浅谈办公自动化与文档数字化管理的结合

1、浅谈办公自动化与文档数字化管理的结合    （中国船舶重工集团公司第七一九研究所 湖北 武汉 430064） 摘 要：随着办公自动化的发展和普及，传统的文档管理利用服务方式也无法满足人们对文档信息的需求。对办公自动化和文档数字化管理的结合进行了阐述。 关键词：文档数字化管理；办公自动化；一体化 中图分类号：F270.7 文献标识码：A    世纪年代以后，计算机网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更使办公活动超越办公室、超越地区和国界、跨时空的信息采集、信息处理与利用成为可能，并为办公自动化赋

2、予了新的内涵和应用空间。同时，传统的文档管理使得企业文件资料大量堆积，给文件保管、查询带来极大困难；传统的办公程序，在文件起草、传阅、审批、归档、借阅等各个环节，常常存在纸张浪费、时间浪费、精力浪费、传阅不及时、文件去向不明等现象，给如何实现规范化、高效化的文档管理提出新的要求。笔者认为将办公自动化与文档数字化管理结合起来是非常必要的，也是可行的办公方法。 数字化文档管理的内涵 信息化建设的关键是信息资源的共建共享与有效利用，而档案资源作为一种重要的信息资源，其规范、标准的管理与利用正逐渐受到社会各界的重视。数字化档案管理系统通过运用计算机及网络技术，结合大型数据库系统实现对文书、科技、照片、

3、声像、实物、人事和财务档案等的数字化管理，对有价值的档案数据等多媒体信息进行数字化加工、存储和管理，实现知识增值，并提供基于网络的电子存取服务。数字化档案管理系统是计算机可处理的、有序组织的信息集合，也可看成是存储数字信息的仓库。它使用数字技术进行信息资源的组织和管理，能够存储海量信息，利用者可以通过网络高效方便地查询、检索信息以获得信息服务，并且其信息存储和利用访问不受时间和地域限制。 数字化文档管理系统具有在网上对各种类型档案的著录标引、立卷归档及全文检索功能。通过各业务部门分散著录标引，由档案处（室）统一接收管理的方式，不仅避免了档案数据的重复录入，实现了一次录入多次使用，而且基于网络多

4、层的授权控制机制，较好地保证了数据的安全。 办公自动化是文档数字化管理的技术保证 文档数字化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，它需要办公自动化系统强大的技术支持。以计算机技术和网络技术为代表的信息技术，可以很好地充当文档数字化管理的技术保障。一方面，计算机技术的应用和推广不仅提高了文档管理工作的效率，更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点，使越来越多的文件依赖计算机生成和读取；另一方面，网络技术的出现和普及改变了文件运转、传递、处理和利用等的方式，使计算机生成的文件通过网络可以实现远程传递、异地处理和全球利用，也使文档一体化管理的必要性在办公自动化环境下变得更加突出，实现的可能性也更

5、大。 实现文档管理与办公自动化的结合的意义 档案工作自身存在问题改进的需要 公文一般分为收文和发文两个部分，收、发文的管理流程大部分采用半人工处理方式：由办公室秘书手工登记收、发文并对文件进行处理，然后分发、传阅、催办，其中非密收文登记后再录入到局城网上传阅，公文办理完毕后，第二年由单位档案鉴定委员会鉴别存否、机要秘书进行归档整理、移文到档案部门进行归档。而档案人员在接受移交文件后进行归档著录时，也同样要登记收发文的文号、标题、文件形成时间等信息，再一次录入计算机。这样带来的结果必然是重复操作，又浪费了人力、物力和财力。而且由于受传统管理模式的影响，文秘工作、档案管理各行其是，档案人员处于“交

6、什么、管什么，收多少、存多少”的被动局面。这样就难以达到信息共享、相互协调、功能衔接的运作机制，给文档的检索与利用带来许多不便，急需改进。 公文管理必须适应现代化办公的需要 随着办公自动化的程度不断提高，现在公文不仅仅是传统意义上的纸质文件，还包括电子文件、多媒体等形式的文件，因此公文处理的方式也必然随之改变。同时人们对公文处理效率也提出了更高的要求。针对这一情况，在充分利用现有的现代化办公设备的基础上，实现文档管理与办公自动化的结合，将文书立卷和公文处理中的收、发文登记工作合二为一，把过去集中立卷改为现在的平时整理，以期达到文书立卷、归档随办随归，减少重复环节，实现文档的超前控制，文件处理完

7、毕，立卷、归档工作也同时完成，这样既不会形成文件堆积，又提高了工作效率，文档的收集与利用也更加完整、便捷。 采用文档管理与自动化相结合可以加快企业档案工作现代化的步伐 首先，文档管理与自动化有机结合模式的运用改变了公文与档案工作之间难以及时交流与反馈、缺乏统筹规划的问题，实现了公文与档案工作之间相互衔接与联系，便档案的收集更加完整、便捷、准确、安全；其次，由于文档管理与自动化有机结合的应用，使得计算机在公文按规范化要求处理后，归档的档案保持了文件之间本身所具有的必然联系，保留了文件之间完整、清晰的相互关系，这有助于提高档案的检全率和查准率。同时可以通过该系统强大的检索功能，根据企业管理的需要编

