行政 管 理 程 序

1、会 议 管 理 程 序文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定会 议 管 理 程 序1 目 的本办法明确了公司会议的种类、会议的组织、会务的管理等工作相关内容，确保会议召开的质量和效率。2 适用范围本办法适用于公司各单位召开的各项会议的组织与管理。3 名词解释3.1 会议：会议是指三个或三个以上的人员（其中一个为主持人）集合于一定的场所，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通，并努力去达成某些共通的结论的管理工具。3.2 会议议题：是会议要解决的问题。3.3

2、会议议程：是会议的议事时间顺序，会前要对议题进行排序。4 职 责4.1XXXXXX公司人力行政部协助领导确定公司会议的种类、组织会议、主持会议、参加会议以及会务管理相关制度的制定、发布和推广。4.2 会议主办人员负责各项会议的会议通知、会议组织、会议记录及会议决议催办落实完成工作。5 作业程序5.1 会议的种类5.1.1 公司举行的会议依周期分为以下二类：A 定期会议：也称例会，指公司各级单位按照规定定期召开的会议。如：年度工作会议。B 不定期会议：召开时间没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议,如：主管会等。5.1.2 公司举行的会议依性质分为以下三类：A 说明式会议：向与会者宣布或说明

3、某些消息与资讯，并答复疑问的会议。B 讨论式会议：与会者相互交换彼此的知识、经验、看法的会议。a 指导性会议：会议前已有结论，让与会者提出讨论，由主持者引导做出与会议负责人同样或更好的结论。b 研讨性会议：就同一问题，征询实用的意见，使每一位与会者都可把会中的意见或资讯，运用在工作中。c 决策性会议：由特定的管理人员组成，针对同一特定的问题，提出解决的办法，形成共同认知的结论。会议应在与会人员充分发表意见和看法的基础上做出相应决议。C 整合式会议：让与会者针对组织的目标与企业内、外的环境提出意见，然后把这些意见加以比较整合，减少彼此在认识上的差异。5.1.3 会议人员应根据不同类型的会议，来进

4、行会议组织。5.2.会议的提出5.2.1 各项定期会议由副总经理根据公司组织和总体经营发展的需要规定提出，各部门须按照事先规定的会议时间、与会人员、会议报告内容等做充分准备参会。如因特殊情况需对规定事项进行修改，另行说明。5.2.2 与上级沟通的不定期会议召开，由会议主办单位根据工作需要和会议内容，向上一级单位提出，提报会议申请单。经上级单位审批，如批准开会，会前准备相关事宜由会议主办单位负责，同时参照本程序执行。5.2.3 与平级沟通的不定期会议召开，由会议发起单位提出并参照本程序执行。5.2.4 各专业系统的纵向沟通的不定期会议召开，由相关部门提出并参照本程序执行。5.3 会议组织单位5.

5、3.1 定期会议的组织单位年度营销工作会议由华北地区人力行政部协助组织。5.3.2 不定期会议的组织由华北地区副总经理负责组织。5.3.3 会议主办单位应根据不同的会议类型组织会议。并参照本程序执行。5.4 会前准备5.4.1 明确是否要召开会议在自己职权范围内或是利用电话、公文书信、个别与上级约谈就可解决的问题，就不需要再召开会议；但必须得到更广泛的协助事项，则会前也应对会议召开的必要性进行评估并考虑事前与上司或相关领导商量取得协调后再决定是否有必要召开会议。5.4.2 设定会议目标会议目标是会议应达成的结果。会议依其类型的不同，会议目标的确定应切合实际、具体可以衡量、并能够达成。会议目标以

6、书面列明，有助于目标内涵清晰、不容易被遗忘。5.4.3 合理安排会议议题A 会议议题是会议集中议论或议决事项的摘要或题目，由会议发起单位确定。B 秘书人员负责收集与议题有关的资料和文件，提供可参考意见或建议，并负责对议题进行分类、排序。C 议题是应在会议的职权范围内，会议有权作出决定和能够解决的问题。D 要清楚明了表述议题，避免含糊或产生歧义；提交与会议议题有关的材料应准备充分，供会议讨论和决策时参考。E 安排的议题经主办人员确认后提前印发与会相关人员，每一个议题应预估所需的处理时间并明白的标示出来，使与会人员有充分的心理准备和资料准备。F 会议议题在安排时应按议题的轻重缓急安排顺序，紧要的事

7、项应排在议程的前端处理；同一性质的议题集中排列在一起，其相互连续性便于集中讨论；适当准备备用议题，视会议的进展情况在必要和方便的时候予以讨论将保密性较强的议题安排在最后，以便无关人员届时退席。5.4.4 拟订会议议程会议议程由会议主持人确定，秘书人员负责根据议程拟出具体的日程、时间顺序，可随会议通知事先派发与会人员。会议议程格式见会议议程。5.4.5 确定会议时间、地点、与会人员A 定期会议的时间、地点、与会人员见附件:年度工作会议计划表。B 不定期会议的时间、地点、与会人员依以下规定安排：a 选择与会者助理人员负责提名与会者，报请会议负责人确定。与会者的选择应考虑周到全面，从有利于工作和保密

