第四部分 电子表格软件 Excel 2000

1、第四部分 电子表格软件 Excel 2000Excel 是 Microsoft office 办公套件中的一个应用程序，其主要功能是能够方便地制作各种电子表格，是一种集文字、数据、图形、图表以及其它多媒体对象于一体的流行软件。 4.1 电子表格的基本知识 4.1.1 Excel 2000 的启动与退出 在 Windows 桌面双击 Microsoft Excel 快捷方式图标，或选择“开始 / 程序 /Microsoft Excel ”菜单命令都可以启动 Excel 2000 ，启动后屏幕显示图 4-1-1 所示的 Excel 窗口。 图 4-1-1 “ Excel 2000 ”窗口 退出 E

2、xcel 的方法：单击关闭按钮或选择“文件 / 退出”菜单命令。 4.1.2 Excel 2000 窗口的组成 Excel 窗口中包括标题栏、控制菜单图标、窗口控制按钮、菜单栏、工具栏、公式编辑区、工作区、状态栏、滚动条等部分。 1. 应用程序窗口 Excel 2000 的应用程序窗口和 Word 的应用程序窗口基本相似，但多了一个编辑区。 菜单栏 菜单栏提供了九个菜单项，每个菜单项包含了相应的操作命令(图略)。 工具栏 Excel 的工具栏通过选择“视图 / 工具栏”菜单命令来显示 / 隐藏，通常有如图 4-1-3 所示的“常用”工具栏，如图 4-1-4 所示的“格式”工具栏。 新建 保存

3、打印 拼写 复制 格式刷 恢复 自动求和 升序 图标向导 显示比例打开 电子邮件 打印预览 剪切 粘贴 撤消 插入超级链接 粘贴函数 降序 绘图 帮助 图 4-1-3 “常用”工具栏 图 4-1-4 “格式”工具栏 编辑栏 编辑栏，如图 4-1-5 所示。编辑栏左部为名称框，用来显示单元或区域的名称，或根据名称寻找单元或区域；右部为公式栏，用来对当前活动单元数据或公式的输入和编辑。 元格名称框 编辑区 图 4-1-5 编辑栏 状态栏 状态栏位于窗口底部，如图 4-1-6 所示。其左边为信息栏，显示与当前命令执行有关的信息；右边为键盘信息栏，给出了几个特殊按键的状态和一些设置 。 图 4-1-6

4、 状态栏 2. 工作簿窗口 工作薄是处理和存储数据的文件，每个工作簿包含有多个工作表，因此，在一个文件中可以管理多种类型的相关信息。工作簿窗口是 Excel 2000 工作区中面积最大的区域，主要由标题栏、工作表、单元格、滚动条和滚动块构成。 标题栏 标题栏显示当前活动的工作簿名称。 工作表 由行与列交叉排列而成的许多单元集合称为工作表，在工作表中可以存储字符、数字、公式、图表等数据。 若干张工作表存放在一起就构成了工作簿。开始时，窗口只显示第一个工作表，即 sheet1 为当前工作表，通过单击窗口底部表标签可以改变当前工作表为所击标签工作表。每个工作表列的标号是 A 、 B 、 C 、 D

5、Z 、 AA 、 AB AZ 、 BA 、 BB BZ 、 IA 、 IB IV ，共 256 列，行的标号从 1 、 2 、 3 ， 共 65536 行。 单元格 工作表中所有行列交叉点处的方格称为一个单元或单元格，它是工作表的基本成份。每个单元用其所在的工作表中的列标号和行标号作为地址名称，如“ A1 ”是指工作表的左上角第一个单元，位于第一行第 A 列。用鼠标单击显示在窗口中的某一个单元，可使该单元变为当前活动单元。 Excel 2000 只允许在当前活动工作表的活动单元中输入或修改数据。 可以使用组合键来改变当前工作单元，有关改变当前单元格的常用键，如表 4-1-1 所示。 表 4-1

6、-1 当前单元格选择组合键 按 键 功 能 按 键 功 能 、 PgUp PgDn Home Ctrl+Home 向上、下、左、右移动一个单元格 上移一屏 下移一屏 回到活动单元格所在位置的 A 列 回到工作表 A1 单元格 PgDn PgUp Ctrl+PgDn Ctrl+PgUp Ctrl+End 向下移动一个屏幕的位置 向上移动一个屏幕的位置 向右移动一个屏幕的位置 向左移动一个屏幕的位置 工作表使用区域的右下角 4.1.3 Excel 2000 的文件操作 1. 创建工作簿 启动 Excel 2000 后自动生成一个空白工作簿，名称为 Book1 。要创建一个新文件（对应一个工作簿），

7、可以选择“文件 / 新建”菜单命令，或选择“常用”工具栏中的“新建”按钮，在所显示的“新建”对话框中选择“常用”工作簿图标，或选择“电子表格模板”标签选用一个现成的模板。 2. 保存文件 Excel 2000 中保存文件的方法与 Word 中的方法完全一样。工作簿文件的扩展名为 XLS 。 3. 打开工作簿 Excel 2000 中打开文件的方法与 Word 中打开文件的方法完全一样 4.2 表格数据的输入和编辑 4.2.1 数据的输入 启动 Excel 2000 后，当状态栏上显示“就绪”状态时，就可以在工作表内输入数据了。一般情况下， 工作表中的数据类型可以是字符、数值、日期、时间等类型。

