小牛固定资产管理系统-软件说明书(共50页)

1、精选优质文档-倾情为你奉上小牛固定资产管理信息 系统使用与操作指南2011-1-1专心-专注-专业目 录第1节1 系统的安装初始化与界面管理固定资产管理系统运行的第一个步骤或首要进行软件的安装及配置置。介绍如何安装系统并设置、修改固定资产管理信息系统运行所需要的各种参数及其注意事项1.1 软件安装软件的安装非常简单，您取得的软件安装介质有可能是光盘也有可能是通过网络下载的安装文件，安装分两部份：安装程序文件清单+1. 服务器端安装.exe ： 请在安装在装有SQL SERVER 2000上的计算机上,运行此程序安装数据库.2. 客户端安装.exe：请在其它计算机上安装此客户端版本软件.3. Z

2、ICAN.mdf：此文件为数据库文件.必须和第1个文件放在同一目录才能正常安装.4. ZICAN_log.ldf:此文件为数据库日志文件.也要和第1个文件放在同一目录才能正常安装.5. 安装说明.txt:安装说明文件.程序安装配置要求+1.安装有局域网络2.有一台安装有SQL SERVER 2000的服务器.(做为服务器端 请打SQL 2000 最新SP4补丁)3.有多台普通连通局域网的电脑.(做为客户端)安装步骤:+1. 在下载本软件后,请先解压.2. 然后复制到装有SQL SERVER200/2005的计算机上.3. 安装服务器端方法: 运行"服务器端安装.exe"文件

3、.在出现的窗体中,配置SQL链接的用户和密码,测试成功后,点击"开始安装"按钮. 4. 安装客户端方法: 可单独将"客户端安装.exe"文件拷贝到网络上的别的计算机中,执行安装程序完成即可.5. 在安装好的客户端桌面上,运行"小牛固定资产管理系统 网络版",在弹出的SQL配置窗口中,选择Microsoft OLE DB Provider for SQL Server,点下一步，输入链接SQL的服务器名，以及帐号和密码,测试后单击"保存".6. 最后重新开启桌面上的程序图标即可.运行程序。注意事项:+1.在配置SQL

4、服务器名时,请输入SQL服务器的电脑名,否则可能会出错.2.先安装服务器端,再执行客户端安装.软件成功安装后，您的桌面上将出现“固定资产管理信息系统”的快捷方式图标，通过双击图标，即可进入软件系统。$1.1.1 操作员登录操作员登录是指具体的软件应用人员进行登录的窗口，如下图所示。§ 机构部门：选择要登陆系统的所在部门，当选中此项后，下面就只会显示该机构部门的登陆帐号人员清单。§ 帐号名：选择登陆系统的帐号名称。 § 密码：指对应操作员编号的口令。 注意：第一次操作时，所有帐号默认密码为：123选择登录后即进入系统的主界面，以下介绍系统主界面的相关操作。1.1.2

5、 初始系统数据当您第一次进入软件的主界面，请行执行系统初始化的操作，将已有的演示数据清除掉。执行方法：菜单“系统管理“-”初始化数据库“，全选所有的项目，并按确定删除。操作完成后，软件会自动关闭，必需手动再次运行软件，进入才能看到效果。1.2 用户界面管理用户界面是软件操作员与系统的交互界面，该系统界面的总体设计遵循简洁、明快、易于理解并支持用户定义的原则，以下分别与以介绍。本软件界面共分为三大部分，一是菜单栏（主体框架最上方）；二是功能区域；三是自定义区域。如下图所示：菜单区域导航区域数据区域图片 1.21 软件界面第2节2 系统管理介绍软件系统管理员的应用功能，包括用户管理、权限管理、数据

6、库管理等功能。系统管理是软件应用的第一步，也是很关键的一步。系统管理与具体的功能应用相对独立，主要实现帐套管理、操作员的管理、数据库的管理等功能，系统管理的功能可以由专人管理也可由业务人员兼系统管理员的功能。涉及主要功能项：【备份资料】、【恢复备份】、【初始化数据】、【打印机设定】、【系统日志】、【辅助工具】、【帐号管理】、【更改密码】、【注销用户】等功能。2.1 备份资料执行后，系统自动在SQL SERVER的服务器的D盘下建立一个ZiCan_DB.bak的数据库备份文件。2.2 恢复数据需要数据库管理员，在SQL数据库管理器中，手动将数据库恢复。2.3 初始化数据将第一次安装时，原有的演示

