Office2007培训教材上

1、Office培训教材目 录Word 2007 技巧指南1Word第一章 快速创建专业文档21.1 快速操作技巧21.1.1 全新用户界面21.1.2 文本选择的技巧21.1.3 随意缩放版面或文字41.2 编辑专业美观的文档51.2.1 插入对象或部件51.2.2 编辑图片81.2.3 编辑表格91.2.4 玩转自动编号101.2.5 设置标题样式和层次101.2.6 编制目录121.2.7 玩转页码131.2.8 去掉页眉下面的那条线141.2.9 实时翻译14Word第二章 轻松共享文档162.1 打印技巧162.1.1 逆序打印162.1.2打印同一文档时使用不同的页面方向172.1.3

2、 节省一页纸张172.2 共享文档182.2.1由 word 文档快速导入 PowerPoint182.2.2 检查文档 万无一失192.2.3快速比较文档的两个版本202.2.4防止更改文档的最终版本202.2.5将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS21Word第三章 超越文档223.1 全新的文件格式223.1.1 OOXML文档格式的优势223.2 文件格式兼容性223.2.1 使用Office 2007打开Office 2003或更早版本的文档22Excel 2007 技巧指南25Excel第一章 数据的整理和分析261.1 数据的排序261.2 数据的筛选271.3 在筛选时

3、使用通配符291.4 数据的分类汇总与分级显示301.5 条件格式321.6 数据透视表351.7 数据透视图的使用371.8 获取外部数据381.9 冻结和拆分窗口401.10 表对象411.11 插入SmartArt411.12 插入其他的对象421.13 选择性粘贴431.14 自动更正441.15 宏的使用451.16 超链接的使用471.17数据的有效性48Excel第二章 Excel中的图表502.1 图表的建立502.2 图表的修改512.3 趋势线的使用522.4 添加系列542.5 常见的图表55Excel第三章 公式和函数563.1 绝对地址与相对地址563.2 公式创建5

4、73.3 函数使用58Excel第四章 高级技巧594.1 编辑技巧594.2 单元格内容的合并604.3 条件显示614.4 自定义格式614.5 自定义函数634.6 自动切换输入法644.7 批量删除空行654.8 如何避免错误信息654.9 图表的应用技巧67PowerPoint 2007 技巧指南69PowerPoint第一章 演示文稿的创建701.1演示文稿的快速创建701.1.1应用已有模板创建PPT701.2保存“我的模板”701.2.1从Office Online上下载模板7613利用主题设置样式771.3.1快速套用主题771.3.2主题的保存771.4利用母版进行模板、主

5、题DIY781.4.1母板的概念781.4.2利用母版设计模板79PowerPoint第二章 文字信息的编辑技巧812.1编辑幻灯片内容812.1.1占位符的应用812.1.2项目符号和编号812.1.3利用智能标记让文本编辑更轻松822.1.4文字格式的快速更改82PowerPoint第三章 利用多媒体元素美化演示文稿833.1插入多媒体元素833.1.1图片的插入和调整833.1.2图形的插入和美化833.1.3Smart Art的使用833.1.4插入表格或图表843.2插入音频或视频853.3音频与视频文件的打包发送86PowerPoint第四章 动画效果的应用874.1幻灯片切换设置

6、874.1.1幻灯片切换效果874.1.2幻灯片切换声音884.1.3幻灯片切换速度884.2使用自定义动画884.2.1自定义动画的种类894.2.2动画计时的设定904.2.3动画效果的设置914.2.4设置文本动画91PowerPoint第五章 演示技巧与现场控制925.1排练技巧925.1.1排练计时925.1.2录制旁白925.2幻灯片放映技巧925.2.1放映中查看提示925.2.2放映时的快捷键94PowerPoint第六章 演示文稿的打印966.1不同的打印方式966.2打印母版的设定96Outlook 2007 技巧指南98Outlook第一章 防范垃圾邮件99Outlook

7、第二章 安排日程工作 -100Outlook第三章 颜色与后续标记邮件信息快速标注106Outlook第四章 在Outlook中如何妙用联系人？113Outlook第五章 怎样添加时区？114Outlook第六章 发出去的邮件还可以收回来吗？115Word 2007 技巧指南此指南简要介绍word 2007中的部分操作技巧Microsoft Office Word 2007 是2007 Microsoft Office system中的重要一员，全新的界面以及功能设计让使用者能够更加轻松快捷、准确高效地处理各种文档。Word第一章 快速创建专业文档1.1 快速操作技巧1.1.1 全新用户界面W

