南京大学财务报销基本业务介绍

1、南京大学财务南京大学财务报销报销基本业务介绍基本业务介绍财务处财务处20132013年年1010月月2525日日 一、一、财务报销票据的有关要求财务报销票据的有关要求 ： 教学及科研活动中发生的支出应按照政策教学及科研活动中发生的支出应按照政策相符性相符性、与、与教学科研任务教学科研任务相关性相关性及经济及经济合理性合理性的原则，取得真实、合的原则，取得真实、合法的报销凭证进行财务报销。法的报销凭证进行财务报销。 1、合理性：发票或收据上的付款单位、客户名称或、合理性：发票或收据上的付款单位、客户名称或交款人必须注明交款人必须注明“南京大学南京大学”，其他要素如票据开具日期、，其他要素如票据开

2、具日期、内容及其数量、单价、金额、开票人签字等齐全内容及其数量、单价、金额、开票人签字等齐全 ；金额大；金额大小写应相符；发票上的内容一律不得涂改。小写应相符；发票上的内容一律不得涂改。 2、合法性：、合法性： 要求要求 “两章两章”齐全：即发票上应有税务齐全：即发票上应有税务局的发票监制章和开具单位的财务（或发票）专用章；收局的发票监制章和开具单位的财务（或发票）专用章；收据上应有财政部门收据监制章和开具单位的财务专用章。据上应有财政部门收据监制章和开具单位的财务专用章。 3、真实性：发票或收据开具内容与实际经济业务一、真实性：发票或收据开具内容与实际经济业务一致并与开票单位的经营范围相符；

3、开票单位与付款单位相致并与开票单位的经营范围相符；开票单位与付款单位相一致；开票单位与合同或协议上列明的单位一致。不得虚一致；开票单位与合同或协议上列明的单位一致。不得虚构经济业务或通过违规、违法手段取得票据或使用假发票构经济业务或通过违规、违法手段取得票据或使用假发票套取现金。套取现金。 二、二、财务报销手续的基本要求：财务报销手续的基本要求： 1、各类财务报销业务严格执行、各类财务报销业务严格执行“三字一章三字一章”制制度，即经手人、验收（证明）人、审批人签字，加度，即经手人、验收（证明）人、审批人签字，加盖单位公章；所有人（含经费审批人）签字必须以盖单位公章；所有人（含经费审批人）签字必

4、须以亲笔签名为准，不得使用签名章代替。亲笔签名为准，不得使用签名章代替。 2、对票据报销的时间要求：所有财务事项的、对票据报销的时间要求：所有财务事项的报销应在经济业务发生或票据开具之日起一年内办报销应在经济业务发生或票据开具之日起一年内办理，超过一年的不予报销。理，超过一年的不予报销。 3、预借款项必须、预借款项必须办理办理借款借款手续手续，根据实际用，根据实际用途填写途填写借款凭据，借款凭据，借款借款金额、借款金额、借款事由事由、借款时间、借款时间及及借款人等信息齐全借款人等信息齐全。借款人应借款人应在在规定规定报销时间内报销时间内冲账报销冲账报销，报销票据内容应与借款事由一致报销票据内容

5、应与借款事由一致。借款借款人必须是校内人必须是校内在编或经身份认证的非编教在编或经身份认证的非编教职工或职工或研研究究生。生。 4、网上购买物品的，除提供正式发票外还须网上购买物品的，除提供正式发票外还须附上商品发货单或购物清单。附上商品发货单或购物清单。 5、不论乘坐国内还是国际航班，报销时均须不论乘坐国内还是国际航班，报销时均须提供机票与登机牌原件。提供机票与登机牌原件。 6、各类项目经费支出、各类项目经费支出必须必须严格按照项目预算严格按照项目预算或计划书规定的支出项目、范围和标准使用经费；或计划书规定的支出项目、范围和标准使用经费；不得违反规定自行调整预算。不得违反规定自行调整预算。

