ERP信息化建设项目解决方案

1、 . . . 万宝木业ERP信息化建设解决方案用友软件股份2010年11月版 权 声 明本解决方案所有权属于用友软件股份。其所涉与的容和资料只供用友软件股份使用，在没有取得所有人的书面同意前，购买方不得将本文件或容全部或部分复制、传递给他人、影印、泄露或散布给他人。本万宝木业ERP信息化建设解决方案容的最终解释权属于用友软件股份。目 录第一章方案概述51 方案背景52 方案目的53 方案适用围5第二章企业概况61 企业简介62 发展战略63 企业组织架构图6第三章万宝公司现阶段信息化需求71.关于木门行业72.万宝主要信息化需求73.信息化建设关键成功要素74.信息化管控难点84.1 销售与市

2、场功能领域存在的主要管理难点84.2 物料管理（采购、物流、质检）上存在的主要管理难点8第四章万宝ERP信息化全面解决方案91.第一阶段：万宝木门部核心管理系统91.1 网上订单系统91.2 销售管理91.2.1 销售价格体系101.2.2 销售业务111.3 采购管理提高采购效率，降低采购成本181.3.1 采购订单181.3.2 采购业务执行201.4 库存管理建立部物流服务，控制库存与用料成本241.4.1 库存业务24一.1.4.1.1调拨24一.1.4.1.2盘点业务26一.1.4.1.3货位管理28一.1.4.1.4不合格品管理29一.1.4.1.5其他291.4.2 其他应用30

3、一.1.4.2.1批次管理30一.1.4.2.2保质期管理30一.1.4.2.3出库追踪入库301.4.3 管理控制点311.4.4 库存管理报表与预警体系31一.1.4.4.1预警与报表综述31一.1.4.4.2库存展望321.4.5 库存管理的价值体现321.5 存货核算提高物料成本核算效率32第五章确保项目顺利开展的实施策略341.项目实施方法352.项目实施流程352.1 第一阶段：实施准备阶段352.2 第二阶段：实施建设阶段362.3 第三阶段：切换准备阶段372.4 第四阶段：系统切换阶段382.5 第五阶段：持续运行阶段392.6 项目计划392.7 项目控制392.8 需求变

4、动控制机制392.9 用友公司项目组织392.10 项目实施工作活动402.11 实施工作成果412.12 客户项目组人员与职责422.13 实施阶段的验收与批准422.14 项目实施主计划432.15 实施中项目管理风险分析与控制432.15.1 企业管理高层的没有对项目进行强力支持432.15.2 企业业务部门没有充分参与442.15.3 决策不迅速442.15.4 业绩考评体系不落实442.15.5 项目资源准备不充分452.15.6 企业部沟通不充分452.15.7 企业与实施方沟通不充分462.15.8 企业部认识不充分462.15.9 不合理的期望和不明确的项目目标462.15.1

5、0 没有实施质量的控制和实施结果的评价472.15.11 没有制定信息系统管理制度或目前制度不完善472.15.12 人员素质没有达到应用系统的要求482.15.13 企业员工对系统有抵触情绪482.16 实施中项目执行风险分析与控制492.16.1 实施的目标和围不明确492.16.2 经常调整实施计划，导致实施延期492.16.3 审阅文档不与时492.16.4 数据准备不到位502.16.5 用户培训不充分502.16.6 系统的备份与恢复50第六章用友承接本项目的优势与服务承诺511.用友公司介绍512.用友本地化直属分公司优势523.用友产品优势524.服务承诺5355 / 55第一

6、章 方案概述1 方案背景当今世界的发展趋势表明，信息化对推动经济和社会发展具有重大作用，我们必须高度重视并全力推进，以信息化带动工业化，发挥后发优势，争取实现社会生产力的跨越式发展。当前市场竞争日趋激烈与计算机网络信息技术的飞速发展，企业信息化管理的应用已经成为万宝业务发展的必需，现在急需对企业的管理信息系统进行设计和规划，建立企业全面的ERP信息系统。如何面对竞争，成本和效率是每一个企业所考虑的首要问题。减低成本的因素来自多个方面。包括：如何控制物料与生产成本，如何控制产品研发成本，如何控制质量成本，如何控制销售与服务成本，以与如何控制其它间接成本等等。总之，降低成本的问题就是一个如何优化企

7、业部资源，优化社会资源，利用先进的信息管理技术和新兴的电子商务技术实现采购、配送、生产和市场销售的整合，加强企业管理，提高企业效益的问题。所有这些，都要求有一种更能适合该行业的解决方案来帮助企业为了企业信息化建设顺利进行，万宝将用友软件股份分公司作为本次信息化项目建设咨询服务提供，2010年11月，用友软件股份分公司咨询实施总监和销售经理在万宝公司现场与万宝公司负责财务的经理和负责销售的马总等人针对万宝公司的业务情况发展规划以与对未来如何用ERP软件对企业部管理进行改进和提升进行了详细的沟通讨论，双方基于万宝公司木门业务的目前开展重点进行了详细沟通，并达成了现阶段信息化开展重点的共识用友公司基