7、数据清空，详见1.1.2的操作。2.4 打印机设定设定资产系统所使用的默认打印机，如果电脑没有安装任何打印机驱动，则将会出现预览问题。2.5 辅助工具包括万年历，记事本，计算器等工具。2.6 系统日志记录系统的一般的操作记录，帐号登陆信息等。2.7 帐号管理管理资产系统的所有登陆帐号的，新建，修改，删除操作，并能指定详细的帐号权限增加：单击“增加 “按钮，弹出如下窗口录入新人员信息.系统默认权限分为4级：1.系统管理员：拥有系统的所有管理的操作功能.2.资产管理员：能对本部门的资产进行操作和审核权限。3.资产操作员：能添加，修改本部门的资产。4.普通用户： 只能查看和打印报表。*当选中“级别”

8、的类型后，系统会自由分配使用权限，也可以由系统管理员在“使用权限”中，进行手动调整详细权限.*大类管理员：是用来控制一些特殊的资产分类的操作权限的，默认是全部可以操作的，当选中左边的大类到右边后，该帐号就无法新增操作右边分类的资产。*部门：指定该登陆帐号从属于哪一个部门，以标识和区分帐号的部门资产权限。当指定了部门后，该帐号登陆后只能看到本部门的资产。(系统管理员不受此限制)修改：修改一个已经存在的帐号删除：删除选中的帐号第3节2.8 更改密码更改当前登陆帐号的密码2.9 注销用户2.10 退出3 基础资料基础设置部门介绍本软件一些基础数据的自定义内容，本部分内容是应用资产管理软件的基础部分，

9、必需先设置好该部分的必要内容才可进行资产管理软件的其他操作，基础资料会显示在资产的新增，修改的项目选择清单里。3.1 帐套管理对帐套进行分类管理，标识资产的所属帐套。以下界面是清单页的标准格式，其它清单页的操作方法与以帐套管理功能是基本一致的。预览：将当前表格，预览到系统默认的打印机。打印：直接将当前表格，传送到系统默认的打印机。导出：将当前表格，导出到EXCEL，WORD格式。选中类型后，单击“导出”按钮。增加：增加一条新帐套记录。录入帐套名和备注后，单击“保存新增”按钮即可。上方的箭头图标是记录导航条，点击后能查看其它帐套名。图标分别表示，最前记录，上一条记录，下一条记录，最后一条记录。修

10、改：选中清单中的记录，或双击记录，则会显示修改帐号的窗口。删除：选中清单中的记录，再单击删除图标或按DEL键则可以删除该记录。导入：导入整理好的EXCEL记录文件导入注意事项：l EXCEL文件第一行必需是标题行l EXCEL文件不能有合并单元格l EXCEL文件的表名的数据要放在默认的工作表Sheet1l EXCEL文件要关闭后导入l EXCEL文件的数据列的数据格式要和系统中对应的字段一致。比如，日期，就是要2010-1-1格式，数量就只能有数字l 更多请参考导入窗口中，左下角的相关模板要求。l 操作方法：点选EXCEL文件后，将EXCEL文件中的列选中，与要求的列对应即可。（下拉框中的列

11、，就是导入的EXCEL的所有标题名称）查询：单击后，清单标题会显示一个下三角形，和EXCEL的自动筛选类似，可以选中相关的记录进行查看。再单击一次查询按钮，则箭头消失。全部：刷新数据集，返回全部记录。退出：退出当前窗口3.2 大类管理用来管理资产大分类，大类管理和3.1帐套管理的操作基本一致。l 序表示，系统内部记录号l 简写表示，该大类的简写代码，简写代码将是构成资产编号的组成部份（关于资产编号的规则，会在新增资产时说到）3.3 子类管理用来管理资产子分类，子类管理和3.1帐套管理的操作基本一致。l 简写表示，该子类的简写代码，简写代码将是构成资产编号的组成部份（关于资产编号的规则，会在新增

12、资产时说到）l 所属大类，指的是该子类是从属于哪一个大类下的项目。3.4 机构管理设置机构和部门信息。l 编号，是由系统自动产生的，同级的部门编号都是从01-99的两位长度。下级部门会在上一级部门的后面再加01-99两位。比如，编码：0101表示，01部门下的第一个子部门。l 层数，是表示该部门所在的第几级，最上级一般是从1开始。l 所属机构，是主从部门的重要参数。表示该部门是否有上级部门，上级部门的编号是多少。如果是第一级部门，则显示0。l 机构代码，指该部门的编码。（可选项）l 新建部门，请点击“新节点”，则会在窗口左边的树中，自动增加一个默认名称的部门，可以点出所需部门数量，再选中左边的