6、7、按照国家现金管理条例规定，单位之间发、按照国家现金管理条例规定，单位之间发生的经济业务结算起点金额在生的经济业务结算起点金额在1000元以上，应当通元以上，应当通过银行办理转帐结算，不得支付现金。根据目前的过银行办理转帐结算，不得支付现金。根据目前的实际情况，特做如下规定：实际情况，特做如下规定：1000元以上付款，如不元以上付款，如不能通过银行转帐支付的，需通过银行能通过银行转帐支付的，需通过银行POS机刷卡支机刷卡支付或网上银行支付，报销时提供刷卡记录单或银行付或网上银行支付，报销时提供刷卡记录单或银行支付凭据。支付凭据。提供刷卡记录单或银行支付凭据的提供刷卡记录单或银行支付凭据的零星

7、零星购物购物、住宿、住宿、餐饮等业务事项金额餐饮等业务事项金额在在50005000元以下的，元以下的，可以可以直接办直接办理报销手续；理报销手续；5000-100005000-10000元元的的，需财务处会计核算，需财务处会计核算科科长签字；科科长签字；10000-2000010000-20000元元的的，需财务处处长签字；，需财务处处长签字；2000020000元以上的元以上的须须各业务分管校各业务分管校领导领导签字。签字。 银行银行转账支付时，收款单位名称、账号转账支付时，收款单位名称、账号等信息等信息必须与所提供发票必须与所提供发票上的信息上的信息一致。一致。 凡在校内办理的各项经济业务

8、，原则上实行校凡在校内办理的各项经济业务，原则上实行校内转账，不得支付现金。内转账，不得支付现金。 8、票据遗失的情况处理：票据遗失的情况处理：从外单位取得的从外单位取得的发票或收据发票或收据如有遗失，应当取得原如有遗失，应当取得原票据记账联复印票据记账联复印件，加盖开票单位财务或发票专用章并由件，加盖开票单位财务或发票专用章并由教师本人教师本人注注明明“发票遗失，保证不重复报销否则发票遗失，保证不重复报销否则责任自负责任自负”，经本经本单位批准后，才能作单位批准后，才能作为报销为报销凭证凭证。火车票、汽火车票、汽车票遗失需写情况说明，注明车次、卧铺等级、票车票遗失需写情况说明，注明车次、卧铺

9、等级、票价等事项，单位财务一支笔签字并加盖单位公章可价等事项，单位财务一支笔签字并加盖单位公章可予以报销。予以报销。飞机票遗失需写情况说明，取得售票单飞机票遗失需写情况说明，取得售票单位出具的购票证明，单位财务一支笔签字并加盖单位出具的购票证明，单位财务一支笔签字并加盖单位公章，经财务处长签字位公章，经财务处长签字后后报销。报销。 三、三、财务财务报销报销基本基本业务业务介绍介绍 1、国内差旅费、国内差旅费 报销差旅费时，应报销差旅费时，应按规定按规定填写出差旅费报填写出差旅费报销表和车船费详细记录表销表和车船费详细记录表，各要素填写齐全、，各要素填写齐全、完整完整。 办理差旅费借款办理差旅费

10、借款2万元以上，须财务处核算科万元以上，须财务处核算科科长签字，科长签字，5万元以上须提交差旅费预算，财务处处万元以上须提交差旅费预算，财务处处长签字。长签字。 学生学生出差出差原则上只能报销硬座车票，如因科原则上只能报销硬座车票，如因科研工作需要代替教师出差研工作需要代替教师出差的，须的，须导师注明导师注明“同意学同意学生享受教师待遇生享受教师待遇”，方方可按照教师待遇办理报销。可按照教师待遇办理报销。 住宿费标准：教授及相当职务人员：标准间住宿费标准：教授及相当职务人员：标准间或或300元元/人人 天；处级、副教授及以下人员：两人一天；处级、副教授及以下人员：两人一 个标准间或个标准间或2