8、 例如，要建立如图 4-2-1 所示的成绩统计表，首先应确定表中各项的数据类型。从表格中可以看出，标题、表头与“姓名”均属于字符类型，而“出生日期”属于日期类型，“语文”、“数学”、“外语”、“总分”、“平均”均属于数值类型。  图 4-2-1 成绩统计表 1. 字符型数据的输入 字符型数据是指由字符组成的数据， Excel 2000 会自动将输入的文字在单元格中靠左对齐，故称“左对齐格式”。要输入纯数字组成的字符串，须在其前加单引号“'”。如要输入“ 0001 ”，应输入：“ '0001” ；或者先输入一个等于号“ = ”，再在字符串前后加上双引号，例如 = “ 0

9、001 ”。 对图 4-2-1 所示的表格，由于标题、表头与姓名都是字符型，在输入时首先用鼠标单击 C3 单元，使其成为当前单元，然后在单元内输入标题“成绩统计表”；再单击 A4 单元填入“姓名”，单击 B4 单元输入“语文”，依此类推，一直到填入“平均”。 2. 数值型数据的输入 数值是能用来进行算术运算的数据，在 Excel 中能用来表示数值的字符有： 0 9 、 + 、（、）、 、 . 、 E 、 e 等。 可以向单元格中输入整数、小数和分数。在输入数据时，可以使用日常计数法（如例中的各门课程的成绩），也可以使用科学计数法（例如， 0.0001 用科学计数法表示为 1E-3 ）。 在输入

10、分数时应注意，要先输入 0 和空格。例如输入 1/4 ，正确的输入是： 0 1/4 ，否则 Excel 会将分数当成日期。 输入到单元格中的数值，将自动向右对齐。 3. 日期和时间型数据的输入 在某些时候，需要将日期或时间当作参数，例如计算年龄、时间间隔等。 Excel 2000 具有对日期、时间的运算能力。输入的日期， Excel 2000 一般将其右对齐（例如，图 4-2-1 所示表格中的“出生日期”列）。日期和时间的表现形式有很多种，例如：输入“ 5 4 ”，一般在单元格中显示“ 5 月 4 日 ”。如希望显示的是“ 2000 5 4 ” 或“ 2000 年 5 月 4 日 ”，则需要重

11、新设置日期或时间格式。通常，当输入分数 5 4 时，它会把它显示为“ 1.25 ”，如果要显示为分数，应输入 0 1 4 。 4. 工作表中公式与函数的输入 所谓公式，是单元内一系列数值、运算符、变量、工作表函数及名称的集合。通过当前数据可以计算出新的数值。变量用单元的地址或区域表示，区域可以使用左上角单元地址与右下角单元地址表示，如 B4:E6 表示从 B4 到 E6 所形成的矩形区域。 公式的输入 公式通常以等号“ = ”开始，其后才是公式的内容。公式的输入、编辑等操作都可以在编辑栏中完成的。输入公式后，公式显示在编辑栏内，运算结果显示在工作表的当前活动单元中。但单元中还包含公式，可以使用

12、“ Ctrl+' ”键进行公式与其值显示的转换。 公式输入的方法为：先选定要输入公式的单元格，再输入公式。例如上例中，在 G5 单元中输入“ =(C5+D5+E5)/ 3 ” ，即三门课程成绩之和除以 3 ，最后按回车键或用鼠标单击编辑栏的“”按键， G5 单元即显示出结算的结构值。其它公式举例： =23*(A3-A2) =A1>10 =SUM(A2 ： A4) =B1&B2 表示 A3 单元值减 A2 单元值乘以 2 的 3 次方 表示如果 A1 单元值大于 10 ，结果为 TRUE ，否则为 FALSE 表示 A2 至 A4 单元的内容相加 表示 B1 的内容与 B2

13、 的内容连接 使用 Excel 2000 粘贴函数 Excel 2000 提供了丰富的函数，如财务函数、日期与时间函数、数值与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文字函数、逻辑函数、信息函数等。 表格中的某个区域，可以用“左上角单元地址 : 右下角单元地址”表示 。例如上例中，在 F5 单元中输入“ =SUM(C5:E5) ”， F5 单元中就会显示出 C5+D5+E5 的和。 使用粘贴函数完成建立函数的操作步骤如下： 选定欲填入公式的单元格； 选择“常用”工具栏的“粘贴函数”按钮，或“插入 / 函数”菜单命令，屏幕显示“粘贴函数”对话框，如图 4-2-2 所示； 图 4-2-2

14、“粘贴函数”对话框 在“函数分类”列表框，选择所要的函数类别，如常用函数； 在“函数名”列表框，选择所要的函数，如 SUM 求和函数； 在“函数名”列表框中双击所需函数，显示该函数的对话框，如图 4-2-3 所示； 依照提示，输入函数的各个参数； 选择“确定”按钮。 图 4-2-3 “ SUM 函数”对话框 4.2.2 表格数据的编辑 当表格中的数据输入完毕后，就需要对表格中的内容进行校对、计算与调整。对输入错误的数据还需修改，这就是对数据的编辑。编辑的主要内容有： 1. 工作表中区域的选择 在 Excel 2000 的操作中，首先要选定操作的对象，再对其进行操作，对象又有行、列、单元及区域等

