超大规模建筑企业办公室职责

1、办公室主要工作职责1、负责公司文件、资料的管理控制，负责综合性文件的起草、拟定、印发和保管，监督、指导公司各部门管理好相关文件、资料。2、负责承办公司有关会议，协助各部门办好相关会议。3、负责公司各行政业务部门之间的协调工作。4、负责对公司各单位（项目部）各行政业务部门工作的督办。5、负责公司档案管理工作，指导协助各业务部门做好相关的档案管理工作。6、负责公司文秘和信息调研工作。7、负责公司信访工作。8、负责公司保密和机要工作，管理公司公章及主要领导印章。9、负责机关小车日常管理工作。10、负责公司信件、报刊收发工作。11、负责公司文件、资料印发工作。12、负责定期向集团公司汇报工作。13、负

2、责公司对外接待工作，协助各业务部门做好业务接待工作。行办主任主要岗位职责负责本部门的全面工作。1、认真贯彻执行公司行政决议、指示和计划，负责督查工作。2、负责做好公司领导之间、各业务部门之间的协调工作。3、负责综合性文件的起草拟定工作，审核修改行政部门起草的文件和材料。4、了解公司行政工作动态，深入基层调研，听取各方面的意见和反映，总结经验，发现问题及时汇报，提出建议，做好参谋。5、负责接受各单位（项目部）、部门行政请示、报告，分别情况呈行政领导批示，及时办理批复工作。6、负责信访工作。7、定期召开科务会议，研究布置本室工作，做好检查指导。8、协调各行政业务部门相关工作。9、完成好公司领导交办

3、的其它工作。行办秘书主要岗位职责在办公室主任的领导下，负责分管工作。1、负责起草公司有关行政文件和材料。2、负责公司行政会议的通知、记录及有关的筹备和材料整理工作。3、认真贯彻执行公司行政决议、指示和工作计划，并做好督办工作。4、负责公司政务信息收集、编发、上报工作。5、负责处理上级单位电文处理、督办工作。6、负责对外接待工作。7、负责公司机关车辆的管理工作，建立全公司车辆台帐。8、负责定期向集团公司办公室汇报工作。9、负责办公室日常事务工作。10做好公司领导和办公室主任交办的其它工作。党委办公室主任主要职责全面负责办公室工作。1、严格按照党的方针政策办事，认真领会党委关于全公司思想政治工作和

4、各项重要工作的意图，领导全室人员，发挥党委的助手和参谋作用。2、检查、落实党委有关会议和重要活动的组织、准备工作。3、协调党委各部门之间的工作，检查、了解各基层党支部（工委）、各党总支（直属支部）贯彻执行党委决议的情况，并及时向党委汇报。4、负责组织草拟党委文件、简报和函件，一般文件要认真审核订稿。5、组织开展调查研究工作，深入基层，进行专题或综合调查，根据调查的情况提出建议。6、负责向上级有关部门报告各种突发事件的发生和处置情况。7、负责组织完成上级单位布置或交办的任务。8、检查、批阅信访的函件和处理意见，亲自处理信访工作中比较重要的问题。对于政策性强，影响大的问题要及时向党委请示。9、检查

5、指导机要工作、保密工作。10、关心办公室工作人员的思想、工作、学习和生活等情况。11、完成党政领导交办的其它工作。党办秘书主要岗位职责在主管主任的领导下，负责党委文书工作。1、负责起草党委各文件。2、负责党委各类会议的记录和整理。3、协助主任完成督促检查和专项调研工作。4、负责党办文书归档工作。5、完成领导交办的其它工作。收发员主要岗位职责在办公室主任的领导下，负责分管工作。1、负责上报机关的来文、来函的收发、登记和分送工作。2、负责公司机关内各种信函、文件的发送工作。3、负责全公司机关订阅报刊的收发、登记、分送工作。4、负责公司内各种会议前后的事务性工作。5、负责公司机关接待室、会议室的管理