8、于万宝公司的基本业务需求和对行业企业的信息化建设的理解，提出了对万宝公司本次ERP信息化工程的解决方案，希望万宝公司通过此次信息化的建设，能够达到优化销售下单，通过网络联接客户，通过信息化管理部众多物料，进一步提高管理水平，支持万宝高速发展的目的。2 方案目的本方案的主要目的在于对万宝ERP系统主要建设需求进行了分析，项目的规划务效。本方案作为万宝高层管理人员进行公司信息化建设工作的参考，并作为下一步系统实施的纲领性文件，起到指导系统实施的作用和目的。3 方案适用围本方案适用于参与本次系统建设的各相关业务部门与公司领导层。本次系统规划相关的业务部门有：财务部、物流部、采购部、销售部等各部门。第

9、二章 企业概况1 企业简介万宝木门坐落于中国门都中国永康。是集研发、生产、销售为一体的集团化企业。工厂占地面积十多万平方米，加盟商遍与全国30多个省市地区。万宝木门坚持“创新是企业财富的第一扇门”的经营理念。突破木门行业几十年的工艺瓶颈非标化，引领木门进入标准化时代。“一门心思做好门”的企业精神，专注、专业、专一做好门。创举性的树立木门行业进入的标准“精工十二道”，为木门品质树立了榜样；“客户的需求就是我的责任”。万宝木门还在继续努力，还在继续为改善中国更多家庭的居室品质而不懈努力。万宝木门在与中国木门行业一起发展壮大的历程中，万宝木门积极助推木门行业发展，为振兴民族品牌奉献着自己的力量。万宝

10、木门以前瞻性眼光和全球化视野，致力于打造中国一流木门企业。万宝木门遵循“共创、共享、共赢”的经营理念。多年来，万宝木门一直保持健康、稳定、快速的发展。展望未来，万宝木门将继续以现代企业理念为导向，以“追求完美”的精神，不断创新、超越，不断提升企业核心竞争优势，不断为更多家庭提供品质与品位的享受，矢志成为享誉全国最有价值的木门品牌。 “一个没有创新的企业，是一个没有灵魂的企业”，展望未来，万宝木门将以“缔造中国领先的木门企业，成就万宝百年的民族品牌”为目标，为“中华民族品牌”贡献更多的力量。2 发展战略经过初步沟通，暂未对万宝公司的未来发展战略作更多的了解，希望能在未来进一步沟通。3 企业组织架

11、构图略第三章 万宝公司现阶段信息化需求1. 关于木门行业1、中国木门行业现状剖析木门成为一个新兴的行业，社会地位显现，前途广阔，抓住机遇，审时度势，脱颖而出。具备一定规模、以机械化生产为主的3000多家木门生产企业在全国形成珠三角、长三角、东北三省、环渤海地区、西南地区五大生产基地。随着新投产企业的不断诞生，原有企业的不断扩大，产值、产能不断提高，木门生产基地的规模和影响进一步巩固和扩大。机械化程度高、工厂化大生产的企业逐渐显示出优势，成为行业中的主流，代表了中国木门行业现阶段的发展水平。木门专业委员会四年来精心打造的“全国30强木门企业产品质量、售后服务双承诺”活动，其目的就是要正确引导消费

12、，加强产品监督、规售后服务，促进我国木门行业向着健康、有序方向发展。通过四年的运作，30强木门品牌形象基本树立，形成很强市场竞争力，品牌的树立也培育了企业的社会责任感，加强了对企业、对社会、对消费者的责任。2、对木门行业当前形势的看法尽管我国遭遇罕见自然灾害，近期又爆发全球性金融危机，房市下滑、股市暴跌，汇率升值、通货膨胀、银根紧缩、原材料涨价、劳动力成本上升等，国家实施保增长、控通胀政策，受此影响，木门企业增速下降，订单减少，效益滑坡，也遇到很大困难。在国家紧缩政策的影响下，木门行业的增速可能会放缓，扩与发展会更趋于理性。企业的发展历程应该是跌宕起伏，不经风雨，怎能受到锻炼。有关专家预测，今

13、后一段时期，房价增幅会有所下降，但由于地价的拉高，建筑材料以与劳动力成本的上升，房价增长的趋势则是无法更改的。二次装修、三次装修很可能是一个更大的潜在市场。根据国家规划，今后仍将以扩大城市居民普通商品住房的建设规模为重点；城市的急剧膨胀，农村乡镇化、乡镇城市化，农村经济的发展，党的十七届三中全会的召开将吹响农业改革的号角，全会确定的2020年我国农村改革发展六个方面的第一目标就是城乡经济社会发展一体化体制机制的基本建立。 房子是对生活的追求，家具是对生活的态度，木门是对生活的保障！2. 万宝主要信息化需求在与马总、傅经理等沟通后，现阶段万宝提出了以下几个方面的需求：1、 网上订单系统

14、：诸如TATA木门一样，TATA木门已经建立了一套基于部ERP系统的网上订单系统。马总提出本次信息化万宝的一个重点是希望建立一套较为完善的网上订单系统。万宝的经销商客户可以通过网上订单系统方便的下达所需要的产品，同时根据木门所特有的一些可变的参数：如尺寸、颜色、型号、配件等要求，直接计算出相应的产品价格，并向万宝部下单。2、 销售管理：管理销售下单、订单跟踪、订单执行情况统计等。3、 客户管理：确定客户信息完整的由公司掌控，不会因业务人员离职导致客户流失。完整记录与客户之间的沟通过程。4、 料品管理：包括采购过程、库存出入库过程，实时记录料品在公司部的收发，确保信息与时准确。5、 财务管理：通