8、原则出发，依会议的主题选择对达成会议目标有潜在贡献的、可以从会议中得到益处的人参与会议。会议人数不超过12人为最优，以节约会议成本、便于与会者的积极参与和相互沟通。b 会议时间会议时间宜安排在上午8时至12时，下午2时至6时，同时方便与适合会议主持和与会者的时间以利于会议目标的达成。会议时间必须包括起讫时间，以不超过 小时为宜。c 会议场地的选择会议场地的选择必须有空间可供使用，便于容纳视听器材、桌椅等；场地位置必须让主持和与会者均感方便，使每个人都能看、听、讲的清楚；会场必须拥有充足的照明及通风设备；场地应能免于电话、访客、噪音干扰；场地的成本必须合理。d 会议场地的布置会议场地的布置可根据

9、会议的性质和与会人数的多少来调整：Ø 在提供教育培训的会议里，当参与人数 人以上时，可设置为教室式的横竖排列形式，或将与会者分成若干小组，按马蹄型排列，每一小组各聚在同一桌子周围，便于分组讨论及综合讨论。Ø 在解决问题的会议里，可设置成椭圆型或长方形排列，与会者均环绕桌子而坐，便于每一个人跟其他的人进行多项沟通。Ø 在会议场地布置中还应注意会议桌不要太窄，主持的位置应显著、视野广，能注视到每一与会者的所在，否则容易受到忽视和排斥，避免将相互冲突的团体处于对峙的位置。Ø 除座位的安排外，还应在会场准备白板、白板笔、教鞭、投影机、投影仪、幻灯机等，并于会前准

10、_备就绪，随时可以使用。5.4.6 发出会议通知各项定期会议按照事先规定执行，会前不需主办人员另行发放通知，如需特别强调的定期会议或不定期会议则由会议主办人员发放会议通知说明。通知分书面通知和口头通知二种，其内容主要包括：召开原因、会议主题、会议起讫时间、会议地点、与会人员、会议议程、准备资料等事项。会议通知一般在会议前四天传达与会者，并在会议前两天提醒与会者。会议通知书面格式见会议通知。5.4.7 准备会议资料秘书人员负责协助会议主持或与会者准备会议报告、讲话稿、参考资料、数据、电子文件、实物、图片、会议通知、议程、议题。与会者应根据会议的类型和议题提前准备会议资料。5.4.8 会前的最后检

11、查见会议作业检审表。5.5 会场工作5.5.1 会议接待和报到会议接待由会议主办部门负责，会议召开前10分钟报到。5.5.2 会议签到会议召开前5-10分钟签到，以显示已正式参加会议的行为，并为准确统计会议人数和档案工作留存资料见会议签到表。5.5.3 安排会议记录和录音会议记录由会议主办部门助理负责以笔录（或电脑记录）形式对会议情况记载，要求记录人员受过专业训练或有经验者，了解会议内容。会议录音可帮助助理会后整理会议纪要，并作为音像资料存档备查和保存。5.5.4 会场服务A 分发会议文件和材料：将会议所需文件材料及时、准确分发到与会人员。B 内外联系、传递信息：秘书人员负责会场内外紧急事项的

12、转达，应注意掌握分寸，谨慎行事。C 维持会场秩序：当与会人员在签到完毕后，将手机、BP机关闭或调到振动状态。会议进行中，助_理人员应制止与会议无关的人员进入会场。与会人员应遵守会议纪律，维持会场秩序不在私下交谈，不随意走动及外出，有事可请会议助理协助处理，如因事情紧急确需亲自外出的，需向会议主持请假，获准后，方可离开会场。离开及重返会场时，均需由会议助理进行登记。D 处理临时交办的事项：会议进行中，对可能发生的临时变动如调整议题、增加与会人员等，助理人员应及时根据领导指示采取应急措施，妥善处理。E 其他服务：会场照明、通风、温度控制、录音、录象、供应、散会检查会场等工作，由华北地区人力行政部依

13、规定协助会议主办人员办理，会议主办人员应于会议前1天通知会议服务相关需求。5.5.5 生活服务会议住宿、会议用餐、会议医疗、车票、娱乐等生活服务由集团办公室依制度和公司标准协助会议主办单位安排。5.6 主持会议与参加会议见附件主持会议与参加会议。5.7 会后工作5.7.1 会议纪要编写、下发及会议决议的催办见会议纪要的编写和执行，会议记录格式见会议记录，会议纪要格式见会议纪要。5.7.2 安排聚餐、娱乐等会议活动由人力行政部办理，会议主办单位应于会议活动前最少3小时通知公司人力行政部，以便办理。5.7.3 会议总结，由会议组织单位负责人召集全体会议工作人员以召开总结会的形式对整个会议的组织和服

