中小企业低成本推进企业信息化

1、中小企业低成本推进企业信息化A企业成功实施计算机管理姜大光(北京化工大学信息科学与技术学院,北京 100029摘要:A企业是一家专业生产医疗设备的高科技企业。由于技术上的独到之处,近年来在特殊医疗注射器市场获得了显著的成功。企业由最初的几人迅速发展到了目前的近百人。发展的速度之快,令企业的创办人也始料不及。但是,随着迅速的发展,A企业的管理者也逐渐意识到,单凭加大工作强度、延长工作时间已经不堪负用了。尤其是中国加入世贸后,企业管理的正规化问题需要马上解决。A企业的管理者越来越感到自己企业管理上的不足,同时也认识到在企业内部进行信息化建设对企业发展的必要性和重要性。关键词:企业管理;管理软件;企

2、业信息化;一、对企业信息化建设认识过程A企业对企业信息化1的认识也有各循序渐进的过程,从对企业信息化建设的模糊认识到企业信息化建设能给企业带来那些好处,逐渐能够结合自己企业的特点推进本企业的信息化建设。1、信息化建设给企业带来什么?高效率:一台使用得当的计算机往往比多个职员能处理更多的事务。稳定性:计算机的长处就在于始终如一的工作状态,不会有“累”了之说。降低成本:提高效率,也就是意味着节省更多的员工。资金、物流等周转能力的加强意味着企业在同一时期内赚更多的钱,花更少的运营费用。提供安全感:计算机是一个没有“私心”的员工,在它的严格监督下,企业领导人可以放心地去享受阳光、沙滩。提升企业对外形象

3、:高效率的运营体系、规范的公文格式、信息化的办公环境,能使使您的企业在客户心目中的形象大大提高。也能改变世人对民营企业管理不规范的偏见。2、结合本企业的特点推进信息化建设为了提高产品的质量,A企业的管理者精心挑选了多家为其生产配件的供应商,从他们的竞争中获得零部件可靠性的保证。但是,由于生产量愈来愈大,原材料供货也越来越频繁。而每家供应商供货时的包装、单价时有变动。即使是同一家供应商,每次供货时的质量也有差别,而这些因素是管理者无法控制的。因此,厂里配备了数名员工专门负责对每日到货的几十种零部件进行清点和盘查工作,任务极其繁重。而且,因为数量众多,管理者一直担心,即使有一笔单子跑掉,也会造成很

4、大的损失。有时侯,生产任务多的时侯,往往几个车间连轴转,手工做帐太过繁琐,而且也越来越不适宜企业快速增长的需要。管理者下定决心要上企业管理软件,将自己从繁琐的俗务中解放出来,好思考一些技术上的问题以求新的突破。经过认真研究、仔细比较,A企业决定使用B管理软件对企业进行科学管理。B管理软件完全面向企业管理之用,独创地采用“批货物”管理模式2,可以对同一种产品的每一批货物进行管理。而且,B管理软件还引入了部门间制约机制,这一下管理者可以放心地让手下员工去处理日常进出货业务,产品质量从原材料那儿得到了保证。另外,软件中独有的生产管理模块,从生产计划、实施到监督全能管起来。软件内置的上千种的数据分析、

5、统计功能让管理者随时掌握企业的状态,甚至是每一笔单子的运营状态。不仅节省了人力,还提高了效率,费用又低。二、完整的管理模块B管理软件提供了从进销存到生产、客户关系管理3等最完整的企业日常运转所需的各种管理模块,具体包括:1、采购模块:采购询价、采购订单、采购合同、采购收货、采购付款、采购退货(款2、销售模块:售前咨询、客户跟进、样品邮寄、销售报价、销售订单、销售合同、销售发货、销售收款、销售退货(款、售后服务3、生产模块:生产计划、领料、监督、实施、退料、成品4、仓储模块:入库、出库、调整、转仓5、人事模块:薪资、事假、奖惩、档案6、相关业务模块:运输、报关、进出口、收入支出7、供应商/客户模

6、块:供应商、客户、联系人、交往记录、结余款管理、联系人管理、公关费用管理三、全过程的业务跟踪传统的企业管理软件只是若干模块的简单组合,有的企业管理软件甚至仅仅充当记事本的功能,A企业在决定使用管理软件推进企业信息化建设的时候,就认识到为本企业选择的企业管理软件必须很好地克服传统企业管理软件的缺陷,A企业选用的B管理软件最大的特色在于完全抛弃了这种“记事本”功能,注重于生产、贸易全过程的进展。作为企业管理者,可以随时掌握整个企业、各分企业的运营情况,甚至某笔具体业务的进展情况。在使用管理软件之前,A企业如果想了解每一张销售发货单是否完成收款,必须花上很长时间去核对每一张单据,经过一段时间后,未收

7、款单据的数量更加庞大,查询起来更加不方便,在使用B管理软件之后,可以非常方便地查询到某一时间段销售已收款的单据列表和销售未收款的单据列表,还可以很方便地查询一张具体的销售发货单的总金额、已收金额和未收金额。使A企业的管理者快速掌握企业的销售收款情况,避免给企业造成损失。四、各个模块、部门间的协调与制约A企业使用管理软件的目的之一就是要求软件能够实现各个模块、各个部门之间的相互协调和制约4,避免一个人、一个部门有很大的权限和能够完成整个管理流程,封堵目前企业管理中的漏洞,B管理软件注重强调“各个模块、部门间的协调与制约”,有了这种协调与制约机制,企业内部的违规行为可以得到有效的控制。以产品的出入