15、过业务实时反映到财务，财务实时监控业务的开展，确保在公司部信息畅通，财务报表与时准确。3. 信息化建设关键成功要素l 优化管理流程，用先进的管理信息化平台支撑万宝的业务流程；l 提升基础管理，启用标准化的基础数据管理方式；l 通过业务聚合，减少机构设置并优化人力资源配置，压缩人力成本的同时，使业务组织更精炼，按优化的流程办事，降低沟通成本、提高沟通效率；l 在尽量不伤害各业务单元利益的前提下，实现精细化管理，责权分明，利益透明，推动企业持续改善；l 建立细化的订单成本核算体系，有效反馈成本、分析成本，为管理持续改善提供依据；l 建立高效的供应链运营体系，实现整体供应链的协同管理。4. 信息化管

16、控难点4.1 销售与市场功能领域存在的主要管理难点（1）缺乏一个销售、制造、采购、物流之间信息高效沟通的平台；（2）销售部门不能准确、实时地得知企业生产状况，合同评审确定交货期时，缺乏准确依据，影响交货期的准确性，会发生延期交付订单的情况；（3）由于缺乏必要的数据处理工具，销售部在处理各种单据时工作量较大，由此导致多角度的管理分析报表缺乏；（4）难以快速准确的掌握订单和产品的成本，影响了新产品报价的准确性；4.2 物料管理（采购、物流、质检）上存在的主要管理难点（3）高库存同时却往往伴随缺料，延误订单交付。缺乏有效分析成套性、缺料情况和超储积压情况的手段，不能科学地按时、按质、按量组织供应，以

17、最小的物资储备满足最佳的供货状态；（4）对企业部物流缺乏科学的规划、管理，无法有效、与时分析库存资金占有与分布情况；（5）缺乏科学的供应商评估与管理机制，物料采购的品种、数量、质量和价格在企业部还缺乏严格的监督和审核机制；（6）难以实时掌控给供应商下达采购订单的交货入库状况是造成生产缺料的原因之一；（7）缺乏对委外加工发货与完工之间的核销，委外加工费用统计和委外材料在供应商处的余量统计难度较大，容易形成管理漏洞；（8）在人工处理物料管理的情况下，难以做到对物料的入库、使用、生产和销售的质量跟踪，导致质量问题难以与时追溯来源和原因。第四章 万宝ERP信息化全面解决方案1. 第一阶段：万宝木门部核

18、心管理系统1.1 网上订单系统通过信息化系统，可把针对经销商的网上订单数据，通过计算机网络形式规化，利用权限的设置，控制信息的采集点，保证信息的唯一性和准确性，用计算机程序将网上订单的管理流程固化，让各个相关部门都能在其权限围与时准确的了解到网上订单信息、并通过各种查询手段，全方面的满足各种角度的报表需求，从而达到高效全面的管理效果。经销商在网上订单系统下达采购订单后，自动传递到总部服务器上，公司本部工作人员对订单进行审核确认，最终完成物流的配送。从而实现，信息数据链的流水线作业，提高工作效率，减少不必要的信息数据交付错误。数据链示意图如下：1.2 销售管理面对激烈的市场环境，全面整合销售资源

19、、加强销售管理，迅速对市场需求做出反应，全面满足用户个性化的需求，成为企业赢得客户满意，在竞争中胜出的关键因素。销售业务中密切关注的问题：快速准确报价、客户订单的按期交付、价格政策的制定和落实、渠道/客户管理、信用政策的制定和控制、销售款项的与时收回。整个销售业务处理，包括了销售价格体系的制定、销售报价、订单、发票、收款。包含了向客户的实物转移、票据的交换、款项的收取过程，并且在企业中涉与多个岗位销售业务员、发运部门、库房管理员、财务人员。支持的销售业务类型：普通销售业务、直运销售业务、委托代销、销售调拨、零售业务、分期收款发出商品，满足企业管理需求。1.2.1 销售价格体系价格体系无疑是销售

20、业务中的重中之重：管理控制与特色：1. 灵活的价格体系设置。提供取价方式：1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。而价格政策中分为存货价格、客户价格，支持促销价格，可以根据企业的实际需要设置取价的方式，并且可以选择自由项是否影响价格。同时支持设置批量折扣。价格调整提供批量调整的功能，而且可以对价格进行微调。2. 最低售价控制在实际应用中，企业往往设置有最低售价，企业提供了此项功能，可以设置最低售价的密码。在处理业务中如果价格低于最低售价，只有输入了正确的密码方可继续进行，从而保证了价格体系的严密性。3. 快速报价系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格，可以选择参

21、照历次售价（来源为：报价单、订单、发货单、发票，任选其一）以与是否按照客户过滤、显示的历史记录数，或者取自价格政策。4. 价格政策的严格执行1.2.2 销售业务总体说明：流程图中展现的从报价开始、经过订单、发货单、发票、出库、收款的全流程，是普通销售业务。确定销售成本的单据为销售发票。控制点说明：1. 可用量：1）以订单保存时点检查可用量为例；2）发货单中控制不允许超可用量发货。2. 发货单进行超订单发货信息的检查。3. 信用检查：审核时检查，信用控制层次为审批通过。4. 信用报警：在系统的应收管理中，对于超出信用的客户进行报警。报价、订单签订流程说明：1. 可以从报价开始，往往在报价过程中，

