档案目录格式规范

1、新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008类目：2 保管期限：永久 盒号：004件 号文号责任者文件材料题名日 期页 数备注031大唐国际计2008XX 号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知2008.01.123032大唐国际计2008XX 号大唐国际关于卜达大唐国际发电股份后限公司2008年第二批小型基建计划的通知2008.04.124033大唐国际计2008XX 号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知2008.10.226一般地，纵向目录式表格（包括备考表等） 距左侧纸边25mm距右侧纸边15

2、mm以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20 （mmi ,整表宽度为 170mm一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm纵向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用15 （行）*15 （mrm 分布。一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。注：纵向目录表格格式均参照以上。（二）全引目录式样0-5大类档案全引目录索引年度:2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号文件所在

3、 页号党群工作（0类）永久1-2001-050125长期1-12001-1501830短期1-5001-0605038行政管理（1类）永久3-6001-100525长期13-15001-1983031短期6-7001-0907038经济管理（2类）永久7-9001-150825长期16-20001-2804031短期8-10001-1207539一般地，索引表格距左侧纸边 30mm距右侧纸边25mm以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25 （mm ,整表宽度为155mm一般地，索引表格至顶端纸边 40mm表格首行字段部分高度为 20,其余表格部分采用18 （行）*10

4、（mrm分布。一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。注：索引表格格式均参照以上。精选（三）新文书档案备考表式样备考表盒内文件情况说明:整理人:检查人:整理日期:“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。一般地，备考表均距左侧纸边 25mm距右侧纸边15mm至顶端纸边35mm精选（四）新文书档案卷盒脊背30精选厂-全宗号一；3030:年度一级类目名称3010:保管期限30310i 125起止件号i2

5、560盒号30档案盒盒脊式样年度一二级类自用称25i25保管期限档案盒底边式样单位：mm（两种样式取其一档案盒竖立放置取左，放倒放置取右）虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号, 请依样处理。（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）9大售国际发电股符肓限公司 HUM IfflHMflaHM KMMtHMMMCDl |*全引目录年度I |- h d a a d .ii i1 r r . m u = sajl k r r add. nu 文 书 档案全1册示例二示例一说明1、全引目录脊背式样如上，大

6、小自定，效果整齐统册不够的另立多册，每2 、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全 1 册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N 册”。科技档案目录格式（一）案卷目录案卷目录盒号档 号案卷题名总页数保管 期限页 号备注（“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码）各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20 （mm ,整表宽度为170mm（二）卷内目录卷内目录保管期限：盒号： 档号:序 号文件编号责任者文件题名日期页数（页 号）备注（“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码）以上字段从左至右依次保

7、持宽度为10、20、20、70、20、10、20 （mm ,整表宽度为170mm（三）科技档案全引目录805类档案全引目录索引2号机分类号类目名称案卷目录 所在页号卷内目录 所在页号8050燃料设备管线施工安装文件118051锅炉设备管线施工安装文件1108052汽机设备管线施工安装文件3598053化水设备管线施工安装文件6698054暖通及其它系统设备管线施工安装文件8998055焊接记录、试验报告101108057材料出厂证书121358058设计变更、工程变更、材料代用单16160143 190 盒90号柜311 340 盒94号柜191 250 盒91号柜341 360 盒95号柜2

8、51 280 盒92号柜361 391 盒96号柜281 310 盒93号柜393 400 盒97号柜以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25 （mm ;下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为 39、38、39、38 （mrm。整表宽度为 155mm上半部表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用 N （行）*10 （mrm分布。科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定 即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。（四）科技档案案卷封面档 号：0201-8

9、400-01案卷题名立卷单位 起止日期保管期限密 级“案卷题名”处请写明该案卷实际题名，并普通一号宋体居中。其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普 通”密级的，密级置空不填。精选（五）科技档案备考表档号:互见号:明:1、2、卷内备考表本卷有件，共有页，其中文字材料页，图纸张。其他。立卷人：立卷日期：年月日检查人：检查日期：年月日（七）科技档案全引目录脊背（六）科技档案卷盒脊背精选310保管期限档号题名302060110盒号*2020D=10mm、注：20mm、30mm、40mm、50mm、60mm （可根据需要设定）“虚线框”含义同上；

