接待管理办法

1、接待管理办法分发号:秦皇岛秦冶重工有限公司接待管理办法规章编号：QY-03/BG-03版本编号：A/0发布日期：2009.11.生效日期：2009.11.受控状态：受控张晓宇秦皇岛秦冶重工有限公司接待管理办法第一条目的为了规范公司接待工作，全面体现公司形象、品牌文化和管理水平，进一步 扩大公司的市场影响和社会影响，对公司的接待进行统一管理、统筹安排。结合公司实际，制订本接待管理办法。第二条适用范围本办法适用于公司各部室及子公司。第三条“接待”释义本办法所称的“接待”是指公司外部组织机构人员来公司考察、 调研、参观、 座谈、交流、检查产品生产进度或公司举办的大型活动等， 所涉及到的来宾的接 送、

2、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、礼品等相关事宜。第四条接待原则身份对等或偏高接待原则。接待来宾时，要考虑来宾身份、来访的性质以及 双方关系等因素，安排身份相当或偏高的领导和相关部门接待。第五条接待管理办公室负责公司接待整体管理工作。下设的接待科专职负责具体接待工作， 其他部门不再设接待职务和相关的职能。第六条接待费用接待费用由办公室统一管理，财务部将发生的接待费用统计到相关部门的部 门费用里。第七条接待职责（一）办公室接待科主要职责1 、制订接待工作安排表和接待安排手册 ；2 、负责安排客人的接送、会务、住宿、用餐、用车、游览、票务、纪念品、 礼品等具体事宜；3 、负责重要客人的采

3、访工作；4 、负责来宾的合影以及宣传报导工作；5 、协调接待服务过程中的其它工作。（二）提出接待申请部门主要职责 来宾需要接待时，提前向办公室沟通、确定接待具体事宜，就来宾的接送、 会务、住宿、用餐、 乘车、票务、纪念品、礼品、 游览等相关事项提出接待建议， 与办公室接待科共同做好接待相关工作。（三）后勤保卫部主要职责1 、除冬季外，其他季节接待重要客人时，提前 10 分钟负责打开文化墙喷 水景观；2 、负责公司门口主干道、厂区及办公楼卫生；3 、安排安保人员提前打开客人进出的大门，站在指定位置迎送客人；4 、在公司内引导车辆到达指定停车地点，记录司机联系方式。第八条 接待流程（一）接待来宾按

4、秦冶重工公司接待流程图 （附件一）办理；（二）确认来宾职级、人数、来公司的目的、要求和到达及停留时间等信息， 向办公室提出接待申请，填写来宾接待申请表 （附件二）；（三）办公室接待科根据来宾接待申请表 ，制订接待工作安排表 （附 件三），经办公室主任审核，总经理助理（重要接待工作经总经理、董事长批示） 批示后，把接待工作安排表送达参与接待的领导和部门第九条 接待活动重要程度分类（一）重大接待活动1 、国家、省、市、区主要领导（副市级以上）来公司考察工作；2 、公司战略合作伙伴重要领导或公司用户单位重要领导来公司考察企业、 交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；3 、在同行业中占据重要位置地位

5、的企业重要领导人到公司考察、交流。（二）较重大接待活动1、国家、省、市、区一般领导（副处级以上副市级以下）来公司考察工作；2、公司战略合作伙伴部门级领导或公司重要用户单位部门领导来公司考察 企业、交流技术、商务谈判、检查产品生产进度等；3 、在同行业中占据重要地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。（三）一般性接待活动1 、公司主要用户部门级领导及其他一般用户领导来公司考察企业、 交流技 术、商务谈判、检查产品生产进度等；2、在同行业中处于一般地位的企业部门级领导人到公司考察、交流。第十条 接待标准（一）“较重大接待活动”、“一般性接待活动”按办公室接待科接待规范 执行（附件六）；（二）“重大

6、接待活动”或公司举办大型活动时，由公司领导进行研究部署 活动方案， 办公室接待科负责执行活动具体工作， 其它部室需协助办公室完成接 待任务第十一条 本办法由办公室负责解释第十二条 本办法属公司三级规章，经总经理办公会批准，由总经理签发第十三条 本办法自 2009 年 11 月 23 日试行。附件一：秦冶重工公司接待流程图附件二：来宾接待申请表附件三：接待工作安排表附件四：会议室、贵宾室使用申请单附件五：接待用品领用审批单附件六：办公室接待科接待规范提岀接待申请办公室业务部门1、来客单位基本情况2、来公司的目的3、提岀参与接待人员建议4、来客单位与公司合作的基本情况5、明确与公司相关支持部门与人

7、员1、制作欢迎词2、迎接客人：通知提前 10分钟在指定地点迎接客人编制接待计划3、通知参加接待人员并发放接待安排表：时间、地点；着装要求；注意事项4、通知宣传主管：宣传报导5、通知被参观单位：接待时间、人员；现场管理符合管理规定要求6、通知后勤保卫部：警卫设置；重要接待应在主干道转弯处设岗及来宾的引导；做 好车辆管理。办公室接待科接待策划通知接待部门（人）会场安排会议室（场）安排：1、会议所需物品（桌牌、鲜花桌摆、水果、音响、投影、欢迎词、笔、 水、便签、宣传资料，外宾摆放双方国旗）；2、会议签到；3、会议座次的安排附件二:来宾接待申请表申请部门：年 月曰单位名称来公司事宜来 宾 情 况序号姓

