浅谈秘书角色的定位-

1、浅谈秘书的角色定位摘要进入21世纪,随着我国改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,秘书工作者的角色也由传统向多样化转变,文章从秘书一词的定义而引出秘书的角色定位问题,了解社会对秘书工作者职业道德、工作伦理、社交礼仪及办文、办事能力的要求以及秘书工作者在与领导相处过程中产生的心理问题作出分析,以便更好的实现其角色的转化,更好的融入工作环境,成为一名专业而成熟的秘书工作者。 关键词 秘书;角色;定位进入21世纪,特别是中国假如WTO后,我国的改革开放和社会主义市场经济的更加深入和信息化时代的到来,社会对秘书工作者的要求也随之提高,而如何成为一名专业而成熟的秘书人员所需的第一步就是

2、做好秘书的角色定位工作。在社会中,有相当大一部分人对秘书的角色存在着错误的理解,认为秘书是领导的高级保姆,认为其不需要专业的技能,学会察言观色即可,而在现代社会中,方国雄教授曾经在秘书学一书中提到:秘书是领导者,主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员,他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办事等为主要这能,是领导者的参谋和助手。因此,秘书作为一种特定的社会角色,不仅有自己重要的工作内容,而且有自己独立的人格,秘书人员是依靠自己的知识、能力和勤奋的工作塑造自己的人格形象的,而秘书人员由于处在一个单位中的中枢位置,要参与单位的许多重要活动,秘书人员对外要联系工作,接受文电处理信息等,对内要

3、沟通、协调、组织会议、开展调研、也可以说是处在一种复杂的人际关系的枢纽中,因此有人形容秘书人员应该是“眼观六路,耳听八方”的这并不是一种夸张,而是秘书工作的真实写照,因此如何定位秘书角色成为其关键。而秘书的角色定位要从做人和做事做起。一、做人做人首先强调两个方面,分别是人品和人样,所谓人品就是人的品质和道德修养,俗话说:要做事先学做人,而在职场上强调的做人的关键环节就是职业道德。秘书人员的职业道德则显得尤为重要,秘书是公司服务的办公室人员,最关键的是要以公司为荣,为公司效力,为公司尽力,即所谓的“尽仁”、“尽义”、“尽礼”、“尽智”、“尽信”。有了这个态度秘书在本职岗位上将是兢兢业业,任劳任怨

4、。在这个社会中,一旦走上岗位,去扮演一名秘书的角色,就必须民明白自己作为公司的一员,要遵守公司的职业道德,俗话说:“做一天和尚撞一天钟”,一个负责任的和尚即使中午要还俗,早上该撞的钟也不该漏,这就是职业道德、职业伦理,也是秘书人员所必须遵守的。如果你是卖瓜的,即便卖的是老板的瓜,既然拿了老板的薪水为他工作,就应当尽量说瓜甜,即便瓜不甜,也不该当着顾客的面说“别买这瓜,其淡如水”。这么说,不是希望每个人都帮老板去赚不义之财,也不鼓励大家去参加骗人的行当,“道不同,不相为谋”“君子绝交,不出恶声”。你可以因为理念不同而求去,最少不能穿着人家的制服,站在人家的屋里,吃这人家的饭,却砸人家的锅,也许不

5、少刚走上工作岗位的年轻人年轻气盛,接受不了这样的结果,那么即便是选择离开也要在位一天,遵守一天,职业道德是你作为一名秘书人人员走上工作岗位要遵守的第一条游戏规则,要遵守职业道德必须做到以下两个方面:(一要遵守职业道德,必须时刻维护公司的利益和顾客的权益。(二要尽忠职守,维护工作岗位和工作伙伴的权益,不能吃里扒外,资奸通敌。其次,在人事问题上我们必须面白自己的身份,秘书职业只是领导工作的辅助人员,我们不能代替领导作出决策,这是很容易被忽视也是领导很忌讳的问题,所以不挂把你认为你的决策是多么正确,领导的决定是多么的荒谬,我们能做的最多的只是在领导作出决策之前尽最大努力的提醒他,而不是你带他作出决定

