文档管理系统介绍

1、文档管理系统介绍文档系统是办公自动化系统中的一项内容，现在很多单位都对文档工作中的自动化问题重视了起来，纷纷开发了自己的文档系统，下面我们将对文档系统作一介绍。文档一体化系统介绍 .一文书档案工作概述文书档案工作在我们今天的各行各业中都起着重要的作用 , 特别是在国家机关和大型企业中，这项工作受到特别的重视，一般都有专门的机构负责公文的运转和档案的管理，而且国家和各地方都有专门的档案管理机构, 如国家档案局和地方档案馆 , 定期检查指导有关各单位的档案工作 , 收集保管各单位移交的档案。同时，档案的来源是文书工作所管理的公文，公文在履行完它的任务后，要由专人负责，定期把它们收集立卷，编写档案目

2、录。因此，文书工作和档案工作是密切联系在一起的，是同一事物的两个阶段.二文书档案工作的内容和流程1 文书工作文书档案工作的主要对象是公文，公文是联系上下级机关和机关内各部门以至每个人的纽带，各级机关之间的各种联系 , 大多都是以公文的形式进行的。比如利率调整 , 与其它银行建立代理行关系 , 增设分支机构 , 调整会计科目，召集会议，组织培训 , 工资调级等各种内容, 都可以用公文的形式传达到有关机构和个人。因此要求公文工作具有准确性，及时性和安全性。由于各单位的实际情况不同，公文运转的具体过程会存在较大差异，但基本步骤大同小异。文书工作的流程主要可以分为两类：收文和发文。收文是接收外单位的来

3、文，并转发给内部有关的部门。发文是把由本单位内的部门起草的文件，发往外单位或本单位的其它部门 .收文流程 :外界总收发拆封 - 登记 - 批分文件交换部门签收部门登记送有关人员发文流程 :有关人员起草部门登记 -送领导审批- 文件交换 - 总收发登记编文号 -打字印刷封装 - 外界2 档案工作档案的管理由国家和地方档案局指定统一标准，所以业务作法比较规范。档案工作的最终目的是提供利用，利用的最主要方式就是查询。根据利用者提供的线索，迅速准确地找出所需的档案。3 立卷工作立卷工作是文书与档案的中间环节，文书必须经过立卷才能形成档案，而立卷的质量直接决定着档案的质量。立卷的宗旨就是按问题立卷，把有

4、关同一问题的文件归入一卷，不同的问题归入不同的卷。因此, 越来越多的人认为应该把立卷工作归入文书工作，因为负责文书工作的人更熟悉每一份文件的形成过程和前因后果，更清楚每一份文件所属的问题。但鉴于文书工作远不及档案的要求那么具体严格，所以目前很多单位仍由档案人员负责立卷工作。立卷工作一般是每年做一次，为了避免在立卷时无从下手，就在年初根据以往的立卷情况, 预先编写归卷类目，即假设了下一次立卷的问题分类，让文书人员平时就把办完的文件按照归卷类目进行分类，到立卷的时候略加调整，就可以很快地形成案卷。立卷流程：平时归卷类目调整 - 编写卷内目录和案卷目录 - 案卷装订档案管理定期移交当地档案馆4 文档

5、系统的提出长期以来，文书档案工作都是用手工来完成的，一个部门登记的内容不能被其他部门利用 , 造成大量重复劳动，易出差错，查找困难，立卷时要把一年的文件都整理出来，抄写卷内目录和案卷目录，工作强度大，有的部门立卷要花两三个月的时间才能完成。为了减少重复劳动，提高办公效率，使公文运转更加准确及时，尽可能地缩短立卷时间 , 提高立卷质量, 采用电子化的办公手段是唯一出路。通过使用计算机技术, 做到一次录入，多次利用，数据共享 , 即经过收发文登记一次后，在公文运转过程中逐渐补齐, 各有关部门能供享数据，在整个文书运转，年终立卷，档案管理的全过程中，多次利用，利用数据库技术，提供强有力的查询手段,

