第二章 第二节 文书收发传递处理

1、 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不 同，公文撰写有严格的规范要求严格的规范要求，这 是秘书在“办文”中，尤其是在撰文中 必须遵守的。 知识回顾：公文的结构 公文的结构可以包括以下公文的结构可以包括以下1111部分（见图部分（见图4-44-4） 。 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。第二节 文书的收发传递处理 本节要点 一、办法中规定的 收发文处理程序 二、 文书处理工作中应 注意的事项一、办法中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调 运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工 作，实现优质服务，以

2、保证各项工作的顺 利进行。 （一）发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在 日常生活中，主要按以下程序进行。 草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意 图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过 程。 草拟草拟 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责 拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过 程。 审核审核 审核的重点内容包括以下五种（见图4-6）。 签 发 签发是文书经有权签发的领导上司核准签 字，准予发出。 签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重 要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘 书来说应做好一下三点。秘书在签发中的任务准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改

3、公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见秘书要选准呈上签发的时间准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发 复核 办法第五章“发文办理”第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 缮印 用印用印 文书印章盖在正文落款处，叠印在发文机关和日期上。要注意： 印章名称要与发文机关名称一致，否则要加以说明。 印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准确。一般落款印要“骑年盖月”。 印章只盖在公文正本上。 登记 登记是指根据本机关文书处理的具体要求 与发取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记 方式。发文登记表发文登记表

4、发发文文日日期期发发文文字字号号密密级级文文件件标标题题发发文文单单位位共印共印份数份数发发出出份份数数拟拟稿稿单单位位签签发发人人备备注注 分发 分发亦称封发，是指对撰制登记好的文书 封装、发出的过程。分发是一项细致的工作， 是将向外发出的文书信函进行封装、发出的过 程。 注办 注办是对发出的文书的办理情况做出必要 的说明，注明办理结果的环节。 “注办”一般是 发文登记内容的一项，是对文书已经发出情况 的注明。其作用是便于今后查考。 XXXX省文物局为配合国家文物局的文物普查省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份工作，需向全省各地市发一份XXXX省文物局省文物局关于认真

5、做好文物普查工作的通知关于认真做好文物普查工作的通知。局领。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。室齐主任盖公章。 请指出错误所在。请指出错误所在。二、来文的

6、立卷归档工作 来文处理后的立卷归档工作是整个办文 工作很重要的一环。 （一）公文办理的要求 公文办理阶段是公文发生实际效力的时 期，也是行文的目的所在。其效率和质量如 何，直接影响着办文的效果，甚至影响着机 关工作的效果。 据此，公文处理的要求包括以下四点： 图4-25 公文处理的要求1.准确无误2.讲究时效3. 安全保密 4. 统一管理（二）立卷 立卷 立卷：立卷：是指秘书部门将办理完毕的、具有保 存价值的一个个零散文件，按照它们内在的联 系，分门别类地组成一个或数个案卷。其中每 一个案卷都是若干具有共同特征、互为联系、 经过系统整理的文件的集合体。 （二）立卷 主要包括三方面的含义（见图4

7、-26）。 图4-26 立卷的含义 立卷的含义 文件立卷必须依照科学的方法与原则进行 必须是具有保存价值的文件才需要立卷 只有办理完毕的文件才能立卷 文件立卷的范围 要保证把有查考价值的文件完全完整地保存下来，就要弄清楚哪些文件需要立卷，哪些文件不需要立卷，以确定文件立卷的范围。 （三）归档 归档：归档：是指各类社会组织在其工作活动中形 成的文件材料，待处理完毕后，将其中有一定 保存价值者，由文书处理部门和承办部门按照 立卷的原则和方法整理立卷，定期向机关档案 室转交，并由档案室集中统一保管。 建立健全归档制度，对于文书工作和档案工作均 具有十分重要的意义（见图4-28）。图4-28 建立健全归档制度的重要意义 通过归档，将文件转化成档案，由机关档案部门集中统一地科学管理，以便于机关各个部门使用 归档是文件转化为档案的重要标志。没有归档工作，文件积累便失去依据 归档是文书工作