工程总承包项目信息文控管理

1、工程总承包项目信息文控管理工程总承包项目信息文控管理在项目建设过程中发挥着 重要的作用。随着项目的启动、规划、设计、采购、施工等 项目生命周期阶段的展开，与项目有关的各类信息会不断地 产生，项目言息文控管理的效率将直接影响项目管理其它环 节的工作效率、质量和成本。良好的信息文控管理能保证项 目各参与方内部及相互之间顺利的沟通，有利于工程总承包 项目的顺利实施。17 . 1工程总承包项目信息文控管理概述项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是 总承包项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类 文件的形式存在，从而进行归档存储。17. 1. 1项目信息的分类(1) 按级别和层次划分上

2、级部门的信息；EPC总承包商项目经理部的信息；分包商的信息；项目外部的其它信息。(2) 按信息来源划分内部信息：指EPC总承包商项目经理部内部传递的信息外部信息：EPC总承包商项目经理部与业主、监理等单 位之间的往来信息。（3）按形式划分各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等 工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光 盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效 文件的电子扫描件可视为电子文件。电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息

3、交流。重 要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以 电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。（4）项目文件的分类工程总承包项目文件要求采取先按文件来源单位不同进 行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按 照文件的形式、内容进行分类，其详细分类情况如表17. 1所示。一级分类二级分类目三级分类目录目录录（仅做参考）（按单位）（按要素、功能）业主项目组文件1.管理文件1.决策立项、招投标、征地、文控信 息、质量、进度、费用、HSE、其它（规划/细则、创优 计划归入质量）。业主代表文件2.技术文件2.图纸、设计、组

4、织设计、方案/措 施、各关键特殊作业指导书、其它。政府质量监督站文件3.变更文件3.设计变更、采购变更、施工变更。监理文件4.培训考核4文控信息、质量、HSE、进度、费用、 其它。EPC总承包商文件5.合同文件5.合同、实物清单及合同条款变更。供应商文件6.生产计划6.总进度计划、年/季，月计划、征 地计划、物资计划工作计划、作业计划、 其它。各分包商文件7.通用公文7.通知、意见、联系函、备忘录、请 示、回复函、汇报、建议、报告、其它。本单位文件&会议纪要&协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、监理例会、其他。9.工程报表9.施工报表（日报、周报、月报）、PMC, 监理

5、报表（周报、月报）、人机料报表（日、周、月）。10.工程总结10.部门总结（信息文控管理、质量控 制、进度控制、费用控制、HSE管理、合同管理）、单 位总结（一般总结、阶段总结、工程总结 ）。11.签认报审11.费用报审（工量签证、拨付款、索 赔等）、进度报审（开停工、复工、计划、延期）、质量报审、HSE报审、文控信息报审。12.工程记录报告12.信息文控、质量、进度、费用、HSE、其它。13.资质资产13.单位资质、人员资质、施工设备、 仪器工具。EPC总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均 按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目

6、录分类合理的 基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录的划分（上表可供参考选取用），进一步的细化由 EPC总承包商自行掌握。 EPC总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。17. 1. 2信息文控的编码EPC总承包商制定统一的信息文控资料的编码格式和要 求，对总承包项目从投标、设计、采购、施工到竣工验收全 过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体 的信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现 项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。17. 1. 3信息文控管理的组织与职责分工(1)信息文控管理的组织EPC总承包商项目经理部

7、下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控 工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信 息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管 理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门 的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理 人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络，如图17.1所示。图17-1 EPC总承包商信息文控管理组织结构(2)信息文控管理的职责分工1) EPC总承包商项目经理及各部门经理项目经理负责项 目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指 定一名副经理代替签发信函。部门经理负责本部门报批文件 的

8、签发。2) 信息文控中心编制用于指导项目的所有文档管理工作的文档管理程序，并负责该程序的应用和推广。将计算机技术应用于信息文控管理工作中，建立总承包项目管理信息系统，建立并维护计算机信息文档数据库，在 项目内部建立局域网络， 使信息可以及时准确的获取、传递、更新、共享。对项目文档的准备、报批、分发、存档和作废等一系列 处理过程进行有效的控制和管理，确保项目文档的质量和格 式满足文档使用者的需要。负责项目实施期间文档的印刷、分发以及临时存档，提供项目文档查阅及复印服务负责文档整理分类，在项目结束后负责项目文档的移交 工作。负责竣工文件的整理工作。按合同要求负责项目其他参与方计算机系统的建立。3）

9、各部门信息文控人员各部门信息文控人员按照信息文控中心的程序要求建 立本部门信息文控管理体系，参与制订文件编码系统。根据要求及时提交各类文件状态。负责本部门所有文档的处理和最终归档。负责接受信息文控中心对本部门信息文控管理的质量 审核。17 . 2工程总承包项目信息文控管理流程17. 2. 1项目信息的收集项目信息的收集是项目信息管理 的基础。在项目信息管理过程中，要培养和树立项目全员信 息管理意识，保证所收集信息的全面性、准确性和有效性。 在项目信息收集过程中，要按照项目信息标准化的要求，形 成标准的原始信息，为项目信息管理的传递、处理、反馈和 存储提供方便。信息的积累和管理应列入项目建设计划和有 关部门及人员的职责范围之中，并有相应的检查、控制及考核措施。(1) 收集范围凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有利用价值的各种载体的信息，都应收集齐全，归入建设项目档案。(2) 收集时间应按信息形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。(3) 各方职责项目准备阶段形成的前期信息应由业主各承办机构负 责收集、积累并确保信息的及时性、准确性。EPC总承包商负责项目建设过程中所需信息的收集、积累，确保信息的及时性、准确性，并按规定向业主档案部门 提交有关信息。各分包商负责其分包项目全部信息的收集、积累、整理，并确保信息的及时性、准确性。