14、务工作进行全面的分析和总结，作出客观评价，肯定成绩，找出缺点和不足，加以改进，连同会议记录等一并作为完整的卷宗归入档案。5.7.4 会议文件材料的立卷归档，建立会议档案会议结束后，由人力行政部将本次会议的相关材料，如会议通知、会议议程、签到表、会议纪要、队会议报告等文书一并收集、整理齐全，按一会一卷的立卷方法设立案卷。6 相关附件及表单6.1 会议申请单6.2 会议议程6.3 会议通知6.4 会议作业检审表6.5 会议签到表6.6 会议记录6.7 会议纪要附 件1：会 议 申 请 单会议时间 年 月 日， 时- 时 会议地点与会人员会议议题预计达成结果申请部门 申请人审批意见会议申请人须提前准

15、备与会议相关的文件资料供会议领导决策时使用，备 注本表适用于不定期会议会 议 申 请 单会议时间 年 月 日， 时- 时 会议地点与会人员会议议题预计达成结果申请部门 申请人审批意见会议申请人须提前准备与会议相关的文件资料供会议领导决策时使用，备 注本表适用于不定期会议附 件2：会 议 议 程会议题目：会议召集人：会议主席：会议类型：会议秘书：主 持 人：参会人员：请 阅 读：请 携 带：会 议 议 题议题1 议题：序号 时间 内 容 负责人议题2 议题：序号 时间 内 容 负责人列席人员：资料员：特别注释：附 件3：会 议 通 知发文日期： / /文 号： - -受文者：发文者：会议名称：会

16、议时间：会议地点：会议议程：会议报到时间：会议注意事项：12会议联系人：会议联系电话：签 章：会议通知回执会议通知已收到，内容详知，我能（不能）准时参加。谢谢。签 名：年 月 日附 件4：会 议 作 业 检 审 表查检内容 检 查 要 点 检审时间 备注1 会前工作：用简单的文书传可否代替 可否在自己的权限范围内解决 虽属自己权限范围，但须得到更广泛的协助为佳 是否与上级或少数有关人员商量即可解决1.1 确定是否要召开会议会议的费用是否高于标准开会前3天 需要开会 不必开会是否具体可以衡量 是否切合实际可能达成 1.2 会议目标是否明确是否有书面列明 开会前3天 明确 不明确要解决的问题是否明

17、确1.3 会议议题是否明确是否能有会议决议开会前3天 明确 不明确已经按议题的重要否的顺序排列 每个议题的处理日期、时间已经标示 会议主席已确定会议议程 1.4 安排妥当会议议程、日程、程序是否通知与会人员 开会前3天 是 否是否通知与会人员事先备妥有关资料 开会前2天收集整理完成，呈相关部门审阅1.5 准备会议文件会议中使用文件是否已准备 开会前1天印制完成书面通知是否清楚表达会议召开的相关内容书面通知与议程同时发送1.6 制作并发出会议通知口头通知 开会前3天口头通知注意有记录1.7 确定各与会单位是否确实收到通知统计收到的回执或电话联系确认 通知发后1天会议秘书负责收集，将统计结果报告会

18、议主席预借会议室 开会前2天 避免与其他会议开会时间重叠按与会人数复印会议资料 开会前1天 确认与会人员名单后1.8 会议事务准备安装、调试投影仪、幻灯机、手提电脑 开会前1天 焦距、音量调配妥当，视听器材有专人操作并掌握一些简单维修准备白板笔、教鞭（电子）、计算器、白纸等 开会前1天准备签到表 开会前1天准备会议桌签 开会前1天 与会者之间彼此不熟悉时考虑准备检查座椅个数，准备固定座位和列席座位 开会前1天准备会议录音（录像） 开会前30分钟准备备用电池、录音（像）带并保证录制质量；会议内容选择性录入附 件4：会 议 作 业 检 审 表查检内容 检 查 要 点 检审时间 备注检查会议室灯光、

19、温度、空气 开会前30分钟总部办公室协助达到公司标准准备会标 开会前1天 如有必要总部办公室依会议主办单位要求制作会议经费准备 开会前1天住宿、就餐、文娱活动等费用预算由会议主办单位领导审批，向财务部门请款。费用标准参照公司有关规定会议人员衣帽柜、小药箱准备 开会前1天 会议室整齐；急病防范1.8 会议事务准备安排会议用餐、茶点、水果、返程车票预定等 开会前1天总部有关部门协助，会议主办单位提前通知总部办公室2 会议中2.1 会议接待和报到 是否通知会议接待人员到位 开会前15分钟会议接待由会议主办部门负责，会议召开前10分钟报到2.2 会议签到 与会人员亲自签到 会前10分钟 签到表随会议纪