6、利用计算机辅助立卷，自动生成各类报表和目录 . 这样 , 就可以极大地减少手工的重复劳动，降低工作强度，提高工作效率, 使文书档案工作上一个新台阶。现在有的单位只使用档案管理软件，没有解决重复登记和繁琐的手工立卷问题，有的虽然使用的是文档系统, 但文书和档案两部分没有有机地结合起来, 仍然没有解决好立卷问题，还存在一定量的手工重复劳动 . 只有在系统设计中，始终如一地贯彻好文档一体化的思想, 在文书部分就考虑为立卷归档作准备，这样才有可能解决好立卷问题，才能真正实现文档一体化的设想。同时还要考虑到我国的文书档案工作的实际情况. 国外许多大企业都采用了电子邮件这一方式来传递信息，不仅是日常的普通

7、的信息 , 还包括一些重要的通知 , 决定 , 说明这一方式已经被大家认可，邮件的内容具有相同的效力。但我国仍以纸张等实物作为信息的载体, 特别是作为公文的通知，决定等文件 , 必须有红头, 印章，也就是说，只有这种实体形式存在的 , 才能起到凭证的作用。所以我们在国内设计文档系统，特别是在文件运转这一部分，目前还要两条腿走路, 文件实体和文件的数据还要同时存在，一起运转, 还只能起到辅助监督文件实体传递的作用，还不能用纯粹电子化的手段取代之, 虽然这方面的技术已经很成熟了。三文档一体化系统的功能文档一体化系统应该包括文书管理，立卷管理，档案管理和系统维护四部分。1 收发文管理。这一部分功能主

8、要是对文件运转的管理， 包括了收发文登记， 批分 , 签收勘误 , 催办等环节 , 增强了办公室的管理职能， 有助于加强文件管理， 分清责任 , 减少差错 , 减少重复登记，提高工作效率，保证文件能准确，及时，可靠地传送.( 1)。收发文登记。收发文登记是文书管理的第一步 , 也是整个文档管理系统的第一步 , 是整个系统最重要的数据来源，通过文件登记， 把文件中比较重要的信息和特征， 如文件标题 , 文号， 文件日期 , 发文单位， 主办单位 , 密级等有关内容， 以文件卡片的形式输入到计算机中 , 自动产生流水号并记录登记日期。 在数据录入时，必须认真规范地输入每一个数据项 , 特别是将来在

9、立卷和档案管理中还要用到内容，一定要按照预先约定的规则输入，前后一致，否则将来会影响其他功能的正常进行。文号是文件的一个重要特征，对于发文的文号, 各单位都有统一规定, 基本上都是由文号题字, 年度和序号三部分组成。在系统中应提供辅助编文号的功能 , 使文号保证不重不漏。这是因为 , 文号一般都由单位的总收发统一编写，而一个单位的文号可能不只一种 , 有的多达近三十种，在这种情况下，要是依靠手工记录每一个文号，极其繁琐，且容易出差错。同时还要考虑跨年度编文号的需要, 即在特殊情况下，在今年底编明年的文号，或在今年初编去年的文号。这样就可以在文件登记这一环节完全摆脱手工记录。(2 )文件运转文件

10、运转是文书工作的主要内容，各行各业，各个单位都根据自己的实际情况，制定出文件运转的流程，不同作法之间可能看起来差别很大，不像档案那样各级档案管理部门都统一明确的规定。但是经过仔细分析，这些做法都要包括批分，发送 , 签收勘误，催办的环节，各环节的操作要求也基本相同 , 只是由谁来作，和具体操作步骤略有出入。目前文件交换存在着两大类模式。一类是由总收发统一管理各部门的文件交换，所有文件的运转都要通过总收发，各部门之间不直接交换文件，这类适合机构不大, 文件量不太多的单位，我们称之为一级收发。另一类是以中央交换站为代表, 所有部门之间可以直接交换文件，总收发只负责对外的文件收发，而对内部，它只相当

