人事档案管理制度改革措施

1、人事档案管理制度改革措施摘要：传统的人事档案管理制度已无法满足社会经济发展的要求，理念陈旧，模式落后等问题阻碍了人事档案管理工作质量及效率的提升。本文针对这些问题进行分析，提出了扭转管理层的管理理念，创新现有的人事档案管理体制，建设专业的人事档案管理从业人员队伍，引进创新型电子档案等改革措施，以期档案管理工作不再机械化，而是变得有质量、有内涵，让人事档案管理在企事业单位管理中真正地发挥其作用。关键词：人事档案；管理；制度；模式；改革在经济社会的发展中，人才资源是提升企业乃至国家综合竞争力的基础。企事业单位需要充分挖掘人力资源的潜能，创造出更多效益，实现可持续发展。因此，做好人力资源管理尤为必要

2、。人事档案管理工作为各个行业企事业单位的人力资源管理实施提供了坚实的支撑，极大地推动了各单位的持续稳定发展。创新人事档案管理制度与模式，进行探索研究具有重要的实践意义。企事业单位开展人事档案管理工作，可以帮助管理者对员工的基本情况有详尽的了解，为管理者制定发展战略和发展规划，选拔任用人才和干部提供参考依据。挖掘人事档案数据，分析员工的特长和优势，人尽其才、才尽其能，充分发挥人才优势，高效利用人力资源，才能有效地提升单位效能，提高单位竞争力，促进单位的可持续高质量发展1。另一方面，利用人事档案记录干部的基本素质、专业业务能力、思想动态、职级职务晋升等，可以对其思想水平、工作能力形成客观公正的评价

3、，这将是人员任命和调配的重要依据之一。1人事档案管理中存在的问题分析当前人事档案管理工作中存在管理模式比较落后、管理理念陈旧等问题，非常有必要对这些进行分析，从而找到解决对策，进一步完善人事档案管理。1.1管理模式较落后传统的人事档案管理，档案普遍是跟随人员调动调转的，“人档不分离”，这种管理模式显然已经无法满足信息化社会的发展需求。由于受一些不利因素的影响，人事档案管理中经常会出现无主档案，即档案找不到主人的现象。这些“弃档”问题，严重阻碍了人事档案管理工作的顺利实施。而且，传统的人事档案侧重于个人思想教育、家庭背景、社会关系等内容，对个人的工作能力、工作经验、工作业绩、特长等内容涉及比较少

4、2。所以，传统的人事档案管理过程中，普遍存在重学历、资历，轻能力、业绩，重历史，轻现实，重抽象、轻具体的问题。针对这些问题，必须要深入分析市场经济发展情况，大力改革并创新人事档案管理制度，满足人事档案管理制度与模式创新的要求，进而适应现代化社会的发展需求。1.2管理理念陈旧传统观念中，人事档案管理普遍被视为是人力资源管理的边缘化内容，并没有真正体现出人事档案管理的重要性，很多单位为了节省更多的成本，尚未有效开展人事档案管理工作。现阶段，人事档案管理工作中仍存在一系列问题，如资料编排混乱、保管不规范、设备配置无法满足实际工作要求、缺乏资金支持、领导不够重视等，人事档案管理工作的重点仅局限于档案保

5、存、查阅、转递等日常工作。但是，在实际工作中，人事档案管理应该是在传统的人事档案管理层面上，增加政治历史和综合素质考核等方面作为工作重点内容，为员工考察考核、岗位调动、干部晋升等提供合理准确的信息，通过深入挖掘、利用档案信息，充分发挥出人事档案管理的价值，从而挖掘出人才的潜能3。1.3从业人员素质有待提高长久以来由于观念上的不重视，理念内涵理解的不到位，有些单位会把一些需要照顾的人员安排到人事档案管理岗位，长此以往形成的局面就是人事管理档案从业人员缺乏专业知识，不具备专业素养。在日常的档案管理工作中，从业人员只是进行机械式的档案整理和归档，这种单调的工作无法激起档案管理从业人员的热情，从而也就

6、没有钻研业务的激情和动力。虽然可能接受过一些专业的档案管理培训，但与具备专业能力的业务精英相比还是相差甚远4。因此导致档案管理工作不规范，甚至会出现工作人员利用职务之便修改他人档案的恶性事件，这也就不难理解了。现阶段，必须要重视人事档案管理工作，从业人员素质低的问题亟待解决。1.4信息化管理尚处于起步阶段人事档案管理信息化建设相对缓慢，普遍实行纸质档案记录方式，很少有档案管理人员实行电子化管理模式。纸质档案作为人事档案的载体，经过长时间的存放，会出现变黄、发脆、字迹不清晰等现象，而且还存在被损毁的危险。同时，企事业单位普遍未建立现代化信息资源库，管理员在检索资料、调阅档案时还是以手工操作的方式