20、要一并整理归档2.3 会议记录与会议录音安排受过专业训练或有经验者，提前了解会议内容会议前1天 会议主办部门秘书，负责会议笔录和录音2.4 会议摄影和录像重要会议或有参考、推广价值的培训会议会议前 2天重要会议请总部办公室协助摄影和录像。照片、录像带保存公司档案室2.5 场外接听与会人员手机电话签到，进入会场后将通讯工具交会议秘书 开会前10分钟秘书负责接听、记录、转达，保证会议秩序2.6 会场服务会前1天通知公关部开会人数 办公室有员专人负责添加，每40分钟一次，建议上午茶水、下午咖啡2.6.1添加茶水（咖啡、糖果）与会人员在会议休息时自取 在固定位置自取水杯、自行_打水饮用，2.6.2 内

21、外联系、传递信息 安排会议秘书负责接听电话等 紧急情况需转达与会人员时负责联络2.6.3 维持会场秩序 安排会议秘书负责 做好出入登记，违反会议规定的有建议罚款权2.6.4 分发会议文件和材料 安排会议秘书负责 根据会议进行情况，依会议主席要求进行2.6.5 处理临时交办事项 安排会议秘书负责 会议进行中根据会议进行情况，依会议主席要求进行3 会议后3.1 撰写会议纪要 依据会议纪要的编写与执行 会后1天内 重大紧急会议当天内整理完成下发3.2 相关人员会签纪要 确认记录的准确性 纪要核准前3.3 会议主席核准会议纪要 经核准的会议决议才有效 纪要会签后3.4 秘书组发放会议纪要 与会人员和相

22、关人员 会后1天3.5 催办会议决议 会议主办部门秘书负责落实 会后1天开始跟催3.6 安排会议活动 应有预算 活动前3小时总部办公室协助会议主办单位3.7 会务总结 会议组织部门领导负责 会议结束后 以利于更有效的组织会议R-0013-021-1 会议名称： 会议时间：核准： 审核： 制定：附 件5：会 议 签 到 表会议名称： 会议时间 ： 年月 日出入记录序号 部门名称 姓 名 签 到 签到时间附 件6：会 议 记 录时 间 会 议主 题地 点会议主席 核 准记 录 页数出 席人 员列席人员会 议 内 容附 件7：会 议 纪 要时间会议主题地点会议主席核准记录页数出席人员列席人员抄报抄送

23、会 议 决 议 内 容序号决 议 事 项负责人完成时间公 文 处 理 程 序文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定公 文 处 理 程 序1 目 的为使公司公文处理工作制度化、科学化，提高公文处理的工作效率和公文质量，各级管理人员要重视公文处理工作，严格按工作规程处理各类公文。2 范 围适用于XXXXXX公司各部门及下属办事处的公文处理。3 名词解释3.1 命 令以总经理名义发布总经理令（命令），适用于依照公司章程发布十分重要的企业章程；宣布重大企业措施、重大的奖

24、惩事项。3.2 决 议适用于公司领导层作出的决策。3.3 决 定适用于对重要事项或者重要企业行为做出的安排。3.4 规 定适用于直接公布的公司规章。3.5 纪 要适用于纪载和传达会议、会谈的情况和议定事项。如会议纪要、谈判纪要。3.6 通 知适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求有关部门和下级需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员.3.7 通 报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。3.8 通 告（公告）适用于宣布重大事项，在较广泛的范围公布应当周知的事项。3.9 报 告适用于下级向上级汇报工作，说明情况，提出意见或建议，答复上级的询问。3.

25、10 请 示适用于向上级求指请示、批准。3.11 批 示适用于在下级的报告等上行文件作出指示。3.12 批 复适用于答复下级的请示事项。3.13 函适用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题，告知有关情况，向有关主管部门请示批准等。4 工作程序4.1 公文由发文机关、秘级、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、印发部门和时间等部分组成。4.2 华北地区分公司以分公司名义发文，各办事处文件以办事处名义发文；经总经理同意，华北地区分公司各部门也可以以部门名义向各办事处发文。4.3 需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在公文眉首的左上角第一行。4.4 如需标识秘密等

26、级，用3 号黑体字，顶格标识在版面右上角第一行，两字之间空一行；如需同时标识秘密等级和保密期限，字体、字号、位置不变，但在秘密等级和保密期限之间用“”隔开。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。4.5 公文用纸规格为60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸，幅面尺寸以A4复印纸为准。4.6 如需标识紧急程度，所用字体、字号及位置与秘密等级同。但如需同时标明秘密等级和紧急程度时，紧急程度应低于秘密等级一行紧急程度分“特急”，、“急件”二种。4.7 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，通知、批复等公文可以省去“文件”二字，以单括号代替，发文时印上“通知”，“批复”等