11、00 /人人天；参加会议并由会议统一安天；参加会议并由会议统一安排住宿的，原则上可凭票据实报销。排住宿的，原则上可凭票据实报销。 乘坐飞机的规定：原则上从严控制，出差路乘坐飞机的规定：原则上从严控制，出差路途较远或出差任务紧急的，须书面说明情况，单位途较远或出差任务紧急的，须书面说明情况，单位领导批准方可乘坐，副教授以下使用财政资金报销领导批准方可乘坐，副教授以下使用财政资金报销的，须财务处核算科科长审批。的，须财务处核算科科长审批。 出差人员一般不得租赁车辆出差。如遇出差出差人员一般不得租赁车辆出差。如遇出差任务紧急且交通不便、路途较短的，须书面说明情任务紧急且交通不便、路途较短的，须书面说

12、明情况，经批准方可租赁车辆，须与出差旅费一并报销。况，经批准方可租赁车辆，须与出差旅费一并报销。 具有野外工作性质的专业在外埠进行野外实具有野外工作性质的专业在外埠进行野外实习、工作、考察的，习、工作、考察的，须提供野外津贴申请须提供野外津贴申请，根据野，根据野外实际工作天数发放伙食补助费。外实际工作天数发放伙食补助费。 具体政策以国家和学校差旅费管理办法及补具体政策以国家和学校差旅费管理办法及补充规定为准。充规定为准。 2、市内交通费、市内交通费 市内交通费市内交通费要求全部在网上预约报账，要求全部在网上预约报账，需需将将小小票横向粘贴在专用的票据粘贴单票横向粘贴在专用的票据粘贴单(A4复印

13、纸的二复印纸的二分之一分之一)上，排列顺序要与所列支出明细一致。上，排列顺序要与所列支出明细一致。 月票（月票（50元定额）充值发票一般不予报销。元定额）充值发票一般不予报销。 外地的交通费原则上不予单独报销，须与外地的交通费原则上不予单独报销，须与出差旅费一同报销。出差旅费一同报销。 同一出租车号且时间连续明显不合常理的同一出租车号且时间连续明显不合常理的出租车票不予报销且予以收缴。出租车票不予报销且予以收缴。 3、国际旅费、国际旅费 出国前须办理出国任务批件，出国目的地、出国前须办理出国任务批件，出国目的地、天数、费用承担方式及经费来源渠道等应与批件天数、费用承担方式及经费来源渠道等应与批

14、件一致，持因私护照不得报销出国费用。一致，持因私护照不得报销出国费用。 机票购买：机票购买：因公出国人员因公出国人员在在国内国内（外）（外）购买购买国际机票，应凭售票单位国际机票，应凭售票单位出出具的航空旅客运输具的航空旅客运输行程行程单（单（发票发票）及及登机牌登机牌办理报销手续；在国内购买国办理报销手续；在国内购买国际机票，应以转账支票结算际机票，应以转账支票结算， 刷卡支付的应提供付刷卡支付的应提供付款依据款依据。 借款：先到国际合作与交流处办理借款：先到国际合作与交流处办理出国用出国用汇申请书汇申请书，再到财务处综合科核算外汇，再凭借，再到财务处综合科核算外汇，再凭借 款单及款单及出国

15、用汇申请书出国用汇申请书办理借款手续。办理借款手续。 核销：出国回来后携带相关票据到国际合核销：出国回来后携带相关票据到国际合作与交流处办理作与交流处办理出国用汇核销单出国用汇核销单，到财务处，到财务处综合科核算外汇后办理报销手续。综合科核算外汇后办理报销手续。 组团方式出国：参加上级单位组团出国的，组团方式出国：参加上级单位组团出国的，凭上级单位相关通知函件办理付款手续；因特殊凭上级单位相关通知函件办理付款手续；因特殊情况须通过旅行社组团出国的，应出具与旅行社情况须通过旅行社组团出国的，应出具与旅行社签订的合同、预算（费用）明细，经国际处审核签订的合同、预算（费用）明细，经国际处审核签字后办

