广宣物料管理制度(1)

1、2013宝石树集团品牌物料管理制度前言根据宝石树国际集团公司的发展战略，以迅速建立统一宝石树酒庄品牌形象、提升宝石树酒庄的品牌形象和销售业绩为目的，强化物料在终端的规范管理及正确应用，通过对物料的申请、设计、采购（制作）、质检、配送等明确规范流程，明确各部门在物料流程中的权责，以最大效率地实现物料对公司品牌和销售的最大贡献，特制订本管理规范。管理规范施行时间： 2013年8月1日起品牌物料管理规范适用范围：宝石树国际集团公司所有广宣用品、促销用品、陈列用品的申请，设计，制作，入库，盘点。一、品牌物料管理的目的1、物料规格标准化，减少物料种类，有效管理物料规格的新增和变更。2、适时供应生产全国分

2、子公司所需的物料，避免延期缺料；3、适当管制采购价格，降低物料成本；4、确保来料品质良好，并适当的管制供货商；5、有效率的收发物料，提高工作人员的效率，避免废料产生；6、掌握物料适当的存量，以减少资金的积压；7、充分利用仓储空间;8、合理处理滞料;二、品牌物料的分类品牌物料广宣品促销品（宝石树集团物料库明细表请见附件）三、品牌物料管理的基本原则1、计划先行原则 由品牌中心编发宝石树集团品牌物料管理规范，各区域分子公司根据本内容及相关规定的“广宣品、促销品” 品项，填报“宝石树集团物料季度需求计划”，品牌中心牵头，集合供应部 、营销中心、财务部对各地计划进行统筹会审，报总经理审批后，方可执行。2

3、、成本控制原则 品牌中心在执行统筹物料计划过程中，需大批量采购广宣品、促销品时，供应部务必依据“招标”的相关制度，以达到最大化压缩成本，取得最合理性价比。对于小批量制作或追加制作以及临时突发性物料制作任务，也要进行必要的询价、比价，以保证支出的合理性。 3、品牌物料库规范管理原则建立统一品牌物料库，进入品牌物料库中的所有品牌物料需经过营销中心、品牌部、供应部的审核确认。品牌物料库包括的物料设计稿、标准使用材质、价格区间标准，并分别定义常态、主题物料及相应使用时间段标准，分子公司提报时需附具体图片和编号。品牌物料库采用月清理原则，每月最后一日在OA服务器上删除超过时效的物料。终端不得使用已过期的

4、物料。4、品牌物料遵循原则 “节约、落地、增值 ” 节约 各分子公司仔细核定用量，做好使用管理，杜绝浪费和随意领用；品牌中心谨慎审核定量，做好费用指标控制及对照相应季度滚动计划的实际销售，认真核销；促销品的费用管理实行销售业绩挂钩核拨制。宣传品与促销品的费率不超过市场总费率的10%；特殊情况，由各地办事处、分公司提出专项申请报告，经总部批准后执行。通过把控制作工艺紧缩制作成本，紧缩制作数量，降低多余留量。 落地 用途：以实现品牌落地，直接促进当地终端销售为目的； 内容 ：品牌物料是公司对外品牌形象的统一展示，是消费者和市场识别公司品牌标识的依据，对公司品牌形象起着非常重要的作用。为了确保公司视

5、觉识别标准统一，更快的建立宝石树酒庄品牌在消费者心目中的品牌形象，非特殊情况下，公司目前不建议区域分子公司就常规宣传物料进行区域采购（区域采购需分子公司严格按照物料标准进行采购）。区域分子公司可以根据需求申请制作的终端物料有：卖场:包柱、灯箱、收银台包装、货架包装、店内广告牌、电梯/储物柜包装、手推车包装；零分：店招、形象店、墙体广告；促销活动：活动现场墙体广告增值 少而精 ：品牌物料除了分子公司直接销售产生实际效用外，要提高物料制作本身的价值感、档次感，使其符合宝石树品牌高度，通过设计与制作的细节，体现宝石树品牌的高度与高品质；尽量减少物料种类，增加物料的多方位适应性。整体化：品牌物料尽量配

6、套使用、配合当地活动使用，以整体性的陈列道具，使品牌展示、促销主题给消费者留下深刻印象。如配合“宝石树澳洲游”之促销主题，要相应配套本主题的现场堆头、端架、大画框、海报、促销礼品等，使各项物料在配套使用中产生资源互动的倍增效应。 5、采购原则统采定义：由公司总部供应部与供应商签订采购合同，按统一素材库内容集中采购，经营销中心市场部、品牌部、供应部检验合格后，按流程配发至各分子公司。统采流程：品牌部提供确定设计稿，由营销中心确认设计后申请打样，由营销中心确认材质、数量后，以OA 形式提报（注明需求数量、材质材料标准、标的物的规格尺寸、包装要求、送货地点和要求到货时间及相关附件等），经部门负责人和