7、进行，完全无法发挥出人事档案管理的重要作用5。因此，人事档案的信息化管理势在必行。2人事档案管理制度与模式的改革措施2.1扭转人事档案工作管理理念人事档案管理是人力资源管理过程中的关键内容，有助于提升企事业单位的综合竞争实力。在信息技术普遍应用的时代，要加强人事档案的管理意识，认识到人事档案管理的重要性，而不要对其轻视，对其边缘化。借助微信群、自媒体等多种方式向员工宣传中华人民共和国档案法，加强对员工人事档案意识的矫正和培养，使员工对档案法有正确深刻的认识和理解，加强人事档案管理意识，配备档案管理人员，避免出现断档和人档分离的现象。通过宣传实践活动的实施，在上至领导干部、下至普通员工的层面都充

8、分认识到人事档案的重要性，认识到档案管理的背后是单位的人力资源的配置，宣传到位，增强员工的人事档案意识，有利于扭转过往档案管理走过场的局面，有利于人事管理工作的顺利开展，有效提高人力资源的开发和利用效率6。档案管理工作其实是一项具有较强专业性的工作，从业人员须具备如文书学、档案管理学、档案保护技术学等专业背景，并掌握档案专业法律法规，能够把专业知识和政策法规运用到中实际的工作中，熟练进行档案收集、整理、保管、利用等业务。因此，企事业单位领导层要将人事档案管理工作真正地作为人力资源管理的一部分，重视其建设，实行相应的优化措施，更新从业人员的工作理念和提升他们的工作能力，将人事档案管理工作落实到实

9、处，创新并优化人事档案管理方式，引进档案管理的专业精英人才，加强在职人员的培训，积极地应对信息化时代对人力资源档案管理的冲击，在档案管理中开展“互联网+”技术应用，使得单位的人力资源管理质量得到有效提高。人力资源是重要的生产要素之一，人才的合理利用，对于单位工作效率的提升作用不言而喻。跟上时代的发展要求，树立信息化管理理念，是当前人事档案管理工作改革创新的首要任务。2.2创新现有的人事档案管理体制由于受多重不利因素的影响，人事档案管理人员的管理意识、管理思想薄弱，只注重员工基本学习、工作信息的原始文字保管和归档，无法深入管理、分析人事档案，未对单位的人力资源管理工作形成有效支持。在社会的快速发

10、展中，管理意识薄弱，管理工作松散，管理模式单一的弊端不断显现出来，引发了“人档分离”、“弃档”、无法及时更新档案信息、人事档案混杂、信息不符等问题，因此必须对现有的人事档案管理体制进行改革创新。社会化档案逐渐成为人事档案发展中的关键，逐渐转变传统的档案单位内部化方式，将人事档案工作融入社会化管理工作中，强化人事档案管理体制的改革和优化，根据新时期的企业发展情况，制定完善的管理制度，并将其落实到实际中。在市场经济的快速发展中。人力资源管理内容出现了很大变化，人员流动越来越快，这就使得人事档案工作发生了很大转变，企业需要根据人才流动社会化发展趋势，建立完善的档案管理制度，相关部门还需要监督并管理各

11、项制度的实施情况，进一步规范档案管理程序，确保各项资料的真实性和完备性。扭转人事档案管理工作管理理念，强化管理人员的管理素质，使管理人员能够从顶层设计层面重视人事档案管理工作。可以通过培训、调研、学习的方式来加强管理人员的管理素质，结合外引，使单位管理人员具有高专业技术水平，具有创新，社会协调等多元能力，管理人员要紧跟市场发展节奏，依法依规设计制定适合本单位的人事档案管理的新制度、新方法，切实保证档案管理工作的规范化，有效化开展7。企事业单位管理层必须明确开展人力资源档案管理工作的重要性和必要性，通过“外引内培”的方式，外部招聘档案管理专业，技术过硬的高端人才，内部培训在岗员工，首先把从业人员

12、的专业能力提升到位，其次积极引进及应用信息化技术，让档案管理工作不再机械化，而是有内涵、有质量，让人事档案管理真正发挥其作用。这对于企事业单位的发展有着十分积极的意义。2.3提升档案管理工作的服务属性过去一位人事档案管理人员的日常工作往往是收档案，归档案，埋头于一间档案室里整理着各种各样的档案盒子，显然，工作的重点就是整理各种纸质文件。这样一种情况下，受客观条件限制，档案的利用就少之又少，存放到盒子的文件，除非有特别需要被翻出的可能性极低。档案只存不用，很显然违背了档案管理的初衷。档案管理的目的就是要对单位的人力资源管理提供客观依据，提供客观参考，具有很强的服务属性，因此，必须改革现有的人事档

