采购部管理制度

1、采购部管理制度目录一、组织机构图2/23二、工地材料申购审批流程图3/23三、投标询价流程图4/23四、部门职责5/23五、岗位职责6/23六、工作准则（ TZ-CG-01）10/23七、罚则（ TZ-CG-02）12/23八、简单订货合同（ TZ-CG-04）13/23九、配送材料合同 （TZ-CG-05）14/23十、买卖合同（ TZ-CG-06）16/23十一、表单19/23第1页共24页* 有限公司采购部组织架构图商务成本中心商务总监采购部经理采购员询价员资料员第2页共24页工地材料申购审批流程图项目开工时由项目部编制工程项目开工材料计划表 ，采购部可据此进行初步材料招标。项目开工后由

2、项目部据进度需要提出单项材料申购，填写工地材料申购审批表交项目经理审核签名总额 5万元以上的单项材料采购必须经集团采总额 5 万元以内的单项材料采购由购部 3家供应商招标采购，项目部可推荐1 家项目经理及采购经理审核，材料供应商参与投标。员采购。按价格及交易条款等因素由采购部经理及项目经理共同择优确定供应商及价格、交易条款等。10 万元以内由项目经理及采购经理审核批准。超过 10 万元的需交商务总监审批。超过50 万元的需交工程管理中心总经理审批。超过200万元的需交总裁审批。超过300 万元的由董事长审批。采购部填写工程材料费支付审批单，按程序进行材料货款支付申请及审批工作，完成材料采购工作

3、。完成审批程序后由采购部专职材料员发出采购项目部及采购部落实材料到货情况单或签订采购合同，落实采购程序。（品质 /交货期 /服务）第3页共24页投标询价流程图项目投标前，由预算部填写项目投标询价确认函工程管理中心有关负责人签字确认采购部分配询价任务采购部完成询价并审核后在 项目投标询价确认函 上填写清单及费用清单交由预算部签名确认采购部将项目录入采购部项目清单归档第4页共24页采购部工作职责1、根据工程实际情况，制订材料供应计划；2、负责工程所需材料的考察、询价、比价及招标；3、负责工程所需材料的采购合同的签订与执行；4、负责建立询价、比价系统，完善材料样品库；5、完善采购数据库，配合办理预结

4、算工作；6、解决材料的售后服务问题；7、管理采购资料及供应商资料并建档；8、制定本部门管理制度、工作流程、工作程序及工作标准；9、本部门人员培训及管理；10 、 完成上级领导交办的其他事项；第5页共24页岗位职责部门采购部岗位名称采购经理编号CG001直接上级商务总监编制日期2011-05直接下级采购员，询价员，资料员工作概要全面负责采购部工作。岗位职责 / 工作清单1、负责材料采购管理工作；2、负责招标，样板，询价管理工作；3、定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；4. 负责大宗材料招标具体执行工作；5. 负责采购员业务培训，人员调配及考核工作；6. 完成领导

5、交办的其他工作；第6页共24页岗位职责部门采购部岗位名称采购员编号CG004直接上级采购经理编制日期2011-05直接下级无工作概要材料采购具体工作；岗位职责 / 工作清单1、负责工程技术资料统计、整理、上报、存档等工作；2、在采购经理的领导下，负责项目部需要的各种材料、工具及设备等采购工作；3、认真执行公司采购管理规定和实施细则；4、负责跟进采购合同正常如期进行；5、负责办理材料验收、运输入库、清点交接的手续；第7页共24页岗位职责部门采购部岗位名称询价员编号CG006直接上级采购经理编制日期2011-05直接下级无工作概要负责询价工作；岗位职责 / 工作清单1、负责工程技术资料统计、整理、

6、上报、存档等工作；2、在询价主管的领导下，负责项目部需要的各种材料的询价工作；3、负责跟进询价正常如期进行；第8页共24页岗位职责部门采购部岗位名称资料员编号CG007直接上级采购经理编制日期2011-05直接下级无工作概要资料整理及款项支付申请；岗位职责 / 工作清单1、负责申请材料采购付款工作、电子存档；2、负责采购合同资料整理、存档等工作；3、认真执行公司采购管理规定和实施细则；第9页共24页采购部工作准则< TZ CG01 >一、严格遵守采购规范流程，按流程办事，按时按质按量地采购到所需材料。认真分析采购工作，改进流程，提出有助改进工作效率和降低采购成本的建议；二、公司所有

7、员工均有权推荐优秀的供应商， 经采购中心审核， 纳入公司材料供应商信息库。三、采购方式主要有：公开邀请招标、比价议标、直接采购；四、采购人员必须坚持货比三家，对材料质量、价格、交货期、服务、付款条件进行综合考核，选择最优供应商。采购应人员随时搜集市场价格信息，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。五、采购人员与供应商洽谈时， 必须坚持 “秉公办事， 维护公司利益” 的原则，并做好记录，对产品技术参数、质量、价格、特点及特性等进行比较，综合考虑“质量、价格、售后服务”等问题，确定供应商。六、采购金额 5 万元以上的主材和大宗辅材应签订采购合同，其中不超过 10 万元的采购金额可以签订