27、字样。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号由标识字数决定，醒目美观为原则，但最大不大于22mm×15mm。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。4.8 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3 号仿宋体，居中排布；年份序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1 不编为01），不加“第”字。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。“字”字号文件可以4号宋体顶格顶行印于文件首页左上角。4.9 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左

28、空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体，冒号后签发人姓名用3号楷体。4.10 公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。4.11 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识主送机关，回行时仍顶格，最后一个主送名称后标全角冒号。4.12 主送机关名称下一行印正文，正文的行文、用语及文中数字用法要符合国家的语言规范要求。4.13 公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号字体标识“附件”；后标全角冒号和附件名称。多个附件应标识阿拉伯数码的序号。附件应与公文一起装订，并在附件左上第一页顶格标识“附件”，有序号时标识序

29、号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文字号，并在其后标识附件（或带序号）。4.14 成文时间用汉字标全，“零”写成“O”。4.15 单一机关签发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间和加盖印章.成文时间右空4字。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上。4.16 印章与正文应同处一面，不得在空白页上盖印章、并标识“此页无正文”。4.17 公文如有附注，用3号仿宋体，居左空2字加圆括号在成文时间下一行。4.18 公文特定格式中，信函要使用按昌顺

30、公司CIS 系统要求制作的信函纸、信封。发布“命令”或“令”，应标识签发人的职务全称。会议纪要应标识会议全称。会议纪要不加盖印章。5 附单5.1 XXXXXXX公司各部门发文机关代号华北地区分公司各部门发文代号为：发 文 字 号发文机关规定、决定等 通知、批复、函等人力行政部 XX集人发××××××号 XX集人字××××××号财务部 XX集财发××××××号 XX集财字××××

31、××号销售部 XX集销发××××××号 XX集销字××××××号市场部 XX集市发××××××号 XX集市字××××××号印 信 管 理 程 序文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定印 信 管 理 程 序1

32、 目 的本程序明确了XXXXXXX公司印信的刻制、保管、使用、监督、销毁，确保企业合法权益得到保障，并提高工作效率。2 适用范围本程序适用于XXXXXX公司印信的管理。3 职 责3.1 XXXXXXX公司财务部负责分公司各种印章的刻制。3.2 XXXXXXX公司财务部负责公司公章、财务章及其人名章的保管、使用、移交/销毁，并对公司所有印章进行监控。4 作业程序4.1 印信的种类：4.1.1 公司印信分为以下几类:A 公司公章：刻有公司注册名称且对外具有法律效力的印章。B 法人章: 刻有公司法人职衔及其姓名的印章。C 公司财务专用章：公司财务部为履行财务职能而使用的印章。D 公司合同专用章：刻有

33、公司/子公司为履行合同职能而使用的印章。4.2 印信的刻制：4.2.1 公司需要刻制印信者，需经公司相关领导审核批准后，由经办人持营业执照正本及公司介绍信赴当地公安机关办理刻章手续，经其审查登记后在指定的刻章部门刻制印信。印信的内容应与营业执照的相关内容一致。4.2.2 公司须将启用时间与印模报备到财务部，且每种印信只能刻制一枚。参见印信报备记录单。4.3 印信的保管：4.3.1 印信保管人应将印信置于其日常工作活动范围内的办公桌、文件柜内或保险箱内，并将钥匙妥善保管。4.3.2 更换印信保管人应按公司规定办理工作交接手续，并填写印信移交/销毁清单。4.3.3 印信保管人公差、外勤或因故休假等

34、不能正常工作时应事先将印信存放处的钥匙或保险箱密码交与代理人。4.3.4 印信应在公司办公场所固定位置保管，禁止任何人外出携带，但经公司总经理认可并同意者，可就所任职务需要专案呈核后携出洽公。4.3.5 财务部使用印章的保管按财务相关制度的规定执行。4.4 用印的类别4.4.1 对公司经营权有重大关连、涉及政策问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司公章或法人章。4.4.2 以公司名义对外核发的证明文件及各类规章制度的核决等由总经理署名并盖公司公章。4.4.3 以公司名义下发给全体员工执行的规章制度的核准盖公司公章。4.4.4 以部门名义下发部分人员执行的规章制度的核准盖公司

35、公章。4.4.5 财务专用章以财务部规定为准。4.4.6 合同专用章以公司合同管理办法规定为准。4.5 印信的使用：4.5.1 因业务需要使用印信的经办人（除使用财务专用章外）应填写用印申请单，经部门主管同意后，呈报总经理。4.5.2 印信保管人（监印人）应审查用印申请单及相关文件，并将用印申请单及文件呈报总经理，经其核准后或由其授权人核准后由印信保管人（监印人）用印，并将用印申请单妥善保管备查。参见授权委托书。4.5.3 用印文书的名称、内容应与用印申请单内容相符，对于经过改动的用印文书，印信保管人应要求经办人重新制作文书或在改动处由主管签认。4.5.4 合同类文件包括但不限于与合同订立、履