22、客户会要求更大的折扣，如果超出了业务员的权限，则需要销售部门经理或者更高层次的人员进行审批；2. 报价经客户确认后，可以参照报价单生成订单。3. 对于没有报价过程的交易，可以直接录入订单。4. 对于订货信息可以在系统中进行可用量检查，会给予提示，便于业务员掌握能够交付的数量，对于不能交付的货物，通过企业部积极配合，组织货源，可以避免出现到期不能交付的情况。5. 订单审核时，系统会自动判断是否超出客户的信用，当超出时，则需要按照设置的信用管理审批程序，进行审批。如果审批不能通过，即管理层不允许超信用订货，则需要业务员进行催款；系统支持发出催款函，要求客户支付款项，此时订单仍处于待审核状态。有效的

23、实现了信用控制。6. 对于销售订单而言，有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。7. 订单可以联查对应的发货单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的发货、开票情况。8. 销售部经理、运营管理层可以通过系统随时查看订单的执行情况，并针对例外业务进行处理。订单执行应用流程1、 发货Ø 根据订单约定的发货日期，物流部发运岗依据订单进行发运准备；实际应用中，企业中存在直接进行业务洽谈，业务员通知发货的业务处理，此时业务的处理起点为发货单。

24、对于将发票作为提货、发货凭证的业务，也可以直接开具销售发票，作为业务处理的起点。Ø 对于有订单的发货单，可以设置是否允许超订单发货，系统可以进行控制。Ø 发货单可以设置进行信用控制。Ø 发货单存在多个状态，有录入、审核、关闭状态。出库完毕的发货单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的发货单可以进行关闭操作。对于已关闭的发货单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。Ø 发货单可以联查对应的出库单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的出库、开票情况。2、 拣货、出库发货单确认审核后，仓库保管员依据提货凭单进行出库确认，并审核出库单；3、 开票财务

25、开票岗进行开票处理，并进行复核，进行信用检查，信用检查通过后方可进行下一步业务。财务核算岗依据销售发票进行记账，从而确认销售成本，系统提供多种计价方式，极大减少了手工的核算工作量，提高准确性，实行精细管理。4、 收款Ø 可以在销售发票中进行现收业务的处理，由此在应收挂帐时不包含已现收的部分。Ø 核销可以按照按单据核销，按存货核销。Ø 提供票据管理功能。Ø 支持转账处理，包括：应收冲应收、预收冲应收、应收冲、应付红票对冲（支持手工、自动对冲）。Ø 预警：信用报警信用期限、信用额度，销售订单发货预警。Ø 提供给应收会计业务帐表，包括业务总

26、账、业务余额表、业务明细账、与客户的对账单均可选择是否包含未开票已出库的信息。从而使得信息更加全面。Ø 统计分析：包括账龄分析、收款账龄分析、欠款分析、收款预测。系统特色1、 多种销售业务类型的支持。支持多种销售类型：普通销售、委托代销、零售日报、销售调拨、分期收款、直运业务。Ø 委托代销图标为处理过程示例，结合实际业务管理需求，系统有如下业务处理和分析报表：1） 在实际业务中往往存在受托方不能按照代销协议，实现所有货物的销售，因此可以通过委托代销退货单进行处理；2） 代销商品发出后，根据市场变化，会存在价格的调整业务，在系统中可以通过委托代销结算价进行业务处理；3） 系统

27、提供委托代销明细表、委托代销统计表、委托代销备查簿、委托代销明细账。Ø 销售调拨销售调拨一般是处理集团企业部有销售结算关系的销售部门或分公司之间的销售业务。Ø 分期收款分期收款发出商品业务是货物销售给客户后，按照约定的结算日，分期收回货款，收入与成本按照收款情况分期确认。对于生产大型设备的企业往往采用这种销售模式。分期收款销售业务在财务核算中，首先按照发货单进行发出商品的核算，然后依据销售发票确认实现销售的成本。系统提供丰富的查询报表，多种销售分析报表以与发出商品明细账。2、 流畅的业务处理。3、 系统提供多种灵活的业务处理模式，1）报价、订单的全流程处理；2）无订单，直接

28、发货、开票；3）直接进行开票处理。可以支持销售发货单自动生成销售出库单，从而使得操作更加方便。采用什么样的操作模式，在使用系统时进行规划，确定每种业务的处理方式，从而可以做到事半功倍的效果。4、 合理快速报价，可以依据设置的取价模式以与参考报价的资料来源。5、 最低售价控制。6、 信用管理体系。7、 提供包装物租借管理。8、 可以处理代垫费用，可以记录销售支出费用。9、 实现了与航天金税系统的接口处理。10、 支持在单据处理中联查相关的单据以与累计的执行情况。11、 多种分析报表，提供决策支持依据。例如：销售统计表、结构分析、趋势分析等。管理控制点1、可用量Ø 可以设置订单是否需要进

