公文写作与处理培训

1、 公文写作与处理公文写作与处理 一、公文的定义和分类 二、行文表述的要求三、常用的规范性公文 四、公文处理常见问题目目录录 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。 公文的定义和分类公文的定义和分类 （二）公文的分类 1、按照制文机关制文机关的种类划分： 党务机关公文 行政机关公文 司法机关公文 军事机关公文 企事业单位公文 社会团体公文 公文的定义和分类公文的定义和分类 2、按照行文方向划分： 上行公文 平行公文 下行公文 （草拟公文前，必须弄清楚

2、行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。） 公文的定义和分类公文的定义和分类 3、按照保密程度保密程度划分： 绝密公文 机密公文 秘密公文 内部材料 普通公文 （在起草或者管理公文时，必须按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。） 公文的定义和分类公文的定义和分类 4、按照紧急程度紧急程度划分： 特提公文 特急公文 加急公文 平急公文 普通公文（最常见）公文的定义和分类公文的定义和分类 5、按照使用范围划分： 通用公文 决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。 专用公文 司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议等。公文的定义和分类公文的定义和分类

3、6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分： 13种规范性公文 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 公文的定义和分类公文的定义和分类 非规范性公文： 常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。公文的定义和分类公文的定义和分类 一、公文的定义和分类 二、行文表述的要求三、常用的规范性公文 四、公文处理常见问题目目录录 公文的行文表述一般具有以下几个特点：1、公文的观点必须正确（合法、合理、全面）；2、公文的内容必须务实（真实、可行）；3、公文

4、的语言必须得体（准确、鲜明、生动、通顺、简练、严谨）；4、领导（上级）意图理解领会必须到位； 行文表述的要求行文表述的要求 （一）语言要求：规范、准确、简练、得体 规范：1、要使用书面语言，不用或少用口语、俗语。 2、要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语及含义模糊不清的社会流行语。3、避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。 行文表述的要求行文表述的要求 准确：1、庄重与平实，不过分使用修饰的词语。2、尽量采用准确的数据指标说明问题。3、使用国家规范的标点符号和计量单位。 行文表述的要求行文表述的要求 简练： 行文表述的要求行文表述的要求 1、简短：在准确表达思想内容的前提下，

5、用最短的篇幅和最少的文字表达文件内容。在删改方面下功夫； 在遣词造句方面下功夫；清除空话套话； 适当使用简略语言。 2、简明： 要把思想内容表达得简要明白。 重视开头：开门见山，起笔入题。重视结尾：明确提出行文要求。层次分明。恰当运用分条列项的表达方法。 得体： 符合公文体裁的总体要求。 适应不同文种表达形式的要求。 使用含义确切、限定的书面语言。 恰当使用公文术语。 行文表述的要求行文表述的要求 （二）行文层次序数的写法 公文除总标题外一般有四个层次：第一个层次：是大标题，一般写成一、二、三；第二个层次：是小标题，用（一）、（二）、（三）；第三个层次：用阿拉伯数字表示，即1、2、3、 ；第四

6、个层次：用（1）、（2）、（3）表示。 行文表述的要求行文表述的要求 （三）数字和数值范围规范表述 1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述。 如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。行文表述的要求行文表述的要求 2、数值范围表述 数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较。 如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。行文表述的要求行文表述的要求 3、表述时间时段 一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年。行文表述的

7、要求行文表述的要求 一、公文的定义和分类 二、行文表述的要求三、常用的规范性公文 四、公文处理常见问题目目录录 概念： 函是不相隶属的机关、单位、团体之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准某事项时使用的一种平行公文。常用的规范性公文常用的规范性公文函函2. 分类： 可分为商洽工作的函、询问的函、答复问题的函、请求批准的函、答复审批事项的函。常用的规范性公文常用的规范性公文函函组成部分： 由首部、正文和尾部三部分组成。 （1）首部： 标题：由发文机关、事由和文种构成，亦可由事由和文种构成。 发文字号：由发文机关代字，年号和顺序号组成。 主送机关：顶格写上受文单位名称，加冒号