36、行、变更、终止、解除、争议解决有关的书面文件，在经办人部门主管审核，总经理审批后应送公司法律顾问检审并签署意见，未经法律顾问检审之上述文件，不得进入核准、用印程序，未设专职法律顾问的应由其他相关专业人员代为检审。4.5.5 因业务需要使用财务专用章者，须经财务经理核准后方可使用，并将用印情况记录在案备查。4.5.6 违反印信使用程序规定者，按公司规定给予相应处分。若因违反规定使用印信造成公司损失者，须视其情节及结果追究法律责任。4.6 印信损坏/遗失：4.6.1 印信因长期使用或其他原因造成损坏需要刻制新印者，印信保管人应向总经理报告，经其同意后，按前述刻章流程，持已损坏的印信赴当地公安机关重

37、新刻制，取得新印信后须将原印信及时销毁。4.6.2 印信若有遗失，保管人应在发现后立即向集团办公室报告，并采取相应措施，同时依法公告作废，并依4.2流程申请刻制新印。4.6.3 人为损坏印信者应按公司奖惩办法视行为人的过错程度给以相应处分。保管人或其他人因过错导致印信遗失且给公司造成损失的，依法律规定办理。4.7 印信的移交/销毁：4.7.1 单位因故分立、合并、解散、终止，由公司登记机关办理变更登记或注销后，印信保管人应将印信交予原单位善后事务的处理人保管。印信移交应填写印信移交/销毁清单。4.7.2 已解散或终止的单位其善后事宜处理完毕后，由公司法律顾问判定，或销毁或移交总部相关部门管理，

38、并填写印信移交/销毁清单。5 相关附件及表单5.1 印信移交/销毁清单5.2 用印申请单5.3 印信报备记录单5.4 授权委托书附 件1：印 信 移 交 / 销 毁 清 单移交 销毁印信名称 移交/销毁日期 年 月 日原保管人交接人印模监交(毁)人主管签核:附 件1：印 信 移 交 / 销 毁 清 单移交 销毁印信名称 移交/销毁日期 年 月 日原保管人交接人印模监交(毁)人主管签核:附 件2：用 印 申 请 单文件名称 文书编号用印日期 用印单位用 印说 明用 印类 别口公司章 口法人章 口财务章口合同章 口其 他用印份数 备 注核 准 审 核 制 定附 件2：用 印 申 请 单文件名称 文

39、书编号用印日期 用印单位用 印说 明用 印类 别口公司章 口法人章 口财务章口合同章 口其 他用印份数 备 注核 准 审 核 制 定附 件3：印 信 报 备 记 录 单单位名称 印信启用时间 年 月 日保管使用人签名印 模监督使用人签名上级签核附 件3：印 信 报 备 记 录 单单位名称 印信启用时间 年 月 日保管使用人签名印 模监督使用人签名上级签核附 件4：授 权 委 托 书致：_（单位名称）签发日期：_年_月_日我在此，谨以 （以下称“我公司”）的名义，授权先生/女士 作为我的代理人，代表我公司及我本人办理如下事项：1、代理用印。2、代理人在本授权书授予的权限范围内用印的文件我均予以承

40、认。本授权书有效期限自签发之日始至_年_月_日止。特此授权。公司授权人：年 月 日行 政 庶 物 管 理 办 法文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定行 政 庶 物 管 理 办 法1 目的为使各项日常行政庶务管理工作有所依循，特制定本办法。2 适用范围XXXXXXX公司各项行政庶务管理作业。3 作业内容3.1 公告栏管理：3.1.1 XXXXXXX公司人力行政部要设立公告栏。3.1.2 公告栏应采用白色底板、铝合金外框，在白板上方正中位置书写公告栏三个字。（颜色

41、、字体大小、距离依公司CIS规定）。3.1.3 公告栏应置於明显位置，位置应长期固定，以发挥其最大公告作用。3.1.4 经公司总经理/副部经理/部门经理或主管核准公布之文件，才得于公告栏张贴公告，公告之文件上必须有总经理/副总经理/部门经理或主管之签字或印章，转发之文件须带总经理/副总经理/部门经理或主管核准公告之批复。3.1.5 公告之文件须排列整齐、有序。必须为打印文件。3.1.6 一般文件公告期为三天（特殊状况以另核之），已过公告期之公文须及时撤换。3.1.7 公告栏须保持清洁，并由人力行政部派专人负责擦洗。3.1.8 公告栏上之公文，应由专人负责换取。3.1.9 公告栏为发布公文之工具