16、理借款或报销手续。签字后办理借款或报销手续。 出国人员费用报销标准按照国家和学校临出国人员费用报销标准按照国家和学校临时出国人员费用开支标准和管理办法执行。时出国人员费用开支标准和管理办法执行。 4、租赁费租赁费 租车费租车费 租车费租车费报销分以下几种情况：报销分以下几种情况： （1）市内租车：须）市内租车：须提供提供出租出租方单位出具的费用方单位出具的费用清单，清单，办理转账或付款手续；办理转账或付款手续； （2）去外地（含当地）租车：须填写）去外地（含当地）租车：须填写出差旅出差旅费报销表费报销表，列明出差人员、地点、事由等信息，列明出差人员、地点、事由等信息，并附上出租并附上出租单位单

17、位或个人或个人出具的费用清单出具的费用清单或合同（或合同（金金额超过两额超过两万万元元），与与出差其他费用一并进行报销出差其他费用一并进行报销。（一事一报）（一事一报） （3）去外地租车当天来回：须书写租车情况说）去外地租车当天来回：须书写租车情况说明，包括出差人员、地点、事由等信息，并附租车明，包括出差人员、地点、事由等信息，并附租车费用报销清单。费用报销清单。 （4）会议租车：须凭发票及租车费用清单与会）会议租车：须凭发票及租车费用清单与会议议费用费用一并办理报销手续。一并办理报销手续。 （5）校外产学研平台、研究院等发生的交通用）校外产学研平台、研究院等发生的交通用车：报销时须车：报销时

18、须提供提供租车发票及费租车发票及费用清单用清单。 设备租赁费设备租赁费 报销时须根据项目预算，报销时须根据项目预算，提供提供设备设备租租赁赁发票及发票及租赁租赁合同合同。 5、会议费会议费 在举办会议之前在举办会议之前应应做好会议预算，做好会议预算，列明会议基列明会议基本情况及会议经费来源（包括会务费收入），根据不本情况及会议经费来源（包括会务费收入），根据不同经费由相关管理部门和财务部门审批。同经费由相关管理部门和财务部门审批。 收取会务费收入的，应开具合法票据专户核算，收取会务费收入的，应开具合法票据专户核算，实行收支两条线管理实行收支两条线管理 ，不允许坐支现金。，不允许坐支现金。 会议

19、不得在高档酒店、度假村、会所等举办，会议不得在高档酒店、度假村、会所等举办，不得发放礼品及组织旅游、考察等活动。不得发放礼品及组织旅游、考察等活动。 借款借款须须带带审批后审批后的会议预算复印件办理。的会议预算复印件办理。 支出须与预算及不同经费管理规定相符合。支出须与预算及不同经费管理规定相符合。 会议结束后须及时进行会议决算。会议结束后须及时进行会议决算。国际会议国际会议预预算及算及决算决算均须均须经国际交流合作处经国际交流合作处审批审批。 会议会议费须费须一次性集中报销，不得分次拆零一次性集中报销，不得分次拆零报报销销。 6、业务招待费、礼品费：、业务招待费、礼品费： 横向经费在一定额度

20、（横向经费在一定额度（20%）内开支（与改）内开支（与改 善工作条件及汽油费额度打通使用）。善工作条件及汽油费额度打通使用）。 纵向经费一般不予列支，但有间接费用的按纵向经费一般不予列支，但有间接费用的按照学校间接费用管理办法及其实施细则执行。院系照学校间接费用管理办法及其实施细则执行。院系单位业务招待费在单位特支费专户中列支，捐赠经单位业务招待费在单位特支费专户中列支，捐赠经费应根据经费使用方向按照捐赠协议执行。费应根据经费使用方向按照捐赠协议执行。 高档烟酒和贵重礼品及娱乐场所发票不予报高档烟酒和贵重礼品及娱乐场所发票不予报销。销。 严格控制各类商业预付卡、购物卡的购买。严格控制各类商业预