13、案管理制度与模式，开展主动服务单位管理活动的档案管理工作，促进单位效率的提升8。在记录员工档案过程中，档案管理部门需要主动对接到多个部门，才能对员工的工作内容、工作情况、奖励惩罚等等进行非常真实的记录，所以要全面考虑人事档案管理工作的开展情况，提高档案管理工作的服务属性。提升档案管理工作的服务效率、服务能力，充分利用档案资源，实现人事档案的有效利用，实行档案资源的二次整合，提高其服务性能，例如，企业可以根据档案资料内容，针对领导、员工的工作经历画出折线图，运用科学评价工具编制评价报告等，对人力资源档案进行最大限度地利用，这样可以在挖掘和利用人力资源的过程中，获取更加准确的数据，为单位的发展提供

14、支持。2.4引进创新型电子档案为避免纸质信息易丢失、利用率低的缺点，加快输入速度，提供快速查询与客观考评的服务功能，应对人事档案实行信息化管理。利用现代信息技术，建立员工的电子档案，实施数字化和网络化管理。在科学技术水平快速提升及应用的大背景下，提升档案管理工作质量，可行的路径就是引进创新型电子档案，避免纸质档案的不便查阅，保管工作单调而繁重等弊端，在健全和规范的人力资源档案制度下，把繁杂的人力资源档案管理工作做得井井有条，既有效率，又有质量，在现代企事业单位管理中发挥真正的作用。创新型电子档案，通过电子技术来进行动态化管理、检索查阅信息、定期存储信息等，确保人力资源档案管理工作规范化、程序化

15、、可靠化和高效化。人事档案记录着每个人的过往事件和现实表现，在管理者选贤任能的人力资源管理中发挥着重要作用。通过扭转管理层的管理理念，创新现有的人事档案管理体制，建设专业的人事档案管理从业人员队伍，引进创新型电子档案，使得每一个人的档案都能成为个人综合信息记录最为详细、真实的载体，无论是在企业单位还是事业单位，都能够为服务对象提供更为多元化的服务9。电子档案可通过日志管理，实现档案查阅等记录管理；通过权限设置，实现对档案抽取，随意撤换，恶意涂改等事件的限制，避免了档案查阅中的档案灭失问题；因此电子档案可以提高档案数据的安全性。电子档案还便于进行快捷的搜索，利用计算机、扫描仪等电子设备和现代识别

16、、储存技术，将纸质等的档案资料录入档案管理系统，通过技术手段处理以图片等形式全息存储。将松散的不便于利用的纸质资料转变为能高效管理，快捷搜索并利用的数字资源。通过信息系统的管理，既可以保障档案使用过程中的安全、规范，又可以提高工作效率，还可以大大减少工作中的繁重、重复的体力劳动，提高管理工作的技术含量，使工作本身变得更有意义，更有吸引力。人事档案，采用数字化管理，可实行数据加密技术，身份验证，网关控制，可对档案系统的进出进行严格把控，可对相关链接和数据进行加密，设置局域网及防火墙，在保障数据安全的同时，提高数据的利用效率，发挥系统整体的优越性，向单位人事部门提供高质量的人事数据，以及为单位集团

17、管理提供高质量的人力资源分析报告等，使单位的人事档案信息有效共享，有效利用，使人事档案管理工作真正地在单位管理中发挥其职能。结论在经济飞速发展的时代，企事业单位的管理部门必须要充分认识到人事档案管理的重要性，扭转管理层的管理理念，创新现有的人事档案管理体制，建设专业的人事档案管理从业人员队伍，引进创新型电子档案，对人事档案进行数字化管理，切实提高档案管理工作的效率和水平，使得人力资源管理工作可以做到有据可查，有源可溯，合理地选贤任能，合理配置人力资源，把员工的自我实现需求与单位的发展需求有机结合起来，为个人与集体的长远发展提供支持。参考文献1张波.关于创新人事档案管理制度与模式的探索J.兰台内外,2019(32):35.2李林波.机关事业单位人事档案信息化管理存在的问题及对策研究J.传播力研究,2019,3(28):297.3张慧慈.浅谈人事档案管理在人力资源管理中的重要作用J.人力资源管理，2018(11)