42、，可发布公司内部通知、文件、国家相关的通告。以及经公司领导认为有必要发布的信息。3.2 票务管理：3.2.1 前台负责本单位内一切票务活_动。3.2.2 前台负责员工出差及公司内部往来之票务购买与送达的工作。员工因公需要购买机票、火车票、长途车票、船票等经权责主管批准后可由前台代为购票，前台应充分考虑购票成本，节省代办费用。3.2.3 前台将所需机票/车票/船票送达所需员工手中后，由该员工随即支付费用（含订票费），如因特殊情况需要退票，其退票费用由需求人员付。3.2.4 为确保能够及时购票和降低购票手续费，需求人员（或会议组织者）原则上应提前四天提出需求，告之何时从何地至何地乘坐何种交通工具。

43、3.3 名片管理：3.3.1 名片印制由人力行政部统一负责。3.3.2 主管级（含）以上及负有公关、业务等职责之员工可印制名片。3.3.3 印制名片须由个人提出申请，并填写印制名片申请单及请订购单，经部门主管级（含）及以上主管领导核准后，交由承办部门联系印制。3.3.4 如为增印名片，只需附上原（或改动后）名片即可。3.3.6 名片依CIS规范之式样印制。3.3.7 原则上部门主管级（含）及以上主管领导名片为双面中、英文对照；其他人员之名片为单面中文，特殊情形以另核之。3.3.8 英文名词需统一称谓。3.4 集团电话或总机管理：3.4.1 总机是公司对外、对内通讯、联络之枢纽重地，由前台负责使

44、用。3.4.2 前台应做好转接电话的工作，并使用敬语。如上午时间转接电话，拿起电话后，应先说：“您好，XX，请稍等”，（依此类推）如转接后无人接听，在取得对方同意后，应请对方留下电话号码、公司名称、姓名，或请对方留言。3.4.3 公司网管应随时保证线路之通畅。3.4.4 总机电话如发生故障，公司网管应立即通知维修人员， 进行检查维修与处理。3.4.5 前台应负责总机的清洁卫生工作，并使总机保持正常完好状态。3.4.6 前台应做好电话记录工作。重要信息应及时转达或报告。3.5 电话管理3.5.1 电话的管理单位公司电话的管理人为人力行政部的网管。3.5.2 电话的配置A XXXXXX公司总经理、

45、副总经理及负责业务工作的销售人员配置直拨电话，其余电话均为市内直拨电话。B 以部门为单位配置IP卡。3.5.3 电话等级设定为降低电话费用，减少非业务性电话使用，各部门电话要实行电话等级制，即:国际线路、国内线路、市内线路。3.5.4 电话之使用公司员工拨打的电话均要与工作有关。严禁员工用公司电话打私人长途。如有违反将对员工进行相应的处罚。3.5.5 每位员工要珍惜爱护电话设备，要按公司要求安装，使用电话。3.5.6 电话费用的管理为防止滥用电话造成费用的增加，人力行政部应对每月的电话费用进行分析，更要对其中的异常现象查找原因，条件允许的话将与工作无关的信息台等电话号码过滤掉。3.5.7 电话

46、号码管理公司单位使用的电话号码应统一汇编进公司网页中，如有更换号码事宜，应通知人力行政部在公司网页中予以更改。3.6 传真管理：3.6.1 传真机之管理：A 传真机应放在一固定位置并由专人负责维护保养。以提高传真机使用率。B 各部门收、发传真文件时，须严格进行登记，传真管理人员每月将收发传真之记录汇总，以利管控。C 发往外公司（非本公司关系企业）或国外之传真，经办人员须填写通讯申请单，并经部门主管核准后方可操作。D 传真机管理人员须保持机器周围环境之清洁，机身干净，每天上班前检查机器状况，传真纸、碳粉是否够用。E 传真机如果发生故障，管理人员应在一小时内立即通知相关单位进行维修。F 传真机只能

47、作为收发传真使用，以保证其使用寿命。3.6.2 如果时效性不强且数量很大之文件，尽量采用邮寄方式，以降低办公费用。3.7 复印管理：3.7.1 复印机之配置：A 公司视实际情况在办公区域设复印室（区）一间（处），由专人负责复印及管理工作。B 因业务需要亦可为一个或几个部门配置复印机一台，摆放在其工作区域内，由该部门或几个部门共同维护及管理。C 公司视复印数量及频率需求， 合理配置复印机。3.7.2 员工在复印室内进行复印，均需委托专责复印人员操作机器并有秩序进行。认真做好复印记录，复印量超过30张时须经部门主管签核方可复印，加急文件需由其主管签核后方可由专责复印人员安排提前复印。3.7.3 复

48、印室内设置碎纸机及再生纸箱，印废的文件，属保密性质（涉及公司决策、决议、财务、人事等方面重要文件）的须立即粉碎掉，以免流传，一般性文件可继续利用背面做草稿纸，避免浪费。3.7.4 复印数量规范：同一份文件复印数量较多时,要等复印机不繁忙时再复印。3.7.5 复印管理人员须每天检查复印机、碳粉，油印油量状况是否可以符合工作要求，不满足时需及时更换。复印用纸张由各使用部门自备。3.7.6 复印管理人员应于每月底统计出各单位之影印张数，并交管理单位核算费用，制作报表呈管理部主管确认签核，并请财务部作费用分摊。3.7.7 复印机发生故障，复印管理人员须即刻通知维修单位立即维修。3.7.8 复印机只限于