29、行可用量检查，可用量公式可以自行设置，并可以选择检查的时点保存、审核时。Ø 对于发货单、发票的可用量可以设置作检查、还是进行控制，并且可用量检查公式和控制公式可以分别设置，考虑到批次管理存货和非批次管理存货的管理要求不同，控制参数可以分别设置。例如：针对批次管理的存货不允许超可用量发货，针对非批次管理的存货可以超可用量发货。2、 超发货出库3、 出库时存量检查与控制Ø 可以设置进行检查，还是进行控制；Ø 控制和检查的公式分开设置。可以满足对负出库管理的控制或者检查提示的要求。Ø 控制区分普通存货、批次存货、出入库追踪型公式设置不同。Ø 现存量的

30、可以选择在保存、审核的时候修改，从而使得应用更加符合实际需求。4、 价格政策执行，最低售价的控制。5、 信用管理根据本单位的信用管理体系，确定客户、业务员、部门的信用额度和信用期限，通过以下设置，即可在实现系统用控制体系，从而在扩大销售的同时，避免风险。首先，设置信用控制的对象，可以选择控制的对象：客户、业务员、部门，可以同时选择。并且可以选择信用检查的时点保存、审核时；其次，设置信用控制的方式，1）信用额度；2）信用期限；3）信用额度信用期限再次，设置控制信用的单据：1）订单；2）发货单；3）零售日报；4）待垫费用单；5）发票；6）调拨单；7）委托代销发货单；8）委托代销结算单。在以上设置基

31、础上设置额度检查公式和期间检查公式，根据企业特点设置构成应收款的围；如果允许一定权限的人员有超信用审批的权限，则设置信用审批人。如果本企业要求严格控制信用，则此项不设置。由此可见，系统的信用控制层次为：1）不控制；2）密码审批通过；3）严格控制。6、 业务执行的监控。收益：1、 实现快速、合理报价，获取订单，提高客户满意度；2、 帮助业务员掌握可承诺量，确定合理的交付日期，保证按期交付。3、 扩大销售，避免坏账风险；4、 多种销售业务的支持，满足企业适应市场竞争环境的需要；5、 符合管理规，规工作流程，规管理；6、 提供决策依据，准确决策；实现了与税务系统的接口处理，使得企业不同系统的资料极大

32、共享，提高工作效率。1.3 采购管理提高采购效率，降低采购成本采购计划编制后，可以批量生成采购订单，即开始了计划的执行。实际业务中，往往针对不同的存货采取不同的采购策略。对于重要原材料，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作关系；对于临时采购的材料，往往采用临时采购的方式。而对于部分存货采购周期较长，需要对采购的全过程进行监控，才能够保证按期交货，从而避免发生缺货，延误生产，出现不良循环。采购业务中密切关注的问题：按期交货、合理采购价格、采购质量、各种例外情况。整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的

33、划拨过程，并且在企业中涉与多个岗位需求的申请方、采购业务员、库房管理员、财务人员，因此保证信息传递与时性和准确性至关重要。支持的采购业务类型：普通采购业务、直运采购业务。以下描述以普通采购业务为例，分为比价、订单签订流程和采购业务处理流程。直运采购业务和销售业务密切关联，因此在销售业务中一起进行说明。1.3.1 采购订单1、 承接采购计划批量生成采购订单，开始采购业务处理；2、 业务的起点可以从请购单开始。对于没有在采购计划围的其它存货的请购需求可以通过请购单来反映，通过比价生单功能挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。需求方发出需求，依据工作程序和管理制度，进行必要的审批，采购业务

34、员依据审批的请购单，经过比价确定供货商；3、 对于部分由于生产能力限制等原因，紧急订货订单，制造业可以采用直接购买的方式，例如：向同其它单位购买，则在依据系统中销售订单下达采购订单，体现了业务的连贯处理和购销业务的协同。4、 对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。管理控制点1、 比价2、 最高进价控制：进行最高进价控制，则录入订单时，如果价格超过设置的最低价格，则无法通过

35、，必须进行修改。3、 采购订单审批权限：对于不同的签单金额会有不同权限的人员进行审批，当发生大宗采购时，采购业务员录入订单后，需要采购部门经理、运营管理层进行审批，符合企业的权职划分。4、 订单执行情况的监控。收益：1、 通过比价挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。2、 业务协同，部门间协同工作。1.3.2 采购业务执行流程说明：在实际应用中根据应用需求：1）可以选择采购业务必有订单，则采购订单为业务处理的起点；2）订单为非必有环节，则可以以到货为业务处理起点，也可以直接入库作为业务处理起点，应用于不同存货和采购方式的管理需求下采购业务处理。例如：针对临时一次性的采购业务，可以直接

36、办理入库。1、 到货：如果到货收货后，入库前检查有不合格需要退货给供货商的货物，则需要依据到货单填制到货退回单。2、 入库：可以参照订单、到货单或者直接录入采购入库单，确认采购业务中的实际收货情况。3、 采购发票与采购结算：采购发票由采购业务员依据供货商提供的原始发票信息录入，可以参照原采购订单，也可以直接依据已有的采购入库单生成。采购结算是确认采购成本的过程。存在几种情况：1）单货同行，则完成入库和发票录入后即可实现结算处理；2）货到单未到，则首先进行暂估入库业务，等到收到发票进行结算后，在进行暂估处理。系统提供三种回冲方式，月初回冲、单到回冲、单到补差。3）单到货未到，则可以将发票录入系统

