公文的定义特点与文种

1、 （3） 答复函的写法。 答复函的标题一般应载明三项内容： 答复单位名称、答复事项和文种。 这类函的内容分为三部分：一是告知情况，二是答复意 见，三是结尾。最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答 复”等作结语，有时也可不用结语。 （4）告知函的写法。告知函和答复函十分接近。它们的 主要区别在于答复函是答复对方所询问问题，而告知函则是 告知对方有关情况。 告知函的正文通常包括两项内容。一是告知原由。说明 制发本函的原因。二是告知事项。简明扼要地叙述告知对方 有关事项的具体内容及应注意的问题。 （5）请求批准函的写法。请求批准函的正文包括三项内 容：一是请求批准的原由，二是请求批准的事项，三是请求

2、 语。一般都用“可否，请函复”。 3写作要点 （1）叙事清楚，说理有节 公函是代表机关向外联系工作、商洽事情、请求帮助，欲要 对方理解、接受、支持、取得圆满的效果，首先叙事要清楚、 明白；其次要说理有节，令人信服。 （2）短小精悍，注意技法 短小精悍是指公函不必详述过程，不必大发议论，要求 字约意丰；注意技法是指公函撰写应根据具体内容，推断对 方见函后的心理特征，采用不同的写法。 （3）不能将“函”遗忘 “函”是一个非常活跃的文种，平级或不相隶属单位之 间行文要用 “函” ， 向有关主管部门请求批准事项要用 “函” ， 应注意在应当用“函”时不能用通知、请示与批复。 （六）意见 1文种特征 意

3、见是对重要问题提出见解和处理办法时使用的文种。 一般情况下，“意见”只有建议性质，这样的“意见”是指 来自下级机关的，一经上级机关批转或批准，即从建议性转 化为指导性和约束性。另一种是出自于上级机关的“意见”， 虽然文种称为意见，但其本质含义已不再是参谋的性质，而 具有了指示要求性。 2结构模式 意见的格式一般由以下几部分组成 （1）标题。由发文机关名称、事由和文种三要素构成。 （2）正文。这部分是意见写作的主体，应当首先在开 头部分用简明扼要的文字，说明行文的目的、背景、依据或 缘由，以利受文者理解和贯彻执行。其次，应当明确、详尽 地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要 求、政

4、策性措施及注意事项等，一般采用分条列项的结构安 排方式。撰写时要注意做到三点：一是全面系统。即对工作 的见解和要求，一定要顾及各个方面，使工作涉及到的各个 部门，都能明确地领会工作的原则和要求。二是准确具体。 即指意见中所提出的措施和办法， 用语要准确， 表述要具体， 这样才便于受文单位理解与执行。三是层次分明。在意见行 文中，一般既有工作的基本原则，又有具体的政策措施，撰 写时应当分层叙述，不宜交织进行。 （3）结尾。正文写完之后，一般用一个结尾段落来进一 步强调工作或提出希望和要求。 （4）成文日期。要写全称即年月日。 3写作要点 （1）从文种的地位变化看“意见”。“意见”这一文种， 虽在实际工作中人们都很重视，但过去很长一段时间未能登 上法定公文的大雅之堂。直到 1996 年 5 月 3 日和 2000 年 8 月 24 日，“意见”才被党和国家的公文管理法规列为主要 公文文种之一，从而赋予其法定文种的地位。 （2）意见的行文方向是多角度的。“意见”既可以由下 级写给上级，类似一种建议；又可以是上级发给下级，似同 指示；也可以发给平级，所提意见供对方参考。显然，它是 上、平、下三种行文方向兼而有之的。 （3）政策性要强，要掌握材料。“意见”的执笔人必须 全面深刻地领会