公司商务接待管理规范

1、公司接待管理规范一、目的为树立公司良好形象，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则，特制定本规范。二、范围本规范适用于公司各种接待工作和相关责任部门。三、职责综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报综合部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、综合部协调的重要接待，应提前2天告知综合部。四、计划与准备1、公司各部门在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应了解来宾基本的情况：来宾

2、职务、来访具体时间、人数、陪同人员、本地逗留日期、目的和要求等，并报综合部，由综合部在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合部根据来宾情况按计划通知参加会晤、观摩的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所，并通知公司相关部门做好接待准备工作。3、综合部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4、综合部根据情况计划安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目等。5、因特殊会议需要，综合部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、安排礼仪人员、横幅、制作欢迎牌、指

3、示牌，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。6、综合部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从综合部经理和主接待人员协调安排，统一调度。根据情况提前购买车票及机票。7、物业部根据情况安排安保人员提前做好安全保障工作，做好道路疏导准备工作；有园区观摩时应确保观摩线路综合环境达到要求。8、策划部根据情况接待当日安排人员进行项目讲解，并安排摄影摄像，邀请相关新闻媒体和草拟新闻通稿对外宣传等；负责提前准备接待相关宣传资料及纪念品；负责接待影像资料的归档。五、接待流程1、陪同人员：综合部根据来宾情况及接待要求沟通联系、确定相关陪同人员：总经理、副总经理、各部门负责人。2

4、、迎接：综合部安排陪同人员根据来宾来访目的，在韩乐坊园区及公司办公场所迎候来宾。3、参观：公司相关接待负责人陪同，由策划部经理沿途讲解韩乐坊建设运营情况及企业发展情况。4、路线：丽水门河回假面精品夜市民俗馆庆会楼红参馆韩国商品展交中心乐天文化广场韩国商品交易中心路线可根据来宾安排增加：韩国风情街、乐天美术馆、韩国景观雕塑、锦山红参公园等。5、座谈：确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。6、用餐标准：综合部根据情况预定酒店。7、下榻宾馆标准：综合部根据情况预定酒店。8、综合部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。9、策划部负责特色纪念品的制作，综合部根据情况安排或购买礼节性礼品。六、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。2、举止：稳重端庄，从容大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影