7、营销总监审核批准后报采购中心总监，其安排采购部经办人进行采购相关事宜（供应商选择、价格谈判、下订单、签合同、合同评审）。地采定义：公司总部供应部下发供应商具体资质评估标准，分子公司按评估标准自行评估供应商资质，准备相关资料，走合同申报OA，经分子公司总经理、品牌中心、集团营销中心副总监、营销总监、采购中心总监审批后，签订采购合同。分子公司按统一物料库内容采购制作，由合同供应商直接发货至分公司。地采流程：分子公司签订采购合同后，在合同范围内的需求只走OA申请（附订单，注明具体需求、数量、金额），由分子公司总经理、集团营销中心、采购中心批准后方可采购。6、库存积压物品： 对于某一些由于特殊情况造成

8、积压的广宣物料，品牌中心需及时与营销中心进行沟通，对积压的物品进行合理的使用。 对于确实无法使用的广宣物料，由营销中心、品牌中心、采购中心审批确认以后，对其进行适当的处理。7、职责划分品牌中心的职责划分：（1）品牌物料的设计、验收；（2）编制季度物料采购计划；（3）分子公司需求物料审核和下达；（4）临时性采购计划的审批和下达；（5）品牌物料使用情况跟踪；（6）采购订单执行情况的跟进；（7）设定品牌物料设计周期表。营销中心的职责划分：（1）品牌物料设计审批、验收；（2）编制季度物料需求计划；（3）品牌物料申请表的制作与下达；（4）品牌物料使用情况跟踪。采购中心的职责划分：(1)依据“物料需求计划

9、”拟订“采购合同”；(2)分解“月度采购计划”；(3)下达“订货通知单”；(4)对市场价格调整的收集处理；(5)对“订货调整（取消）通知书”的处理及执行；(6)协助物管及质检部门对存货进行验收入库；(7)订单执行情况进行跟进；(8)发票及货款跟进；(9)参与“合格供应商”的评审工作；(10)设定采购周期，达到经济订货量的要求；（11） 通知质检部门及时检验后入库；（12） 制作登记“物料存卡”；（13） 编制及保送“仓存日报表”；（14）依据“定额”或“超定额”、“补充领料单”发料；（15）存货盘点。四、物料制作申请及物料库建立流程流程说明1 、申 报申报单位：各分子公司申报内容：填报分子公司

10、物料申报表（需新设计品牌物料填报物料设计申请表） 申报时间：根据目前该地区市场物料的库存与需求状况，每月15号提交。（需新设计物料原则上根据物料设计周期表物料采购周期表上时间提前进行申请；特殊情况，可申报销售总监、品牌总监审批后，安排设计、制作（或授权当地设计制作）交报部门：销管部审核部门：品牌中心、销售中心、采购部执行部门：品牌部负责向需求地区按审批意见提供及时供应2 、制作（已有物料） 申报部门：品牌部申报内容：根据各分公司填报的分子公司物料申报表，由品牌部统一安排物料品种与数量，如已无库存，则按统采流程申请制作。（新设计物料需先将效果图交由需求部门、品牌中心、营销中心、董事长四方审批，后

11、打样交由需求部门、品牌中心、营销中心、董事长四方认可，需求部门和营销中心确定数量方可开始制作） 审批部门：品牌部、营销中心、采购部、董事长执行部门：品牌部向供应部提出物资采购申请单，品牌部需对品质把控 。采购部需进行招标、比价，确定制作商，签约下单制作，在流程约定时间内完成采购； 结算部门：供应商制作完成交货后，经品牌部、采购部、需求部门、营销中心验收合格，供应部报与财务部办理付款手续。 3、验收&入库审核部门：营销中心、品牌部、采购部联合验收，审核后，抄送储运部办理入库 入库物料：广宣品、促销品 入库总仓：统采物料入蛟龙工业园储运总仓，建立仓储，货到总仓后，储运部在2个工作日内提供入

12、库单。入库子公司：地采物料入区域分子公司营销中心仓库，并指定销售内勤、分子公司第一负责人、财务部进行联合验收，包括对质量和数量两方面，然后根据实收数量填写物料入库单。问题处理：验收中（及使用中）如发现物料存在质量问题，销售内勤须立即将有问题的物料数量、残次原因并提供相片作为证明报给销管部，销管部确认后与储运部一同根据情况给出相应解决方案。4、配发申请部门：销管部以仓库出库单的形式向储运部出具出库市场物料的品种、数量与收货地址。收货部门：各地分子公司 收货确认：各区域分子公司销售内勤收到物料后，核对品种与数量，将签收单发扫描件至集团销管部确认。品牌部、供应部、财务部及市场部也留存（年底用于各分公司费用核算）。 5、盘点总部库存：应各地分子公司所需，物料不断配发出库，因此市场物料库存要不断清理更新，以周为单位，在每周五进行库存更新。由储运部及时更新到系统上。区域库存：区域子公司销售内勤需对分子公司的物料的库存进行盘点，填写进销存统计表，以月为单位，每月25日前提交；如实际盘点数和入库数量有差异，进行原因查找和复核，及时通知集团市场部；如