档案管理学期末要点

1、档案管理学基础期末复习资料第一章档案1、档案的产生过程:档案的产生有一个漫长的历史过程,它萌芽起源于原始社会后期,产生形成于阶级和国家出现的文明时代阶级社会。2、档案的定义:档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的历史记录。这一定义的基本含义有四个方面:(1档案是各机关、组织和个人在其特定的社会活动中形成的。(2档案是保存备查的文件。(3档案的形式是多种多样的。(4档案是历史的原始记录3、档案的基本价值:档案的凭证作用、档案的参考作用(或称情报作用为什么具有凭证作用:是由档案的形成规律和档案自身的特点所决定的。首先,从档案的形成的过程及其结果来看

2、,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。其次,从档案本身的物体形态上看,文件上保留着真切的历史标记。如当事人的亲笔手书或亲笔签字,机关或个人的印信,有的还是原来形象的照片、录像和原声的录音。所以,档案是确凿的原始材料和历史证件,它可以成为查考、研究、争辩和处理问题的依据,可以作为对敌斗争和教育人民的工具。4、档案分类作用的规律(有哪些?内容?(1档案价值扩展律:A、档案的作用从机关向社会扩展。即档案的作用具有对其形成机关和对社会作用的双重性和过渡性。档案对于档案形成者的首要作用,构成了档案的第一价值。档案对于档

3、案形成者之外的这种社会作用,构成了档案的第二价值。B、档案的作用向多元化扩展。进入第二价值阶段的档案,不仅档案发挥作用的范围扩大,利用者的数量和用户类型增多,而且档案的作用向多元性发展,即特定类型档案的作用同各种不同角度利用档案的交错程度提高了,可以从多方面利用。认识这一规律的意义在于全面地估计档案对现实工作和将来的作用,正确处理好档案管理上局部与整体、当前与长远的关系。(2档案机密递减律:从总体上来说,档案是一种历史资料,但有些档案又有一定的机密性。档案的机密性是随着时间的推移和条件不同而变化的。一般说来,档案机密程度的强弱与保存时间的久暂成反比例。随着档案机密性的减弱,档案的社会性则相应地

4、增强,解密的档案可以向社会开放,因而档案发挥作用的范围越来越宽。认识这一规律的意义在于处理好利用与保密的关系,既要反对忽视保密的倾向,又要防止认为档案机密性永远不变的观点。(3档案科学文化作用递增律:随着历史的进程,特别是社会主义建设的发展,档案便从更多地用于阶级斗争,逐渐转为更多地用于经济活动、科学研究和文化教育等各项建设事业。解放以来,从档案利用工作的起伏发展中,已经看出一种总的趋势:由于社会主要矛盾的变化,档案的更广阔更长远的作用,已从主要服务于阶级斗争移向在为政治斗争服务的同时,更多地服务于社会主义物质文明和精神文明建设。认识这一规律的意义在于针对不同时期档案作用的不同侧重面,合理地组

5、织档案管理,并采用与之相应的提供利用手段,使档案作用得到充分发挥。(4档案价值实现条件律A、社会发展水平。不同的社会发展阶段,一定的社会制度以及有关的方针、政策等等,对于档案利用的需要和可能提供利用的程度,有很大的制约作用。B、社会档案意识。个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度,这种社会性的观念在档案学上称为社会档案意识。它在很大程度上影响档案价值的实现。C、档案管理水平。档案发挥作用需要有基础条件,要把档案收集齐,整理妥,保管好,便于随时查找利用,这就必须要进行科学管理,才能使用方便,及时发挥档案的作用。第二章档案工作1、档案工作的性质:可以概括为管理性、服务性和政治性。

6、档案工作的服务性是档案工作赖以存在和发展的基础。2、档案工作的基本原则:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于社会各方面的利用。3、机关档案工作的性质与任务:双重性:A、机关档案室工作,是机关工作的组成部分,是提高行政工作效率的必要条件。统一管理本机关档案和主要为本机关服务,是档案室区别于档案馆的本质特征。B、档案室又是国家档案事业组织系统中最普遍、最大量、最基层的业务机构,是档案馆工作的基础。档案室肩负有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的职责,档案室工作是国家档案工作的基础。档案室的上述双重性质,支配着档案室的整个工作活动。基本任务是:集中统一地管理本机关各部门形成