13、树，再点“修改”按钮，输入新部门名称后回车键确定。l 新建子部门，请在左边的树中，点选要建子部门的名称，再点“新子节点”，则会在该名称下建子部门。l 导入注意事项：导入前，请将编号按上方说到的规则填好再导入，否则容易出现异常。（一般系统在导入数据前，都要先建好或导好机构部门数据）3.5 位置管理用来管理位置的信息，位置管理和3.1帐套管理的操作基本一致。3.6 来源管理用来管理资产来源信息，来源管理和3.1帐套管理的操作基本一致。l 增减方式代码，1表示增加，2表示减少3.7 用途管理用来管理资产用途信息，用途管理和3.1帐套管理的操作基本一致。3.8 人员管理用来管理资产大分类，大类管理和3

14、.1帐套管理的操作基本一致。l 左边的树是导航条，当选中相应的部门后，右边就会显示该部门下的人员记录，要返回所有记录，请点上方的“全部”按钮。l 编号，人员编号是手动录入，可输入人员的工号。l 部门，指定该人员是从属于哪一个部门。（此项将会影响该人员是否能进行相关资产操作的权限）3.9 在用情况管理用来管理资产在用情况，这是一个做为资产附加状态的管理，在用情况管理和3.1帐套管理的操作基本一致。3.10 品牌管理用来管理资产品牌信息，品牌管理和3.1帐套管理的操作基本一致。3.11 货品管理用来管理资产货品附加信息，此功能只做为参考，货品管理和3.1帐套管理的操作基本一致。3.12 供应商管理

15、用来管理资产供应商信息，供应商管理和3.1帐套管理的操作基本一致。第4节4 易耗品管理对于非资产的物品，进行登记，领用/借用，归还管理.此功能与资产管理的数据是分开存储的，相互不影响4.1 增加易耗品增加一个易耗品记录l 耗品编号是由系统产生的，也可以自定义。l 金额是指总金额。4.2 借出易耗品借出易耗品操作（需要归还）l 借用部门，指借用这个耗品的部门。借用人，就是要用的人。l 借用数量，可以输入要借出的数量，可以小于库存数量。（库存数量会自动调出并显示）l 选择耗品名称后，再选耗品编号，可自动带出库存数量。4.3 领用易耗品领用易耗品操作（不需要归还），和4.2操作基本一致。4.4 归还

16、易耗品归还已借出的易耗品操作.l 选择耗品编号，将自动显示该耗品的名称。再选择借出人（原借用人）以及旁边的ID号，则自动会显示出该人员借出过该物品的总数量，以及归还数量（默认和借出总数量一致）。4.5 易耗品清单易耗品记录清单，界面操作方法和3.1的基本类似4.6 借领用记录借用，领用，归还易耗品的所有记录，界面操作方法和3.1的基本类似第5节5 资产操作资产操作包括了资产申购，增加，修改，核定，领用，保养，维修，转移，借出，处置，清理，导入等操作，系统的资产管理默认以一个“资产编号”进行一项资产设备的管理，以便于以该资产的整个相关流程和操作进行跟踪，流程如下：5.1 采购申请单资产的采购流程

17、，只做为一个附加的流程，用户也可以跳过此项直接增加资产。l 资产编号是系统自动产生的，也可以手动录入。l 单位中如果没有的项，也可以手动填单位名称l 申请部门，默认是当前登陆帐号的所在部门编码。资产审核如下图，当申请了新的记录后，会出现申请记录，双击记录就可以进行审核操作（能否进行审核操作由帐号管理的权限决定）.5.2 增加资产增加一条资产记录，相当于资产入库操作。系统中的资产入库时，默认的状态是未使用状态，默认的使用部门是操作人员帐号的所在部门。资产新增页中，很多下拉清单，都是在系统的“基础资料”中定义的。l 数量：用于将相同的资产自动产生递增的资产编号。l 设备编号，即资产编号，当前的编号

