第06章使用Excel管理数据ppt课件

1、电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训第第6章章 运用运用Excel管理数据管理数据 Excel作为一种电子表格软件，其运用非常广泛，不但为制表提供了方便，还允许输入计算公式，进展自动计算。此外，Excel还提供了大量用于数学、统计、财会等方面的函数，实现了制表自动化。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训经过本章的实际学习和上机实训，读者应了解和掌握以下内容:Excel的任务界面 任务表的根本操作与编辑 格式化任务表的方法 任务表的计算方法 用Excel管理分析数据 统计图表的制造方法 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训本章章节内容安排如下：6.1 熟习Excel任务界面 6.2 任务表的操

2、作与编辑 6.3 格式化任务表 6.4 任务表的计算 6.5 数据的管理与分析 6.6 制造统计图表 6.7 思索与练习 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.1 熟习Excel任务界面 选择“开场“程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2019命令，系统将翻开如下所示的Excel 2019任务界面。 任务窗格 垂直滚动条 状态栏 编辑栏 标题栏 “常用”工具栏 列号 行号 菜单栏 “格式”工具栏 工作表标签 水平滚动条 工作表格区 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.2 任务表的操作与编辑 任务表操作 编辑任务表 电脑办公和上机实训电脑办公

3、和上机实训任务表操作 在初次翻开一个新任务簿时，默许情况下该任务簿包括了3个任务表。但是在实践运用中，所需的任务表的数目能够各不一样，有时需求向任务簿添加一个或多个任务表，有时那么又需求从任务簿中删除不再需求的任务表。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训编辑任务表 对于创建好的任务表，用户可以利用Excel的编辑功能，对任务表及其数据进展各种操作和处置，以保证任务表数据的准确性。 常用的操作如下所示：选中单元格或单元格区域 修正单元格内容 编辑行、列和单元格 挪动和复制单元格或区域中的数据 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.3 格式化任务表 建立好任务表之后，通常还需求对任务表进展格式

4、化操作，这样可以使任务表更加美观，同时任务表中的各项数据更易于阅读。Excel提供了丰富的格式化命令，可以设置单元格格式、设置数字格式、改动列宽和行高及自动套用格式等。 设置单元格格式 调整行高与列高 设置条件格式 自动套用格式 隐藏与取消行与列 为任务表添加背景图案 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训设置单元格格式 对任务表中的不同单元格数据可以根据需求设置不同的格式，如设置单元格数据类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框和图案等。 在Excel 2019中，运用“格式工具栏、快捷菜单或“格式菜单命令，可以设置文本和单元格格式。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训调整行高与列高 在向单

5、元格输入文字或数据时，经常会出现这样的景象：有的单元格中的文字只显示了一半；有的单元格中显示的是一串“号，而在编辑栏中却能看见对应单元格的数据。其缘由在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，需求对任务表中的单元格高度和宽度进展适当的调整。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训设置条件格式 在日常运用中，用户能够需求将某些满足条件的单元格以指定款式显示。条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式运用到符合搜索条件的指定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。 如下所示为“条件格式对话框。电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训自动套用格式 Excel内置了大量的任

6、务表格式，这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边境、方式、列宽和行高等属性。套用这些格式，既可以美化任务表，又可以大大提高任务效率。 如下所示为“自动套用格式对话框。电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训隐藏与取消行与列 在“格式菜单的“行、“列子菜单中都包含了“隐藏与“取消隐藏这两个命令。假设用户想隐藏某行或某列中的数据，应首先选中该行或列，然后选择“格式“行或“列命令，翻开其子菜单并选择“隐藏命令即可。 假设需求恢复被隐藏的行或列，首先选中整个任务表，然后在菜单栏中选择“格式“行或“列命令，翻开其子菜单，并选择“取消隐藏命令即可。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训为任务表添加背景图案

7、在Excel中，还可以为任务表设置背景图案，以加强任务表的显示效果。需求留意的是添加的任务表背景图案不能随任务表一同打印出来。 在菜单栏中选择“格式“任务表“背景命令，在“任务表背景对话框中为任务表选择一张图片，单击“插入按钮，即可为任务表添加背景图案。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.4 任务表的计算 在任务表中进展数据计算，是Excel的重要功能。掌握好这部分内容，是运用Excel进展数字管理的先决条件。Excel提供了公式与函数，为用户分析和处置任务表中的数据提供了很大方便。在任务表中，可以运用公式对表格中的原始数值进展处置。经过公式及在公式中调用函数，可以进展简单的数据计算，还

8、可以完成较为复杂的财务、统计及科学计算等。运用公式 运用函数 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训运用公式 公式是在任务表中对数据进展分析的等式。它可以对任务表数值进展加法、减法和乘法等运算。公式可以援用同一任务表中的其他单元格、同一任务簿不同任务表中的单元格，或者其他任务簿的任务表中的单元格。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训运用函数 函数可以看作Excel包含的内置公式，用来对单元格区域进展计算。Excel中包含了各式各样的函数，以方便用户任务中的各种运算，大大提高任务效率。函数作为预定义的内置公式，具有一定格式的语法，要想正确运用它，应首先掌握它的语法。函数的语法如下。同公式一样，函

