论高校后勤管理信息化建设在服务质量和水平上的提升作用_图文

1、 3.高校后勤信息化是提高工作效率的现代科技手段。实施高校后勤的信息化管理,便于及时快速地了解各种信息,为宏观管理和决策提供依据,使管理覆盖更全面。建好高校后勤系统的一糇套的信息网络系统,通过这一系统既可以覆盖整个校园,又集中到一站,包容性大,涵盖面广,触角可以延伸到每个宿舍、教室、学生,视觉感、现场感真实,信息量大,服务性强,便予教育行政部门广泛收集信息,为管理提供迅速、快捷的指导和决策依据。同时。作为后勤服务对象的现代大学生.对后勤服务工作也提出了更高、更多的要求,在高校社区中学生会认为身份地位发生了变化,前几年都还比较服从管理,但现在很多学生都认为这学校是我选择考的。学校的牧入是我交的,

2、今后需要自谋工作等等,认为自己是消费者应当受到保护,自己交了钱学校应当提供相应的优质服务,淡化了被教育的身份。而且学生维权意识不断增强,在卫生保洁、日常检查、安全管理等例行工作中,经常与后勤工作人员发生口角和冲突。高校后勤服务对象的变化要求后勤管理部门必须做出相应的调整,对学生提出的各种需要及时收集,迅速处理,及时反馈。只有以心管理,以情操作,以法约束,提高后勤工作的效率与水平才能满足高校发展的需要,这些都要通过提高后勤管理信息化的水平与能力才能得以实现。另外,高校后勤服务管理信息系统还具有快捷性与便利性等功能。通过这一系统,可以传输丰富的信息;具有隐蔽性,受众能畅所欲言,说出心里话,讲出实情

3、,便于监管部门了解到真实情况;具有互动性,在电子信箱、论坛上,可以无所不说、无所不及,互动交流而无所避讳。实施高校后勤的信息化管理,便于方便快捷地传递经营者、消费者的声音。有效把握改革动态,畅通交流渠道,使管理能及时到位,从而提高管理效果和服务质量、服务能力。二、高校后勤管理信息化建设亟待解决的几个问题1.人员素质问题。目前,我国高校的后勤队伍中干部不熟悉企业管理和工人整体文化素质偏低较普遍,技术、业务素质不高,年龄结构老化的问题,较低的文化素质必然会使管理人员的信息化处理能力受到限制。计算机的使用无疑使后勤工作走向便捷高效之路,但现在大多高校的后勤管理人员由于文化素质的原因,其信息处理能力还

4、处在起步阶段,虽然配备了电脑.但多数只限于日常文字的处理,甚至于不能熟练进行文字录入的工作人员还不少,更不用说使用办公自动化进行信息处理。这样的管理者和劳动者显然难以跟上也不愿跟随信息化发展的步伐,在这样的人力资源环境中,信息化必然发展缓慢。2.学生公寓管理信息化的问题。现在很多高校都在尝试使用学生公寓管理系统。但也还有部分高校采取传统的管理方法。这里包括学生住宿档案、公寓人员出入情况,供水电热情况等。采用传统的管理手段,哪个学生住几号楼,哪间宿舍,都是通过登记造册的方式进行管理的,查找学生信息烦琐、不便利。在统计学生的住宿信息方面,通常需要工作人员逐个房间进行统计到纸上,然后再行汇总。经过几

5、遍以后,信息往往由于疏忽和笔误造成不准确,给房间的统计与宿舍调整分配工作带来困难。而且当学生的信息发生变化或者宿舍调整的时候,要花费大量的人力和物力将登记表或墙上的住宿信息进行更正,重新书写一遍。每一年学期末和开学初,都需要做同样的重复工作。为了对学生的安全负责。工作人员需要配合学校相关部门进行夜间查房,每检查一次都需要大量的工作人员和很长时间,这不仅要求牺牲个人的休息时间,更重要的是也影响了学生的正常休息。对大多数学生造成了影响。对学生出入宿舍情况的检查,仅靠宿舍管理员的记忆和登记是无法准确有效地查验,也无法及时进行统计。但使用学生住宿管理系统,将会使很多工作变得无比快捷,做到随时了解,及时

6、掌握并能快速查询统计;而学生公寓管理系统对于学生公寓的管理提供了良好的手段.管理者能够在任何时候了解到公寓出入人员情况、可以查阅入住人员晚间进入公寓的信息、查询未归人员信息等。在学生宿舍水电管理方面。学生在宿舍内超规定使用电器照成整层或整栋楼断电时有发生;学生使用水电收费统计难,使用水电管理系统能很好的解决以上问题。还可以杜绝学生因乱用电器造成火灾隐患。信息化管理已成为学生公寓管理工作中不可缺少的一部分。3.报修方面存在的问题。在一些高校,网络化与电脑的配备并没有改变其工作方法和提高办事效率。报修可以分为学生宿舍的报修与教工住房的报修。很多高校还在采用纸面报告,不仅周期长而且容易遗忘,难以统计