8、制各类检索工具，档案的检索入口大大丰富了；再次，档案工作人员可以通过公文管理系统，完成企业档案的编研工作，提高了档案资源充分开发和利用的综合能力，促进了企业档案工作的发展。 文档管理与办公自动化的运用促进了企业信息化发展 文档管理与办公自动化的运用，使企业信息管理形成一个合理的网络结构，扩大了信息的流通渠道，方便了对档案信息的筛选、归纳和提炼，有助于及时提供信息，为企业领导的科学决策和各项办公活动服务。文档管理与办公自动化依靠企业先进的计算机网络，可以实现网上收发、办理、传阅文件，并直接在网上归档，同时企业工作人员也通过网络检索档案信息，达到资源共享的目的，提高了企业的行政效率，也加快了企业信

9、息化的步伐。 办公自动化环境下文档数字化管理的主要内容 文档生成数字化 “文档生成数字化”指在文件最初生成阶段，对电子文件而言意味着在管理系统设计初段，就应当预先树立起档案管理意识，确保生成的文件符合档案管理的功能与需求。由于电子文件的非直观性，对于归档电子文件是否丢失，内容是否正确，文件能否正常打开都必须进行检验。要实现这些目标，档案工作必须向前端延伸，参加到文件工作中去，记录电子文件从“出生”到归档成为电子档案的一切活动过程和处理情况，即实现前端控制。完整意义上的电子档案应当包括归档电子文件和元数据两部分。对电子档案的管理工作应在电子文件形成时期就已经开始，贯穿于文件向档案转化的全过程，并

10、尽可能多的捕获电子文件的元数据，将电子文件与元数据建立密不可分的关联。在电子文件管理系统中，可能捕获的元数据包括：文件的创建者、创建机构、责任者、收件者、文件主题和文件格式，与文件相关的各种日期（创建日期、归档日期），文件重要程度标识等。 文档利用数字化 “文档利用数字化”指对文件和档案的利用进行合理协调，在文件阶段同样树立为社会服务的意识，使文件和档案都能及早地并最大限度地发挥作用。档案信息上网以后蕴藏在档案载体上的信息也早已不是档案部门独有的财富了，如果有需要利用者可以利用现代的高科技手段，在一瞬间获取到自己的所需。办公自动化后，将所有文件输入后，无论何时何地，通过主题词或标题等全文检索均

11、可进行查询，这样做既安全又省时，又准确，能够极大地提高工作效率。 文档数字化管理与办公自动化有机结合的建议 现代信息技术能够保证将文书处理的结果很便捷的用于文档工作，而现代化的办公系统就是要求文书与档案工作紧密街接，实现办公信息的传递，存储、查阅、利用、收集现代化。加快文档管理与自动化有机结合是实现电子文件和电子档案管理的连接，是一项复杂的系统工程，需要统筹兼顺，齐抓共管。 提高认识，加强培训 推行文档管理与自动化有机结合，首先，要提高文书与档案工作人员的思想认识和业务知识，通过岗位培训，使文书与档案管理者改变过去那种狭窄的职业观，充分认识文档管理与自动化有机结合的必要性，掌握文档工作基本知识

12、。文书管理者应当熟悉、掌握档案管理的一些特点和规范，以便在其工作中有意识的将档案管理的要求贯穿于整个公文管理之中，使之向档案顺利转化，街接流畅，而档案管理者则应最终担负起对公文进行筛选的责任，通过从整个公文产生、发展、运行的过程，来把握、分析公文的价值，确定其保管与利用的方式。其次，应提高领导的思想认识。应注重对企业领导的宣传，争取企业领导的支持。能否使文档管理与自动化有机结合，在很大程度上取决于领导的重视程度，只有在企业领导高度重视的前提下，把文档管理与自动化有机结合纳入企业管理议事日程，才能真正将其落到实处。 规范操作，保证利用 实现文档数字化是实施文档管理与自动化建设的出发点和落脚点，实施文档管理与自动化的结合从以下几方面入手，实现规范操作，以便充分利用。 （）从全局角度出发，统筹安排，彻底改变传统档案管理“后保管”模式和整理档案收集不齐、后补材料的现象，实现文件从起草、生成、修改、签批、运转到归档形成向自然流水作业过渡和转化。 （）实现文件管理和档案管理从人员配备、管理制度到工作程序“三合一”，纳入统筹管理，运用统一的计算机管理系统进行综合管理。 （）文档管理与自动化结合的根本愈义在于运用计算机等现代化设备进行文档信息的存储、查阅、利用。要结合工作实际统一选择一个专用的文档数据库软件对文档信息