煤炭管理公司公文处理办法

1、煤炭管理公司公文处理办法第一章总则第一条 为了规范公司公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，依据国务院发布的国家行政机关公文处理办法，结合公司实际，特制定本办法。第二条 公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。具体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。第三条 公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。第四条 公司综合办公室负责公司的公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等，并对各下属企业的公文处理及公司各职能部门的公文草拟工作进

2、行业务指导。第二章公司常用公文种类第五条公司常用公文种类主要有：（一）决定适用于对重大事项做出安排；奖惩有关部门及人员；变更或撤消下级部门不适当的决定事项。（二）通告1适用于公布公司及下属各企业各个方面应当遵守或周知的事项。（三）通知适用于转发上级机关、不相隶属机关公文；批转下级部门的公文；印发规章制度及管理办法；传达要求部门办理和需要周知或执行的事项；任免和聘用管理人员。（四）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（五）报告适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门询问。（六）请示适用于向上级部门请求指示、批准。（七）批复适用于答复下级机关的请示事项。（八）函适用于平行部门

3、、不相隶属部门之间商洽工作，询问或答复问题，请求批准答复审批事项。（九）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2第三章公文的格式第六条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄报、抄送、印发部门、印发日期及印发份数等部分组成。（一）秘密公文分“绝密”、“机密、”“秘密”三个等级，标注在首页右上角，两字之间空1 字，用三号黑体字。（二）公文处理的时限要求，以紧急程度的标记来区分。紧急公文分别标明“特急”、“急件，”标注在版心右上角第1 行。如需同时标识秘密等级,紧急程度移至第

4、2 行。（三）发文单位标识，也称版头，由发文单位全称或规范化简称加“文件”组成。用红色小标宋或黑体字居中排布,以庄重美观为原则。 发文机关标识上边缘距版心上边缘2Omm;上行文的发文机关标识上边缘距版心上边缘80mm 。（四）发文字号，由单位代字、发文年度、发文顺序号组成。规范标识为：字 号或发号，用三号仿宋体。平行文与下行文的发文字号标在版头之下居中；上行文的发文字号位于版头下空2 行，居左空一字。（五）上行文应标注签发人姓名，位于分界红线之上，平行排列于发文字号右侧。签发人用三号宋体加黑，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。（六）公文标题应当准确简单地概括公文的主题，并准

5、3确标明公文的种类，可一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，间距恰当。位置在红色反线下1 行，用二号宋体加黑。（七）主送单位是公文要求主办的单位。如果主送单位为个别部门，可直接标注具体名称。位置在标题下空1 行，左侧顶格，用三号仿宋体。（八）正文是公文的主体，是反映文件具体内容的部分。正文紧接主送单位之后，另起一行。正文结构一般是由开头（或导语）、主体、结尾三部分组成，用三号仿宋体。文中如有小标题可用三号宋体加黑。（九）附件是对主件而言，是附属于主件的文字材料、表格等。附件在正文下空1 行，左空 2 字。附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号，用三号仿宋体。附件应与公文一起装订，

6、装订顺序应与正文后附件标注顺序一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标注公文的发文字号并在其后标注附件（或带序号）。用三号黑体字。（十）发文单位是公文的作者，又称落款，名称要求必须用全称。在附件之后，正文右下侧适当的位置。用三号仿宋体。（十一）用印是文件生效、取信的凭证。加盖印章要做到 “上不压正文，下要骑年盖月 ”。当公文排版后所剩空白处4不能容下印章及抄送区域位置时，应采取调整行距、字距的方法加以解决，务使印章与正文同处一页纸面，不得采取标注（“此页无正文） ”的方法，以增强防伪性。（十二）成文日期一般以领导签发或会议通过日期为准。年、月、日要写全，并用汉字书写，标识

7、在发文单位之下。（十三）使用“请示”这一文种应在附注处注明发文机关联系人的姓名和联系电话。附注用 3 号仿宋字，居左空 2 字加圆括号标识在成文日期下一行。（十四）主题词是经过规范处理用来标引公文内容的词或词组 ,一般不超过 5 组。每个词目之间空 1 字。“主题词”用三号黑体字，词目用三号宋体加黑。位置在抄送机关标识区域横线之上，靠左顶格。（十五）抄送或抄报是指抄送给除主办单位外还需要协助承办，或需要知道、掌握内容的单位或人。“抄送”用于平级、下级或不相隶属的单位； “抄报”用于上级部门。用三号仿宋体字。抄送、抄报单位或人之间用顿号隔开，如果既有抄送、抄报单位又有抄送、抄报人时，单位与人之间

8、用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送、抄报单位后加句号。（十六）印制部门、印制日期、印制份数位于抄送机关区域之下，印制部门左空1 字，印发日期右空1 字。其中印5制份数在文件最下端靠右。印制部门为文件具体承印的办公部门；印制日期为文件印发时间，用阿拉伯数码标注；印制份数为文件印制数量，包括存档数。用三号仿宋体字。（十七）公文用纸采用国际标准A4 型。第四章公司发文处理第七条 草拟公文人员首先要理解掌握拟文意图， 除综合型的大型报告外，一般要一文一事，一题一议。第八条 准确选择公文文种。 根据公文的行文关系及行文意图，选择好公文文种。公司向上级机关如给市政府及业务行政主管部门

9、行文、公司下属企业或公司各部门给公司行文，采用“报告”或“请示；”公司向平行机关或没有隶属关系的机关以及公司各部门之间行文， 一般采用“函，”有些告知性通知、通告或会议纪要也可用于平行机关；公司下发各下属企业的文件一般采用“决定”、“通报、”“通知、”“会议纪要。”在公文起草过程中，必须分清“报告”和“请示。”报告是适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不需要上级机关批复，一般是事中、事后行文 ；请示是下级部门向上级部门请求指示、批准问题或事项，需要上级机关批复，必须是事前行文。第九条 公司级公文，必须经过综合办公室审核把关；各下属企业公文，由本企业办公室审核

10、。审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、6法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。第十条综合办公室核稿后，要呈报公司总经理或分管领导签发，签发人审核修改后在“签发”栏内签批“发”，并签上姓名和时间，姓名应写全称。未经公司领导签发或口头同意的公文，综合办公室拒绝承印和盖章。公司领导口头同意印发的公文，事后由秘书人员让同意印发的领导补签。第十一条 公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加

11、或减少原文内容。没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。第十二条 打印文稿清样前必须认真校对，保证不出现错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。第十三条 经审核履行正常公文审批程序后， 印章管理人员方可在公文上加盖印章。第十四条 公文印制完毕后由综合办公室分发，必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。第十五条公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，7确保安全无事故。第五章外来公文处理第十六条 外来文件由收文部门进行收文登记，并在文件的前面帖附文件处理单 ，

12、详细填写其中的“来文机关”、“文件字号”、“文件标题”等内容，填写完毕后，由综合办公室主任提出拟办意见，秘书根据拟办意见呈公司领导阅批或送有关部门阅办。第十七条 公司领导阅批的文件， 要根据批办意见， 及时送交承办部门签收。第十八条 承办部门根据公司领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，在文件处理单上填写办理结果。属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。第十九条 综合办公室负责对公文承办情况进行检查和督促，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。第六章公文的归档第二十条公文办理完毕后，应当根据公司档案管理制度及时将公文和有关材料整理立卷。第二十一条各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管，承办完毕后及时送综合办公室归档，部门确需暂存，可暂存文件复印件。8第二十二条公文