8、名性别职务备注乘车（机）到站 日期车（航 班）次是否 接站主要接待安排及要求备注（联系人及电话）附件三:1r来E公 F公-=F7司序nr性别职务接待工作安排表住i=h123时间内容地点时间参加人厶口备注着公司制服。司排;安 大屏幕餐室准备大屏报欢迎词备条迎词内容：（咖啡、英 喷好现场管理和AO批准:审核:编制:附件四:会议室、贵宾室使用申请单申请部门申请人申请日期会议人数使用是否是否是否寸地点：年 月曰人使用视听设备：是否需要备用茶水：是否F需备烟、水果：是否使 用 目 的例会座谈会说明会培训会招聘会 其他：说明：使 用 时 间起月日时分讫月日时分注意 事 项1.不受理口头方式借用会场。2如需

9、使用视听设备，请由办公室专业管理人员操作，非经同意，请勿擅自使用。3. 使用完毕请关闭空调及灯光，如有使用白板，请擦拭干净。4. 会场内座椅如有移动，请恢复原状。5. 使用完毕后，请立即通知办公室专业管理人员与其协同检查会场。6. 敬请爱惜使用，谢谢您的合作。备 注办公室审批申请 部门 领导 签字附件五:接待用品领用审批单部门：日期:名称数量用途备注附件六：办公室接待科接待规范第一条 接待服务方面规范（一）根据接待信息编制接待工作安排表或接待安排手册 。接待工作安排 表或接待安排手册应规范准确细致，对接待工作能起到指导作用。（二）将接待安排和要求于接待前一天或前 2 小时（临时性接待除外）通知

10、并发 给参与接待人员和相关部门。（三）根据接待工作安排表 ，提前编制电子屏幕欢迎词，如接待外宾，通知国 贸部编制外文或中外对照欢迎词。（四）准备会议室及会议用的设备、设施等，满足会议的需要。根据接待要求准备鲜花桌摆、制作桌牌，接待外宾时使用中外文桌牌，桌牌需和参加人员的名单一致。（五）通知被参观的部门准备车间工作现场的清理、清扫和整顿等相关卫生工作，要保证参观路线道路畅通、大门开启（六）通知后勤保卫部对主干道、厂区及办公楼进行清扫、清洁，并作到督促和检 查。（七）提前 20 分钟检查接待准备工作的到位情况（会议室布置、欢迎词等） ，与对 口接待负责人联系来宾到达时间。（八）来宾到达前 10 分

11、钟通知迎接人员在指定位置迎候。当来宾到达时为来宾开 车门、引导来宾进入会议室。（九）会务期间应随时了解会议进行情况，检查下一项接待服务的准备工作。会务 将结束时在会议室门口等候，当会议结束后引导来宾进行下一项活动。（十）参观车间时，应为客人发放安全帽，提醒客人注意安全。为了客人安全，对 穿着不符合安全规定的，不能进入车间，应礼貌向客人解释。（十一）来宾参观公司或在酒店就餐时接待人员应全程服务。（十二）预订酒店，根据客人的重要程度，制定用餐标准（按预算） ，并提前点好 菜品等。根据人数，对就餐人员进行分桌，制作餐卡，根据客人有关情况安排就餐座 位，按礼仪要求摆放餐卡。（十三）将接待活动用车事宜提

12、前通知参与服务的司机。根据参观或就餐情况提前 准备车辆，当参观或就餐结束引导来宾上车并目送来宾离开。（十四）每次接待服务，准备炎热天气、 雨天和下雪天的应急预案和各项准备工作。（十五）接待人员在完成接待任务后当日将本次接待来宾基本信息进行记载。记载 内容：来宾单位、来宾人数、来宾的主要领导、来访时间、来访目的、公司主要接待 的领导、赠送的纪念品等。第二条 会议服务方面规范（一）每日 8： 00 前对贵宾室、会议室墙面、地面、门窗、地角线、桌椅、绿植、 饮水机、窗帘等卫生进行检查，并做好当班的保持工作；对投影、音响、空调、照明 系统等进行完好性检查，能够正常使用，发现异常及时提出报修。（二）按照

13、会议和接待要求 （规范），在会议（会谈）召开 20 分钟前完成会场布置（三）根据会议内容的进展情况随时做好窗帘升降及灯光的调整。根据会议室温度 情况开关空调。（四）接待来宾时，应在会议室门口迎接来宾，并引导来宾入座。（五）参会人员全部落座 5 分钟后倒水。在会议召开期间每隔 20 分钟倒一次水， 并随时为会议提供服务或处理突发性问题。（六）会议结束后立即清理会议室，做好下一阶段的会议准备工作。（七）大型会议（如股东会、职代会） ，在会议前一天对会议室设备和设施的完好 性进行检查并确保正常投入使用。会议期间服务人员应在会议现场，为会议提供及时 服务或处理突发性问题。会议前应根据会议要求进行会议签到。（八）建立会议消耗品（便签、铅笔、宣传册、光盘、湿巾、纸巾、矿泉水等）日 消耗管理台帐。第三条 行为方面规范（一）着公司配发的制服。（二）化职业淡妆。（三）服装应保持平整、整洁。皮鞋应清洁光亮。（四）站立时，应保持端正挺拔，双臂自然下垂双手放于腹前（左手放在右手上）（五）接待过程中始终保持面带微笑（微笑：露 8 颗牙齿）。（六）引导：应在客人二三步之前，配