6、,即便事实证明你是对的,那你也休想再在他身边待下去了。刘墉曾在其作品中提到这样一则例子,张小姐是王经理的一名秘书,张经理遥望小姐发一封信给某公司,将其骂一顿,并称其为骗子,后来张经理发现使自己误会了此家公司,要亲自过去道歉,王小姐却说不用了,那封信她没寄,王经理如释重负的松了口气,半晌,突然说“我当时不是叫你立刻发的吗?”张小姐浅笑:“是啊!但我才到您会后悔,所以压下了。”“压了三个礼拜?”“对啊,您没想到吧?“我是没想到,可是我叫你发,你怎么能压,那么我叫你发南美的那封你也压了?”“我没压,我知道什么该发什么不该发”“你做主,还是我做主?”王经理沉声问,后来,张小姐被记了一过,后到孙经理的办

7、公室诉苦,希望调到他的部门,“不急,不急!”孙经理笑笑“我会处理。”隔了两天,张小姐被开除了。我们肯定会说:明明张秘书挽救了公司,他们非但不感激,还恩将仇报,对不对,那么你错了,正如王经理所说-“你做主还是我做主”假使一个秘书,可以不听命令,自由心证的把主管要他发出去的信压了三个礼拜不发,她岂不是成了主管?如果有这样的“黑箱作业”以后交代他做事谁还可以放心?再进一步说,自己部门的事,跑去跟别的主管抱怨,工作的忠诚又在哪里?如果孙经理收了她。会不会跟王经理对上,孙经理会不会想“那天她会不会有倒伐,跟别人告我一状?”所以,你必须明白,在不该佐助的时候做主,就得付出代价,还有你无论帮老板管了多少事情

8、,也不论老板多糊涂,甚至依赖你,到了没你在,他连电话都不会博的地步,但他毕竟还是你老板,也早该他做主。此外,老板永远向着老板,就算工作上对立,你的魅力也不会大到让他为了你与别的老板翻脸,因为老板在立场上也一致,正所谓一个不忠于自己老板的职员也不会得到别的老板的欣赏。所谓人样,也就是职场礼仪。职场礼仪包括仪容、仪表、仪态。从你走进公司的那天起,你的角色就发生了转变,你已经不再是每天素面朝天T恤、牛仔、运动鞋的学生,也不是每天浓妆艳抹、头发五颜六色、大耳环、穿着暴露随便的时髦女郎。作为一名秘书人员,往往是以上司代表和企业发言人的身份与外界接触,秘书的整体形象象征了企业的形象,因此,塑造一个良好的秘

9、书形象,不仅给人于好感,而且有助于你的工作和提升公司的信用度。(一、仪容作为一名文秘人员一般不素面朝天,化妆是为了对自己容貌上的某些缺陷加以弥补,以期扬长避短,使自己更加美丽,更为光彩照人。经过化妆之后,人们大多可以拥有良好的自我感觉,身心愉快,振奋精神,缓解来自外界的种种压力,而且可以在人际交往中表现得更加放松,更为自尊、自信,更加潇洒自如。在社交场合中,通过恰到好处的化妆,可以充分展示自己容貌上的优点,维护自己的形象,反映一个人对某种活动的重视,因其他人好感,对他人表示尊重,而优雅清淡的淡妆会增加你的自信心与亲和力,更好的与对方沟通。(二、仪表仪表多指穿衣。服装被称为人的“第二肌肤”,其可

10、美化人体,扬长避短,展示个性,反映精神面貌,体现生活情趣,发挥多种装饰性功能。孔子曾经说过:“人,不可不饰,不饰无貌,无貌不敬,不敬无礼,无礼不立。”其“饰”则指服装,而在一般生活中,别人对你的第一印象取决于你的服装,在企业中,尤其作为一名代表上司与公司形象的秘书人员,在服饰上的要求则更加严格,它是社交取得成功的重要前提,因此,在公司或与外界沟通适应船公司规定的制服、套装、套裙、工作服等。注重着装的系统性,整体考虑精心搭配。着装是整个部分应各个部分相呼应、配合。在整体上尽可能的完美和谐,恪守服装本身约定俗成的搭配,并且好的职业服饰应具有实用性、审美性和象征性等职业服饰的基本特征,能体现人的责任