7、。一般学生宿舍维修工作,需要学生填写报修单,并将报修单交给楼长或者值班人员拿到维修部,由维修部派维修人员去学生宿舍楼进行维修工作,并让学生签字认可。对于教职工的报修。由于涉及高校职工对住房的管理和学校经费的监督审批,显得比学生的报修手续更为繁琐冗长。以现在多数高校后勤管理模式为例.教职工的报修应按以下的程序进行:教职工到后勤处填写报修单后勤处转后勤房屋维修中心查看由后勤房屋维修中心作预算方案交后勤处后勤处预审105后交审计处(小额的可以自己审批大额交校领导审批审计处理后交回后勤处一后勤处再交后勤房屋维修中心由后勤房屋维修中心安排施工后勤处与其它有关部门一起进行验收(大额的还要审计参加。一个维修

8、项目从报修到验收一般要一至两个月才能完成程序,这些方法不但报修的时间周期长。学生、教工等的时间长,怨言多,还偶尔会丢失单据。反馈途径不畅通,各部门相互推诿及浪费人力等。同时由于每次的维修项目均在记录本上进行登记,要对某一个维修人员的工作情况和维修量进行统计和评估,就显的十分烦琐,需要一项一项的手工去加,不仅速度慢,还容易出现误统计,对维修人员的工作积极性有所挫伤,也不利于工作的开展和员工之间的团结及与学生之间的信息沟通。但如果使用网上报修系统,受理时限就会极大缩短,各项统计能及时进行,使”快捷服务”真正落到实处。同时该系统能使职工考核与工资管理系统相互连通。可以把需要多人花大量时间来做的工资分

9、配核算工作在不足1分钟的时间内准确地完成。对于教职工住房的管理也同样。如果没有教职工住房档案管理系统,教职工的住房只能零散登记于表册当中。而教职工的住房调整时有发生。对教职工的住房情况难于进行查找,更改和统计。对于一些住房条件较差的骨干教师,由于不能掌握其住房情况,直接影响到他们的工作积极性;同时住房补贴的发放也会面临极大困难。4.后勤管理部门与对外联系方面。按照目前的工作分配方式,各职能部门间的来文去文时间拉得很长,需要拟稿定稿打印签发然后是公文的旅行,而如果使用计算机系统进行工作指令。不仅可以免除大量的工作会议,而且还使后勤各层领导的工作意见方便快捷地传达到每一个受令者,节约了人力、物力并

10、提高工作效率:工作安排系统可使领导足不出户或身处异地仍然能够全面掌握各部门的各项工作动态。如果停留在传统的书面工作方式就很难节约成本、提高管理水平和办事效率。三、提高后勤信息化管理水平的主要方法和途径高校后勤信息化建设就是要建成比较完备的信息基础设施,实现信息资源共享和信息技术在高校后勤服务领域的广泛应用,基本构建以适应智能化为代表的新型生产力发展要求的信息网络体系。逐步实现高校后勤保障与教育服务信息化。目前,高校后勤的信息系统无论从建设进度上还是从利用效益上说都是滞后的,既落后于高校内部其它部门的信息系统,也落后予社会上的机关、事业、企业单位的106信息系统。但根本原因不是来自于技术、物资、

11、资金,而是后勤自身。因此,在高校后勤信息化的实施过程中,应着力抓好以下几个方面:一是提高认识,创造良好的氛围和环境。后勤信息化,观念要先行。高校后勤管理信息化建设工作的推进,首先要求后勤各级领导和全体职工对此项工作的重要性要有充分认识。真正认识到信息化管理在提高整个后勤管理水平和保障能力中的地位和作用,认识到它是现代管理的基础和”抓手”,是社会发展的大势所趋,谁能很好的掌握和运用它,谁就能有效地增强自身的优势,而且早采用,早受益。形成领导重视、中层积极、员工参与的良好氛围,树立良好的”网络观”、”信息观”。通过各种后勤媒体(网站、刊物大力宣传后勤信息化,要开展网络技术的培训,开展典型经验交流、