8、简单采购合同 ，随工程进度配送的常用辅材需签署配送合同 ，采购金额超过 10 万的应签订主材合同 。七、采购人员必须认真填写报销单据，确保所采购的材料价格的准确性。如有疏忽大意造成公司损失，将受到严肃处理。八、为能准确建立材料价格信息库和审核材料价格， 采购人员要求供应商的送货单必须填写工整，写清楚品牌、规格、型号、计价方式并提供检验报告和合格证。对于场外加工的材料须提供加工图。九、采购人员要争取有利的付款条件，在不影响公司信誉的前提下尽量做到早收迟付，协助财务部用活资金。十、采购人员代表公司形象， 工作中应当有礼、 有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。十一、采购人员只有在有助于商业合作及

9、协调工作的前提下， 经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。十二、采购人员严禁接收或向供应商索取财和物。十三、采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：第10页共24页1、泄露其它供应商对同类产品的报价；2、招标中泄露其它参与的供应商名称；3、泄露标底的；4、泄露将会造成公司损失或不利于谈判的事项。第11页共24页采购部罚则 < TZ CG02 >采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、 免职、开除等行

10、政处罚及200-10000 元经济处罚； 给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：1、采购人员私自接收或向供应商索取财、物的；2、采购人员被动接收财、物后未主动上缴公司的；3、采购人员未遵守保密制度的；4、故意规避本制度或未按本制度规定执行的；5、隐瞒供应商及供应材料质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的；6、因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；7、其它有损于公司形象或不利于公司行为的。第12页共24页简单订货合同 < TZ CG04 >甲方（买方）：乙方（卖方）：1、产品名称、数量、价格名称品牌规格型号单价（人民币）数量合计备注合同总价（人民币）：

11、若增补数量按此合同单价执行。2、付款方式：1）、定金，合同签订时支付。2）、余款，货到交货地点验收合格一周内即付清。3、交货日期：4、交货地点：5、质量要求：6、质量保证期限：二年，自交货完毕验收合格之日起计。7、违约责任：1）、乙方（卖方）未按合同约定时间交货，每延误一天处以合同总价1的罚款。2）、乙方未按合同约定的质量要求交货，甲方拒绝收货，乙方双倍返还定金并赔偿甲方相关损失，双方协议终止合同。8、本合同双方签字盖章之日起生效，质量保证期到期无质量问题即失效。9、本合同文本仅适用于总价伍万元（含）以下的采购金额。甲方：乙方：代表：代表：年月日年月日第13页共24页配送材料合同 < T

12、Z CG05 >甲方（买方）：乙方（卖方）：甲方向乙方采购供甲方所承接的工程使用，经过双方协商，特制定本合同。1、产品名称、数量、价格产品清单及价格详见合同附件。本合同仅约定单价，数量按实结算。单价包含材料费，包装费及运输费，含税，乙方凭收据向甲方收款。2、付款方式：乙方提供货物价值累计达到￥200000.00（RMB：贰拾万元整），甲方为乙方结款一次；如果 30 天内乙方所提供的材料没达到￥200000.00（ RMB：贰拾万元整），甲方也为乙方结款一次。3、交货时间：乙方自接到甲方电话通知或订单之时起计24 小时内将首批货物送到交货地点，下单批量较大时，可于3 天内分批交完。4、交货

13、地点：5、质量要求：6、检验方法：乙方货到工地，甲方当场点验数量，并开箱抽检。对产品质量的全面检验将在安装的过程中进行。甲方如需将乙方所供产品送相关检测机构检测， 乙方应安排代表一同见证，乙方不参加见证的，以检测报告为准，检测费用由乙方承担，尽管经过双方验收或检测，如果在使用中发现质量问题，乙方仍承担质量责任7、违约责任：1）、乙方（卖方）未按合同约定时间交货，每延误一天处以该批货款1的罚款。2）、如在检验过程中确定乙方产品质量不符合合同约定的质量标准，则乙方应无偿退换，如因此造成甲方损失，乙方应予以承担。8、本合同双方签字盖章之日起生效。9、如有争议，双方协商解决，协商不成，交由深圳市仲裁委

14、员会裁决。第14页共24页10、合作双方互守诚信，乙方愿向甲方提供优等品质的产品、优惠价格和最佳的服务，并郑重做出不向甲方员工送礼、行贿的承诺，倘有违反本条例，愿接受甲方对发生上述行为金额10 倍的罚款，同时终止合作关系的惩罚。甲方：乙方：代表：代表：年月日年月日第15页共24页买卖合同 < TZ CG06 >买方（甲方）：* 有限公司卖方（乙方）：地址：地址：联系人：联系人：电话：电话：传真：传真：就* 有限公司工程，依照中华人民共和国合同法及其他相关法律规定，本着自愿平等，诚实信用的原则，签订本合同，本合同是双方进行具体买、卖双方关系的总原则，双方信守：第一条：名称、品种、规格