15、。选定与释放单元或区域的方法主要有： 用鼠标单击任意一个单元格，选定该单元格； 从指定单元开始拖动鼠标至另一单元，就选定了以这两个单元为对角的区域； 当所选区域较大时，可先单击一个起始单元，然后将鼠标移动到另一单元，按住 Shift 键再单击该单元； 单击行号标志或列号标志，可以选定一行或一列； 在行号标志或列号标志上拖动鼠标可连续选定若干行或列； 单击工作表左上角按钮选定整个工作表； 同时选定多个区域时，在选择第二及以后区域时，先按下 Ctrl 键再选该区域； 在所选区域外的任何空白处单击鼠标可释放被选定的区域。 2. 单元内容的编辑 对单元编辑修改的最简单方法是选定该单元后，输入新内容，则

16、原来的内容被替换。这种方法操作虽然简单，但它是对整个单元内容的更改。很多时候我们只需修改单元中的某一部分内容，就可以采用以下方法之一。 双击单元格。 此时编辑修改在单元内进行，光标在鼠标双击处，如果需修改的是文字或数字，多用这种形式； 单击公式栏。此时编辑修改在公式栏中进行，修改公式多用这种形式。； 按“ F2 ”键。此时编辑修改在当前单元格内进行，光标位于单元内容的尾部。 不论使用何种方法，修改内容的操作是一致的，可以用 Del 键删除插入点左边的字符，用 Backspace 键删除插入点右边的字符，然后再插入新内容。 3. 单元数据的移动、复制与清除 使用电子表格整理数据时，经常要对单元格

17、中的数据进行移动、复制与清除操作。 移动和复制 选定要移动的单元格或区域； 选择“剪切”命令（复制时选择“复制”命令）； 选定移动到的目的单元格或单击单元格区域的左上角单元格； 选择“粘贴”命令，就可以完成移动（或复制）操作。 与 Word 类似，也可以选定单元格后，用鼠标拖动完成移动操作，按住 Ctrl 用鼠标拖动完成复制操作。注意，所复制的公式中的地址会根据所在行、列自动调整。 清除单元格 选定即将要清除单元格； 选择“编辑 / 清除”菜单命令； 在如图 4-2-4 所显示的菜单中，从“全部”、“格式”、“内容”、“批注”四个选项中，选择合适的菜单项，就可以完成清除操作。清除内容时也可以在

18、选定单元格后直接按 Del 键。 图 4-2-4 “编辑 / 清除”菜单 4. 单元格中数据的查找与替换 在一张工作表中，有时候需要找出指定的一些数据，如果用人工来查找是一件很繁琐的事，若用 Excel 2000 提供的“查找 / 替换”命令就可以快速、准确的完成操作。 定位 选择“编辑 / 定位”菜单命令，屏幕上显示“定位”对话框，在“引用”对话框中输入定位的单元地址或区域的左上角与右下角单元，按“确定”按钮后，则键入的单元或区域被指定为当前单元或区域。 查找 查找是根据指定的内容，寻找单元格或区域的一种快速方法。具体操作为： 选定要查找数据的区域，若没有选定操作区域，则在整个工作表中查找；

19、 选择“编辑 / 查找”菜单命令，屏幕上显示“查找”对话框（如图 4-2-5 所示）； 图 4-2-5 “查找”对话框 在“查找”对话框中，输入和选择相应的内容，如：在“搜索方式”下拉列表框中选择按“行”或按“列”，在“搜索内容”从“公式”、“值”或“批注”中选择其中的一项，其它的操作与 Word 中的操作是一样的。 替换 替换操作与 Word 中的操作是类似的。 5. 单元格的引用 一个单元格所对应的列标号与行标号的组合称为该单元的地址，如 A5 、 F7 等。在一张工作表中，对单元格的引用有三种方法： 相对引用 在图 4-2-1 中如果将 F5 单元格中的函数“ =SUM(C5:E5) ”

20、复制到 F6 ，则 F6 单元格中的函数自动由“ =SUM(C5:E5) ”变为“ =SUM(C6:E6) ”，像这种对单元格的引用会随着函数或公式所在单元的改变而改变的引用称为相对引用。 绝对引用 在复制或移动单元格时，如果不希望公式中引用的单元格的地址发生变化，此时需要使用绝对地址。例如要将图 4-2-1 中 F5 单元格中的函数改为“ =SUM($C$5:$E$5) ”，将它复制到 F7 单元格时，所引用的函数保持不变，依然为“ =SUM($C$5:$E$5) ”。 混合引用 在一个函数或公式中即使用相对引用，又使用绝对引用的方式称为混合引用。当公式单元因插入、拷贝等原因引起行、列地址的

21、变化，公式中相对地址部分随公式地址变化而变化，绝对地址部分不随公式地址变化而变化。 6. 单元的插入与删除 可以在工作表中插入一个单元、一行、一列、若干行或若干列，插入后工作表中原有数据要自动调整。同样，也能删除多余的行、列或单元，删除后工作表的后继数据要自动填补。 插入 插入整行或整列时， Excel 2000 规定只能插入到所选定行的上边或所选定列的左边。插入单元时，先选定单元，再选择“插入 / 单元格”菜单命令，在“插入”对话框（如图 4-2-6 所示），在其中进行相应的选择。 图 4-2-6 “插入”对话框 图 4-2-7 “删除”对话框 删除 选定要删除的区域，而后选择“编辑 / 删