11、与义务,使人产生庄重、自尊的心理,并且利落、大方、干练,更一波的客户的信任。但此时必须注意一点,在服装上也有禁忌,风头切不可盖过老板,遵守自己的秘书角色。(三、仪态仪态,强调的是坐姿、站姿、及走姿的问题,要做到站有站相,坐有坐姿,行有风度,因为仪态是一个人意识的直接显露的直接反映,也是外界对一个人的形象、气质、修养判断的一大方面。因此,作为一名秘书人员,并且是时时带边上司与公司形象的职业秘书来说,优雅的仪态显得尤为重要,在很多时候,它甚至会是一笔生意成败的决定因素,收起你自以为耍酷、另类、帅气的姿态将肆无忌惮的大笑变成优雅的微笑,优雅的仪态会让你在与外界的沟通和社交上大大提分,增加你的魅力与亲

12、和力,增加你业务成功的几率。二、做事做事即在企业中的办事能力,随着时代发展的要求,对秘书要求掌握的技能也越来越严格,因此一名合格的秘书人员必须具备以下基本能力:(一、写作能力(办文能力办文在秘书工作中主要指文稿的撰拟、运行及保管利用,因此写作成了秘书工作极为重要的内容,即使在信息化时代的今天。并且要求秘书在撰文的基础上学会网络化的文字处理技术,采用以计算机为主要工具的秘书办文也是领导和管理者不可缺少的辅助环节。秘书撰文应注意以下几点:1、明却自己代笔者的地位,明确表明组织或领导意图,不掺杂个人情感。2、准确使用规范文种,选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求草拟成文。3、要选用准确庄重的语言表

13、达,并且充分考虑到领导的个人风格及现场氛围。4、要根据领导要求反复修改。5、要一据可靠,禁止违法。只有这样,才能不辜负领导与组织对执笔秘书的信任。(二、执行能力执行能力在秘书的工作中主要表现为办事与办会能力。1、办会办会是秘书的一项经常性工作,不仅要求能够操办具体的会务工作,而且还要根据领导意图拟定大中型会议的筹备计划,具有组织会务工作有序进行的管理和协调能力,作为一名刚走上工作岗位的秘书人员,应虚心向本单位的老职工学习,掌握会务管理技巧,诸如会前拟定会议筹办方案和应急方案;检查审核会议状况并及时与领导沟通;汇中队会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理;会后对会议的总结等等。2、办事办事是

14、秘书的重要任务,要高效周密的按程序办理日常办公事务。如:办公室环境管理、办公室日常事务管理、办公用品和设备管理及信息管理。还要忠诚可靠、不折不扣的完成领导交办的事项和协助领导处理各种突发事件。领导活动安排往往是秘书的重要工作内容,此项工作需要较强的组织协调能力和总结工作的经验。在管理信息网络中,秘书往往处于枢纽位置,需要敏锐的洞察和敏捷的分析综合能力,是上司得到一手的有效信息,便与其做出正确的决策,要有效的进行人机配合具体操作管理信息系统的运作。在秘书办事过程中,秘书人员要随时接受指派去完成临时交办的工作,这就要求其准确、规范、有序的完成交办事项,并且积极、灵活、机敏、准确把握办事原则和领导意

15、图。此外,秘书必须具有综合性管理知识和综合办公能力,熟练掌握打字、速记、电脑操作、办公室软件、音响设备等专门技术,只有这样秘书在组织运转中才能发挥应有作用。从执行能力看,其共组内容都是具体而琐细的,其作用在于减轻领导者的事务工作负担,要有熟练的办公技巧,接待、应对电话等方面的技巧,还要有良好的服务态度和敬业精神,注重礼仪,善于处理人际关系。(三、沟通能力成功沟通是秘书开展工作的基础,是人际环境产生活力的源泉,也是形成企业凝聚力的根本。而秘书的辅助性工作大多涉及办文、办事办会,其具体的工作必须从有效的沟通开始,由此看来,秘书的沟通对象不外乎三种:上司、同事和客户。秘书以上司沟通时应在日常工作中摸清领导的脾气、性格,寻找拾到的沟通方法,投其所好,但必须尊重领导的身份,尊重但不吹捧,请示但不过分依赖,主动但不越权。秘书与同时沟通有助于营造公司同事之间真的有好和谐信赖