8、。常用的规范性公文常用的规范性公文函函 （2）正文： 缘由：概括交代切函的目的、根据、原因等内容。 事项：写须具体、明白、条理清楚。 结束语：单列一段，写上习惯用语“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。 （3）尾部： 署名和成文时间。单位须加盖公章。 常用的规范性公文常用的规范性公文函函 1. 概念： 通知是上级机关用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的一种晓喻性公文。常用的规范性公文常用的规范性公文通知通知 2. 分类：（1）指示性通知：对某事或某问题作出具体指示；（2）事务性通知

9、：安排一般具体事务的通知；（3）会议通知：用以发出召开会议的通知；（4）任免通知：对任免人员用通知的形式告知。常用的规范性公文常用的规范性公文通知通知 3. 组成部分：由标题、正文和落款三部分组成。 （1）标题： 1、由发文机关名称、事由和文种构成； 2、由事由和文种构成； 3、由文种“通知”作标题。常用的规范性公文常用的规范性公文通知通知 （2）正文： 开头：主要交代通知缘由、根据；主体：说明通知事项；结尾：提出执行要求。 （3）落款： 发文机关和发文时间。如标题中已写可略。 注：写正文之前，要在标题之下顶格写出被通知对象的名称、加冒号。或将名称以“抄送”形式写于最后一面的最下文。常用的规范

10、性公文常用的规范性公文通知通知 1. 概念： 请示是请求上级机关指示工作，解释问题或批准某种要求时所使用的呈批性公文，是一种上行陈述性公文。 常用的规范性公文常用的规范性公文请示请示2. 分类 就范围来说，可分为工作问题的请示、政策问题的请示；按性质划分可以有：要求上级解释政策的请示、要求上级批准的请示。 常用的规范性公文常用的规范性公文请示请示最常见 3. 组成 由首部、正文和尾部三部分。 标题：1、由发文机关名称、事由和文种构成； 2、由事由和文种构成。 主送机关：只能有一个，指负责受理和答复该文件的机关。顶格写。 常用的规范性公文常用的规范性公文请示请示注意主送单位的唯一性 （2）正文：

11、 请示缘由：正文重要内容。请示事项能否成立的前提。 请示事项：向上级机关的具体请求。 结 束 语：应另起一段。习惯用语有：“当否，请批示”“妥否，请批复”“以上请示，请予以审批”或“请批准”等。 （3）尾部：署名和成文时间，须加盖公章。 常用的规范性公文常用的规范性公文请示请示 1. 概念 报告是机关单位向上级机关汇报工作，反映情况提出意见或者建议，以及答复机关询问的文件，是一种陈述性的上行公文。 常用的规范性公文常用的规范性公文报告报告 2. 分类 按范围可分为：综合报告、专题报告；按内容可分为：情况报告、工作报告、报送报告、意见报告、建议 报告、答复报告、检查报告等。 常用的规范性公文常用

12、的规范性公文报告报告 3. 组成 （1）首部： 标题：由发文机关、事由和文种构成； 由事由和文种构成。 主送机关：可以是一个也可以是几个。常用的规范性公文常用的规范性公文报告报告 （2）正文：由开头、主体和结束语三部分组成。 1、开头：概括说明报告的缘由、目的、意义或根据，之后用“现将情况报告如下”，一语转入下文。 2、主体：用来陈述、说明报告事项：一是工作情况和问题；二是进一步开展工作的意见。 常用的规范性公文常用的规范性公文报告报告 3、结束语：一般单独设段。用程式化用语。工作报告和情况报告用“特此报告”，答复报告用“专此报告”，建议报告用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”，递送报告则

