 除上级部门负责人直接交办的事项外,一般不得以部门名义向上级部门负责人个人报送“请示”、“意见”和“报告”。 第五章 公文办理 公文办理分为发文办理和收文办理。第二十四条 公司或部门发文，由总裁办公室统一编号、审核、签发、用印、封发。第二十五条 红头文件，适用于印发需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要，转发上级、下级、不

15、相隶属部门来文，公司内发布人事任免，奖惩通报等。第二十六条 发文办理发文办理指以本公司（部门）名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。一、草拟公文的基本要求。（一）符合国家的法律、法规和本公司的有关规定。如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，标点准确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字

16、号；引用外文，一般不得代替中文句子成份，特殊情况使用外文代替中文字词或句子成份，应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文含义。（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。（十） “绝密”类公文拟稿人应自始至终全程负责送核、送签及打印校对等。（十一）发送部

17、门的文件，须按规定的排名顺序撰写主送和抄送单位。除有规定者外，公文按主、抄送部门各一份的原则发送。（十二）拟稿一律用A4纸打印。二、核稿文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后，再交总裁办公室统一进行核稿。核稿的主要内容：（一）是否确需行文；（二）是否符合法律法规，与本公司发过的公文是否衔接。（三）行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟制的有关要求。（四）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。（五）填写发文审批单（见附件十一），编写文件字号。核稿时如发现不妥之处，必须进行修改。属于重要的原则性的问题，应退回原拟稿部门修改。三、签发（会签）（一）公司或部门制发的所有正式公文，

18、包括对内和对外的行文，统一由总裁或总裁授权人签发。（二）签发人应在发文审批单上签署发文的意见、确定公文密级、签署姓名和日期。（三）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。（四）公文拟稿、改稿和签发，一律用碳素笔或钢笔，禁止使用铅笔、圆珠笔和红笔。（五）拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。涉及会签部门过多时，主办部门可召集协商会议集中会签，以提高办事效率，在协商取得一致意见后方可行文。如不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导裁定。凡公司内部门之间未对有关问题协商一致时,不得各自发放行文。

19、（六）凡印发规章制度的公文,均应由法律部门会签；凡涉及资金费用的公文，均应由计财部门会签。未经该部门负责人会签的公文,一律不准发文。（七）会签部门要认真负责,专人承办,一般公文不超过2个工作日，急件、特急件随到随时阅研会签。（八）拟稿部门要重视会签意见,不得不作任何协调处理，即呈送领导签发。凡有另附意见的公文，拟稿部门采纳或协调后，须重新会签。四、打印（一）公文正式印制前，由总裁办公室相关人员进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。（二）打印文件必须以签发的原稿为依据，要忠于原稿，不得擅自改动。如发现明显

20、错误，应与拟稿部门联系。（三）打印的文件应符合公文规定格式，文字清晰、排列整齐，版面安排美观大方。（四）密级类文件打印，应指定专人负责，并注意做好保密工作。五校对（一）文件打印清样，应由拟搞人校对，校对人员应在发文稿纸上签名。（二）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后改正的，由打字员负责。六、用印对公司内部行文，交总裁或总裁授权人签字。对公司外的正式行文需加盖企业公章，印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，下沿略压成文日期。七、封发（一）发送公文由总裁办公室统一负责登记（发文登记表详见附件十）和封发。对外部加盟客户的发文，由各品牌事业部负责发

21、送。具体发送渠道：除绝密、特急文件外，向本地非隶属单位及其他部门发送的文件、资料等，可通过邮局快递发送；向其他单位发送的传真文件必须将原件交总办存档。(公文印发流程详见附件十六)（二）公司注明“绝密” “不准翻印”字样的文件，一律不得翻印；其他密级公文，经领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、时间、份数和印发范围，并视同原密级公文管理。（三）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。有密级的文件不得利用计算机或传真机传输。第二十七条 收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序。一、前台或各部门收到的政府、行业协会、相关

22、部门法律文书、信函等文件，统一交总裁办公室由秘书在收文登记表上登记（详见附件十二），并附上收文处理单（详见附件十四，需要办理的公文，应当及时提出拟办意见，交总裁或总裁授权人签批。二、总裁办公室收到下级部门报批的工作申报表或报告，应详细填写各部门送批文件审批登记表（详见附件十三），并附上收文处理单，提出拟办意见，交总裁或总裁授权人签批。三、各品牌事业部收到的加盟商、客户发来的文件，由各品牌事业部自行办理。如确需报总裁知晓或需总裁签批的文件，可交由总裁办公室办理。四、总裁或各部门负责人在出国考察、参加重要会议等活动中收集的文件，在汇报和传达后，应将文件交总裁办公室立卷归档。五、各部门资料管理员要做

23、好上级部门、平级部门和不相隶属部门来文的登记工作。六、公文办理中遇有涉及其他部门职权范围内的事项，承办部门应主动与有关部门协商，有关部门应积极配合。对有分歧意见的，承办部门负责人应出面与有关部门负责人协商；如仍不能取得一致意见，可报请总裁或其授权人裁定。七、承办部门对需要办理的文件要抓紧落实，不得延误、推委。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的，应及时交回总裁办公室并说明理由。八、批转有关部门办理的公文,总裁办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。第七章 公文立卷、归档和销毁第二十八条 公文立卷一、公文办理完毕后,承办部门应及时立卷，要求把文件的批复（批示）、正本、底稿、附件等附属材料收集齐全，保持文件、材料的完整性。二、立卷时应按照文件的内容、时间顺序，分门别类地进行整理归档。三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。第二十九条 公文归档一、上一工作年度形成的文件材料，要求在第二年的上半年整理结束，正式向档案室移交，清单一式两份，双方各执一份备查。二、员工离职或调离工作岗位时，应当将本人暂存、