22、除”菜单命令，或单击鼠标右键在其快捷菜单中选择“删除”命令，在“删除”对话框（如图 4-2-7 所示）中根据需要进行选择。 7. 数据的填充 【例 4-2-1 】如果用户要在单元格范围 A1:A11 中输入数据 a1,a2, ， a11 。此时，可使用填充操作避免一个个地输入。首先，单击单元格 A1 ，使其成为活动单元格。在单元格 A1 中输入字符串 a1 ，然后单击单元格 A1 右下角的填充柄，并按住鼠标不放。这时，鼠标指针就会变为十字形状。拖动鼠标经过单元格范围 A1 A11 ，然后释放鼠标按钮，可完成连续单元格范围的数据填充（如图 4-2-8 所示）。 在制作表格时，用户经常会遇到前后单

23、元格数据相关联的情况。 【例 4-2-2 】在工作表的 B 列中依次输入 1 、 2 、 4 、 8 ，而在 C 列中依次输入 3 、 6 、 12 、 24 等。 首先，在单元格 B1 中输入 1 ，在单元格 C1 中输入公式“ =3*B 1 ” 。然后，选择欲进行填充的范围（这里，选择到第 10 行即可）。例如，可以选择单元格范围 B1:C10 。选择“编辑 / 填充 / 序列”菜单命令，屏幕显示“序列”对话框如图 4-2-8 所示。 图 4-2-8 填充工作表的“序列”对话框 在“序列”对话框的“序列产生在”框中，用户可以选择是根据选中单元格范围中的哪一个格中的数据进行填充。如果用户选择

24、了单选项“行”，则表示 Excel 2000 将根据选定范围内每行的第一个单元格中的数据填充该行单元格；如果用户选择了单选项“列”，则表示 Excel 2000 将根据范围内每列的第一个单元格中的数据填充该列单元格。在这里，假定选择单选项“列”。 在“类型”设置区域中，给出了 4 个单选项，用户可以通过选择其中的某个单选项来规定填充数据之间的关系。在“步长值”文本框中，用户可以输入填充数据的步长。 等差序列：表示下一单元格中的填充数据将是本单元格的数据与步长之和； 等比序列：表示下一单元格中的填充数据将是本单元格的数据与步长之积； 日期：表示所有填充单元格中的数据都是日期。选定日期后用户还需选

25、择“日期单位”选择框中的各项； 自动填充：选择该项与拖动填充柄的填充效果相同。在 < 步长值 > 中输入的数值以及任何“日期单位”选项将被忽略，它将以选定范围内现有的数据为基础填充空白区域。 在本例中，假定选择单选项“等比序列”，并在“步长值”文本框中输入 2 。在“终止值”文本框中，用户可以输入填充序列希望的终止值以控制序列的长度。在设置了所有有关的选项之后，单击“确定”命令按钮，就会按照选定的规律在用户选定的单元格范围内进行数据填充。 4.3 电子表格的格式化 当一个电子表格中的数据输入完毕后，就需要对电子表格中的格式进行设置，让它完全符合我们设计的要求。其主要内容有：行高与列

26、宽、字体的颜色与大小，对齐方式等。 4.3.1 行高与列宽的调整 在工作表上操作时，为了满足设计要求，可以随时调整行高与列宽。 用鼠标单击要调整行（列）的行号（列号）以选定整行（列）； 将鼠标定位于表格线下（右）边线上（此时鼠标光标形状变为黑十字形）； 向下（右）拖动鼠标，增加行高（列宽）；向上（左）拖动鼠标，则减少行高（列宽）。也可以双击鼠标左键， Excel 2000 能自动将行高调至最合适的高度。 4.3.2 单元数据的对齐方式 输入到单元中的数据，如没有指定格式，数值和日期会自动右对齐，而文字为左对齐。 Excel 2000 中单元格数据有左对齐、居中和右对齐三种对齐方式，允许用户根据

27、需要改变对齐方式。用户可使用“格式” 工具栏或菜单命令设定对齐方式。 1. 使用“格式”工具栏“对齐”按钮 单元格一般对齐 利用“格式”工具栏的“左对齐”、“居中”或“右对齐”按钮设置所需的对齐方式。 合并居中对齐 对多列文字，选择“格式”工具栏的“合并居中”按钮，使所选区域居中对齐。 2. 使用“单元格格式”菜单命令 选择“格式 / 单元格”菜单命令，或快捷菜单的“单元格格式”命令，在显示的“单元格格式”对话框的“对齐”选择卡（如图 4-3-1 所示）中，根据需要选择“水平对齐”、“垂直对齐”、“文字排列方向（按度）”、“ 文字的自动换行”等选项对所选定区的对齐方式进行设置。 图 4-3-1

28、 “单元格格式 - 对齐”对话框 4.3.3 设置字体的大小和颜色 在表格中，通过字体、颜色、大小的变化，可以使表格条理清晰，界面美观。 Excel 2000 中提供了多种字体和字型，还允许在单元格或单元区域内设置颜色。其设置方法与 Word 中字体的格式设置基本相同。可以使用“格式”工具栏，或“格式 / 单元格”菜单命令，或快捷菜单的“单元格格式”命令，在显示的“单元格格式”对话框“字体”选择卡中，根据需要对所选定区域的字符格式进行设置。 4.3.4 工作表外观格式设置 为了使工作表更为醒目、美观，经常在工作表的区域内作一些特殊的设置，如在工作表中添加边框、设置前景 / 背景颜色等。 1.