8、ord 2007打破了原有Office软件“菜单工具栏”的模式，采用了全新的用户界面，这是一种质的飞越。那么Word 2007中为什么采用了这种全新的用户界面呢？第一，让用户能够更加迅速地找到所需功能以前的“菜单工具栏”模式需要用户记住那些所需功能的具体位置处在哪个菜单下的哪个子菜单里，而基于Ribbon的全新用户界面，能够清晰直观的把用户所需所有功能直接展现在用户面前，而不必到一个个的菜单里面“翻找”所需功能。第二，让操作更简单Word 2007不仅重新设计的界面，还在界面操作特性上有了很大的提升，例如，当用户选中一幅图片时，上下文相关选项卡会自动显示出“图片工具”，当用户的选择由图片切换到

9、一个表格时，上下文相关选项卡中显示的又成了“表格工具”，这样大大简化了用户的操作。第三，让用户发现并使用更多的功能Microsoft Office是非常强大的办公平台系统，拥有强大的功能。但是如何让用户去发现这些功能并充分利用？很多用户面临的问题并不是不会使用某些功能，而是根本就不知道有这些功能。新的界面致力于将所有功能暴露在用户面前，让他们更容易发现并使用。当然，Office 2007中界面的变化给用户带来的新特性远远不止这些，但最终目的都是为了帮助用户更好地使用Office，提升每一个人的工作效率。1.1.2 文本选择的技巧Word中选择文本的时候可以通过快捷键组合实现不同的选择模式，掌握

10、这些技巧能够让您在文本选择的时候得心应手：· 按住【Ctrl】键：可以在一篇Word文档中选择不连续的选区，这样就可以对多个选区进行同时操作了；· 按住【Shift】键：可以从光标闪动位置到鼠标单击位置进行扩展选择，在选择长篇文档中的大段内容的时候，这个方法是非常有效的；· 按住【Alt】键：能够选择一个矩形选区而不必限制于一行选完再选下一行，在有些利用制表符进行行列对齐的文档段落中，这个方法可以帮助您轻松选择需要的内容；· 对于选择文中多处具有类似格式的文本，可以选中其中的一部分文本，然后点击右键，选择【样式】【选择格式相似的文本】来实现，Word 2

11、007能够自动的将格式相似的文本选中，方便同时进行操作。1.1.3 随意缩放版面或文字Office 2007中采用了一种新的页面缩放模式，不再像先前的版本，需要手工调整缩放比例“50”、“75”或者“200”来调整页面缩放了。在Word 2007界面的右下角，显示比例工具能够轻松调整页面缩放比例，可调节范围从10500。如果使用者只是希望调整文字内容的大小，而不是页面显示比例，那么除了调整字号下拉菜单中的数值以外，还可以选中文字，通过【Ctrl】【】（左方括号）组合键即可缩小字体，按下【Ctrl】【】（右方括号）组合键即可增大字体。这时字体会“无级缩放”，而且放大和缩小的范围会远远超过字号下拉

12、菜单中的限制。这招在PowerPoint中也适用！1.2 编辑专业美观的文档1.2.1 插入对象或部件Word 2007中引入了很多新的对象和部件，这些文档对象和部件能够有效地帮助用户更好地进行信息的展现、更快速更专业地完成文档的制作。SmartArt：这是Office 2007中引入的新的元素，使用SmartArt对象能够轻松地进行更加直观的信息呈现。Office 2007提供了近200中不同的SmartArt形状。在【插入】选项卡中选择【SmartArt】：在弹出的对话窗口中可以根据要表达的内容，选择某一类别下的某种SmartArt形状，点击【确定】按钮：点击SmartArt左侧的展开编辑

13、按钮，即可对SmartArt中的文本进行编辑：文本编辑完成后，还可以针对SmartArt进行样式的设定：选择【SmartArt】工具栏上的【设计】，选择【更改颜色】以及【样式】对SmartArt的效果进行调整：这样，一组富有展现力的SmartArt形状就呈现在面前了。页眉/页脚/封面：Word 2007中预置了很多页眉页脚样式，利用这些预置好的样式，能够轻松地美化您的文档。当文档编辑好以后，只需选择【插入】选项卡中的【页眉】或【页脚】或【封面】，在弹出的预览中选择一种您所需的页眉或页脚样式，点击选中。在接下来的步骤中，对页眉页脚或封面上的域进行简单设置，非常美观的页面就编辑好了。1.2.2 编