18、规则如下：大类简写+子类简写+4位流水号（从0001开始递增）所以，资产录入前，必需将大类和子类的简写代码设定好，否则产生的编号可能成为不规则。l 资产编号的产生，一定要先选择“资产类别”和子类后才能显示出编号在上方。如果需要手动录入资产编号，请将关闭即可。l 当资产是电脑整机设备时，请点选，则下方的“型号配置”右边会出现“详细”的按钮，点开按钮后就会出现下下图的“整机配置清单”l 管理部门：默认与使用部门是同一个部门，也可以是资产管理部门。l 预净残：即预计净残值，即资产在折旧后预计剩余的价格。如果折旧方式为“不计提折旧”，则可以无视。l 使用月限：使用年限，只是这里的单位是使用月份。l 入

19、账日期：财务上入账的日期。l 在用情况：附加的状态字段，用户可以基础资料中自定义。l 状态：默认为未使用，因为资产还没进行流程是的分配，建议不要更改状态。几种系统默认状态的说明如下：未使用：资产刚新增入库的默认状态，表示该资产是未分配的。已领用：当使用“资产领用”功能后，该资产状态将自动变成“已领用”。已借用：当使用“资产借出”功能后，该资产状态将自动变成“已借出”。已处置：当使用“资产处置”功能并审核通过后，该资产状态将自动变成“已处置”。已清理：（此项可以忽略，当前系统已修改为清理后资产会被删除）备用：（备件）5.3 修改资产双击主窗口的记录，即可进入资产修改页。资产修改页包括标签页：资产

20、配置，附属设备，资产图片，折旧计算，变更历史，相关记录等信息。l 资产配置：和资产新增一样的内容，只是资产类别（大类）和资产子类都无法更改，因为资产的编号都是和大类和子类的简写代码决定的，开放这两项的更改将会引起资产编号的不规则。（如果大类和子类都选错了，只能删除后重新录入）.l 附属设备：可以增加该资产的下属资产，单击新增增加记录，选中下属设备后，回车保存。（此功能只做为参考）l 资产图片：点击上传，选择图片文件，保存后会显示所存图片信息。可进行更改和删除操作。仅支持JPG格式。l 折旧计算：可进行资产折旧的计算，折旧计算必需的三个参数，购买日期，折旧方式（不能是“不计提折旧”），使用期限（

21、月）。如果信息不完整，用户可以直接在该页输入参数，直接计算出从购买后第1个月开始每个月的折旧额。l 变更历史：当资产修改一次时，系统会将那一次的记录存成一条备份记录，用户可进行上下对比查看差异。l 相关记录：主要包括，保养，维修，领用，借出记录，单击相关表格的右键可以行相关的操作。l 资产审核：当资产的资产确认无误后，可进行审核操作，审核后的资产无法更改，流程是一般是资产审核后才能领用的，但也可因本单位的情况而定。（资产审核后，只有通过菜单“资产操作”-“核定后的资产”-“资产修改申请”来申请变更）l 增加资产-从申购流程：该项的界面与“增加资产”是一样的，只是左上方会多出一个下拉框，该下拉框

22、会显示资产申购单，选择后，会把价格和数量调出到当前页。资产属性页（下图）：折旧计算（下图）5.4 资产领用执行资产领用/发放操作，执行菜单“资产操作”-“资产领用”-“领用资产”。l 借出编号：是由系统自动产生。l 类型：是指借用还是领用类型。l 数量：当输入的数量大于1时，下方会出现多条录入信息行，以同时选中多个资产进行领用操作。5.5 核定资产核定资产可在资产的修改页中，单击“审核资产”按钮执行审核资产。审核后资产则处于不可修改状态，如需要修改，则需执行菜单“资产操作”-“核定后的资产”-“资产修改申请”。申请通过后，资产页的冻结状态才会解除。5.6 保养资产执行保养资产操作，执行菜单“资

23、产操作”-“保养资产”。5.7 维修资产执行资产维修操作，执行菜单“资产操作”-“资产维修”-“维修资产”。l 维修编号：由系统自动产生。l 资产维修审核：其功能就是完结维修项目。5.8 转移资产执行资产转移操作，执行菜单“资产操作”-“资产转移”-“资产转移申请”。l 转移编号，由系统自动产生。l 选中资产编号后，自动带出该资产的记录信息。l 输入转移后的信息，点保存后，要等转移审核通过后，操作才能生效。l 转入部门：此部门将会同时更新该资产记录的管理部门和使用部门。l 审核资产转移：执行菜单“资产操作”-“资产转移”-“资产转移审核”。在出现的清单上，双击要审核的记录，再出现的窗口中，录入

