公司体系文件管理规定

1、公司体系文件管理规定3.文件分类：3.1 质量管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书、岗位职责、质量记录表格汇编。3.2 临时文件：新增或因更改需试运行的文件(如：ISO9000质量管理体系中有ISO9000、不宜纳的文件申请作废后，必须立即启用临时文件；新增工作流程，原文件无规定)。3.3 内部文件：属于公司保密性文件或不具有共性(如仅本部门使用)入质量管理体系文件或临时文件的类别。培训资料等3.4 临时、季节性或阶段性的活动方案、通知、通报、报告、决定、一般不属于本范畴。4.3.1行政部对文件进行排版、编号:1)文件编号方法：质量手册：RB (HZ) -QM程序文件:手RB叫(H

2、Z) QP-XX流水号程序惠州天虹缩写文件代号虹缩写水号作业指导书：RB (HZ)-WI-XX-YY岗位职责:RB (HZ) -WI-ZZ-位职责代码导书代码天虹缩写质量记录表格:流水号部门缩写作业指导书代码惠州天虹缩写RB (HZ) -QR-XX-YY 流水号 部门缩写 质量记录代码 惠州天虹缩写作业指惠州2) 部门缩写：为该部门汉语拼音缩写，如：XZ-行政 RS-人事 QH-企戈U PG-品管 CW-贝才务 TP-统配中 心SC-商场3) 文件修改状态的标识方法：0未修改；1第1次修改；2 第2次修改； N 第N次修。4) 文件版本状态的标识方法：A 一第一次版本B 第二次版本 C 第三次

3、版本D 第四次版5）文件的批准日期为文件的实施日期。4.3.2文件的审核、批准：1） 审核：质量手册由管理者代表审核；程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核，重大情况由总经理审核。2） 批准：质量手册由总经理批准；程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准，重大情况由总经理批准。4.4 文件发放：4.4.1 行政管理部负责质量管理体系的文件的发放：3）发放文件应制作文件封面：封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放编号、批准时间等，并应加盖“受控”印章。4）作废文件由行政管理部以发放说明通知销毁，行政管理部保存前一次作废文件，加盖“作废”印章（或注明“作废”字样）4.5 文件

4、保管、使用：4.5.1 文件保管：1） 行政管理部记录文件发放情况：包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部。2） 各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况；各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部文件管理员。3） 文件管理员负责相关文件的归档、保管，确保使用文件版本的有效。4） 文件破损严重时，使用部门应到行政管理部办理更换，文件的编号仍沿用原文件编号，行政管理部应将回收的破损文件销毁。5） 文件不慎丢失时，使用人必须做出书面说明（必要时应做出检讨）方能补领文件。4.5.2文件使用：1） 各部门应建立借阅登记本，员工借

5、阅文件时，应作好记录。2） 不得使用未受控的文件：当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时，应向发放部门申请，不得借用文件复印；一经发现，由行政部管理收回销毁。4.6评价文件适用性：运行中文件规定不能满足实际工作需要时，应提出修改中请。4.6.1 日常工作中，由使用部门提出申请，说明更改原因和内容（通过更改/换版申请单或9-异地店ISO9000文件会签流程”流程）；如变化情况仅涉及本部门，可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后，根据情况提出对ISO9000文件的修改。5.4.1 文件管理员对文件进行排版、编号：1) 文件编号：临时文件编号为：LS（HZ）-XX-YYI流水号部门缩写

6、内部文件编号为：NB(HZ)-XX-YYI一流水号部门缩写2) 文件修改状态的标识方法：只使用状态号对文件进行识别。0未修改；1第1次修改；2第2次修改；N第N次修。3) 临时文件、内部文件转为ISO9000体系文件后，该编号可作为另一新的临时文件编号。5.4.2 文件的审核、批准：1) 审核：临时文件、内部文件由部门经理(或项目负责人)审核；重大情况由主管总经理审核。2) 批准：临时文件、内部文件由部门经理批准；重大情况由主管总经理批准。3) 需要对外保密的文件由主管总经理审核、批准。5.6 文件保管、使用：5.6.1 文件保管：1) 行政管理部文件管理员记录临时文件、内部文件的发放。2) 各部门文件管理员如有变动，应及时通知行政管理部；文件严重破损时，使用部门应到行政部办理更换。3) 各部门文件管理员按照条款”4.5.1文件保管”的要求对文件进行归