7、的各种门类和载体的全部档案,为本机关各项工作服务,并为党和国家积累档案财富。具体任务:A、对本机关文书部门或业务部门文件材料的立卷归档工作进行指导和监督;B、接收和保管本机关各部门交来的档案材料,进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究,积极开展利用工作,同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料,配合档案提供利用;C、定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。4、档案馆网络:我国已经建立了从中央到地方的综合性档案馆和专门性档案馆相结合的档案馆网。综合性档案馆,指馆藏档案来源于许多机关或单位,档案内容涉及政治、经济、军事、科学、文化等各个方面的档案馆。专门性档案馆,指部门性的或专业性的档案馆。5、档

8、案馆的一般属性:是各有关单位保存档案等信息资源的基地,是开发利用档案等信息资源的中心。(不确定,求真确答案第三章档案收集1、档案收集建立在归档的基础上2、档案的接收方式:逐年接受和定期接受第四章档案整理1、档案整理工作的内容范围:p93(1系统排列和编目。在正规的工作条件下,档案室和档案馆主要是对所接收的档案,在更大的范围内,即根据整个档案室和档案馆存放和各种管理的需要,进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的某些加工等等。(2局部调整。已经整理入馆、室保存的档案,经过检验、检查,对显然不符合整理要求、不便于保管和利用的部分,需要进行一定的加工,以提高质量;另外,随着时间的推移,档案材

9、料本身以及档案整理体系可能发生某些变化,也须进行必要的调整。(3全过程整理。由于一些特殊原因,档案馆、室有时也接收一些零散文件,或者当馆藏体系遭受严重的破坏时,就必须进行全过程的整理工作。2、档案整理工作的原则是:按照档案形成的特点,保持文件之间的历史联系,充分利用原有的整理基础,便于档案的保管和利用。充分利用原有的整理基础是什么意思?所谓利用原有整理基础,是指在整理档案时,要尊重历史和继承前人的劳动,充分利用先前的整理基础。它的含义和要求主要有以下两个方面:(1充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。(2在档案整理过程中,应充分研究和利用原来的整理成果,

10、不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。3、全宗的补充形式:联合全宗、汇集全宗、档案汇集联合全宗是两个或两个以上立档单位形成的,互有联系而又不易区分全宗的档案整体。它是全宗的一种特殊形式。汇集全宗,或称全宗汇集,是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。它也是全宗的一种特殊形式。档案汇集是用人为的方法,将若干所属全宗不明或其所属全宗已不复存在的文件,按一定的特点集中起来的混合体。汇集全宗与联合全宗的区别:(1构成不同。汇集全宗中的单个全宗档案数量少而且能够分开;而联合全宗的档案之间联系密切,档案混在一起很难分开。(2性质不同。联合全宗具有长久性,一旦固定下来,基本保持不变;而汇集全

11、宗具有不稳定性,一旦发现新的档案补充时,需要作出相应的处理,重新整理和编目。也就是说,一旦其中某一个或某几个全宗的档案又有补充,需要单独编号、保管时,就可以从汇集全宗中抽出来,重新整理、编目。4、复式分类法的分类及适用范围(1年度组织机构分类法:适用于立档单位内部组织机构时有变化但不复杂的全宗。由于它一般不受历年机构变动的影响,每年归档的案卷依次上架,不需要留空,所以现行机关的档案,采用年度组织机构分类法更为适宜。(例子:中央某部全宗档案、省委全宗 (2组织机构年度分类法:适用于立档单位的内部组织机构多年一直固定,或在比较稳定的基础上有所调整的全宗,一般多用于撤销机关档案和历史档案。(例:中央

12、某撤销机关 (3年度问题分类法:多用于组织机构变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。(4问题年度分类法:多用于撤销机关档案和历史档案。对现行机关的档案,不适用。5、档号编制原则:唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简明性第五章鉴定1、鉴定原则:必须从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的观点判定档案的价值。2、标准:档案价值鉴定标准主要有档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准和相对价值标准。3、直接鉴定法的含义:鉴定档案价值的基本工作方法,就是直接、具体地审查档案,通常把这种方