6、工作。6、负责机关邮资统计工作。7、做好办公室主任交办的其它工作。档案员的主要岗位职责在办公室主任领导下，负责以下各项工作。1、集中统一管理公司机关的文书、科技、会计、声像、合同、竣工文件档案工作。2、制定、修改本公司企业档案管理制度、规划、办法、安排和总结。3、对各类文件和资料进行收集、整理、立卷、保管、鉴定、归档、编目、利用、统计，做好档案管理工作。4、对公司机关各部室文书、科技、会计、声像、合同、竣工文件档案积累、立卷、归档进行监督、检查和指导。5、收集、接收公司机关、公司属各单位（项目部）移交的科技、会计、声像、合同、竣工文件档案，并做好整理、保管、鉴定、统计工作，编制检索工具。6、做

7、好文书、科技、声像、合同、竣工文件的借阅和提供利用工作。7、对各类统计台帐做到准确无误，按时上报。8、对超过保管期限的档案进行鉴定，提出处理意见。9、对科技档案进行库管清理核对工作，做到帐物相符。10、负责会计档案的库存清理核对工作，对到期档案提出处理意见，经分管领导审批，会同有关部门进行造册、销毁。11、负责档案库房管理，确保档案安全，严格执行保密制度。12、完成领导交办的其它各项工作。机要员主要岗位职责在办公室主任领导下，认真做好机要保密工作。1、负责集团公司等上级单位党政往来文件的签收、登记、编号、呈批、送阅、催办、清退、移交等文书处理工作。2、负责公司内部文件的登记、分发、管理、移交等

8、工作。3、负责质量体系文件和资料控制程序的操作工作，对公司属单位/部门文件资料管理员实施监督、检查、指导工作。4、负责所有归档文件和资料的登记、移交、销毁等工作。5、负责公司行政、党委、总经理、党委书记印章的管理，并按规定使用。6、负责公司介绍信的开具工作，并按规定使用。7、做好“受控”文件及行政管理文件的借阅工作，建立严格的借阅制度。8、遵守“保密守则”，做好公司秘级文件的传阅、管理工作。9、负责完成公司领导及办公室主任临时交办的其它事宜。打字员主要岗位职责在办公室主任的领导下，做好本职工作。1、负责公司文件、资料的打印、装订工作，做到高效率、高质量。2、负责公司文件、资料的油印、复印工作。

9、3、负责公司文件的分类、编号工作。4、负责复印机、油印机的管理及维修保养工作，确保机器完好和使用。5、负责复印室的日常管理工作，做到安排有序，环境整洁。6、掌握文件格式，正确使用标点符号，识别汉字的繁、简体字，打出符合规格、排列整齐、印刷清晰的文件。7、严格保密制度，做到不泄密、不传密、不丢失文稿。8、完成领导交办的其它工作。机要室工作程序一、印章管理1、刻制、启用使用单位人员签字领用 领导批准后机要人员登记并留印模办公室确认启用文件或公章上级机关下文刻章启用2、使用管理机要人员登记用印内容、日期、件数、印鉴名称名称使用人签字机要人员确认领导批准并合乎手续后按要求用印呈主管领导签字批准办公室专

10、人保管3、销毁废旧印章登记造册被撤销单位派人将停用公章密封专人缴回办公室上级机关下发撤销机构文件机构变动停止使用时需收缴公章二人监销需销毁时登记造册领导批准封存或（销毁）开据印章回缴收据二、文件管理1、内部文件移交归档管 理分 发用 印部门按照文件分类独立卷保管，卷内应有记录，便于查找。整齐有序。公司内部人员借阅文件应先登记，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。公司外部人员借阅文件，须经分管领导批准后方可借用。文件的发放应做好发放记录，按发放范围（主送、抄送范围），确保各有关场所都能得到。次年一季度末将文件清理，按发文稿登记簿目录分类移交档案部门归档。并填写移交目录清单，移交人、接交人签字认可