11、于一个普通部门 , 与其他部门一起参加文件交换，文件的交换由交换中心负责管理和监督。但在特殊情况下，如传递特急件或带密级的文件，还要允许部门之间不通过交换中心而直送到对方部门 , 这样就兼有交换和直送两种途径。这种模式适合于机构多，文件量很大的单位，我们称之为二级收发。文件批分.文件批分是文件交换的第一步内容. 通过批分，指明该文件应送到哪个部门要送几分，有的还要指定应完成日期。在批分时, 首先通过查询，找出要批分的文件卡片， 根据文件内容的需要， 指定承办部门 , 包括主办部门和会办部门， 同时注明所给文件份数, 还可指定应完成日期 . 如果采用二级收发的模式 , 就还要所采用的途径，是指定

12、交换还是直送。文件发送文件发送就是把已经批分过的文件，包括文件实体和数据，同时传送到目的地 - 部门或交换中心, 同时记录下发出人和发出时间。在这一过程中，必须注意文件实体和数据的同步，要保证实体和数据同时到达，否则会给下一步签收勘误带来不必要的麻烦。如果采用一级收发的模式，而且是其他部门到总收发来取文件, 那么发送这一步就可以省略了 .。签收勘误。为了便于分清责任，加强管理，文件的每一次传递都要有签收记录 , 以确认文件的去向，如果发送来的文件有差错，就要进行勘误，签收和勘误是文书交换人员在接收文件时要作的两种处理。 交换员首先输入自己的密码， 然后对照收到的文件实物和由计算机显示出来的收文

13、清单, 如果相符就签收， 对不符的作勘误处理。 同时记录下来签收人, 签收时间和签收结果（签收或勘误）。在文件交换过程中 , 有很多具体的管理制度和操作步骤， 来保证文件交换的顺利进行， 这里就不一一赘述了 . 催办 .催办是办公室督促其它各部门办文的主要手段。 催办有两种方式, 一种是在批分后可指是否催办， 对要催办的文件立即打印催办单； 另一种是在到达批分时指定的应完成日期后， 自动显示催办信息. 这两种方式的选择取决于采用的是一级收发还是二级收发。文本文件电子形式的文件内容虽然不能起到凭证的作用，但在大多数情况下，它还是可以提供给用户进行查询的，把文件的条目和文本内容对应起来, 先检索文

14、件条目，通过条目再调阅文本内容。文件文本的来源一般有两个，一是在发文过程中录入计算机准备印刷的文本，二是用OC啾件对收文进行自动识别后生成文本。这样的文本不可能带有手写签字和印章等符号，所以不能起到凭证的作用。2 立卷管理。这一部分是为立卷归档服务的， 主要分为案夹管理， 立卷管理和送档处理。案夹管理有两个作用，一是使各各部门能把办完的文件及时入夹 , 有助于加强平常各部门对文件的管理, 二是把文件进行初步分类, 为立卷作了初步准备. 案夹管理包括这样几个功能: 案夹建立，案夹删除，文件入夹，案夹浏览. 案夹浏览功能可以逐级地浏览案夹和夹内文件，这是模仿了原来手工使用的归卷类目。立卷管理功能可

15、以按照用户输入的“事由”，把所有的文书文件分成许多类，每一类对应一个问题，也就是前面提到的按问题立卷, 然后可以根据需要，把几个问题合并立为一卷， 如果有关同一问题的文件太多，可以通过其它的限制条件，把它们分别立为几卷，在立卷过程中 , 立卷人员可以在计算机的帮助下 , 把文件按照文件日期 , 文号等特征进行排序， 可根据需要调整个别文件在卷内的位置，对于那些在文件登记时指定了相关文号的文件， 在立卷时会自动把它们放到一起，立卷后自动产生案卷目录和卷内目录。 这些功能虽然不能完全作到自动立卷, 但在很大程度上达到了辅助立卷的目的，利用已有的文件数据, 自动进行分类排序，直接打印出所需的目录清单

16、，自动把总收发登记的文件数据转换成为档案数据，充分发挥了计算机和数据库技术的高效管理大量数据的优势, 大大提高了立卷的质量， 大幅度缩短了立卷时间， 这是文档一体化的关键， 是在立卷这一环节上实现自动化所迈出的具有实际意义的一步 .送档处理是把立好的卷送入档案数据库, 供档案人员使用 .使用案加模仿归卷类目，是在以前不能很好地解决立卷的情况下所采用的过渡性步骤，现在已经可以摆脱案夹的约束, 直接根据指定的事由，利用原始的文件数据进行辅助立卷。整个立卷过程的流程如下：选定组卷事由 - 计算机自动分类- 排序小案卷合并填写案卷卡片打印案卷目录和卷内目录送档处理3 档案管理。档案管理有两个任务，一是