21、付卡、购物卡的购买。 外事接待费须经国际合作与交流处审核后报外事接待费须经国际合作与交流处审核后报销。销。 7、劳务、劳务费和专家咨询费费和专家咨询费。 劳务费、专家咨询费支出均须劳务费、专家咨询费支出均须填写专用申领表填写专用申领表，包括姓名、工作单位、职称职务、身份证（护照）号、包括姓名、工作单位、职称职务、身份证（护照）号、工作时间、发放事由等，工作时间、发放事由等，本人签收或发至本人银行账本人签收或发至本人银行账户，不得由他人代签，并依法缴纳个人所得税户，不得由他人代签，并依法缴纳个人所得税。（专项经费须提供身份证或护照复印件）。（专项经费须提供身份证或护照复印件）。 科研经费支付劳务

22、费（助研费除外）须科技科研经费支付劳务费（助研费除外）须科技处审批，专项经费须各经费管理部门审批。处审批，专项经费须各经费管理部门审批。 专家咨询费支付标准严格按相关经费管理办专家咨询费支付标准严格按相关经费管理办法执行。一般分为会议和通讯两种形式。也包括其他法执行。一般分为会议和通讯两种形式。也包括其他咨询方式。咨询方式。 专家咨询费不得支付给参与项目研究及课题专家咨询费不得支付给参与项目研究及课题管理的相关人员。管理的相关人员。 8、助研费助研费 助研费自助研费自2011年年3月全部实行网上自助发放。月全部实行网上自助发放。 支付渠道主要是横向科研、纵向科研、教学支付渠道主要是横向科研、纵

23、向科研、教学经费及某些专项经费等。经费及某些专项经费等。 标准：横向经费取消上限，每人每月超过标准：横向经费取消上限，每人每月超过1万元，须报研究生院、科技处审批；纵向科研根据万元，须报研究生院、科技处审批；纵向科研根据项目预算执行，实行总额控制；教学经费硕士每月项目预算执行，实行总额控制；教学经费硕士每月800元，博士元，博士 1500元。元。 网上自助发放须注意：每人每月只能发放一网上自助发放须注意：每人每月只能发放一次，不能预发，不能跨年度发放。次，不能预发，不能跨年度发放。 9、论文答辩费论文答辩费 论文答辩费是支付给参与论文评阅的校内论文答辩费是支付给参与论文评阅的校内外老师的劳务性

24、费用，应按规定缴纳个人所得税。外老师的劳务性费用，应按规定缴纳个人所得税。 存在误区：有部分研究生认为论文答辩费存在误区：有部分研究生认为论文答辩费是以其名义领取的，财务处不应该扣税。是以其名义领取的，财务处不应该扣税。 支付标准：硕士支付标准：硕士1100元，博士元，博士 4500元。元。 支付渠道：教学经费、横向科研经费、纵向支付渠道：教学经费、横向科研经费、纵向科研间接费用。科研间接费用。 由于该费用开支与科研工作缺乏一由于该费用开支与科研工作缺乏一定的相关性，因此，不允许从纵向科研经费或专项定的相关性，因此，不允许从纵向科研经费或专项经费支付。经费支付。 10、维修费维修费 仪器设备维

25、修：金额较大的需提供维修清单。仪器设备维修：金额较大的需提供维修清单。维修金额超过维修金额超过2万元，须附维修合同。维修更换配件万元，须附维修合同。维修更换配件如只有发票须做简要说明，不需要做固定资产增值。如只有发票须做简要说明，不需要做固定资产增值。 公用房装修改造：公用房装修改造： （1）立项：需填写）立项：需填写南京大学公用房装修审批与南京大学公用房装修审批与竣工验收表竣工验收表并审批；签订合同；单项合同预算并审批；签订合同；单项合同预算10万万元以上的装修项目，需由招标办组织招投标。元以上的装修项目，需由招标办组织招投标。 （2）借款：须凭相关部门审批的）借款：须凭相关部门审批的南京大