11、。公文用印前认真检查，原稿未经领导签发和办公室审核，格式不符合要求等不予盖章。用印根据字头分别盖公司、公司党委章，用印要端正、清晰。2、外部文件移交、归档分类、登记催办收回管理各部门阅办办公室主任拟办按分管领导批办的顺序呈送，时限性文件应先送主管部门阅办后再按领导批办的顺序呈送。秘密文件按规定的秘级，在领导批示范围内传阅。文件传阅中如拖拉不及时办理,机要室有权催办,文件传阅结束,分类做好卷内目录登记,一月清理一次,借阅制度同内部文件一并管理。移交归档亦按内部文件办理。机要室根据办公室主任拟办意见分别呈送分管领导批办。办公室主任根据来文内容拟送分管领导批示。如遇急件或分管领导不在时，可直接批示呈

12、送主办部门阅办。待分管领导回来再送领导批示。外来文件，机要室清点份数，分类登记，应写明收文日期，发文单位，来文字号，收文序号、内容（标题），来文份数等。是否受控、保密均标注清晰，收文须附阅办笺。呈分管领导批办3、受控文件管 理分 发用印、编分发号移交归档公司行政文件的文号、分发号由办公室统一编发，各类管理文件、技术文件、合同等文件编制/产生部门统一编号。部门专用文件由各文件管理部门负责，按发放前范围发放文件，受控文件由文件起草部门确定，管理者代表审批。受控文件应标识并注文件分发号。受控文件发放由各部门填写“文件审批/发放表”，经管理者代表/分管领导批准后，办公室按发放范围发放文件，确保各有关场

13、所者能得到。受控文件移交、归档亦按照其它文件办理。受控文件单独分类分盒保管，有关借阅等其它文件类同。办公室半年对各单位/部门受控文件管理进行检查，各单位/部门应设专/兼职文件管理员，负责文件收集、整理、归档等工作，办公室按照年度编制公司行政受控文件清单下发。档案室工作程序收 集鉴 定保 管整 理统 计利 用编 研凡记述和反映本公司科技、生产、基建、经营管理和党、政、工、团等方面形成的各类文件材料和声像材料及图表均属于企业档案收集的范围。归档时间：1、科技、声像档案跟随项目随时归档；2、文书档案每年3月底前归档；3、机关财务每年6月底前归档；各项目部会计档案随项目结束后归档。按各门类档案分类大纲

14、、按统一标准折叠、装订、整记、编写档案号、填写卷内目录、总目录、分目录，写卷盒封面、卷背、装盒或对破损曝光文件提出复制或拷贝。集中统一保管本公司的科技、文书、会计、声像档案，维护档案的完整与安全，尽力延长其寿命，力求采用现代化科学方法存贮。做好档案的数量统计、保管统计、利用统计，及获取经济效益的统计及其它方面的统计。采用多种方式开发档案信息资源，搞活档案的利用，发挥档案潜在生产力的作用，对密级档案须履行审批手续，处理好利用与保密的关系。编研档案材料编制各种检索工具、汇编通用、常用手册，探讨档案学的原理和工作方法。按上级有关规定和要求，组织鉴定小组定期对保管的档案进行保管价值期限、密级的鉴定，凡

15、剔除销毁的档案资料须造册、审批、督销。收发室工作程序一、上级机关来文处理来文登记分送各部室各部室签收到集团公司收发室办理签收手续二、全公司机关报刊分发、公司发文处理从邮局、各部室签收报刊、文件分类登记分送各部室送邮局邮寄至各项目部和集团公司收发室和集团和平共处集团三、公司机关接待室、会议室的管理工作（并负责公司领导办公室卫生工作）会后卫生清扫工作会议召开卫生清扫、打开水等事宜接到会议通知四、邮资统计工作交办公室主任审核收集邮资凭证分部门进行登记造册月汇总、年汇总打字室工作程序一、文件打印修改、印刷领导签发分类、登记编号办公室审核文件、资料对校对后的文稿进行修改，并按规范设定格式打印蜡纸及底稿，

