浅论照片档案的收集、保管与利用

1、浅论高校照片档案的收集、保管与利用内容摘要：照片档案是高校档案的重要组成部分，做好高校照片档案的收集、保管工作是整个照片档案管理工作的前提和基础；积极主动地开展照片档案利用工作是照片档案管理的目的和根本。当前高校照片档案工作在这两方面都应加强和完善，从而有效地推动高校照片档案工作沿着正确、健康的方向发展。本文结合本职工作，围绕高校照片档案的收集、保管与利用工作等问题进行了较为系统的初步探讨。关键词：照片档案高校收集保管利用照片档案是随着科学技术的进步而诞生的一种新型的信息记录载体，也是高校档案的重要组成部分，它以其特殊的载体形式，反映出学校悠久的历史、重大的变革以及重要人物的历史面貌，弥补了纸

2、质文字档案的不足。由于办公自动化的普及，新型信息介质的出现，照片档案日益增多，内容日渐丰富。因此，作为高校档案部门要特别重视照片档案的收集、保管与利用工作，以更好地发挥照片档案的作用。一、开展照片档案收集的必要性照片档案的收集工作是整个照片档案管理工作的基础和起点，随着改革开放的深入发展，高校已把培养人才与为经济建设和改革开放服务结合起来，单一封闭的课堂教学已被多种教学形式所代替，学生积极参加各种社会实践，参加显示自身智力与能力的各种竞赛；老师们也纷纷走出校门、国门进行各类学术交流，参加各项科研活动，这些丰富多彩的教学、科研活动，一方面反映了整个高校教学与科研发展的历史状况，另一方面也反映出高

3、校师生积极参与教学科研等社会实践的全貌，在这些活动中，既有用文字直接记录各项活动的文书档案，也有记录某些典型场景、人物瞬间画面的照片档案，照片档案作为一种信息记录，形式简单、直观，记录真实迅速，画面包含的信息量大且不受语言、国界的限制而被广泛利用，成为高校档案的重要组成部分。在目前的高校，照片的拍摄者主要以宣传部门为主，内容大多反映学校党政重大事件、活动的场景，而记录高校各类教学、科研、实践活动的照片档案却未能受到足够的重视，照片档案没有专人收集、整理，致使大量反映教学、科研活动的照片和底片散落在当事人手中，或遗留在摄影者手中，由于疏于管理而造成损坏或遗失，为避免永久的遗憾，更好地发挥照片档案

4、的作用，及时收集是至关重要的。二、如何做好照片档案的收集工作1 、要加强宣传，提高对照片档案的归档意识。首先，作为档案管理人员应该不断加强对照片档案和照片档案工作意义、作用的认识，尽职尽责地做好照片档案的收集与利用工作，其次，高校档案部门必须采取多种有效措施和途径，以增强高校师生的档案意识，目前，高校师生对照片档案的认识比较薄弱，他们不了解照片档案归档的范围和要求，因此档案部门应大力宣传照片档案的价值和重要性，使他们了解照片档案在高等教育、科学研究中的重要地位和作用，扩大照片档案在高校的影响，使照片档案收集工作获得校内外各界的支持。2、完善收集法规，明确收集范围。为使照片档案的收集工作进一步做

5、到有章可循，步入制度化、规范化管理的轨道，须建立全面、合理的照片档案归档制度。要对归档时间、归档范围、归档照片质量等提出具体要求，对收集程序、途径和奖惩等做出明确规定，以增强收集的权威性，确保收集渠道的畅通。3、扩大收集渠道，通过多种方式收集照片档案。为解决照片档案收集难问题，保证照片档案的齐全完整及质量，档案馆可采取如下方法：一是到各院系、宣传部门等单位收集或翻拍照片档案。二是向个人有偿或无偿征集照片资料；三是通过档案馆自拍积累照片资料，即档案馆可配合学校某些重要活动深入事件发生现场拍摄照片资料，这是一种行之有效的照片资料积累方式。作为档案部门应时刻关心学校大事，做档案工作的有心人，对学校发

6、生的一切重大活动所形成的照片进行跟踪收集，以保证照片档案信息的完整、齐全。三、如何做好照片档案的保管工作由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下几点：2 、做好照片、底片入库前的检查，严格把好照片档案入库关，对破损的照片翻拍复印，对没有底片的照片进行翻拍，制成翻拍底片。对已在库内的照片档案应进行定期检查。3 、适宜的温湿度。一般温度在15-25，湿度在55-65较为适宜。同时库房要做到防尘、防光、防潮、防有害气体等。3、采用良好的档案装具。照片装册后应立即放在箱柜中。底片要装进特制的底片袋。四、如何做好照片档案的利用工作照片档案的保存价值在于利用，只有积极开

7、发照片档案的利用价值，为学校提供各种有价值的信息资源，才能充分体现出照片的珍贵和档案本身所具有的历史价值。1、开展主动服务，树立服务意识，在照片档案的利用工作中，档案工作者要尽心尽职，树立主动服务意识，了解利用者需求，宣传介绍馆藏照片档案信息，介绍利用制度和方法，为利用者查找所需的各种照片档案提供服务。2、利用照片直观、形象、真实的特点，编辑画册、举办图片展，通过展示校园文化和介绍学校历史发展历程，为学校的发展、招生、扩大知名度做好宣传工作。3、照片档案与文书档案结合利用。照片档案和文书档案是两种不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息又往往是同一事物或事件。单一的照片档案有时表达的内容不够全面、翔实，如能够在提供照片档案的同时，主动为用户提供相关的文书档案，即与相应的照片档案相结合，将会更好地提高利用价值。4、依托校园网将扫描到微机中的照片以电子文件形式在校园网上流传，这样既提高了照片档案的利用率，又起到了档案资源信息共享的效果。综上所述，照片档案是高校档案的重要组