26、学公用南京大学公用房装修审批与竣工验收表房装修审批与竣工验收表及合同复印件（财务人员及合同复印件（财务人员在合同原件上登记）办理借款手续。在合同原件上登记）办理借款手续。 （3）装修项目预付款总额不得超过合同总价的）装修项目预付款总额不得超过合同总价的60%，余款待工程决算后按合同执行。，余款待工程决算后按合同执行。 （ 4）竣工验收：由相关部门组织验收，装修决）竣工验收：由相关部门组织验收，装修决算金额算金额5万元以上（含万元以上（含5万元）的，须按规定送审计万元）的，须按规定送审计处审计。处审计。 （5）报销：凭装修（或维修）工程发票（须房产）报销：凭装修（或维修）工程发票（须房产处综合科

27、科长签字）、工程决算、处综合科科长签字）、工程决算、 南京大学公用南京大学公用房装修审批与竣工验收表房装修审批与竣工验收表及合同原件办理报销手续。及合同原件办理报销手续。决算金额在决算金额在5万元以上的，须同时提供审计报告。万元以上的，须同时提供审计报告。 （6）质保金：如合同规定有质保金的，报销时须）质保金：如合同规定有质保金的，报销时须根据质保金金额填写一式三联的根据质保金金额填写一式三联的校内经费转单校内经费转单，财务人员做暂存账务处理。待质保期满无质量问题时，财务人员做暂存账务处理。待质保期满无质量问题时，由装修（或维修）单位出具质保金支付申请，并附由装修（或维修）单位出具质保金支付申

28、请，并附校内经费转账单校内经费转账单二、三联办理余款支付手续。二、三联办理余款支付手续。 11、固定资产购置固定资产购置 家具类家具类：单价在单价在500元及以上须办理固定资产元及以上须办理固定资产入账手续；通过招投标购置的大宗办公家具等（批量入账手续；通过招投标购置的大宗办公家具等（批量总价总价5万元及以上）应按规定全部作为固定资产入账。万元及以上）应按规定全部作为固定资产入账。 通用设备单价超过通用设备单价超过1000元（专用设备单位价值元（专用设备单位价值在在1500元以上），须办理固定资产建账手续。元以上），须办理固定资产建账手续。 购置单价购置单价5万元以上的设备须进行可行性论证。万

29、元以上的设备须进行可行性论证。 购置购置2万元以上的设备须通过国资处签订合同，万元以上的设备须通过国资处签订合同，购置国产设备还须办理退税手续。购置国产设备还须办理退税手续。 购置单价购置单价1万元以上的软件须进行可行性论证，万元以上的软件须进行可行性论证，单价单价800元以上（含元以上（含800元）的计算机软件，需在国资元）的计算机软件，需在国资处办理软件资产验收手续。处办理软件资产验收手续。 12、两用物资的购置、两用物资的购置 两用两用物资指既可用于教学、科研、行政等公物资指既可用于教学、科研、行政等公用又可用于私人、家庭生活的物资。用又可用于私人、家庭生活的物资。 凡购买冰箱、彩电、洗

30、衣机、相机等两用物凡购买冰箱、彩电、洗衣机、相机等两用物资须写书面报告，注明用途、经费来源等，纵向科资须写书面报告，注明用途、经费来源等，纵向科研须有项目预算，经财务处长审批后办理报销手续。研须有项目预算，经财务处长审批后办理报销手续。 购买购买8000元以上的高档相机、摄像机，要进元以上的高档相机、摄像机，要进行可行性论证，主管校领导、财务主管校领导批准行可行性论证，主管校领导、财务主管校领导批准后方可购买。后方可购买。 日用品日用品、服饰、化妆品、包等家庭生活用品、服饰、化妆品、包等家庭生活用品一般不得购买，确因公用需要，应书面说明，本单一般不得购买，确因公用需要，应书面说明，本单位领导审