8、库为例,软件要求产品的出库和入库必须有原因,仓库的管理人员不能直接填写出库单或者入库单完成产品的出入库,出库必须根据销售发货、采购退货、转仓出库、生产领料等原因出库,如果不是上述原因出库,必须先填写其他原因出库凭证,然后根据其他原因出库凭证填写出库单。入库必须根据采购收货、销售退货、转仓入库、成品入库、生产退料等原因入库,如果不是上述原因入库,必须先填写其他原因入库凭证,然后根据其他原因入库凭证填写入库单。五、先进得批货物管理理念A企业是一家专业生产医疗设备的高科技企业。主要的产品是特殊医疗注射器,对于这种特殊医疗注射器,产品的入库时间和存储期限非常重要,以销售发货出库为例,入库时间早的和存储

9、期限短的产品应该先销售出库,避免因产品超过存储期限造成不必要的经济损失,而以往传统的管理软件对同一产品都是采取各批货物混合在一起的做法,因此无法对各批货物之间的差别进行管理。B管理软件开创了“批货物”管理模式,在出货时,您现在不仅可以指定出什么货物、出多少货物,而且可以直接对某批货物进行处理和组合。这种管理模式可以有效地处理各批货物间价格、包装、质量、保质期5等等因素的变化,最大可能地适应企业运营中情况的变化。六、高效的数据分析、决策支持A企业也同样面临着其他企业在运营中所面临的困惑,一般都积累了大量的历史数据。但是,传统管理软件固定死板的统计报表功能使您无法得到真正有用的信息,造成“数据丰富

10、、信息匮乏”的状况。B管理软件除了具有传统企业管理软件所提供的统计报表功能之外,全面采用了智能数据分析技术6,您可以通过随意的组合(上千种,在杂乱的数据中发现企业运营过程中各种因素的影响,起到决策支持的作用。有了这种功能,您再也不会因为积累了大量的历史数据却得不到有用的信息而烦恼了。举一个简单的小例子,A企业目前可以很方便地统计每个销售人员在任意一个时间段的销售业绩,包括每张单子的金额、某一客户的总金额、所有客户的总金额等等。七、最完善的权限管理管理软件模块众多,同时涉及到企业的各个部门,在多人使用的情况下,不同部门、同部门中不同的人应该有不同的使用权限7,A企业在软件的实际使用中,要求销售部

11、门、采购部门、仓储部门、人事部门应该独立完成自己的工作流程,在同部门中部门经理和普通员工应该有不同的操作权限,B管理软件提供了目前最全面的权限管理,每个操作人员对每一张单据可以拥有最多八种的权限设置(访问记录、增加新记录、修改旧记录、删除记录、打印当前记录、打印所有记录、访问第二页、访问第三页,提供最大的灵活度与安全度。如果您不以当前操作员的身份填写单据,还必须提供身份验证,有效防止盗用他人名义。八、企业信息化建设的认识A企业在使用B管理软件推进企业信息化建设过程中逐渐认识到,中小企业在推进企业信息化建设过程中,要根据自己企业的实际情况和特点,有计划、分步骤、阶段性的实施。在信息化建设初期,应

12、该根据自己企业的计算机基础平台(硬件、软件和本企业员工对计算机的熟悉情况选择适合本企业实际要求的企业管理软件,不要盲目地花大价钱仿照成功大企业的ERP系统,往往造成适得其反的效果。参考文献1 巴罗(美.企业物流管理:供应链的规划、组织和控制M.北京:机械工业出版社, 2002.2 蔡淑琴. 企业信息资源集成管理的若干问题J. 计算机工程与应用, 2001, 37(03 .3 罗鸿.ERP原理.设计.实施M.北京:电子工业出版社, 2001.4 陈启申.供需链管理与企业资源计划M.北京:企业管理出版社, 2001-9.5 许鑫. 企业级信息集成平台研究J. 图书情报工作, 2002,000(00

13、76 汪勇. 企业实施ERP面临的主要问题与对策J. 武汉科技大学学报(社会科学版, 2001,3(01 .7 费淼.ERP企业管理软件应用研究及其实现D.成都:电子科技大学,2001Promote development ofEnterprise-Information-Construction with low costJiang DaGuangBeijing University of Chemical Technology,School of Information Science TechnologyAbstractThe A enterprise is a specialized

14、production medical equipment high tech enterprise. Because in the technical originality, has obtained the remarkable success in recent years in the special medical injector market. The enterprise rapidly develops the present nearly hundred people from the initial several people. The development spee

15、d is quick, is also inferior to enterprise's Leader initial expectations. But, along with the rapid development, the A enterprise's superintendents also gradually realizes, only depended on increases the working strength, lengthens the operating time already to be unable to withstand negative uses. China joins the world trade after in particular, the business management standardized question needs to solve immediately. The A enterprise's superintendents more and more felt the oneself business management insufficiency, simultaneously also realized to carries on the informatio