14、辑图片在Word 2007中采用了增强的图形和图表引擎，能够将图形和图表的效果发挥到极致。如果在Word文档中插入了一副图片，而希望将图片进行美化或编辑，不再需要图像处理软件，Word就能够帮您轻松搞定。选择【插入】选项卡中的【图片】，选择一张图片插入到文档中。选择【图片工具】选项卡中的【格式】，在【图片格式】设置组中即可对图片进行各种效果的设定，例如可以设置图片的显示样式：还可以在【图片形状】以及【图片效果】中选择相应的效果，所有这些效果都能够立刻应用在图片上：1.2.3 编辑表格表格是Word中经常用到的对象，能够清晰地展现内容。当在Word文档中插入表格后，能够轻松为其设置样式，以达到更

15、好的表现效果。选中表格对象，在【表格工具】的【设计】中选择一种表格样式：另外，插入表格的时候往往表格在一页中显示不完全，需要在下一页继续，为了阅读方便，我们会希望表格能够在续页的时候自动重复标题行。只需选中原表格的标题行，然后在【表格工具】【布局】中选择【重复标题行】即可，在以后表格出现分页的时候，会自动在换页后的第一行重复标题行。1.2.4 玩转自动编号很多人对Word中的自动编号不是很熟悉，认为它难以控制，其实只要掌握了方法，自动编号还是非常好用的一个功能。在编号过程中，如果需要暂时中断自动编号而去书写该编号下面的细节内容，可以通过【Shift】【Enter】键进行软换行，这样编号就不会继

16、续了，当需要继续编号时再按【Enter】键进行换行，编号又会继续前面的数字了。如果需要控制多级编号，有一组常用的快捷键非常重要：【Alt】【Shift】【方向键】。选中要调整的文字内容，通过以下组合键实现调整的功能：【Alt】【Shift】【】：将项目降级；【Alt】【Shift】【】：将项目升级；【Alt】【Shift】【】：将项目向上移动次序；【Alt】【Shift】【】：将项目向下移动次序；这样，就能够轻松享用自动编号的便利，而避免出现麻烦了，PowerPoint中也同样适用！1.2.5 设置标题样式和层次在Word文档中，经常需要编辑像本指南一样的，具有很多级别标题的文档，如果针对每个

17、段落标题都进行字体、字号、加粗等设置会很耽误时间。我们可以使用Word中的样式对文档进行快速设置。利用前面介绍过的技巧，按住【Ctrl】键选中所有的一级标题，选择完成以后，点击【开始】选项卡【样式】中的【标题1】样式，这时，所有被选中的标题都会应用【标题1】这种样式。同样的操作，选中所有二级标题，应用【标题2】样式。选中三级标题，应用【标题3】样式。如果希望修改某一样式的显示格式，不必修改文字上的格式，只需要在相应的样式名称上点击右键，选择【修改】，即可对默认样式进行修改。在弹出的修改样式窗口中，可以对默认样式修改，修改后的效果会自动应用到所有已经应用了这种样式的文字上。1.2.6 编制目录如

18、果需要对文档插入一个目录，可以选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【手动表格】，然后在表格内手工编辑目录。如果实现已经用样式对文档的层次结构进行了设定，即“标题1”、“标题2”那么Word就能够自动根据这些标题的层次生成目录结构。选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【自动目录1】或【自动目录2】，即可生成一个非常规整的自动目录。如果目录的页码或文字内容有所变化，只需要在目录上点击右键，选择【更新域】即可刷新目录，让目录随时保持最新状态。1.2.7 玩转页码如果希望同一篇Word文档中页码分成两个阶段，分别排序，例如目录和正文分别用罗马字母和阿拉伯数字分别标记页码。则需要在两部分之间插入分节符，

19、选择【页面布局】【分隔符】【分节符】。接下来在第二部分的页码位置双击，在【页眉页脚工具】的【设计】中，关闭【链接到前一条页眉】按钮，将两部分之间的页码关联断开。之后分别设置两部分的页码属性，让其从“1”开始排序，并设置一个应用罗马字母格式，另一个应用阿拉伯数字格式。1.2.8 去掉页眉下面的那条线在编辑页眉的之后，Word往往会给页眉自动加上了一条黑色的下划线，影响美观而且很难去掉。其实方法并不难，以下几招都能够轻松去掉那条碍眼的黑线第一招：选中页眉中的文字，在【开始】选项卡中【样式】里选择【正文】样式即可；第二招：选中页眉中的文字，在【开始】选项卡的【段落】边框下拉按钮中选择【无框线】；其实