9、数的构造以等号(=) 开场，后面紧跟函数称号和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。假设函数以公式的方式出现，必需在函数前面输入等号。参数可以是数字、文本、True或False的逻辑值、数组、形如“#N/A的错误值或单元格援用，也可以是常量、公式或其他函数。给定的参数必需可以产生有效的值。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.5 数据的管理与分析数据的管理与分析 Excel与其他的数据管理软件一样，在排序、检索和汇总等数据管理方面具有强大的功能。Excel不仅可以经过记录单来添加、删除和挪动数据，而且可以对数据清单进展排序、挑选。对于大量数据，可以运用数据透视表，对其进展快速合并和

10、比较。 在数据清单中添加新数据 数据排序 数据挑选 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训在数据清单中添加新数据在数据清单中添加新数据 在任务表数据清单中，可以运用两种方法添加数据记录，即在任务表中直接输入数据记录和运用“记录单输入数据。记录单是数据清单的一种管理工具，它提供了简捷的方法在数据清单中一次输入、显示、修正、删除和挪动记录。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训数据排序数据排序 数据排序是指按一定规那么对数据进展整理、陈列，这样可以为数据的进一步处置作好预备。用户可以根据数据清单中的某一个字段或多个字段对数据清单的数据进展排序。对数据清单排序应该以记录为单位，即排序前后处于同一行的数

11、据记录不会改动，改动的只是行的顺序。如下所示为“排序对话框。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训数据挑选数据挑选 挑选是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法。经过挑选后的数据清单只显示包含指定条件的数据行，以供用户阅读、分析之用。Excel提供了两种挑选数据的方法：自动挑选和高级挑选。 下左图为“自定义自动挑选方式对话框 ，下右图为“高级挑选对话框 。电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.6 制造统计图表 将表格数据制形成图表的款式可以更笼统地显示出数据之间的比例和关系，还可以显示出某些数据的开展趋势或分布情况。本节将向用户引见在Excel中制造统计图表的方法。 图表的创建有两种方法：运

12、用“图表工具栏和利用图表创建导游。第一种方法比较简单，而且创建的图表很简单，种类也很有限；第二种方法需求根据图表导游的4个步骤进展创建。无论是嵌入的图表还是图表任务表，运用图表导游创建时，过程都是一样的。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思索与练习 填空题填空题1. 是任务表中的小方格，它是任务表的根本元素，也是是任务表中的小方格，它是任务表的根本元素，也是Excel独立操作的最小单位，用户独立操作的最小单位，用户 可以向其中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进展各可以向其中输入文字、数据、公式，也可以对单元格进展各种格式的设置。种格式的设置。2. 选中不相邻的单元格区域的详细步

13、骤为：先单击并拖动鼠标选中不相邻的单元格区域的详细步骤为：先单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域。然后按选定第一个单元格区域。然后按 住住 键，选中其他单元格区域即可。键，选中其他单元格区域即可。3. 假设想去除某个单元格中的内容，只需单击想要去除内容的假设想去除某个单元格中的内容，只需单击想要去除内容的单元格，然后按下单元格，然后按下 键即可。键即可。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思索与练习 填空题填空题4. 是指将输入在某些单元格中的数据移至其他单元格中，是指将输入在某些单元格中的数据移至其他单元格中， 是指将某个单元格或区域中是指将某个单元格或区域中 的数据复制到指定的位置

14、，原位置的数据依然存在。的数据复制到指定的位置，原位置的数据依然存在。5. Excel包含包含4种类型的运算符：种类型的运算符： 、 、 和和 。6. 在任务表数据清单中，可以运用两种方法添加数据记录，即在任务表数据清单中，可以运用两种方法添加数据记录，即 输入数据和输入数据和 输入数据。输入数据。 电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训6.7 思索与练习 选择题选择题7. 任务表标签用来标识任务簿中任务表的任务表标签用来标识任务簿中任务表的( )。 A. 当前形状当前形状 B. 位置位置 C. 标题标题 D. 称号称号8. 在初次创建一个新任务簿时，默许情况下，该任务簿包括了在初次创建一个新任

15、务簿时，默许情况下，该任务簿包括了( )个任务表。个任务表。 A. 1B. 2 C. 3D. 4电脑办公和上机实训电脑办公和上机实训5.5 思索与练习 选择题选择题9. 运用运用“自动挑选功能挑选记录时，字段称号将变成一个下自动挑选功能挑选记录时，字段称号将变成一个下拉列表框的称号，对参与挑选的字段，其称号将变为拉列表框的称号，对参与挑选的字段，其称号将变为( )。 A. 红色红色B. 蓝色蓝色 C. 绿色绿色D. 加粗黑色加粗黑色10. 函数的构造以函数的构造以( )开场，后面紧跟函数称号和左括号，然后开场，后面紧跟函数称号和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。以逗号分隔输入参数，最后是右括号。 A. 等号等号(=)B. 星号星号(*) C. 逗号逗号(，)D. 单引号单引号()11. 在进展公式计算时，当出现在进展公式计算时，当出现#错