29、使用“格式”工具栏对单元数据进行简单格式化 数值格式化工具的种类（在工具栏上） “小数位数递增”工具。使选定区域的数据小数位增加 1 位。 “小数位数递减”工具。使选定区域的数据小数位减少 1 位。 “货币式样”工具。在数据前加“ $ ”人民币符号，并对数据四舍五入后取整数部分。 “百分号”工具。将原数据乘 100 后再加百分号。 “千位分隔符”工具。在数据的整数部分中加入千分位符号“，”。 格式化方法 选定区域后，再选择“格式”工具栏的相应工具按钮，可对区域中所有的数据按指定格式进行设置。 2. 使用“格式 / 单元格”菜单命令对单元数据进行简单格式化 选择“格式 / 单元格”菜单命令，或快

30、捷菜单中“单元格格式”命令，在对话框中选“数字”选择卡，如图 4-3-2 所示，根据需要对选定区域数字的格式进行设置。 图 4-3-2 “单元格格式 - 数字”对话框 3. 边框设置 Excel 2000 启动后，屏幕显示的是一个用网格绘制的大表，如果用户需要自行设置或调整网格线的形式，可按以下步骤执行： 选定需要操作的单元或区域； 选择“格式 / 单元格”菜单命令，屏幕显示“单元格格式”对话框（如图 4-3-3 ）所示； 在“预置”选择框中，从“无”、“外边框”、“内部框”中选择一种形式； 在“边框”选择框中，根据给出的图示设置边框线； 在“线条”选择框中，选择相应的线条和颜色，单击“确定”

31、按钮。 4. 前景 / 背景设置 选择“格式 / 单元格”菜单命令，在“单元格格式”对话框的“字体”选择卡（如图 4-3-3 所示）中，设置前景颜色，在“图案”选择卡中设置背景颜色。 图 4-3-3 “单元格格式 - 边框”对话框 5. 隐藏表格的网格线 选择“工具 / 选项”菜单命令，在“选项”对话框的“视图”选择卡（如图 4-3-4 所示）中，使“窗口选项”中的“网格线”不被选中，再选择“确定”按钮即可。 6. 表格格式的自动化套用 Excel 2000 提供了一些现成的工作表的格式，这些格式中包含了对数字格式、对齐、字体、边界、色彩等格式的组合。通过选择“格式 / 自动套用格式”菜单命令

32、，在“自动套用格式”对话框（如图 4-3-5 所示）中进行各种格式的选择，用它来优化自己设计的表格。 7. 单元格式的复制与清除 每个单元都包含数据内容与单元格式两部分。复制单元内容时，单元的格式也自动被复制。但也可以仅将格式复制给某单元，使目标单元与源单元具有相同的格式。对于单元格的原有格式可以将其清除，而仍保留其单元内容。 图 4-3-4 “选项 - 视图”对话框 图 4-3-5 “自动套用格式”对话框 格式的复制 与数据复制类似，复制格式前也要先选定区域。按“格式”工具栏的“格式刷”按钮，可以进行单元格式的复制。 其操作要领与 Word 的操作类似。如果希望一次向多个区域复制格式，可选择

33、“编辑 / 复制”菜单命令，或“编辑 / 选择性粘贴”命令在“选择性粘贴”对话框中选择粘贴“格式”。 格式的清除 选择“编辑 / 清除”菜单命令，在其子菜单中有“全部”、“内容”、“格式”和“批注”四个子命令。选择“格式”子命令，对所选区域中数据格式全部清除。 4.4 表格中图表的创建和编辑 图表使相关数据体现的更加形象、直观。通过向工作表中添加图表，可以提高工作表的可读性，了解一些从数字看不出的趋势和异常情况，也可以提高用户的工作兴趣。当工作表上的数据发生变化时，图形也会相应的改变。 在 Excel 2000 可以建立柱状图、圆饼图、圆环图、雷达图等多种类型的图表。 4.4.1 建立图表 根

34、据工作表上的数据可以绘制图表，其步骤为： 1. 选定图表类型； 2. 指定需要用图表表示的单元区域，即图表数据源； 3. 选定图表格式，指定一些项目，如图表的方向，图表的标题，是否要加入图例等等； 4. 选择要生成的图表是图表工作表还是嵌入式图表。 也可以利用“常用”工具栏的“图表向导”完成建立图表的工作。 如要对图 4-2-1 所示的成绩统计表中的所有数据绘制柱状图，可以通过下列步骤完成： 1. 选择“插入 / 图表”菜单命令，或“常用”工具栏“图表向导”按钮，在所显示的“图表向导 4 步骤之 1 图表类型”对话框（如图 4-4-1 所示）中“图表类型”选择框中指定图表的类型（此处选择“柱状

35、图”），在“子图表类型”选择框中选择图表的子类型，按“下一步”按钮继续。 2. 在所显示的“图表向导 -4 步骤之 2- 图表数据源”对话框（如图 4-4-2 所示）的“数据区域”文本框中输入 A4:E9( 或 $A$4:$E$9) ，在“系列产生在”单选框中选择以“行”组织数据，按“下一步”按钮继续。 图 4-4-1 图表向导 -4 步骤之 1- 图表类型 图 4-4-2 图表向导 -4 步骤之 2- 图表数据 源 3. 在所显示的“图表向导 -4 步骤之 3- 图表选项”对话框（如图 4-4-3 所示）中，选择“显示图例”，并选择“位置”为“靠右”，按“下一步”按钮继续。 4. 在所显示的