20、页眉下面的黑线是由于默认的页眉样式造成的，所以还可以通过修改页眉的样式来去掉黑色下划线-这是第三招，也是最保险的一招！1.2.9 实时翻译处理公文时往往会遇到不认识的单词，或者需要将某一单词翻译成其他的语言。在Word中，只要按住【ALT】键，再用鼠标点击这个单词，即可在右侧的【信息检索】任务窗格看到翻译的结果。除了中英互译，还可以选择多种语言互译，这一招在IE浏览器中也同样适用！另外，还可以在【审阅】选项卡中打开【屏幕翻译提示】功能，即可实现鼠标悬停查询单词的功能。Word第二章 轻松共享文档2.1 打印技巧2.1.1 逆序打印如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从

21、第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实在打印前只要先在【Office按钮】【Word选项】【高级】选项卡中选中【逆序打印页面】，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。2.1.2打印同一文档时使用不同的页面方向如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。设置纸张方向时，在【页面布局】选项卡中选择【纸张方向】即可。2.1.3 节省一页纸张

22、利用Word进行文档编辑的时候经常会遇到最后一页只剩下几个字的情况，而这些字又很重要不能删掉，既浪费纸张，也不美观。Word有个好办法可以自动将这一页省掉，只需在【快速访问工具栏】旁边的下拉菜单中选择【其他命令】，在从下列位置选择命令中选中【所有命令】，在下拉菜单中找到【减少一页】功能按钮，将其添加到右侧的快速访问工具栏列表中。以后，只要遇到这种情况，就可以点一下【减少一页】按钮，Word就会自动根据文本内容调整字体，从而将多于出来的几个字收纳到前面一页，节省纸张又美观！2.2 共享文档2.2.1由 word 文档快速导入 PowerPoint当使用Word编辑好文章以后，可以轻松地将其发送到

23、PowerPoint中进行展现，只需简单点击鼠标，避免了复杂的复制粘贴的烦恼。在Word的【Office 按钮】中选择【Word 选项】，在【自定义】选项的【所有命令】中找到【发送到Microsoft Office PowerPoint】，将其添加到自定义工具栏。之后就可以点击这个命令按钮，将Word中的文档发送到PowerPoint的幻灯片上了。不过，有个前提，就是Word中的文档要通过样式设置好标题的层次结构，否则发送过去的内容很有可能是层次混乱的。2.2.2 检查文档 万无一失在文档发布的同时，往往会附带一些之前修订时忘记删除的更改或者注释，还有一些文档的属性信息，诸如作者的名字等信息，

24、这些信息无疑会泄露一些您所不希望发布的内容。养成一个好的习惯，每次发布文档之前适用Office 2007的文档检查器对文档的内容进行检查，即可帮您迅速发现并删除这些隐含的信息。点击【Office 按钮】【准备】【检查文档】，通过运行文档检查器去清理文档中的各种信息。Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。2.2.3快速比较文档的两个版本Office Word 2007 可以轻松找出对文档所做的更改。比较和合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。选择【审阅】选项卡中的【比较】，选择【比较】或【合并】并指定源文档以及修订过的

25、文档，能够快速的对文档中修订位置进行判断， 并生成最终结果。2.2.4防止更改文档的最终版本在与其他用户共享文档的最终版本之前，可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户您在共享文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，其键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。2.2.5将 Word 文档转换为 PDF 或 XPSWord 2007还支持将文档保存成PDF或XPS文件格式，只需要在【Office 按钮】中选择【另存】，即可选择保存的文件格

26、式。注：默认情况下Office 2007没有提供对PDF和XPS文档格式的支持，要启用此功能，请参阅Word第三章 超越文档3.1 全新的文件格式3.1.1 OOXML文档格式的优势在Microsoft Office 2007中，Word、Excel和PowerPoint都采用了全新的文件格式，最显著的特征就是文件扩展名后面多了一个“x”，但其内在的变换远不止一个“x”那么简单。这时基于Open XML的一种全新的文件格式，使 Office Word 2007 文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。缩小文件大小并增强损坏恢复能力新的文件格式是经过压缩、分段的文件格式，可大

27、大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。将文档与业务信息连接在业务中，您需要创建文档来沟通重要的业务数据。您可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。在文档信息面板中管理文档属性利用文档信息面板，可以在使用 Word 文档时方便地查看和编辑文档属性。在 Word 中，文档信息面板显示在文档的顶部。您可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的 Microsoft Office 文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器