49、办公文件之复印。3.7.9 复印机不得私人复印资料、一经发现，视情节轻重予以处理。3.8 电脑使用管理：3.8.1 各单位视实际工作需要依椐电脑及相关设备采购程序申请配置相应之电脑，由人力行政部的网管协助采购。但不可含声卡音箱等与工作无关的配置，由资讯单位摆放固定位置，转移要开具调拨单。电脑如发生故障应及时联络资讯单位人员进行维修或更换。3.8.2 软件管理：必须使用公司自行开发或买断之软件。3.8.3 硬盘管理：A 各使用者应定期清点硬盘的内容。不是经常使用或已失去时效之软件及文件应定期清除。B 使用者应尽量将文件存入自己的软盘内，不要占用硬盘空间影响他人之使用。C 各使用单位需定期备份硬盘

50、上的软件及文件，各单位主管应严加督导。3.8.4 打印机管理：打印文件时，须先调试好后再进行，争取一次成功，打印前检查纸张是否符合要求。3.8.5 开、关机管理：任何使用者皆须依电脑使用规程执行开、关机器。对于已经联网之电脑须特别注意。3.8.6 公司内的所有电脑仅限于办公使用，任何单位和个人不得使用电脑做与工作无关的事情。3.8.7 使用者须保持电脑工作环境之整洁，及时清理废物。3.9 接待与服务：3.9.1 公司接待人员之作业管理由相关单位负责。3.9.2 来访人员登记后，由接待人员负责接待，安排至洽谈室等候。3.9.3 服务人员应认真回答客人提出之相关问题，并及时通知被访人员。3.9.4

51、 来访公司之贵宾，由相关部门专人引导才可进入公司办公区。保 密 管 理 程 序文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定保 密 管 理 程 序1 目的为保证公司经营正常运转,经营数据、资料等不丢失、不泄露。2 范围华北地区分公司、办事处的相关保密资料与数据。3 名词解释3.1 绝 密。是公司秘密的核心部分，仅限总经理、副总经理及承办人知悉的事项，一旦泄密，将对公司造成极大损失，甚至危及公司命运。3.2 机 密。是公司秘密中比较重要的部分，限于总经理、副总经理、部门经

52、理（主管）及承办人知悉的事项，一旦泄密将给公司造成严重损失。3.3 秘 密。对内部业务员以上人员公开，对外部保密的文件、资料，仅作公司内部资料，为秘密级。4 作业程序4.1 绝密类4.1.1 经营决策、广告策划文书、市场调查与预测报告、促销方案、投资及引资计划，新产品开发可行性报告及实施计划等。4.1.2 主导产品配方、关键工艺、核心技术等。4.1.3 通过秘密渠道引进的技术、设备、样品、产品、手段和来源等。4.1.4 产品成本及其利润等财务资料。4.2 机密类4.2.1 公司短期经营策略、远景规划、财务账薄、销售网络、计划、总结。4.2.2 反映公司实力的方案、计划、统计报表、新产品的试验报

53、告、检测报告。4.2.3 新产品的开发项目，产品原材料的采购渠道，产品成本价、底价。4.2.4 产品质量方面的资料。4.2.5 公司各项管理制度，目标管理方案，定期的运行报告。4.2.6 公司人事、工资，公司总体组织结构框架，各部门、办事处的运作方式。4.3 秘密类除绝密类、机密类以外的所有文件。4.4 公司所有应保密事项应根据上述标准分类来确定密级。机密、秘密事项由各部门各办事处确定，绝密级文件报总经理确定。4.5 保密文件和保密事项只在密级所允许的范围内传阅和传达。4.6 属保密的文件在印制时应按规定标明秘密等级和印制序号，发文时应登记，传阅后应及时密封保管。4.7 员工必须遵守下列保密守

54、则：不该说的秘密，绝对不说；不该问的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录秘密；不在私人通讯中涉及秘密；不将秘密文件带入公共场所，不在公共场所和家属、亲友面前谈论秘密；不在不利于保密的地方存放密件。4.8 对在实际工作中为保密作出贡献的员工进行奖励；对因责任心不强，出现失密、泄密问题，视情节给以相应的处分；对有意泄密、窃密的员工立即开除，直至诉诸法律。合 同 的 管 理 规 定 及 其 归 档 流 程文 件 类 别: .文 件 编 号: .撰 写 单 位: .版 本: 第 1 版生 效 日 期：机 密 等 级: 绝 密 机 密 秘 密合 计 页 数: 共 页核准审核制定合 同