36、“图表向导 -4 步骤之 4- 图表位置”对话框（如图 4-4-4 所示）中，确定图表放在嵌入式工作表，按“完成”按钮即可。 图 4-4-3 图表向导 -4 步骤之 3- 图表选项 图 4-4-4 图表向导 -4 步骤之 4- 图表位置 以上四步完成后，相应的图表被嵌入在工作表中，结果如图 4-4-5 所示。 图 4-4-5 成绩统计图 4.4.2 图表的编辑与格式化 对图表的编辑与格式化，除了使用菜单和“常用”工具栏、“格式”工具栏、快捷菜单等外，还可以使用“图表”工具栏。“图表”工具栏如图 4-4-6 所示。 图 4-4-6 “图表”工具栏 1. 图表的选定、激活和区域的选择 在编辑过程中

37、，很多操作是与图的具体部位有关。如选定整个图表，操作的对象是整个图表；选定整个图形，操作的对象是图形（不含图例、标题）；选定某个成份，操作对象就是某个成份（如一条坐标轴、一个图例等）。 嵌入式图表的选定与激活 单击嵌入式图表的空白区，在图表边框的四个边与四个角上各有一个小方块，这些小方块称为“控点”，此时嵌入式图表被选定。 图表工作表的选中与激活 图表工作表与工作表地位相同，它本身占据了一个窗口，在选中含有图表工作表的工作表时，该图表即被选中并激活。 2. 图表的移动、缩放、复制与删除 嵌入式图表的移动、缩放、复制与删除的方法与 Word 中图形的相应操作基本类似。 工作表图表的缩放、复制与删

38、除的方法为：工作表图表只要显示在窗口中，就已处于激活状态。选择“常用”工具栏“缩放控制”按钮可以选择图表的缩放比例；对工作表图表进行复制可以使用“复制 - 粘贴”方法，但不是复制一张新图表，而是复制图形区和图例；删除工作表图表，实际上是删除整个工作表，使用“编辑 / 删除工作表”菜单命令来完成操作。 3. 在图表中对图项编辑 在图表中增加数据系列 向嵌入式图表中增加数据序列的方法主要有以下三种： 先选定要增加的数据（要与原序列定义数据在行或列保持一致），选择“复制”命令，然后单击嵌入式图表或工作表图表标签，选择“粘贴”命令，图表中就增加了新的序列； 在工作表中选定要增加的数据，直接拖到嵌入式图

39、表中； 选择“插入 / 增加数据”菜单命令，输入要加入的数据的区域。 在图表中删除数据系列 选定要删除的数据序列后，按 Del 键或选择“编辑 / 清除”菜单命令，删除指定数据序列。 在图表中加入标题 建立好图表后，可以加入标题或修改标题。加入标题的操作如下： 用鼠标右键单击图表，选择其快捷菜单的“图表选项”命令，在所显示的“图表选项”对话框（如图 4-4-7 所示）中选择“标题”选择卡； 图 4-4-7 “图表选项 - 标题”对话框 在图表标题和坐标轴标题各标题输入框中输入所需的内容。 当图表上有标题时，若要修改标题，单击选定标题后直接对原内容进行编辑。使用标题快捷菜单的“图表标题格式”命令

40、可以对标题进行格式化操作。 在图表中加入网格线 在“图表选项”对话框中选择“网格线”选择卡可在图表中加入网格线。 图例 在“图表选项”对话框中选择“图例”选项卡可显示 / 隐藏图例和为图例定位。 调整图表中的数据系列顺序 选定图表某一数据系列，该数据系列上显示控点； 用鼠标右键单击该数据系列，选择其快捷菜单的“数据系列格式”命令，在显示的“数据系列格式”对话框（如图 4-4-8 所示）中选择“系列次序”选择卡； 图 4-4-8 “数据系列格式 - 系列次序”对话框 在“系列次序”选项框中，选择要调整的系列名称； 选择“上移”或“下移”按钮，此时会显示出图表范例预览； 选择好后，按“确定”按钮。

41、 4.5 表格数据的管理与统计 在工作表中，可以存储和处理大量的数据，如何管理和使用这些数据就成了一个突出的问题。 Excel 2000 不但提供了一般数据库管理软件所具有的对数据排序、检索功能，而且提供了强大的数据分析能力。 在 Excel 2000 中，不需特别命名，就直接把工作表当作数据库工作表，把表中的每一列当作一个字段，以存放相同类型的数据，最上面的项顶称为字段名，表中的每一行称为一个记录，每个记录存放一组相关的数据，执行“数据”菜单命令，就能实现对表中数据的操作。 4.5.1 记录的增加、删除、修改和查找 对记录操作是数据库管理的最基本功能。对记录进行操作时，首先选定表中任何一个单

42、元，再选择“数据 / 记录单”菜单命令，屏幕将显示“记录单”对话框，如图 4-5-1 所示。 图 4-5-1 记录单 对话框中显示了工作表的第一条记录。左边第一列是工作表的字段名称，第二列是该记录的各字段值，右上角显示的是记录序号（如图中的 1/5 ，表示共有 5 条记录，这是第 1 条记录），右边是对记录操作的各命令按钮。按“下一条”（或“上一条”）按钮，可对下（上）一条记录进行操作，也可以使用记录单中的滚动条来快速改变当前记录。 1. 记录的修改 在当前记录中单击某一字段值框，即进入对该框的编辑状态，对其中的值进行修改。如果记录中某一项是公式，则不能直接编辑，如图 4-5-1 中的总分和平