31、批。位领导审批。 13、原材料、试剂、易耗品等专用材料原材料、试剂、易耗品等专用材料 购买专用材料须填写购买专用材料须填写材料入库单材料入库单。 对批量采购的专用材料，报销时须附采购清单，对批量采购的专用材料，报销时须附采购清单，金额在金额在2万元以上的须通过国有资产管理处签订采购万元以上的须通过国有资产管理处签订采购合同。合同。 购买单价在购买单价在500-1500元（未达到固定资产标准元（未达到固定资产标准即通用设备即通用设备1000元、专用设备元、专用设备1500元）的低值仪器，元）的低值仪器，须附低值仪器建账单。须附低值仪器建账单。 购买贵重金属、放射性同位素等，须填写购买贵重金属、放

32、射性同位素等，须填写材材料入库单料入库单并经国有资产管理处处长签字才能办理报并经国有资产管理处处长签字才能办理报销手续。销手续。 所有材料购置均需有验收人签字。所有材料购置均需有验收人签字。 14、测试分析加工费测试分析加工费/（文科：数据采集费）（文科：数据采集费） 校外测试分析加工校外测试分析加工：须须根据预算，提供根据预算，提供委托委托业务的详细清单。如金额在业务的详细清单。如金额在2万元以上（含万元以上（含2万元），万元），须签订委托业务合同。须签订委托业务合同。 校内测试分析加工：须根据项目批复预算填校内测试分析加工：须根据项目批复预算填写校内三联转账单，附测试分析加工协议、承诺书写

33、校内三联转账单，附测试分析加工协议、承诺书（由院系分管科研副院长审签）及分析测试加工服（由院系分管科研副院长审签）及分析测试加工服务清单办理校内转账手续。务清单办理校内转账手续。 5万元以上报销时均须提供项目预算。万元以上报销时均须提供项目预算。 校内测试基金项目转账要求转到特定的账户。校内测试基金项目转账要求转到特定的账户。 15、外汇费用外汇费用 缴纳国际学术组织会费：相关部门须首先对该缴纳国际学术组织会费：相关部门须首先对该组织的合法性进行审核，再进行汇率换算后按相关组织的合法性进行审核，再进行汇率换算后按相关规定办理报销手续。规定办理报销手续。 试剂耗材、图书、版面费测试费等费用：试剂

34、耗材、图书、版面费测试费等费用： 须凭外汇发票进行汇率换算后按相关规定办理须凭外汇发票进行汇率换算后按相关规定办理报销手续。达到规定标准的需签订合同或协议。报销手续。达到规定标准的需签订合同或协议。 国（境）外专家来访接待费用：均须由国际国（境）外专家来访接待费用：均须由国际处审批后办理报销手续。报销国际旅费的，须提供处审批后办理报销手续。报销国际旅费的，须提供机票（限经济舱）发票（机票（限经济舱）发票（invoice）或收据（）或收据（receipt）、）、电子客票行程单及登机牌；外国专家领取生活补贴、电子客票行程单及登机牌；外国专家领取生活补贴、劳务酬金须经本人签名并按规定代扣个人所得税。

35、劳务酬金须经本人签名并按规定代扣个人所得税。 16、办公用品办公用品费费 在各大超市及商场购买办公用品原则上应以在各大超市及商场购买办公用品原则上应以打印的明细发票作为报销凭证打印的明细发票作为报销凭证，不得换开发票，不得换开发票；以；以“办公用品办公用品”、“耗材耗材”等名义汇总开具等名义汇总开具、金额金额200元以上的发票，报销时须附售货单位出具的购物清单。元以上的发票，报销时须附售货单位出具的购物清单。 一次性采购办公用品金额大于一次性采购办公用品金额大于5万元的，须万元的，须通过招标方式购买。通过招标方式购买。 不得以办公用品等名义购买不得以办公用品等名义购买“商业预付卡商业预付卡”。