16、印刷或复印文件。打印完后交拟稿部门进行校对。上报及下发的各类文件、资料、人事命令、情况简报、会议纪要、传真电报及由各部门负责起草。经办公室主任审核后，送分管领导签发。校对文稿打印认真、细致、及时的打印文稿。打字员按照文件类别对文件进行分类、登记、编号。分管领导签发后，由办公室交打字室。二、资料复印复印、登记签 字交办公室主任或秘书同意后交打字室。司属各部门需复印的各类文件、资料。复印好后需在复印登记本登记复印日期、张数及规格。文件、资料公务车使用工作程序 向司办通报、待命办公室按规定派车驾驶员出车用车部门申请车辆待命市内用车司办根据情况安排，合肥地区用车须分管领导批准，长途出车需总经理审批。按

17、派车规定完成好出车任务。市内用车电话申请，长途用车需填写长途用车审批登记表。小车司机在定点维修厂做好车辆维修保养，保证车辆状况良好，能随时出车，停放在指定车库。督办工作程序 归档催办办理反馈对上级机关转来或本级领导批示，或办公室主动建议督查的事项，都要进行登记立项，写明来文机关、收文日期、内容摘要等。事项办理完毕后，应将所形成的全部材料收集齐全按照来件、领导指示、下发通知函件、催办记录、承办单位上报材料、向上级机关呈送的办结报告或编印的简报排列顺序，立卷归档。结案后，办公室要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，搞好反馈工作。属上级机关交办的事项，要做专题报告：督查件涉及面较大、内容较重要的可

18、以编发简报，分送有关领导和单位；本单位领导交办的事项，可将承办单位的办结汇报直接呈送领导阅示。督查有了结果，承办单位应及时向党委办公室作书面汇报。办结汇报经党委办公室初步审理，并经领导同志审阅同意后，即可结案。如果办理结果不符合要求，办公室应向承办单位提出建议，或退回重办，补办。办公室工作人员要定期与承办单位联系，及时掌握办理情况，加强具体指导。规定办结期限的，未规定期限的，也要抓紧办理，确实难以如期办结的，应要求承办单位及时通报进度情况，做到：紧急事项及时催；难度大的事项反复催；办结时间长的事项定期催；拖着不办的事项直接找承办单位领导催。催办方式，可以用电话，也可直接派人催办，催办情况要有记

19、录。督查件登记立项后，办公室主任要提出拟办意见，包括承办单位、转办时间、办理要求、办结时间、反馈形式等，报请有关领导同志批示。有些督查件，领导同志已有了明确的批示意见，可直接按照领导批示转承办单位办理。办理一般分为转办、协办、自办三种。对一些问题比较复杂，需要几个部门或单位共同办理的，以及在办理过程中各承办单位之间有分歧的，办公室要进行协办。协办中，如果属于多头承办的，应明确牵头单位，其它单位配合；如果属于各承办单位之间有分歧的，办公室应认真听取各方面意见，善于引导，把不同意见统一到党的方针、政策上来；办公室协调不了的，可请有关领导出面协调，有些问题一次协调不成，要组织多次协调，直到问题解决为止。立项拟办结案信访工作程序 转办阅信和接谈回复存信督办审查结果信案办结完毕，应把原信件、登记表、处理结果等一同整理入档备案。对于信访案件的处理结果，要及时回复来信来访者，并做好思想工作。如果本人不服或不满意，重申的问题又确有道理，应作重新处理，对无理纠缠者要适当处理。对信访案件的处理结果，要认真进行审查，看问题处理得是否恰当，如果认为恰当，即可结案；如果认为处理不恰当或有错误，可责成承办单位重新处理。对转办的信案，办公