28、中。3.2 文件格式兼容性因为Office 2007默认采用了全新的OOXML文件格式，所以文档格式之间互相兼容性问题需要注意：3.2.1 使用Office 2007打开Office 2003或更早版本的文档Office 2007提供了良好的向下兼容能力，能支持打开或保存先前版本的文档，无需额外设置。当使用Office 2007打开先前版本创建的文档后，可以通过【Office按钮】中的【转换】功能，将其转换为最新的文档格式，以享用更多更强大的Office 2007功能。3.2.2 使用Office 2003或更早版本打开Office 2007格式的文档如果希望使用Office 2003或更早版

29、本的Office打开基于Office 2007创建的文档，可以选择两条途径：第一，使用Office 2007的【另存】功能，将文档保存成【Word 972003 文档】，这样，生成的文档在更早版本的Office上可以直接被打开；第二，调整Word的默认文件存储格式，在【Office按钮】中选择【Word选项】，在【保存】中设置“将文件保存为此格式”中选择【Word 972003文档】之后，所有被保存的文档都将默认使用Office 2003及更早版本兼容的格式。第三，如果担心Office 2003或更早版本用户无法打开基于OOXML格式的文档，可以在Office 2003及更早版本用户的计算机上

30、安装“Microsoft Office Word、Excel 和 PowerPoint 2007 文件格式兼容包”下载地址：安装文件格式兼容包后，Office 2003的用户也能打开并保存基于OOXML格式的文档了。Excel 2007 技巧指南此指南简要介绍Excel 2007中的部分操作技巧Excel第一章 数据的整理和分析1.1 数据的排序Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或降序已经使用自定义排序命令。当用户按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。没有经过排序的数据列表看上去杂乱无

31、章，不利于我们对数据进行查找和分析，所以此时我们需要按照对数据表进行整理。我们可以将数据列表按“出生年月”进行排序。如下图：首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“出生年月”，在设置好主要关键字后，可以对排序依据进行设置，例如，数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标，在这样我们可以选择默认的数据作为排序依据。最后我们可以对数据排序次序进行设置，在次序下拉菜单中选择升序、降序或自定义排序。在这里我们选择升序，设置完成后，单击确定即可。如下图：我们除了可以对数据表进行单一列的排序之外

32、，如果用户希望对列表中的数据按“性别”的升序来排序、性别相同的数据按“文化程度”升序排序、“性别”和“文化程度”都相同的记录按照“基本工资” 从小到大的顺序来排序，此时我们就要对3个不同的列进行排序才能达到用户的要求。首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“性别”，在添加好主要关键字后，单击“添加条件”按钮，此时在对话框中显示“次要关键字”，同设置“主要关键字”方法相同，在下拉菜单中选择“文化程度”，然后再点击“添加条件”添加第三个排序条件，选择“基本工资”。在设置好多列排序的条

33、件后，单击确定即可看到多列排序后的数据表。如下图：在Excel 2007中，排序条件最多可以支持64个关键字。1.2 数据的筛选筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便的让用户对数据进行查看。Excel提供了两种筛选数据列表的命令。自动筛选：适用于简单的筛选条件高级筛选：适用于复杂的筛选条件想要使用Excel的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后选择数据标签，单击筛选按钮即可。单击数据列表中的任何一列标题行的下拉箭头，选择希望显示的特定行的信息，Excel会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。如下图：在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Ex

34、cel 2007我们还可以按照颜色进行筛选。如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于2000的人显示出来。  我们可以这么来做：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件，建立一个条件区域。如下图：然后选中数据区域中的一个单元格，单击数据标签中的高级筛选命令。Excel自动选择好了筛选的区域，我们单击这个条件区域框中的拾取按钮，选中我们刚才设置的条件区域，单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框，单击确定按钮，现在表中就是我们希望看到的结果了。设置高级

35、筛选条件高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。高级筛选的条件区域应该至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。 在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。1.3 在筛选时使用通配符在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。1.4 数据的分类汇总与分级显示分类汇总是Excel中最常用的功能之一，它能够快

36、速地以某一个字段为分类项，对数据列表中的数值字段进行各种统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等。比如这张各部门工资统计表，我们希望可以得出数据表中每个部门的员工实发工资之和。现在我们用分类汇总来做：首先单击部门单元格，单击数据标签中的升序按钮，把数据表按照“部门”进行排序，然后在数据标签中，单击分类汇总按钮，在这里的分类字段的下拉列表框中选择分类字段为“部门”，选择汇总方式为“求和”，汇总项选择一个“实发工资”，单击“确定”按钮。如下图：当我们点击确定后，我们就可以看到已经计算好各部门实发工资之和了。如下图：在分类汇总中我们的数据是分级显示的，现在工作表的左上角出现了这样的一个

