企业物资采购合同审计方法(一)

1、企业物资采购合同审计方法 一 在企业物资采购活动中，合同欺诈行为及合同条款不完善给企业造成 经济损失的现象时有发生。为了保障企业的合法权益及合同条款的完 善明确，确保双方当事人按合同办事，内部审计部门开展物资采购合 同审计具有重要意义。物资采购费用支出是单位本钱费用的重要组成 局部，加大对物资采购合同的内部审计力度， 完善物资采购合同管理， 是有效降低采购本钱，提高经济效益的重要手段。许昌烟草机械有限 责任公司简赞许昌烟机公司自 1989 年开展合同审计以来，通过多 年的探索、实践，积累了较丰富的经验，取得了一定的成效。现结合 审计实践，就企业内部如何抓住合同审计的重要环节， 强化合同管理，

2、躲避交易风险，提高经济效益，谈些浅见。一、健全制度，标准操作 为加强合同管理， 维护公司合法权益， 树立企业老实守信的良好形象， 公司制定实施了?许昌烟机公司合同管理方法?并不断修订完善。对 合同的审核和管理进行了详细的规定，确保合同的标准性、合法性和 科学性。根据?许昌烟机公司物资采购招标管理方法?规定，在签合同前，对 采购物资进行招标。与中标单位拟订合同后，由采购部门填写 “合同审 签表 ，并由公司主管领导和总经理审签。 “合同审签表 与合同一起送 审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务 部门不予结算和付款。健全的合同审计制度，标准的操作，不仅使审计人员在开展合同审计

3、时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大 大提升了审计工作质量。二、对合同主体进行审计 合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证合同的有效 性、合法性，防止因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主 体资格、经营范围、履约能力等进行审计。审查签订合同的主体。 重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人， 或依法产生、存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承当义务的、 不具备法定条件的经济组织如内部车间、分厂等签订合同。 审查合同对方经营范围。重点审查其经营范围是否包括合同标的，是 否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。 审查合同对方主体有无履约能力。对对方的资质等进

4、行调查，不与无 履约能力的主体签订合同。审查授权委托代理人的代理资格是否合法。经公司法人授权后的委托 代理人方可代表本公司对外签订合同。 委托代理人必须按照 ?合同法? 及其他有关法规的规定，本着公平互利的原那么，在委托权限及其期限 范围内，依法签订合同。三、合同签订前进行招标比价审计1、注重对价格信息的收集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性 原那么及“货比三家、比质比价 的原那么，物资采购合同审计的重点之一就 是价格审计。建立合同审计台账，进行整理归档，对材料及产品价格、供给商信息进行跟踪管理。 做好市场调查，通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况，及时掌 握第一手资料，防止物资采购中的

5、 “暗箱操作 。2、注重对信息化管理手段的运用。 为使合同价格审计更便捷、 更标准， 公司信息管理中心的计算机专业人员，为我们在ERP管理软件上建立了专门的 “合同审计管理系统 及“物资采购招标系统 。事先将历次采购 物资的价格、 数量、供给商、合同订单号等情况按物料编码存入系统， 形成采购情况分析曲线图。每次审计合同时，把需要采购的物料编码 输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供给商、订单号及 审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高， 系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。如价格没问题，通过审 计后在设定的时期内有效。这大大地方便了我们的工作，防止了人工 操作可

6、能出现的误差，减少了过失率，提高了合同审计工作效率，保 证了审计工作质量。3、注重对招标过程的审查监督。根据?许昌烟机公司物资采购招标管 理方法?的规定，在一般情况下，小量、小额采购 “货比三家，在 ERP 管理系统上进行价格比拟；批量、大额采购进行公开招标，由审计部 门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评 标委员会进行评标。由监察室、财务部、工会组成的监督组对招标全 过程进行监督审查招标程序的合法性及操作的标准性。采购招标是一项严肃认真的 工作，其程序是否合法、操作是否标准，直接关系到招标结果的公正 性。审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及?许昌 烟机公司物资采购招标管理方法?开展工作，有无主观性、随意性。 并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。 审查招标文件的完整性。招标文件是签订采购合同的重要依据，内容 完整的招标文件是签订米购合同的根底。应重点审查招标文件中对投 标方主体资