36、 以商品编码替代具体经济业务内容的发票不以商品编码替代具体经济业务内容的发票不予报销。予报销。 结算方式是以结算方式是以“商业预付卡商业预付卡” 支付的，不予支付的，不予报销。报销。 17、通讯费通讯费 家庭家庭电话、手机及网络等通讯费用可从电话、手机及网络等通讯费用可从横向横向科研经费改善工作条件额度支付。科研经费改善工作条件额度支付。 不得用财政性经费（含纵向科研经费）报销不得用财政性经费（含纵向科研经费）报销电话卡。电话电话卡。电话费发票中的滞纳金不得报销。费发票中的滞纳金不得报销。 在间接费用在间接费用“课题统筹支出课题统筹支出”中报销工作通中报销工作通讯费按照相关实施细则执行。讯费按

37、照相关实施细则执行。 18、邮费及快递费邮费及快递费 须须填写南京大学邮费支出报销单，填写南京大学邮费支出报销单，注明注明收件人收件人及及事由事由等信息。等信息。 定额邮费或快递费发票请按所填写明细顺序定额邮费或快递费发票请按所填写明细顺序排列，横向粘贴在票据粘贴单排列，横向粘贴在票据粘贴单（或（或A4纸一半）纸一半）上。上。 19、图书资料费图书资料费 须填写一式两份的南京大学图书工具和资料须填写一式两份的南京大学图书工具和资料清单，清单清单，清单上上须院系资料室盖章、图书管理员签字须院系资料室盖章、图书管理员签字确认确认（有网购清单不必重复填写，可直接盖章签字）（有网购清单不必重复填写，可

38、直接盖章签字）。 横向科研经费零星购横向科研经费零星购买凭发票直接报销。买凭发票直接报销。 使用专项资金购买图书的按相关经费管理办法使用专项资金购买图书的按相关经费管理办法执行。执行。 20、资料印刷费资料印刷费 资料印刷费（含期刊、文稿等印刷、打印复印、资料印刷费（含期刊、文稿等印刷、打印复印、图文制作、资料装订及扫描等费用）报销，图文制作、资料装订及扫描等费用）报销，发票发票金额金额超过超过500元的，需提供印刷单位出具的详细清单。元的，需提供印刷单位出具的详细清单。 21、出版费及论文版面费出版费及论文版面费 图书出版费：报销须提供与出版社签订的正图书出版费：报销须提供与出版社签订的正式

39、出版合同（须加盖所在院系公章）。式出版合同（须加盖所在院系公章）。 合同中注明给付稿酬的，不予报销出版费。合同中注明给付稿酬的，不予报销出版费。 使用专项经费报销有额度控制，须相关主管使用专项经费报销有额度控制，须相关主管部门签字。部门签字。 论文版面费：可先垫付现金，原则上不予借论文版面费：可先垫付现金，原则上不予借款。款。 “985工程工程”等专项经费经费一般不予报销论等专项经费经费一般不予报销论文版面费（本科生、研究生创新项目除外）。文版面费（本科生、研究生创新项目除外）。 22、科研经费转拨科研经费转拨 国家纵向科研项目：国家纵向科研项目： （1）课题经费对外拨款申请报告，科技处和财）课题经费对外拨款申请报告，科技处和财务处长双签。务处长双签。 （2）课题预算书复印件，主要包括项目或课题）课题预算书复印件，主要包括项目或课题经费预算表、项目或课题参加人员基本情况表、承经费预算表、项目或课题参加人员基本情况表、承担单位研究经费支出预算明细表等主要内容。