37、，并可进行相应的支付业务，等货到后进行结算处理。可以按照规定将运费等其它与购买活动相关的费用，通过采购结算进入采购货物的成本。4、 采购支付：Ø 可以在采购发票中进行现付业务的处理，由此在应付挂帐时不包含已现付的部分。Ø 核销可以按照按单据核销，按存货核销。Ø 提供票据管理功能。Ø 支持转账处理，包括：应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲（支持手工、自动对冲）。Ø 预警：信用报警信用期限、信用额度。Ø 提供给应付会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与供货商的对账单均可选择是否包含已入库未结算部分的信息。从而使得

38、信息更加全面。Ø 统计分析：包括账龄分析、付款账龄分析、欠款分析、付款预测。5、 催货函，针对异常业务发送供货商催货函。管理控制点：1、 收货的依据：必有订单情况下，必须依据订单进行到货、入库的处理；2、 超订单收货的控制，允许设置容差；3、 到货不合格部分进行到货退回处理；4、 付款计划；5、 超信用额度、信用期限的报警；采购临近、逾期报警；6、 付款预测、欠款分析7、 大量的分析报表：到货统计表、采购统计表、采购资金比重分析、未完成业务明细。收益：1、 建立供应商评价体系，与供应商建立战略合作关系；2、 业务的全过程监控；3、 部门间信息共享；4、 异常信息监控，采取有针对的业务

39、处理，避免损失。5、 提高工作效率。1.4 库存管理建立部物流服务，控制库存与用料成本库存既是企业满足生产、销售需要的缓冲，也是企业持有成本的主体。有效的配置库存结构，管理库存价值，以有效地信息代替库存，降低企业库存已经是企业竞争力提升的基础。在制造业中，存货包括原材料、半成品、产成品，不同的类型采用的管理方法不同。在采购业务、销售业务以与生产计划执行环节均涉与到了有关的入库、出库业务处理，在本部分重点阐述除了以上业务之外的库存管理业务。用友ERP系统在库存业务、库存状态控制、库存分析方面具有强大的功能，能够有效地跟踪库存的出入库情况，分析库存的异常状态，反应库存的价值分布。为企业各个部门提供

40、价值决策奠定基础。库存模块还就库存的短缺、超储、安全库存提供了预警机制，为物流部门提供动态库存信息。涉与的角色包括物流部经理、发运岗、仓库保管员。主要包括调拨、盘点、货位管理、库存追踪、批次管理、保质期管理等。1.4.1 库存业务一.1.4.1.1 调拨流程图以异地分支机构的调拨业务为例。实际应用中，利用调拨业务，还可以处理两个部门之间的货位转移、同一部门不同地点仓库之间的货物转移。万宝公司通过调拨业务可以实现如下应用：1）生产的成品库与各个销售分支机构之间的货物转移；2）半成品在两个生产车间之间的转移；3）不同仓库的转储业务处理。系统特色：1、 调拨单可以进行存量检查；2、 可以约束控制出库

41、与调拨单批复数量之间的关系；3、 当设置为出库单据审核时更改现存量，则未审核的其他入库单可以作为调拨在途量进行反映。一.1.4.1.2 盘点业务特点：Ø 盘点方式灵活，1）可以选择按照仓库、批次、产品大类盘点；2）对于保质期产品可以选择对应的失效日期、临近天数、失效天数信息；3）可以选择按照盘点周期进行盘点，对于账面为零的产品可选择是否盘点。Ø 实用性：盘点期间实际的出入库信息作为调节数，从而可以按照账面调节数与实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。Ø 对于部分存在自然损耗的存货，可以根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率，从而区分不同情况进行账务处理。一.1.4.1.3

42、货位管理满足对存放地点的货位管理要求。货位可以分级，可以管理固定货位和动态货位。一.1.4.1.4 不合格品管理对于在库的不合格品需要转入不合格品库，可以不单独设置不合格品仓库，通过不合格品记录单记录在库的不合格品，并通过不合格品处理单记录不合格品处理的情况。一.1.4.1.5 其他系统支持组装拆卸业务，以与形态转换业务的处理。1.4.2 其他应用一.1.4.2.1 批次管理满足物料批次管理的需求，提供了批次台帐、批次汇总表，从而掌握批次管理存货的收发存状况。实际业务处理时系统可以按照批号先进先出或者近效期现出的方式自动确定批号。一.1.4.2.2 保质期管理对存货的失效日期进行监控。对过期的

43、存货进行报警提示，对于即将到期的存货进行预警，便于企业采取有效的手段，从而避免产品的过期损失。一.1.4.2.3 出库追踪入库对出库进行跟踪，可实现对存货的质量、供货商进行跟踪。从而满足业务的追溯需要。例如：可以针对问题产品，进行原因分析，首先可以通过系统查出对应的产成品入库信息，从而进一步追查原材料的出处，与时解决问题。出库单跟踪入库单提供两种跟踪方式，第一种由用户手工跟踪，如在各种出库单的表体增加入库单号、供货商两项容，由用户选择出库对应的入库单。第二种方式由系统自动跟踪，自动跟踪提供先进先出、先进后出两种方法。1.4.3 管理控制点1、 存量控制和存量检查Ø 控制和检查的公式分