43、均。 2. 记录的增加和删除 按“新建”按钮，可以增加一条新的空记录。新增加的记录总是存放在表的最后。 先找着要删除的记录，按“删除”按钮，并在警告框中“确定”，即可删除当前记录。 3. 记录的查找 按“条件”按钮，记录单中的各输入框都变成了空框（其中公式也出现了编辑框）。在任一输入框中给出一个条件并按回车键， Excel 2000 会查找满足该条件的第一条记录，并将该记录单的内容显示出来。若有多个满足条件的记录，可单击“下一条”或“上一条”按钮查看其它记录。 在查找过程中，条件表达式可以使用 > 、 < 、 = 、 <= 、 >= 、 <> 等运算符号。

44、例如，查找数学成绩大于 85 分的记录，按“条件”按钮后，在数学所对应的框中输入“ >85 ”，按“上一条”、“下一条”按钮就可完成此操作。 条件设立后不会自动撤除，需要再次按“条件”按钮，然后按“删除”按钮删除条件，恢复到正常状态。 4.5.2 数据的排序 在操作的过程中，有时需要将表中的数据按某一个字段的升序或降序重新排列，这就要对所选定的区域（事先选定的区域以外的区域不进行排序）或所有的数据（事先不选定区域）进行排序操作。排序的方法有两种： 1. 使用工具栏对数据排序 “常用”工具栏设有两个排序工具，一个是“升序”，另一个是“降序”。使用的方法是：先单击表格中的某一字段，然后选择“

45、升序”或“降序”按钮， Excel 2000 会将整个表格按该列的“升序”或“降序”重新排列。 例如，将表格中的数据按总分的降序排列，先单击“总分”列的任一单元，然后选择“常用”工具栏的“降序”按钮，排序结果如图 4-5-2 所示。 图 4-5-2 按总分降序排列后的结果 2. 使用菜单命令对数据排序 当需要根据多个列的值进行排序时，应选择“数据 / 排序”菜单命令，在“排序”对话框（如图 4-5-3 所示）内设置主排序字段与辅助排序字段，及“升序”或“降序”，按“确定”按钮后即可完成排序操作。 图 4-5-3 “ 排序 ” 对话框 4.5.3 数据筛选 数据筛选就是将满足指定查询条件的数据记

46、录显示出来，而不满足条件的数据记录则被筛选掉。 1. 自动筛选 在图 4-5-2 所示工作表中筛选出计算机专业且数学成绩在 90 分及以上的同学，操作如下： 选择“数据 / 筛选 / 自动筛选”菜单命令（图 4-5-4 ），系统将在每个列位旁边增加了筛选条件下拉框（如图 4-5-5 所示）； 图 4-5-4 “数据 / 筛选 / 自动筛选”菜单 图 4-5-5 “专业”筛选按钮的下拉列表 在所需字段的下拉列表中选择指定的范围或“值”。范围可以是下列之一： 全部。选择此列的所有记录； 自定义。在显示的“自定义自动筛选方式”对话框（如图 4-5-6 所示）中设置筛选条件，条件中可以使用逻辑条件“与

47、”和“或”。 按例题，选择“专业”下拉列表后，在对话框中选择条件“专业等于计算机”，按“确定”按钮即可。同样，选择“数学”下拉列表后，在对话框中选择条件“数学大于等于 90 ” ，按“确定”按钮即可得结果。 图 4-5-6 “自定义自动筛选方式”对话框设置专业条件 2. 定义筛选条件 用户不但可以对指定的工作表执行查询和筛选操作，还可以根据条件区域定义的条件进行高级筛选。条件区域中的变量必须与工作表中的字段名相同，条件区域和数据区域之间至少要有一空白行的间隔。仍对前例，使用高级筛选的操作步骤如下： 在条件区域 D13 中键入“专业”，在下一行（ D14 ）中键入相应的条件，如：“计算机”。同样

48、，在 E13 中键入“数学”，在其下面键入条件“ >=90 ”； 单击数据清单中的任一单元格，选择“数据 / 筛选 / 高级筛选”菜单命令，在显示的“高级筛选”对话框中输入条件区域和数据区域后确定，即可得到预期结果，如图 4-5-7 所示。 图 4-5-7 “高级筛选”对话框 该例的查询条件是按照逻辑关系“与”来进行的，同样，也可按查询条件“或”查询。 4.5.4 数据抽选 数据抽选是将满足条件的记录数据复制到指定区域中。 若将上例产生的数据，抽选放在 A17 。操作时，可在图 4-5-7 所示的“高级筛选”对话框的“复制到”文本框中输入 A17 ，按“确定”按钮后，满足条件的记录即被抽

49、选到 A17 为左上角的区域中。 4.5.5 分类汇总 分类汇总是将工作表数据按照指定某个字段（称为关键字段）进行分类，并按类进行数据汇总（求和、求平均、求最大值、求最小值、计数等）。分类汇总的前提是先按关键字排序，再进行汇总。如将各门课的成绩按专业进行求和汇总，其操作步骤为： 将工作表按专业进行排序后，把鼠标定位于表中任意单元格中； 选择“数据 / 分类汇总”菜单命令，屏幕显示“分类汇总”对话框（如图 4-5-8 所示）； 图 4-5-8 “分类汇总”对话框 在“分类字段”下拉列表框中，选择字段名称“专业”； 在“汇总方式”下拉列表框中，选择汇总方式“求和”； 在“选定汇总项”列表中，选择各