13、法称为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料,从它的内容、责任者、名称、可靠程度等方面,全面考查分析确定其价值,不能只根据文件题名、名称、卷内文件目录、案卷题名、案卷目录等判断档案的价值。P2124、价值鉴定的主要内容:(1制定档案价值鉴定的有关标准,包括单行规定和档案保管期限表等;(2具体判定档案的价值,确定其保管期限;(3拣出本无保存价值和保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应的处理;(4围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。5、保管期限表的类型:通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型机关档案保管期限、机关档案保管期限表(判断题第六章保管

14、1、八防:防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗2、全宗卷的含义:全宗卷是档案馆(室在管理某一全宗的过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。第七章检索1、两个过程:档案检索包括档案信息存储和查找两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来,加以编排,形成检索工具和档案信息数据库的过程;档案信息查找是指利用检索工具或数据库查找所需档案的过程。2、档案检索效率的含义:档案检索效率是指在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度,它是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量高低的最基本的指标。档案检索效率通常采用检全率(查全率和检准率(查准

15、率两个指标来衡量和表示。3、档案标引的程序:档案标引步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面。具体地说,就是通过对档案内容进行分析,明确档案中所记述的主要内容,然后用检索语言将其充分、准确、简明地表达出来。主题标引和分类标引都离不开这两个步骤。在主题分析方面,主题标引和分类标引的内容大体一致,只是根据标引方针的不同对主题的确认程度不同而已,但在概念转换方面二者有所不同。在标引之后应进行审校,以保证档案标引的质量。(1主题分析:是确定被标引档案主题概念的过程。主题分析的主要内容有两方面:一是分析主题的类型,二是分析主题的构成因素,亦称主题因素。(2概念转换:分类标引概念转换的基本做法是,根据主题分

16、析的结果,查找档案分类表,将相应类目的分类号作为检索标识赋予被标引档案文件。主题标引概念转换的基本做法是,根据主题分析的结果,查找主题词表,将相应的主题词作为检索标识赋予被标引档案文件(3审核校对:审校方法是先由标引人员自己审校,再由专人审校或标引人员互相审校,并将审校意见反馈给原标引人员。4、什么是检索工具:档案检索工具是记录、报道、查找档案的工具。它的基本职能有两个方面:一是存储,即将档案的有关特征著录下来,按照一定的顺序加以排列或进行客观描述,以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来。二是查找,即向利用者提供档案的线索,供利用者了解和查询档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体现

17、,又是查找活动的必要条件,对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。5、检索工具的作用:(1桥梁作用。档案检索工具在数量浩繁、内容丰富的档案文献和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”,沟通了二者之间的供需关系,利用者借助检索工具便可较为迅速准确地获取所需档案。(2交流作用。档案检索工具中存储了大量的档案信息,它不仅可以提供查询,同时可成为档案馆(室与利用者、档案馆(室之间的交流工具。(3管理作用。档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征,集中、浓缩地揭示了馆(室藏档案情况,档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆(室藏档案的内容、形式、数量等情况,为档案管理业务活动提供一定的依据。6、检

18、索工具的种类1、按体例分:目录、索引、指南2、按载体形式分:书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具、机读式(电子检索工具。3、按检索范围分:(1以一个全宗的档案为检索和介绍对象的检索工具。(2以一个档案馆的全部档案为检索和介绍对象的检索工具。(3以档案馆内有关某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。(4以全国或某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题的档案为检索和介绍对象的检索工具。4、按功能分:(1馆藏性检索工具(2查找性检索工具(3介绍性检索工具。7、体系基本要求:(1要有一定数量的不同种类的检索工具。(2不同种类的检索工具要能够功能互补。(3检索工具设置要与利用需求相吻合。(4馆藏性、查找性、介绍性检索工具并举。第八章利用1、档案展览与陈列服务:是指档案馆(室按照一定的主题,以展出档案原件或其复制品的方式,系统地揭示和介绍档案馆(室藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。2、档案制发整理时要注意什么问题:可靠稿本、客观引述第九章编年1、档案参考资料的特点:(1它与汇编的档案文集不同,不是提供档案原件,或直接根据档案复制副本、摘录,而是根据一定的题目对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料,它已改变了档案原来的面貌,具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。(2它与利用档案撰写的专门论著不同,它不重在论说,而是综合记述档案内容,为利用者提供素材。(3它与检索工