10、*表示是可选设置项。a大因国斥发电船附肓限公司UI*K iiHFNWh畴乘/中帖用 E J哗9大思国际制电股用有眼公司MW；帖*g Id9大躯标发电附啊限网| amM imimiJHMAi m/n u*岫rw笛 ri全引目录全引目录全引目录*类*类*类第1/2册第2/2册示例一示例二图A7全引目录脊背说明： 1 、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；册不够的另立多册,2 、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全 1 册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N 册”。会计档案目录格式（一）案卷目录会计档案案卷目录年度：2008分类号：433盒号案 卷题名保管期限存放

11、地点备注以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20 （mm ,整表宽度为170mm(二)案卷目录会计档案全引目录索引年度类别案卷目录 所在页号存放地点2006 年会计报表(430)150号柜会计账簿(431)260号柜工资单(432)370号柜会计凭证(433)480号柜2007 年会计报表(430)950号柜会计账簿(431)1060号柜工资单(432)1171号柜会计凭证(433)1285号柜2008 年会计报表(430)会计账簿(431)工资单(432)会计凭证(433)以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25 (mm ,整表宽度为155mm-# -（三）会计

12、档案全引目录脊背固桐颤发电殷宿有黜司| 存 | MIM iNfl NUhMAL HWtf.口郎“全引目录I年度-21 -( 注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同- # -（四）会计档案封面小标签 （适用于账箭及报表）|L1(20mm):(70mm)i iic(30mm)案 卷 题 名(20mm)(20mm)(30mm)(10mm)保管 期限案卷号(10mm)档号(40mm)(50mm)t i-23 -（三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定）照片档案目录格式（一）照片目录（1-7大类）照片档案目录年度：2008 册号：02照片 号6#照片题名拍摄日期拍摄者/

13、单位、部门页号备注0102008-1-01XXX在XX会上讲话2008.03.05何长江/新闻中心1011012（止匕目录格式用作照片B内目录，连续打印则可作全引目录。以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20 （mm ,整表宽度为170mm（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类）工程照片档案目录项目代号：0100 册号：03照片 号6#照片题名拍摄日期责任者 /单位页 号备注0210100-803501一次风机设备缺陷处理2008.03.10刘海洋/设备部1互见号：科档0100-8035-017022023（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。

14、）以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20 （mrm ,整表宽度为170mm-25 -全宗号年度（项目代号）保管期限第m/n册（四）单张照片说明照片号题名拍摄 时间拍摄者文字说明：（如后互见信息，在说明之后另注明）“拍摄地点”不专门设置著录项，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信 息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应 注明版权、来源等。）光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式（一）光盘（磁带

15、）目录（1-7大类）光盘档案目录年度：2008盘 号档 号题名日期保管 期限备注01第1册/25柜02（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。）以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30 （mm ,整表宽度为170mm（二）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。（三）光盘文件目录光盘档案文件目录盘号：02 档号：2008-1-01序 号责任者文件题名日期备注互见号：科档0100-8035-017以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30 （mrm ,整表宽度为170mm-29 -全宗

16、号年度（项目代号）-保管期限光盘号号号P册注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用（五）单张光盘说明盘号档号保管 期限光 盘 名 称刻录人刻录 日期备注：（如后互见信息，在说明之 后另注明）（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在 此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）实物档案目录格式（一）实物目录实物档案目录年度:在舁 厅P档 号责任者题名载体形制日期存放 地点备注0012008-1-001北京巾政府北京巾XXX先进单位锦旗2008.03.0515号柜002003一般地，横向目