37、区域，我们单击这个1，在表中就只有这个总计项出现了。单击这个2，出现的就只有这些汇总的部分，这样我们可以清楚地看到各部门的汇总。单击3，可以显示所有的内容。复制汇总结果当我们使用分类汇总后，往往希望将汇总结果复制到一个新的数据表中，如下图。但当我们直接进行复制后，无法只复制汇总结果，而复制的是所有数据。此时我们就需要使用“Alt+;”组合键选取当前屏幕中显示的内容，然后在进行复制粘贴。1.5 条件格式使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进

38、行必要的标识，以起到突出显示的作用。例如下图中的产品销售标，我们需要快速找出所有与“防水键盘”相关的销售数据。首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击突出显示单元格规则，在打开的选项中单击等于按钮。在弹出的对话框中输入我们想要查找的“防水键盘”，然后设置单元格显示样式，例如让单元格以“浅红填充色深红色文本”显示，设置完毕后，点击确定按钮。在点击确定后，我们可以数据表中已经显示出和防水键盘相关的所有信息。这样我们就可以快速查看我们所关心的信息了。如下图：在Excel 2007中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户可以对数据一

39、目了然。首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击数据条，在打开的选项中选择任意颜色。当我们选择颜色时，即使不点击，也可以即时的看到数据变化。通过条件格式，我们就可以清楚的看到那条数据销售额最高，那条数据销售额最低。如下图：1.6 数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。例如，计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。数据透视表可以从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。

40、我们来看下面这个数据表，在这个数据表中显示了每个财季产品销售的明细数据。现在我们想把这里的统计每个财季的利润，可以结合条件格式判断最低利润出自哪个财季。首先打开插入标签，单击数据透视表按钮，打开创建数据透视表对话框。然后选择透视表的数据来源的区域，Excel已经自动选取了范围，这里它的选取是正确的，我们不做什么改动，接下来我们选择透视表放置的位置，选择新建工作表项，单击确定按钮。现在就出现了我们建立的数据透视表。在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个数据透视表字段列表，里面列出了所有我们可以使用的字段，我们的目的是查看统计每个财季的利润，因此我们在要添加到报表的字段中选择财季

41、，然后拖动利润和数量字段到数值区域，此时，我们就可以看到每个财季的利润和销售数量显示在数据透视表中了。同样的，在数据透视表中可以直接看到利润和销售数量的汇总数目。现在我们就可以结合条件格式功能，查看出那个财季利润最低。如下图：1.7 数据透视图的使用我们还可以根据数据透视表直接生成图表：点击选项标签，点击数据透视图按钮，在弹出的对话框中选择图表的样式后，单击确定就可以直接创建出数据透视图。不难看出这个图表跟我们平时使用的图表基本上一致，所不同的只是这里多了几个下拉箭头，单击“财季”的下拉箭头，这实际上是透视表中字段，选择 “Q1”，可以看到图表中的数据也发生了变化，其它有很多在透视表中使用的方

42、法也可以在这个图表中使用，把图表的格式设置一下，一个漂亮的报告图就完成了。1.8 获取外部数据在Excel中，我们可以获取外部的数据到Excel中，这样我们就可以利用Excel的功能对数据进行整理和分析。以一个例子来看：这里有这样的一个文本文件，我们把其中的数据引入到Excel中来。打开Excel，打开数据标签，我们可以看到很多种文件类型都可以倒入到Excel表格中。我们点击“自文本”按钮，然后选择我们文本所在位置，选择完毕后，此时会弹出“文本导入向导”，这里的原始数据类型就选择“分隔符号”一项，在这个对话框的下面有一个预览框，从这里可以看出来现在的第一行没有什么用处，因此我们将这里的 “导入

43、起始行”输入框中的数值改成2，单击“下一步”。现在我们要选择文本文件的数据字段分隔符，根据文件的特点，我们选择为“Tab键”，单击“下一步”按钮。现在要选择导入数据的默认格式，现在的默认格式是“常规”，我们这里不做什么改动，单击“完成”按钮，此时出现“导入数据”对话框，我们可以选择将数据导入到现有工作表或新建工作表。把文本文件中的数据全部引入进来以后，把它们稍微调整一下，我们就可以使用这些数据了。1.9 冻结和拆分窗口拆分窗口：我们可以使用视图标签中的拆分按钮来拆分窗口。而如果只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条到最顶端，此时横项拆分线就会消失。撤消窗口的拆分：同样在视图标签下，再次点击拆分