13、用“请审阅”“请收阅”“请收阅”等。 （3）尾部：署名和成文时间。常用的规范性公文常用的规范性公文报告报告 1. 概念： 意见是对有关方针、政策方面的重要问题提出见解和处理办法。 2. 分类： （1）按行文方式分：直发性意见和转发性意见。 （2）按性质内容分：规划性意见和具体工作意见。常用的规范性公文常用的规范性公文意见意见 3. 组成： 由首部和正文两部分组成。 （1）首部： 1、标题：由发文机关、事由和文种构成； 2、成文时间：标题下用括号注明日期； （2）正文： 包括发文缘由：指提出意见的背景、依据、原因、目的等。 具体意见：就重问题提出的见解和处理方法。此部分一般用标序列述的方法叙述。

14、常用的规范性公文常用的规范性公文意见意见 1. 概念： 决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文。属下行文种。 2. 分类：分为法规政策性决定、宣告事项性决定、奖惩性决定、任免性决定等。 常用的规范性公文常用的规范性公文决定决定 3. 结构： （1）首部：包括标题和成文时间两部分。 标题：由发文机关、事由加文种构成或事由和文种构成； 成文时间：指发布决定的时间。在标题正下方注明成文日期或用括号注明通过决定日期。 常用的规范性公文常用的规范性公文决定决定 （2）正文： 1、开头：简要交代决定的缘由、目的、根据 2、主体：写决定的内容、落实决定的

15、要求和措施 3、结尾：用于提出希望、要求或执行说明 常用的规范性公文常用的规范性公文决定决定 1. 概念： 会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神，方案事项等内容的纪实性公文。多向行文，具有上报、下达和与同级进行门交流的作用。 常用的规范性公文常用的规范性公文会议纪要会议纪要 2. 组成： （1）首部： 标题：由会议名称和文种构成。 成文时间：用括号在标题下注明会议通过时间。 （2）正文： 前言：概括交代会议名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式和会议组织情况。然后用“现将此次会议的主要精神纪要如下”。 常用的规范性公文常用的规范性公文会议纪要会议纪要 主体：会议纪要的中心部分，

16、记载会议情况如下和反映会议结果。 结尾：会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求。 （3）尾部：写明召开会议的领导机关名称及成文日期，并加盖公章。常用的规范性公文常用的规范性公文会议纪要会议纪要 关于联合行文 1、行政机关联合行文，主办机关排列在前，用主办单位的文头和文号,落款时几家单位都要落款并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。 2、行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。 3、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。常用的规范性公文常用的规范性公文 关于非规范性通用公文：关于非规范性通用公文：前面讲到，公文按照规范性和颁发程

17、序的规范程度、行政约束力的强弱可以划分为：常用的规范性公文和非规范性通用公文。 常用的规范性公文前面已经有了详细的介绍，非规范性通用公文我们在日常工作中接触较多的有：调查报告、工作计划、工作总结、建议、说明、讲话稿、简报信息等。 非规范性通用公文的写作没有特别严格的要求，基本上做到文字流畅、表述清楚、格式规范就可以了。非规范性通用公文非规范性通用公文 一、公文的定义和分类 二、行文表述的要求三、常用的规范性公文 四、公文处理常见问题目目录录 根据上述事例，归纳起来讲，公文处理中常见的问题主要有： 1 1、文种使用不当。、文种使用不当。行文前没有正确选择恰当的文种，例如“请示”、“报告”不分，或是直接混用写成“请示报告”；或是对13种规范性文种了解不深，望文生义的认为“汇报”、“办法”、“制度”等也是文种。 2 2、格式不规范、格式不规范 。主要有以下表现：公文文头不规范；标题冗长、混乱、残缺不全；主送机关排列混乱；结构层次序数混乱；附件不符；主送、抄送单位不正确等。 公文处理常见问题公文处理常见问题 3 3、行文规则混乱、行文规则混乱 。主要包括：越级行文；多头行文；请示一文多事；党政不分等。 4 4、时间表述含糊、时间表述含糊 。包括：用时间代名词而不用具体日期，例如使用去年、今年而不指明年份；年份随意省略