17、录表格距左侧纸边30mm距右侧纸边27mm以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、25、15、20 （mm ,整表宽度为240mm 一般地，横向目录表格至顶端纸边35mm横向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用10 （行）*15 （mrm分布。注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号;“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。- # -（二）实物档案封面小标签 （规格大小由用户自定）序号档号责任者题名资料目录格式资料目录年度：2008盒号档 号案 卷 题 名存放地点备注012008-1-01大唐国际2008年路演文

18、件2号柜以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20 (mm ,整表宽度为170mm-35 -章格式（一）文书档案归档章式样:（全宗号）（年度）（室编件号）问题（保管期限）（馆编件号）3 X15单位：mm3515 档号序号（二）档号章（科档）式样：| 10 10单位：mm（三）竣工图章式样:编制单位7竣工图131 r编制人技术负责人编制日期-106-10监理单位名称监理人1 10：10252530! 80-单位：mm档案移交目录（一）文件移交目录文件移交目录年度：类别:厅P责任者题名文件形成日期页数备注移交单位：接收单位：移交人：接收人：移交日期：接收日期： 此表可做为本目录格式

19、未予专门规范的各载体档案的移交登记目录，对不同档案类型只需将“文件”二字改成对应类型即可，如“实物档案移交目录”等；对应字段也可以做相 应修改以贴合该档案类型实际，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25 （mm ,整表宽度为240mm-33 -（二）科技档案移交目录科档移交目录年度（或项目）:厅P责任者案卷（文件）题名数量形成日期归档号备注移交单位： 接收单位： 移交人：接收人：移交日期：接收日期：如移交单位已按档案

20、管理有关要求进行了分类组卷，可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20 (mm ,整表宽度为240mm- # -（三）会计移交清册* 年 度 会 计 档 案 移 交 清 册凭证卷（册）移交账簿卷（册）共计卷（册）报表卷（册）工资单卷（册）详细见附录移交部门负责人（签名）：移交人：年月日接收部门负责人（签名）：接收人：年月日此页样式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写

21、此页，签字确认即可。对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。- 36 -（四）印章移交清册- 41 -印章档案移交清册移交内容：XX XX明细：1、XXXX （枚）。2、xxxx （枚）。3、xxxx （枚）。注：详见后附移交目录。移交单位：接收单位：移 交 人：接 收 人：移交时间：接收时间：对会计档案移交目录， 如确认接收， 接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上， 以确认移交表 物一致。附录:印章移交目录（共X枚）移交日期：2008年1月1日印章 名X X热电厂印 模印章 名印 模印章 名印

22、模-43 -档案利用登记表格式类型： 档案年度：借阅日期档号档案文件名称利用目的 及方式数量借阅人审批人档案清退日期签收备注：“利用方式及目的” 一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各种利用方式下档案的用途。-39 -档案利用依年度、按不同档案类型分开登记，不要混杂- 45 -不归档文件目录格式（一）案卷目录不归档案卷目录盒号案 卷 题 名页号存放地点01大唐国际2008年不归档文件（总经理工作部）02大唐国际2008年不归档文件（思想政治工作部）（“页号”：为每一个案卷的卷内目录所在的页号）以上字段从左至右依次保持宽度为20、90、30、30 （mm ,整表宽度为170

23、mm（二）卷内目录2008年不归档文件（XX部）目录序 号责任者文号文件材料题名日期页 数01大唐国际办200112 号关于举办XXX培训班的通知2008.02.0310（“页数”：为每一份文件的总页数）以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、30、70、20、10 （mrm ,整表宽度为170mmarchival subject catalogue :（一）制作专题是档案编研工作的一种，专题是档案编研工作较为基础和广泛的形 式。专题的确定和编制角度的选取，均是由各企业结合自身实际需要而定。（二）专题的命名：主题、事由范围等等统属性的题目。如公司内地上市专题、生 产事故专题等等。（三）专题的形制：所有专题均以组卷的形式进行组织，包括文档专题。档案专题目录格式（一）案卷目录专题目录盒号案 卷 题 名页号备注01大唐国际2008年生产事故专题0