44、按钮即可撤销窗口的拆分。 冻结窗格：我们可以使用冻结窗格来更好的查看数据表头。首先选中一个单元格，选择视图标签，点击冻结窗，在下拉菜单中我们可以选择冻结第一行或第一列，当然我们也可以自行选择想要冻结的位置。如下图：如果我们想要冻结第一行以及A、B两列，此时我们需要将光标放在第一行的下面，并且A、B两列的右侧，即C2单元格，此时点击冻结拆分窗格即可冻结第一行以及A、B两列。1.10 表对象在Excel 2007中，我们可以直接将数据表格直接转换为表对象，这样我们就可以直接对数据表格进行排序、筛选、调整格式等操作。首先我们找到插入标签，点击表按钮，此时我们就将数据表格转换为了表对象。我们可以看到，

45、当我们把数据转换为表对象后，他会自动出现筛选功能。图下图：并且在设计标签中，我们可以即时调整表的样式等。如下图：1.11 插入SmartArt在Excel 2007中，有了一种新的对象可以更好的丰富Excel数据表，那就是SmartArt。我们可以通过插入标签，点击SnartArt，在弹出得对话框中选择想要插入SmartArt类型以及具体样式，如下图：我们选择基本列表后，点击确定，这样一个SmaerArt对象就直接添加到我们的数据表当中，此时我们就可以输入文字、数据并且调整样式了。很快，一个漂亮的SmartArt就已经出现在我们的Excel当中了。如下图：1.12 插入其他的对象插入一个已存在

46、的对象：在插入标签中，点击对象按钮，在对象对话框中（如下图）选择“Microsoft Office Visio绘图”，点击确定，此时就会在Excel中启动Visio绘图功能，当我们绘制好图形后，就可以将Visio图直接插入到Excel中。1.13 选择性粘贴Excel为我们提供了一些自动功能。例如选择性粘贴。这里的选择性粘贴是指把剪贴板中的内容按照一定的规则粘贴到工作表中，而不是像前面那样简单地拷贝。就拿这个数据表来举例。如下图：这里的“销售利润”一栏是我们使用公式计算得到的，选择这一栏，复制到Sheet2中，可以看到数值并没有跟着复制过来；这时就可以使用选择性粘贴了：单击鼠标右键，单击“选择

47、性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框（如下图），在“粘贴”一栏中选择“数值”，单击“确定”按钮，数值就可以粘贴过来了。这种情况不仅是在几个工作表之间复制时会发生，在同一个工作表中进行复制时也会遇到，到时可要注意。选择性粘贴还有一个很常用的功能就是转置功能。简单地理解就是把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的：选择这个表格，复制一下，切换到另一个工作表中，打开“选择性粘贴”对话框，选中“转置”前的复选框，单击“确定”按钮，可以看到行和列的位置相互转换了过来。 另外一些简单的计算也可以用选择性粘贴来完成：选中这些单元格，复制一下，然后打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”一栏选择“加”

48、，单击“确定”按钮，单元格的数值就是原来的两倍了。 此外你还可以粘贴全部格式或部分格式，或只粘贴公式等等。1.14 自动更正现在我们在单元格中输入（c）然后按一下回车，可以看到输入的字符变了。 这是Excel的自动更正功能，我们再输入(r)，回车；同样可以看到输入的字符又变了。其实这些都是可以设置的：点击office按钮，单击选项，在校对中找到自动更正选项按钮，单击会打开自动更正对话框（如下图），这里列出了所有自动更正的选择，在“键入时自动替换”列表中的头两个就是我们刚才看到的，输入(c)则替换为(c)，输入(r)则替换为(r)。我们还可以把自己容易犯错的词做一个自动更正的词条，以后再输入起来

49、就很方便了：在“替换”输入框中写入“制做”，在“替换为”输入框中填上“制作”，单击“添加”按钮将其添加到列表中，单击“确定”按钮；在单元格中输入“制做”，回车，可以看到“制做”就被替换成了“制作”。 如果你不想使用哪个自动更正的选项了，就在自动更正对话框中把这个选项去掉就行了。1.15 宏的使用在Excel中有一种重要的自动功能，那就是“宏”。 我们每次听到“宏”总是和病毒在一块儿，一般自己做的宏是不会对自己有害的。合理地使用宏可以大幅度地提高工作效率，而且有些操作不使用宏的话会很麻烦。 最简单的宏可以通过录制来做。在Excel 2007中要想使用宏功能，需要添加开发工具标签。首先点击Offi