44、开设置。可以满足您对负出库管理的控制或者检查提示的要求。Ø 控制区分普通存货、批次存货、出入库追踪型公式设置不同。Ø 现存量的可以选择在保存、审核的时候修改，从而使得应用更加符合应用实际需求。2、 存货仓库对应关系检查3、 存货货位对应关系检查4、 货物零出库5、 最高最低库存提示1.4.4 库存管理报表与预警体系一.1.4.4.1 预警与报表综述Ø 安全库存预警：对低于安全库存的存货进行报警。Ø 超储短缺报警：对于超储和短缺存货进行报警。Ø 呆滞积压分析：可以根据存货的呆滞积压标准进行分析。Ø 灵活多样的账簿和统计报表：库存台帐、批

45、次台账、收发存汇总表、存货分布表、库龄分析、缺料统计表等。一.1.4.4.2 库存展望利用库存展望可以提前针对各种存货的库存情况，进行相应的安排。提供展望日的存货的预计库存情况，以便于提前了解今后某一时点的结存，此期段的预计入库、预计出库情况。其中预计入、预计出可以根据业务需要自行定义。Ø 预计入库包含以下容，可以自由选择已请购量、生产订单量、采购在途量、调拨在途量、到货在建量；Ø 预计出库包括：已订购量、调拨待发量、待发货量、备料计划量。1.4.5 库存管理的价值体现Ø 提高库存准确性Ø 减少库存呆滞Ø 提高库存周转率Ø 降低盘点差

46、异率Ø 与时掌握保质期商品的状态，避免过期损失1.5 存货核算提高物料成本核算效率存货核算系统主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存货的耗用情况，与时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据。并可动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存，减少资金积压，加速资金周转提供决策依据。对于各种出入库单据的核算流程在相应业务中已进行了描述。系统特色：1. 核算的方式：存货、仓库、部门。2. 支持的计价方式：移动平均、先进先出、后进先出、全月平均、计划价、个别计价；3. 暂估核算：出现货到票未到的情况时，支持存货暂估入库处理

47、。货物到达时，对货品价格进行暂估入库处理，此后，用户可按自己的需要进行不同的处理：月初回冲、单到回冲、单到补差。支持运费的分摊；4. 支持零成本出入库，实现对赠送存货、随货零配件进行核算；5. 存货核算有特殊单据记账功能，对调拨、组装、拆卸、形态转换形成的出入库单按企业不同的要求有不同的处理方式；6. 存货核算可对全月平均、移动平均、计划价进行单价、差异率进行控制，对超过最高最低单价或差异率的存货可自动报警并进行相应处理；7. 支持假退料处理，极大的减少了核算的工作量；8. 根据新会计制度要求，支持按月、季或年对存货计提跌价准备并进行相应的财务核算。9. 提供大量的账簿和分析报表，提供决策分析

48、使用。支持账簿联查原始出入库单据，联查凭证。管理控制点：1、 库存资金占用规划与分析，包括按仓库、按存货分类、按存货、按仓库和存货分类、按仓库和存货、按存货分类和存货。2、 存货周转率分析3、 万宝分析4、 入库成本分析收益：Ø 准确的成本核算；Ø 极降低计价核算的工作量；Ø 提高库存周转率；Ø 提高管理水平。第五章 确保项目顺利开展的实施策略用友软件股份分公司专门设有咨询实施部，负责系统实施、系统维护、软件升级、技术支持。用友软件公司的实施服务是个性化的，根据企业实际的主要业务流程和需求进行ERP产品的实施，涉与了万宝公司各个主要的职能部门，工作量较大

49、，需要双方密切配合，共同参与。因此，系统的实施须由客户项目组与用友公司实施顾问协同完成，通过对用户项目组的培训、业务流程分析与设计、实施方案、系统配置与测试、用户化手册、最终客户培训、系统切换、成果验收等阶段最终实现用友软件与企业应用的嫁接，完成知识与技能的转移。实施是管理软件与应用企业之间的桥梁，是管理软件成功应用的保障。1. 项目实施方法使用用友软件实施方法论作为指导，用友软件实施方法论是用友公司在结合22年来自身的70万家客户项目实施中提炼了一套行之有效的实施体系，它为项目的控制和进程提供了理论保障。2. 项目实施流程以上为ERP-U8标准实施流程。各实施阶段并不是孤立的，而是交错进行的

50、。各阶段任务与主要工作说明如下：2.1 第一阶段：实施准备阶段这个阶段非常重要，关系到软件实施、系统建设的成败，但往往为实际操作所忽略。这个阶段的工作主要是：1. 确定项目实施主计划通过用友公司业务人员对于万宝公司财务与业务状况的初步了解和对万宝公司所提出实施规划的认真分析，编制项目实施主计划表，以供万宝公司领导作为为此项目调配资源和确定项目总体进度的参考依据。在后面的项目启动会上，用友公司咨询顾问将与万宝公司领导小组就此计划进行沟通、调整，并由双方签字定稿。实施主计划将是双方项目组工作的日程准则；除非有不可抗力等其他因素，主计划将不作变更。项目经理将依据此主计划制定以后各阶段的详细工作计划与