12、现场演示观摩、网络技能大赛、网络设计和应用评比等多种形式的活动.使各级领导和后勤职工都能尽快地了解和接受后勤信息化。在高校后勤系统形成一种氛围、潮流和时尚。从而为信息化工作的推进刨造良好的环境。二是科学规划,分步实施。实施后勤高校后勤服务管理信息化、标准化建设是推进高校后勤社会化改革可持续发展的必然之路,是增强后勤核心竞争力和推进后勤现代化进程的重要内容和标志,这是一项具有战略意义的任务。高校后勤的信息化、标准化建设包括豫个方面的内容,服务控制的电子化和管理控制的数字化。其首要任务就是做好大系统的整体规划,完成以高校后勤的管理和服务体系为中心的信息网络系统。形成制度统一、数据标准、信息全面、结

13、构合理的管理和服务体系。同时,要因地制宜,根据不同阶段的情况、需求选择重点问题推进局部信息化建设,可以将后勤综合信息化工程分阶段实施,成熟一个,解决一个,在不同阶段解决不同的信息化建设任务。以点带面,逐步推进信息化建设工程。三是切实加强基础设施建设。高校后勤管理着全校师生的”食、住、行、水、电、暖”等各个方面,工作涉及十几个行业。高校后勤信息化建设是一项涉及到许多业务领域的大型系统工程。根据当前后勤工作的特点,可将整个系统划分为两部分,即内部管理部分和经营服务部分。内部管理部分包含的子系统有:(1文件档案管理子系统。将有关的文件档案进行分类存储,并镌通过多种途径查阅。(2人事管理子系统。可对人

14、员的基本情况和变动情况随时进行增、删、改、查;能根据指令马上给出相应结果、做出各种统计报表,为后勤人员的队伍建设进行辅助决策。(3设备资产管理子系统:对资产的添加、维修、报废等进行管理,并能快速查询、输出相应清单。(4财务管理子系统:建立各种帐簿,与有关的经营实体有效地进行帐务核算、工资核算、合同管理、投资管理等。经营服务部分通常包含的子系统有:(1宿舍管理子系统:对学生住宿安排、家具配备、水电使用、卫生检查等情况进行管理。(2餐饮管理子系统。:实行IC卡刷卡就餐,完成相关查询、统计及数据上报工作。(3水电管理子系统。对各单位及家属宿舍用电、用水情况及费用进行管理。基础设施是实现高校后勤信息化

15、的首要保证,要完善硬件设备和网络系统的建设,建立完整的信息共享平台。以信息化、网络化为突破口,提高服务管理的效率和质量,以工作标准化带动信息化建设,促进信息化建设。四是努力加强人才队伍建设。为了充分发挥后勤工作信息系统的作用,后勤职工应该了解和掌握以下几种技术和设备的功能:文字处理;数据处理;图像处理;信息检索;网络通信等等,只有提高后勤参考文献:管理者的信息化处理能力才能真正发挥计算机的优势。高校必须选聘有信息化意识又善于利用信息化技术的管理人才补充到后勤队伍中来。同时积极培养创新意识强、科技基础扎实和技术精湛的优秀劳动者队伍。形成出色的生产、服务和管理团队。要建立和完善职工计算机培训和进修

16、制度,充分利用校内师资资源由相关教师或本部门内的专业技术人员对其进行计算机基础知识和基本技能的培训指导。要运用行政手段和激励机制。刺激管理人员参与学习。要积极引进人才,逐步实现后勤管理队伍年轻化和专业化。同时,主管后勤管理的各级领导要高度重视后勤服务管理信息化建设在推进教育和教育管理信息化过程中的重要地位,增加后勤管理信息化建设所需要的资金,认真解决好后勤信息化的应用人才和管理人才短缺和资金不足的问题,为推进信息化提供资金保证。1蔡深.高校后勤管理今年处理能力的建设J.黑龙江生态工程职业学院学报,2006(03.2唐艳明.发挥网络监管优势,确保高校后勤社会化改革健康发展口.湖南科技学院学报。2

17、006(043朱国清.高校后勤今年工作的功能及算途径J.黑龙江高教研究,2006(02.4聂月凤.论高校后勤管理信息化处理能力的建设J溢j制与经济,2006(02.5朱国清.浅析高校后勤信息工作的功能及途径J.高校后勤管理,2005(03。6李社新.高校后勤管理信息化的建设J.西北工业大学学报,2005(03.ranphaslzing Information Construction of Logistics Management in UniversitiesContinually Improving the Service Quality and the LevelLI Chu-juIl(

18、Tonshua Teachers Cofiege,TonghHa,Jilin134002(责任编辑:卞实Abstract:The reform of educational management system and the socialization of logistics in coUeges and universities request logistics service even fast,ovemll,high efficiency.Therefore,strengthening the information construction of logistics management has the important practical significance in consohdati