15、和质量1：品牌：产地：计价单位：人民币（元）序号材料编号品牌名称 / 规格单位单价数量金额备注12345总计含税优惠价（大写）：（小写）：合计不含税优惠价（大写）：（小写）：2、产品要求：（ 1）、乙方须提供全新无损、符合国家质量标准、环保要求的货物，其质量、规格及技术特征符合合同或样品要求；（ 2）、货物应附产品货物名称、型号规格、质量检验合格标志、制造商、产地、出厂日期、产品说明等证明文件；（ 3）、货物出现质量问题，或与合同要求、样品不一致的，卖方应负责包换、包退，费用由卖方负责；第16页共24页（ 4）、乙方应提供产品检验报告、合格证及营业执照等相关证书。第二条：交货1、交货方式：2、

16、交货时间：3、交货地点：第三条：验收1、验收方式：以工地现场负责人验收为准；2、验收如发生争议，交由交货地技术监督部门进行质量鉴定。货物符合标准的，鉴定费由甲方承担，货物不符合质量标准的，鉴定费由乙方承担。第四条：货款支付1、合同款的支付：（1） 合同款的支付方式：转账（2） 预付款：合同金额的30%，共计人民币（大写）：（小写）：￥（3） 合同余款的支付时间：（4） 如采取送货或安装交付方式， 合同款包括运费、 安装费及其他为履行合同支付的相关费用，合同货物保修 2 年。2、乙方收款银行资料：（1） 公司名称：（2） 银行名称：（3） 公司账号：第五条：甲方违约责任1、甲方中途退货的，应向乙

17、方赔偿退货部分货款的5%违约金；2、甲方无正常理由拒绝接受货物，应承担给乙方造成的损失；3、其他约定：第17页共24页第六条：乙方的违约责任1、乙方不能交货的，向甲方偿付合同货款30%的违约金，并退还所有定金；2、乙方所交货物不符合合同第一条规定的，甲方有权拒绝接收，并视乙方为未交付货物；3、乙方逾期交货的，应按照逾期交货金额每日5%计算，向甲方支付逾期交货违约金，并赔偿甲方因此所遭受的所有损失；4、逾期交付超过2 日视为不能交货， 甲方有权终止合同， 并就本条第 1 项约定向乙方索赔；5、适用安装验收的， 或所提供的货物， 如验收不合格， 乙方须自费返工或退货， 并向甲方赔偿由此造成的损失；

18、6、乙方签订本合同时必须提供以下有效证明 （证件），甲方核对原件后留复印件备案 （复印件须乙方确认签字盖章） 。A、营业执照； B、法定代表人身份证明； C、授权委托书（原件）； D、授权人身份证明； E、其他资信证明。第七条：争议解决凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，如双方不能通过协商解决，双方约定诉到甲方所在地人民法院裁决。第八条：其他事项1、本合同经甲、乙双方确认无误签字盖章后生效，一式两份，双方各执一份；2、双方协商一致可以变更合同条款，制作书面形式作为本合同附件， 附件及报价单所附内容作为本合同的一部分，与本合同具有同等效力；3、乙方应确保向甲方提供合法真实的发票及相关单据，

19、每次送货时必须提供送货清单；4、乙方不得以任何方式向甲方相关人员送回扣、礼品等，一经发现则扣除乙方所有货款；5、其它：甲方： * 有限公司乙方：代表签字（盖章）：代表签字（盖章）：日期：日期：第18页共24页采购部表单工地材料申购审批表（TB-CG-01）项目投标询价确认函（TB-CG-02）采购中心投标项目汇总表（TB-CG-03）材料招标情况汇总表（TB-CG-04）第19页共24页工地材料申购审批表 （TB-CG-01）申购表编号项目 /标段名称：申购日期：要求到货日期：材料说明（名称型号规格品牌）单位申购数量实际采购单价实际采购金额采购落实情况发出采购单到货日期：到货情况：指定供应商（如属指定供应商，供应商资料直接填写“供应商1 栏”）制表人（签名）：项目经理（签名） ：材料员（签名）：供应商材料交易条款材料招标及对比情况（采购总额 10000 元以上的材料 ）最终报价单价最终报价金额备注供应商1（或指定）供应商2（或指定）供应商3（或指定）1、 采购经理意见/签名：2、 项目经理意见/签名：3、 商务总监意见 /签名：104、 工程管理中心总经理意见/签名：（单项材料10 万元以内）5、 总裁意见 /签名：（单项材料50 万元以内）6、 董事长意见 /签名：（单项材料200 万元以内）（单项材料