51、方案。2. 召开项目启动会议项目启动会议的任务是明确项目实施的意义，说明项目实施成功的关键因素，确定双方的职责。项目启动会除双方项目组成员与有关人员参加外，应有客户方最高领导层成员参加，应有会议记录以明确各方职责。确定项目实施主计划。启动会上，项目经理应就项目实施主计划等与万宝公司充分交流和沟通，并最终确定项目实施主计划。2.2 第二阶段：实施建设阶段1. 关键用户培训根据标准的培训教材对关键用户进行培训，容涉与U8-ERP业务流程、软件的思想，使关键用户能基本掌握产品，使企业的中上层领导干部掌握产品的基本原理，理解U8-ERP的管理思想。2. 进行企业业务流程分析、设计、制定实施方案为了能实

52、现用户的需求，让U8-ERP的管理思想与功能更好的应用于企业的管理，实现软件与企业管理的嫁接，必须对企业的整个业务流程与相关事项进行分析，对不合理的流程进行重新设计，最后制定出详细实施方案。3. 静态数据准备在运行U8-ERP前，要准备和录入一系列基础数据，这些数据是在运用系统之前没有或未明确规定的，故需要做大量的分析、筛选工作。企业静态数据的准备主要分为：标准业务数据准备和特殊业务数据准备。标准业务数据是指在软件应用过程中具备共性的业务数据，如：企业的会计科目、初始参数等；特殊业务数据指在同类企业中具有特殊意义的数据。在这个过程中，作为U8-ERP实施方来说，主要的责任是协助企业确定数据的准

53、备方案，提供数据准备的有关工具与方法，而具体的搜集和整理工作是由客户方完成的，实施顾问应当对整理工作的组织和计划提供帮助和指导，保证实施计划顺利进行。4. 系统安装调试在人员、基础数据准备就绪后，就可以开始U8-ERP的安装和调试工作。系统安装的完成是项目实施过程中一个重要的里程碑，必须填写产品安装确认清单，进行双方签字确认。5. 实施方案测试此阶段是对实施方案的验证与调整。测试容围应以实施方案的具体容为准；ERP-U8系统是信息集成系统，所以应当是全系统的测试，各个部门的人员都应当同时参与，这样才能理解各个数据、功能和流程之间相互的集成关系。实施顾问在测试终了需向项目经理提交测试报告。项目经

54、理召集项目组全体成员，根据实施方案测试报告所列出的问题（或需求）与需调整容与用户方沟通，对实施方案做出调整，就最终实施方案达成一致，双方签字确认。最终实施方案的确定，标志着项目实施工作已取得了重要的阶段性成果，为后续的最终用户培训和系统初始化打下了坚实的基础，以后的工作均以项目实施方案为指南。2.3 第三阶段：切换准备阶段1. 编写用户操作手册用户手册主要用来培训最终用户，应由客户方项目组成员完成，实施方顾问指导。此用户手册应根据客户方的具体情况编写，具体容根据具体情况而定。2. 最终用户培训以用户手册为蓝本，根据最终用户的岗位特性编写培训计划，并协助关键用户分工作岗位制定客户化标准手册，为每

55、一个岗位的最终用户明确在管理系统中的操作流程、操作界面、注意事项目等；对用户进行培训，培训过程可根据用户实际情况对培训容、日期进行培训调整，培训完成后应对用户进行考核，考核合格方可进行系统模块的模拟操作。注：最终用户培训过程也是关系到项目前期的工作成果向最终操作者的转移过程。它关系到项目上线的进度和日后的维护。作好最终用户的培训工作，可以直接推进项目进程，也可以减少项目上线后的常规维护和支持。3. 模拟运行经前期的用户培训后，在基本掌握软件功能的基础上，将各种必要的数据录入系统，组织项目小组进行实战性模拟，对于实施方案中不合理处，提出解决方案，并与时进行调整。模拟可集中在机房进行。在完成必要的

56、用户化的工作、进入现场运行（即切换）之前一定要进行模拟运行。模拟运行是由双方共同参与下进行的。模拟运行过程主要包括以下容：模拟运行的执行：以用户真实的业务为实例进行。容包括系统可靠性测试、安全性测试，数据运行的正确性测试等。模拟运行结果：发现问题、归纳总结进行详细记录形成文档。模拟运行分析报告：根据运行结果和实施方案的标准进行对比、分析，编制模拟运行总结报告，对模拟运行结果进行分析、评价提出问题的调整即解决办法。双方进行确认。2.4 第四阶段：系统切换阶段系统切换是指系统实施方案在经过模拟运行后，方案的需求得到证明，经项目组双方签字确认系统达到用户要求后，系统进入正规的使用。1. 动态数据的准

57、备实施顾问指导用户方完成。对动态数据与收集方法进行记录，以便可核对，追溯。2. 动态切换在系统切换前，项目组要针对企业的实际情况和对实施方案的度量，编制系统切换的可靠计划。在系统切换计划中明确规定系统的启用日期、系统的期初数据、系统切换的基本步骤、用户数据的安全与保护措施、切换系统可能影响因素的预测与预防措施等容。3. 现场支持提供现场支持的意义在于：理论的培训之后必须有实际操作指导，在实际运行中理解消化理论，熟练技能。所谓实施风险将在此阶段有出现的可能，但是通过现场支持可以与时解决问题，化解项目风险。2.5 第五阶段：持续运行阶段软件的运行进入正常状态后，要进行业绩评价。在持续运行阶段之前，项目经理要安排实施顾问整理项目实施文档、二次/外延开