优秀采购员手册

1、采购工作职责1、 采购计划与需求确认（生产计划/用料清单/存量管制卡/用料计划表/采购数量计划表/采购现金预算表 /请购单） 编制采购计划 计算采购数量并决定最合适的采购量 编制订购计划 编制采购金额预算 计划采购预算金额 设计采购金额预算表 确认请购需求 了解请购提出人员或部门 审核请购单内容 决定订购方法2、 供应商选择与管理（供应商调查表/资料卡/评估表 /考核表） 供应商寻找 供应商调查 供应商评选 供应商评价、考核 供应商奖罚3、 采购数量控制 计算适当的采购数量 寻找适当的订货方法 灵活运用数量策略 采购数量计算公式运用4、 采购品质控制 （供应商品质履历卡 / 来料验收记录 /不

2、合格处理记录 /来料检验报表 /供应商品质系统稽查表） 事前规划 决定品质标准并开列公平的规格 买卖双方确认规格及图面 了解供应商的承制能力 买卖双方确认验收标准 要求供应商实施品质管理制度 准备及校正检验工具或仪器 事中执行 检视供应商是否按照规范施工 提供试制品以供品质检验 派驻检验员抽查在制品的品质 品质措施是否落实 事后考核 严格执行验收便准 解决买卖双方有关品质的歧见 提供品质异常报告 要求卖方承担保证或保固责任 淘汰不合格供应商5、 采购价格控制（采购合同/采购订单 /询价单） 采购价格调查 采购价格分析与确定 询价 报价单审查与分析 议价6、 交货期控制（采购追踪记录卡/采购进度

3、控制表） 事前规划 确定交货日期及数量 了解供应商生产设备利用率 卖方提供生产计划表或交货日程表 给予供应商物管及生管能力 准备替代来源 事中执行 了解供应商备料情况 买方提供必要的材料、模具或技术支援 了解供应商的生产效率 买方加强交货前的稽催工作 交期及数量的变更通知 买方尽量减少规格变更 事后考核 对交货延迟的原因分析及对策 检讨是否转移订单（更换供应商） 执行供应商的奖惩办法 完成交易后剩料、模具、图面等的回收7、 采购成本控制（供应商评鉴办法/供应商评鉴表/采购记录表 /价格变动报告表/ 成本分析表） 事前规划 建立合格厂商评选制度 查询以往的采购记录或当前的市场行情 了解买卖双方的

4、优劣势 掌握影响成本涨跌的特定因素或事件 制定适当的规格，避免发生绑标或指定厂商采购 事中执行 寻找三家以上合格厂商的报价 制作底价或编定预算 进行报价分析或成本分析 运用议价技巧 协助供应商推行价值工程 提供价格变动报告表 事后考核 选择价格适当的厂商签定合约 约定价格调整的特定因素（工资、材料成本等） 长期合约应订立计价公式 利用数量折扣或现金折扣 查核发票价格与订购价格是否符合 制作价格差异分析 建立价格资料档案8、 采购合同管理（采购协议书/ 采购合同记录表） 合同拟订 合同签订、修改 合同归档保管 合同执行查核9、 采购记录管理（各种采购记录单） 采购记录设计 采购记录填写 采购记录

5、归档保管采购业务实施流程1、 收集信息： 了解材料需求 调查市场行情 收集供应商资料 收集替代品资料 核定资金预算2、 询价： 选择询价对象 询问价格 整理报价资料 选择议价对象3、 比价、议价： 进行成本分析，拟出底价，设定议价目标 决定采购条件（品名、规格、数量、质量、扣款规定、交货期、地点、付款条件） 估算运费、保险费用、关税等 核对付款条件 比较交货期限4、 评估 厂商的供应能力（交期、质量、价格） 有无必要开发新的厂商或要求办理售后服务5、 索样 索取样品及相关的SREA 、材质证明、材料分析报告（国家认可机构）等 质量部门核实6、 决定 选择适当的供应商 签订采购合同（长期购买合同

6、、批次购买合同）7、 请购 按物料计划计算购物数量与交期 请购单上应详细注明与供应商议定的买价条件 分批交货应注明分批交货表（每批数量及交货期）8、 订购 订单发至供应商 重新确认价格、品质要求、交货期9、 协调与沟通10、 催交（不能按时交货时，应进行交期异常控制）11、 验收（质量、数量）12、 安排付款（发票是否没有问题如抬头、金额、数量、单价等）二、采购计划与需求确认1、 数量计划的目的 预估材料需用量与时间，防止供应中断 避免材料存储过多，积压资金，占用仓储空间 采购人员事先准备，选择有利时机进行采购 确立材料损耗标准，以便管制用料成本 配合公司生产计划与资金调度2、 需运用的资料

7、销售计划 /生产计划 用料清单BOM 表 产品及材料的库存管制卡3、 采购数量计算本期应购数量 =本期生产需用材料数 +本期期末预定库存量 -前期预估库存量 -前期已购未入库数量4、 采购数量决定流程需要的资料：生产计划、用料清单（BOM 表）、存量管制卡采购数量的计算：本期应购数量 =本期生产需用材料数 +本期期末预定库存量 -前期预估库存量 -前期已购未入库数量5、 采购预算（用款计划、采购部门在一定期间内编制的材料采购的用款计划）编制 采购预算的目的：宏观上辅助采购业务、控制采购用款支出、促使财务安排资金等 采购预算的内容：各种材料数量、金额，设备更新费用，耗材等 预算需要的资料：计划期间生产和经营维修所需要材料的计划用量、预计本期期末库存量、计划期期末结转库存量、物料计划价格。6、 采购需求确认 确认请购量前是否查明库存数量及有否代替品？ 请购量是否符合经济订购量？ 下单时规格是否详细明确？ 用量与损耗是否合理？