50、门课程字段及总分、平均分； 选择“汇总结果显示在数据下方”复选框； 按“确定”按钮后即将汇总结果显示在数据下方，如图 4-5-9 所示。 图 4-5-9 汇总结果 在图 4-5-9 中，在工作表列号左侧显示的“ 1 ”、“ 2 ”、“ 3 ”数字按钮称为分级显示按钮，它表明了对工作表进行分类汇总后形成了 3 个层次的分级显示结构，数字按钮下面的“减号”按钮称为隐藏 / 显示明细数据按钮。选择“ 1 ”时只显示表头和总计一行，选择“ 2 ”时显示表头、电子汇总行、计算机汇总行、自控汇总行和总计行，选择“ 3 ”时全部显示。 4.5.6 分析数据 1. 单一变量数据分析 使用单一变量分析数据是一种

51、扩充性的“假设分析”过程，重复地将变量代入公式，并计算其结果。 例如，设有 10000 元，现若分别以 6% 、 7% 、 8% 、 9% 和 10% 的年利率存入银行，计算到期后的各自总额。其操作步骤为： 在指定的某列区域输入年利率，如在 B3:B7 中输入 6.00% 10.00% ； B3 右上角的 C2 中，输入到期总额的计算公式为“ =10000* （ 1+A2 ），其中 A2 为假设年利率存放的位置； 选择范围 B2:B7 后，选择“数据 / 模拟运算表”菜单命令，屏幕显示“模拟运算表”对话框（图 4-5-10 所示）； 图 4-5-10 单变量模拟运算 由于输入值放在一列中，所以

52、在“输入引用列的单元格 : ”文本框中输入单元格的绝对引用地址 $A$2 （因 C2 中公式的引用地址为 A2 ）。按“确定”按钮后结果如图 4-5-11 所示。 图 4-5-11 单变量模拟结果 2. 双变量数据分析 对于包含有两个变量的数据分析，基本操作与单变量数据分析类似。 4.5.7 数据透视表 前面介绍的分类汇总命令用于对工作表中的数据进行分析，但如果想要得到详尽的交叉分析报表，或改变报表的格式并作算术运算，就需要经过复杂的程序处理，为此 Excel 2000 提供了数据透视功能，可同时处理若干组数据，再加上“数据透视表向导”的帮助，操作起来就非常方便。 1. 数据透视表的建立 以图

53、 4-5-2 为例，创建数据透视表的操作步骤如下： 选定数据表中的任一单元格后，选择“数据 / 数据透视表和图表报告”菜单命令，在屏幕显示的“数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 1 ” 对话框（图 4-5-12 ）中，选择“ Microsoft Excel 数据清单或数据库”选项，按“下一步”按钮； 图 4-5-12 “数据透视表向导 -3 步骤之 1 ” 对话框 在屏幕显示的“数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 2 ” 对话框（图 4-5-13 ）中，在“选定区域”框中输入数据区域，按“下一步”按钮； 图 4-5-13 “数据透视表向导 -3 步骤之 2 ” 对话框 在屏幕显示“

54、数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 3 ” 对话框（如图 4-5-14 所示）中，指定透视表的显示位置； 如果要设计透视表的布局，在“数据透视表和数据透视图向导 -3 步骤之 3 ” 对话框中按“版式”按钮，在显示的“数据透视表和数据透视图向导 - 版式”对话框（如图 4-5-15 所示）中，用鼠标将对话框右边显示的字段名拖到“行”、“列”、“数据”、“页”区域，按“确定”按钮后返回向导步骤对话框； 图 4-5-14 “数据透视表向导 -3 步骤之 3 ” 对话框 图 4-5-15 “版式”对话框 按“完成”按钮后，结果如图 4-5-16 所示。 图 4-5-16 数据透视表建立结果 2

55、. 数据透视表的删除 用鼠标拖动选定整个透视表，或单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表 / 选定 / 整张表格”命令后，选择“编辑 / 清除”菜单命令，即可删除数据透视表。 数据透视表格式的设置与文档的格式设置基本一致。 4.5.8 合并计算 前述分类汇总操作是针对一个工作表的汇总计算，而合并计算是对多个工作表中的数据利用“数据 / 合并计算”菜单命令进行汇总，以产生合并报告，并把合并报告放在指定的工作表中。合并计算要求欲进行合并计算的数据必须具有相同的结构（行或列标题）。 假如图 4-5-2 中的工作表为 99 年考生成绩统计表，且工作表名为“成绩表”。现将工作表 Sheet2 （图 4-

56、5-17 ）（存放的是 2000 年的成绩统计表）中的考生信息与“成绩表”中的考生信息进行合并计算（使用的函数为平均值），并将合并的结果放在 Sheet3 中。操作步骤为： 图 4-5-17 Sheet2 中的数据 单击工作表标签 Sheet3 ，使其成为当前活动工作表，并单击其中的任意单元格； 选择“数据 / 合并计算”菜单命令，屏幕显示“合并计算”对话框（如图 4-5-18 所示）； 图 4-5-18 “合并计算”对话框 在对话框中选择函数“平均值”，在标志位置设置中选择“首行”和“最左列”； 单击“引用位置”框右侧的折叠按钮，使“合并计算”对话框被折叠（如图 4-5-19 ）； 选择“成绩表”工作表表签，使其成为活动工作表，选定区域 B4:G11 （如图 4-5-19 ）； 单击“合并计算”对话框折叠按钮，使被折叠的对话框再展开； 在“合并计算”对话框中按“添加”按钮；再次单击“引用位置”对