09年会计电算化辅导：电算化中报表编制与报表系统

1、09 年会计电算化辅导： 电算化中报表编制与报表系 统报表编制与报表系统编制会计报表一般要求数据真实、计算准确、内容完整和报送及时。一、报表的基本结构与编制方式1、报表的基本结构表头；表体；表尾。2、报表单元单元是构成报表表体的基本元素，分为固定单元和变动单元（P85）,每一个 单元都有自己的地址、内容和格式。单元地址A. 单元地址通常以行列坐标编号并遵照 Execl命名规则，如C2、B5等；B. 报表单元具有性，每个单元只能填写一个数据，从而使单元实质上成了一 个变量；单元内容表格单元的内容即会计报表的数据 （P85）,它可以是数值型数据、字符型数 据，也可以是一个计算公式（一般以“二”开头

2、）。单元格式：单元数据的显示或打印输出的格式。3、报表的编制方式预置报表系统预先设定格式和取数关系的报表，由专用报表模块生成；自定义报表 根据用户定义而生成的报表，由通用报表系统生成。二、报表系统的基本功能与操作流程1、报表系统的主要功能文件管理；报表定义；数据处理；报表输出；合并报表；其他 功能。2、报表处理的操作流程编制报表的处理方法是先定义后生成。 报表定义相当于系统初始设置， 对一 个具体报表而言定义是一次性操作， 只要格式和取数关系没有改变， 其定义就无 需修改，所以一张报表的定义往往是一劳永逸的。 当然，报表的生成和输出却是 经常性的操作，不过这种操作相当简单。报表定义的基本过程见

3、教材 P84。3、报表的格式状态和数据状态格式状态 在报表定义时一般选择格式状态， 在格式状态下只能看到报表的格式、 固定 单元的内容以及变动单元的计算公式，而看不到变动单元的具体数据。数据状态在报表数据处理时应该选择数据状态， 数据状态下不能看到报表的单元公式， 也不能修改报表的定义，但能看到一张完整的报表， 包括报表框架和具体的数据。三、报表格式的定义报表格式确定报表的基本框架， 是报表数据计算的基础， 所以创建一个新表 之后首先要定义的是报表的格式。1、格式定义的内容表样格式；单元格式。2、格式定义的其他功能报表模版；引入引出；打印式样。四、报表数据的定义报表数据指表格单元的内容。 单元

4、分固定单元和变动单元， 其中固定单元的 数据一般是在报表定义时直接输入的， 它们是固定不变的， 输入之后通常不再需 要修改。1、变动单元的数据一般为数值型数据，主要有：取自账簿或其他报表的 数据；计算生成的数据； 系统外部数据。报表数据的定义除了直接输入固定单元的内容之外， 主要是指对变动单元的 数据定义，这种单元往往是指定一个计算公式，由公式确定具体的数值。2、计算公式与取数函数计算公式计算公式一般由运算符号、常数、 变量或函数构成。 其中，变量一般就是单 元地址，它本身代表一个数据。大多数的报表系统规定，单元公式以“二”打头，换言之没有“二”的是固 定单元，而以“二”开头的是计算公式函数

5、账簿函数、逻辑函数、数学函数、财务函数等。 总账取数函数 函数名（科目代码，会计期间， “方向” ， 账套号， 会计年度 ， 编 码 1 ， 编码 2 ） 表间取数： 表内运算函数3、单元数据的定义在图形方式下报表的数据定义与格式定义一般是同时且在同一个屏幕上进 行。数据定义是报表定义的关键， 而且要逐个单元地进行定义， 其方法一般有以 下两种：直接在表格上定义：最流行；用批命令定义。五、报表审核关系的定义不少会计软件都沿用了报表勾稽核关系的原理， 通过设置报表数据之间的审 核公式，检查所编报表的正确性。1、审核公式的设置：格式状态；2、审核公式的执行：数据状态。六、报表数据处理 报表数据处理

6、主要包括报表计算与重算、表页管理、表页汇总、舍位平衡、报表排序、图形处理、网页制作等功能。1、数据采集与报表重算报表生成一般有两种方式， 即自动计算和手动计算方式。 自动计算方式是指 报表数据或公式发生变动时， 系统将自动对报表进行重新计算； 而手工计算方式 则必须执行报表数据采集或报表重算功能，报表数据才会改变。数据采集与报表重算的一般过程如下：（1）打开报表文件。（2）选择数据状态或修改其他参数。（3）执行数据采集或报表重算功能开始采集或计算单元数据。（4）如果设置有审核公式，则自动执行正确性审核。2、表页管理报表软件提供有多表页管理功能， 即允许对一个报表设置多个表页， 而且一 个表页代

7、表一个会计期间的报表。 但一个报表不论有多少表页都只能有一套公式， 只是由于表页的计算时机不同所生成的单元数据不同而已。表页管理一般提供增删表页、设置关键字、 表页锁定、 表页排序等功能。如 果一个报表按会计期间设置表页， 则每个期间要增加一个新的表页。 对新表页需 要命名、设置关键字以及为表页设置相应的取数期间。 其中，以月份为表页命名； 以生成表页的年月日为关键字； 取数期间则关系到能否正确生成单元数据。 此外， 对于已经结账期间的表页可以对其锁定。3报表汇总报表汇总一般用于两种情况：一是单位内部不同期间的同一种报表的汇总， 主要用于统计较长期间的累计值； 二是不同单位同一期间同一种报表的

8、汇总， 主 要用于总公司对下属分公司或上级主管部门对下属单位有关报表的汇总。 两种情 况要求汇总的都是同一种报表， 即数据可以不同但格式必须完全相同。 显然，报 表汇总可以转化为表页之间的汇总问题。 因为，不仅单位内部不同期间的报表一 般用不同表页表示，而且下属分公司的报表也可以采集进表页。所以报表汇总， 实际上是将多页报表数据进行立体叠加的过程。七、报表的合并财政部 2 月颁布了合并会计报表暂行规定 ，其中规定：凡设立于我国境 内，拥有一个或一个以上子公司的母公司， 应该编制合并会计报表， 包括合并资 产负债表、合并利润表、合并利润分配表和合并现金流量表。合并报表不是对子公司报表进行简单的汇总。 我国只有少数会计软件提供合并报表功能。 会计人员首先要掌握编制合并报 表的原理和编制方法，然后才可以借助报表系统完成合并报表的编制。八、报表的查询与输出报表的输出形式有以下几种：（1）屏幕显示（