50、ce按钮，单击Excel选项按钮，在常用选项中，将“在功能区显示开发工具选项卡”勾选，点击确定返回Excel界面后，我们就可以看到在标签中多了一个“开发工具”。现在比如我们写一个宏，让它删除A3单元格的内容：点击开发工具标签，单击录制宏按钮，在弹出“录制新宏”对话框（如下图），在“宏名”输入框中输入宏的名字，单击“确定”按钮。此时我们就可以进行宏的录制了，在开发工具标签中最左侧可以看到目前的状态是“停止录制”，表示当我们在创建一个宏后，就已经开始在录制宏了；单击A3单元格，按一下Delete键，这个宏的操作就算完成了，单击“停止录制”。现在在A3单元格中随便填上数值，选择其它的单元格，找到开发

51、工具标签，单击宏按钮，打开“宏”对话框（如下图），选择我们刚才录制的宏，单击“执行”按钮，A3单元格的内容就没有了。现在我们打开一个带有宏的工作簿，Excel会提醒我们打开的文件中带有宏，如果你不能确定宏是否带有恶意的成分就选择“禁用宏”，否则可以选择“启用宏”；在禁用之后即使宏中有恶意成份也不会对你的机器起作用了。1.16 超链接的使用在Excel中我们可以使用超级链接连接其它的文件或Web地址，也可以粘贴一个电子邮件地址，在用鼠标单击这个地址时自动启动相应的电子邮件程序，发送电子邮件等等。 选中要插入超级链接的单元格，找到插入标签，单击超链接按钮，打开“插入超级链接”对话框（如下图），这里

52、的“要显示的文字”输入框中显示的就是单元格中的文字；先来插入一个经常去的Web页面：注意左边这个“原有文件或网页”按钮处于“按下”的状态，在列表中显示出了最近浏览过的页面，在上面的输入框中我们输入 ，单击“确定”按钮将这个超级链接设置好；现在将鼠标移动到单元格上，鼠标变成了手的形状，单击，系统就会自动启动浏览器对我们输入的页面进行浏览了。 不过这只是超级链接作用的一个小方面，更多的时候使用超级链接是为了查阅工作表的方便；在A1单元格上单击右键，从弹出的菜单中单击“超链接”按钮，就可以打开“插入超链接”对话框（如下图），单击左边“链接到”列表中的“本文档中的位置”按钮，对话框的样子就发生了改变，

53、单击“或在这篇文档中选择位置”：列表中“单元格引用”前面的加号，选择“Sheet2”，在“请键入单元格引用”输入框中就显示出了“A1”，这正是我们想要链接的单元格，单击“确定”按钮设置好链接，现在单击这个单元格，Excel就自动跳转到了Sheet2的A1单元格上。 我们还可以像在网页上那样插入一个邮件地址：选择单元格，打开单击右键，从弹出的菜单中选择“超链接”按钮，打开“插入超链接”对话框，单击左边“链接到”列表中的“电子邮件地址”按钮，然后在“电子邮件地址”输入框中输入要插入的电子邮件地址，单击“确定”按钮，就将电子邮件地址链接到了单元格中；单击单元格，就会启动默认的电子邮件程序给刚才插入的

54、电子邮件地址发送信件了。我们还可以链接到其它的文档中，打开“插入超链接”对话框，选择“链接到”列表中的“原有文件或网页”按钮，然后单击“当前文件夹”按钮，选择要链接的文件，单击“确定”按钮设置好链接，单击刚才设置的单元格，就可以转而查阅链接的文档了。1.17数据的有效性使用Excel的数据有效性功能，可以对输入单元格的数据进行必要的限制，并根据用户的设置，禁止数据输入或让用户选择是否继续输入该数据。例如在一个员工报销单中，用户只能在日期中输入2008年度、报销类型中只能进行选择规定的类型、发票号码只能输入10位数等。我们一起来看一下例子：在下图中是一个员工报销单，我们需要对表中的数据进行有效性

55、设置。首先想要设置的单元格，比如我们想要对“日期”列进行设置，点击“日期”列中任意单元格，点击数据标签中的有效性按钮，在“设置”选项卡中找到“允许”下拉菜单，单击“日期”，在“数据”中选择“介于”，在“开始日期”和“结束日期”中分别输入“2008-1-1”和“2008-12-31”。如下图：然后选择“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”中分别输入“请输入日期”和“输入日期范围：2008-1-1至2008-12-31”。最后选择“出错警告”选项卡，同样在“标题”和“错误信息”中输入“输入错误”和“输入日期范围：2008-1-1至2008-12-31”。在输入完信息后，点击确定。此时我们返回数据表，点击单元格就可以看到我们所设置的。除了可以对单元格进行日