17、对立卷后形成的档案实物和数据进行检查和必要的加工，二是提供利用。档案管理人员首先要对档案的数据进行著录标引的工作, 还可根据需要作进一步的调整， 待最终确定后 , 形成正式的档案. 在保存文件实体的同时, 还可以把文件扫描成图像, 存储在光盘上， 供以后利用 . 在采用二级收发模式的情况下 ,立卷工作由各业务部门完成，不能完全保证立卷的质量，因此著录标引的工作是不能省略的一个步骤。提供利用主要是通过对文件级卡片和案卷级卡片的查询实现的， 查到卡片后 , 可进一步查看图像 , 省去了调阅实物的麻烦， 而且数字化的图像可以通过网络传送到远地的计算机上，提高了办公效率 .光盘管理系统是目前档案电子化

18、管理中采用比较多的方式。 首先利用图像扫描技术 , 把文件原件扫描成图像文件, 对于印刷质量较好的文件, 可以扫描成二值图像， 对于有不同深度批注的原件， 可以扫描成灰度图像. 再利用图像压缩技术，尽可能减少图像文件需要的存储空间 . 然后把文件存放到光盘上。 在查阅档案时 , 查到文件卡片后可进一步查阅图像文件， 查阅可通过网络上其它工作站进行。 这样， 不仅方便了查询利用 , 还有利于档案原件的保护 .4 系统管理。这一类功能主要包括数据库维护 , 操作员管理，系统参数管理等辅助功能。四设计文档系统时要考虑的因素1。硬件及系统环境文档系统一般采用集中式处理，既可以采用主机终端的方式，也可以

19、采用客户服务器的方式，这就要求主机或服务器有较强的处理能力 , 操作系统能支持多进程，数据库要能够管理海量数据，运行效率高，有并发控制和较强的安全控制能力。如果采用的是客户服务器方式, 还应具备网络设施，包括硬件连线和网络软件。如果需要，还可配置光盘, 扫描仪。值得提醒的是, 选择哪种模式，应考虑系统的最终用户的实际需要。在总行和较大的分行，机构多 , 数据量大，可投入的资金也相对较多，采用客户服务器方式就比较合适，在较小的分行和支行一级, 由于机构小，数据量小，可投入的资金也很有限，采用主机终端方式就比较合适，要是为了两三个人员，每年不到两百份的文件，配置一台服务器和至少一台客户机并连网，那

20、就太浪费了。还有，个别的单位由于客观原因造成办公地点分散，一时还不能全部连网，这时就只好采用分散式处理，当然，这种情况是很个别的。5 . 应用软件应用软件就是具体实现业务流程的。从前面的介绍可以知道, 文档系统处理的数据主要包括这样几部分：收发文登记的文件内容，文件运转的记录，案夹记录，档案的文件数据和案卷数据，文件的文本内容和档案图像，操作员、文号等系统参数。为了提高立卷的效率，还可以增加档案预处理数据库，也就是立卷后的案卷数据不直接送入正式的档案数据库，而是先存入预处理库，在预处理库中进行著录标引等加工工作，待最终确定后，再放入正式的档案数据库. 整个软件的界面应尽量地简洁，各种信息应尽量规范, 各功能的画面和操作步骤应尽量保持风格一致,以便于用户掌握和使用。正如前面提到的，档案部分的业务比较规范，相对而言文书部分的业务流程随意性大，在设计文书部分的时侯，必须与业务部门密切合作，深入调查，切实研究用户的需求，绝不能想当然。6 . 数据文书和档案都对存储的数据信息有自己的要求, 在设计数据库时，应该从现实世界的众多的信息中抽取必要的信息，所谓必要的信息，就是指既不漏掉有用的信息，也不能存储一大堆几乎没用的信息 , 因为以前手工记录的一些内容，