24、审核信息即可。l 批量审核：当打开“资产转移审核”窗口时，直接点击批量审核的话，则会直接将未审核通过的资产执行通过的动作。l 批量变更人员资产：将某人员的所属资产一次性的转成另外的人员。执行菜单“资产操作”-“资产转移”-“批量变更人员资产”。打开窗口后，在上方选择相关的部门和人员，之后点查询按钮，则下方会显示该人员所拥有的资产记录。接着，再下方再选要转到的部和人员名称，再点“处理”按钮，则清单里的资产全部会转到下方人员的名下。l 处理完成批量变更人员后，可以直接将清单打印出来，清单中会在后面增加一列表明“新人员”的列。5.9 借出资产执行借出操作，执行菜单“资产操作”-“ 借还操作”-“借出

25、资产”。该操作和“领用资产”操作一致，只是借出和领用资产，会分别将记录产生在主菜单“资产/记录”里的“资产领用记录”和“资产借出记录”里。5.10 处置资产执行资产领用/发放操作，执行菜单“资产操作”-“资产领用”-“领用资产”。l 选中资产编号后，系统自动带出资产名称。l 原值：表示资产的购买价格l 已计提折旧，如果是按年份折旧的可手动录入。l 保存处置申请后，还需要进行处置的审核，只有审核通过后，资产状态才会变成“已处置”状态。（在打开资产审核窗口后，审核方法与5.8转移资产类似）5.11 清理资产执行资产清理操作，执行菜单“资产操作”-“清理资产”。l 资产处置通过后的资产，将显示在这里

26、的窗口的资产编号中。l 当前系统已修改为，当资产清理后会从数据库中删除，但会在主菜单“清单/记录”-“资产清理记录”存放一条记录。5.12 资产变动历史显示资产每一次修改所存储的记录，执行菜单“资产操作”-“资产变动历史”。5.13 资产数据导入执行从EXCEL进行资产数据的导入操作，执行菜单“资产操作”-“资产数据导入”。l 导入注意事项：EXCEL的列标题要和软件里的“对应列”一致，以便于当执行“自动匹配”按钮时，能自动选中对应列。EXCEL文件在导入前需关闭。EXCEL文件要严格按照模版的要求制作格式，数据列最好不能留空（系统可能会删除一些重要列为空的数据行）。文字型的单元格可留空，但数

27、字型的要输入0表示默认为0.导入前，请先将资产的部门资料录入或导入好l 当导入的EXCEL格式有问题时，系统会提示“生成远程SQL出错”的调试代码。5.14 SQL处理中心执行SQL批处理操作，执行菜单“资产操作”-“SQL批处理中心”。该功能可执行单条SQL语句，对数据库进行维护，但需要管理员权限。第6节6 清单/记录清单/记录，主要是系统在执行数据操作中产生的一些清单和记录，包括：采购申请清单，资产清单，到期资产清单，清理资产清单，转移资产清单，保养记录，维修记录，领用记录，借还记录，以及电脑设备清单。l 所有的记录都是由前面，相关的操作生成的清单。l 界面的操作方法和“基础资料”的是一致

28、的。l 电脑设备清单，是在新增资产时，当选中“电脑整机”后，录入信息时，就会将记录产生在这里。7 报表统计常用的报表图表的查询和打印. 7.1 资产清单报表提供条件的资产清单查询，打印，导出操作，位于菜单“报表统计”-“资产清单报表”.7.2 资产维修报表第7节资产维修记录查询，打印，导出操作，位于菜单“报表统计”-“资产维修报表”。7.3 资产借出报表资产借出/领用相关记录的查询，打印，导出操作，位于菜单“报表统计”-“资产借出报表”.7.4 资产折旧报表资产的折旧计算产生记录的查询，打印，导出操作。位于菜单“报表统计”-“资产折旧报表”.7.5 资产图表分析显示资产的图表分析，可按类型，金额，图表输出方式进行资产的直观分析。位于菜单“报表统计”-“资产图表分析”.7.6 资产单据打印可以打印资产的转移,处置,领用单据,选择所需单据类型,再将要打印的单号点选到右边的清单中(可多选),再按打印按钮即可. 位于菜单“报表统计”-“资产单据打印”.7.7 资产标签打印打印资产的纸质标签,当资产不启用条码打印时,可选用此项来打印资产条目,再贴到资产和设备上. 位于菜单“报表统计”-“资产标签打印”.l 选择上方的大类和子类,可将左边的资产记录进行过滤。l 将左边的资产点选到右边（可多选），再按打印按钮即可。7.8 资产