汇入外部资料之2

1、匯入外部資料之2如果外部資料並非一般文字檔，而是其它的資料庫檔案，那麼就要使用【資料/取得外部資料/新增資料庫查詢】。共有個7步驟，第1步出現其中【資料庫】標籤中，會根據你的電腦中所裝或設定的資料庫系統列出供你選擇的各種資料庫系統，並且也含ODBC的DSN(Data Source Name)設定在內，請你選擇你要匯入的資料庫系統，在按【確定】。步驟2如果你選擇的是一般的資料庫如Ms_Access，Visual FoxPro，就會出現如上畫面，請你選擇所需要的資料庫，按確定。出現如下畫面。左邊格子裡的東西都是你目前所開啟的資料庫的所有的表格。如果你選擇的是Ms_SQLServer等大型資料庫，就

2、必須輸入你先前在ODBC的DSN設定的使用者與密碼，才能進入此資料庫系統。並且出現如下畫面左邊格子裡的東西都是你目前所開啟的資料庫的所有的表格。【查詢檔的意義】：你可以從某一表格中，取得它的所有欄位資料；你也可以只取此表格中的部分欄位資料；更好的是，你還可以從不同表格中分別取出你所需要的欄位，將他們組成一個查詢檔；特別注意的是，這個查詢檔它只紀錄你所需要的欄位的來源並不是真的將這些資料整合在一個固定檔中，所以當你的來源檔中的資料有變更時，啟動此查詢檔時資料也會跟著更新。步驟3：利用左上框的資料表建立【查詢檔的欄位】，方法有：(i).直接選取所要的資料表(不要展開，即讓它保持+狀態)，然後按上圖

3、的【>】，將此資料表的所有欄位移入右邊框中，這些欄位就是你查詢檔所要的欄位；如果不要某欄位時，還可利用【<】，將他移回左框。(ii). 選取所要的資料表，快速敲兩下，將它展開(變成-狀態)，此時在檔案名稱下面就會出現此檔案的所有欄位，然後逐次的將所要的欄位按【>】，移到右框內。(iii). 逐次的選取所要的資料表，並將它們展開(變成-狀態)，然後分別從不同的資料表中選取所需要的欄位，移到右框內，架構出一個組合檔。結果如下圖：步驟4：第3步是建立所需欄位，接著會問你是要全部的Record或只需要部分Record？所以接下來我們就要做選擇！依據上面3個圖解，先從左框中選取欄位，接

4、著在右邊設定你所需要的條件，每一欄位至多可定義三個條件；然後看看你是否還需要對別的欄位設定條件，重複這些動作。步驟5：你定義所需要的查詢檔之後，顯示資料時要依什麼樣的排序方式Show出？注意主要鍵、次要鍵、遞增、遞減的設定。步驟6：最後一步你所設定的查詢檔要如何處置它；你也可以將它存成查詢檔以利往後重複使用。步驟7：最後結果結果如下：類別名稱產品產品業績日用品台中起司786日用品民眾起司5546.94日用品白起司2668.8日用品花起司20652.28日用品黑起司12400.2日用品溫馨起司7300.74日用品義大利起司9986.74日用品酸起司11838.6日用品德國起司8335.3日用品蘇

5、澳起司33616.55肉/家禽豬肉16580.85肉/家禽鴨肉44662.4肉/家禽雞肉3137.35肉/家禽鹽水鴨11133.53肉/家禽讚油雞6935.5補：(1).全部7個步驟所完成的，只是將【非Excel的資料檔】，建成一個可供Excel使用的查詢檔，且將此結果放在某一張工作表中罷了；而且來源資料表的資料若有所更動時，我們也可以隨時更新此查詢檔的資料，當這個查詢檔資料放在工作表內時，更新資料工具也同時出現在工作表中，讓你隨時使用它。(2).如果我想將某個Excel檔的工作表放到另一個Excel檔中該如何處理？其實它非常容易，你只要同時開啟這兩個檔案，接著在要被複製的工作表的名稱上按滑鼠

6、右鈕，動作如下：選【移動或複製】1. 在【活頁簿】中選取另一本活頁簿。2. 在【選定工作表之前】，選取你要複製過來的位置。3. 【建立副本】要打。有打會執行Copy的動作，沒打會執行搬移的動作。4. 按確定即可。(3).匯入的資料也可以是Web畫面上資料： (i).特別聲明，此功能的目的只是讓我們從Web畫面取出資料，利用Excel的強力功能做分析使用。 (ii).執行【資料/取得外部資料/新增Web查詢】 上畫面中1.的位置必須輸入你所要參考的網頁位址，通常都是按右上角的【瀏覽網頁】，讓你使用瀏覽去找到所要的網頁，然後立刻回到此畫面，此精靈會自動將網頁位址填入。 在2.的部分你可以選擇【整個

7、網頁】或【只有表格】，這個部分不是很穩定。 在3.的部分最好是選取【整個HTML格式】，將來Show出的資料比較穩，特別聲明：如果Web網頁中的表格比較複雜，最好是選此選項，才能有正常結果，接著按確定。出現下面結果：按確定只愛陌生人歌名主唱download開到茶麼王菲download當時的月亮王菲download催眠王菲download只愛陌生人王菲download百年孤寂王菲-蝴蝶王菲-過眼雲煙王菲download啤一聲之後王菲download推翻王菲-精采(百事可樂廣告)王菲download守望麥田王菲download郵差王菲download清單資料表的功能：這個部分其實是資料庫的功能。1

8、.【資料/排序】：讓你將資料作先後順序的排列，若非一般正常資料的排序，你還可使用【資料/排序】中的選項作自訂排序。2.【資料/篩選】：讓我們從一大堆資料中只選取show出所要的部分資料，不符合的資料就暫時隱藏起來，分(1).自動篩選(2).進階篩選兩類。 自動篩選：選取所要篩選的欄位，或將滑鼠放在資料表內某一儲存格內，【資料/篩選/自動篩選】。 按一下某欄位旁的下拉符號，就出現此欄位的所有資料，你可以選其中的任意數值當條件，或前10項，來做篩選條件，通常都選擇自訂來處理；例：設定你所要的條件，按確定 結果如下l 此時結果只出現符合條件的資料，並且英文的下拉鈕變成藍色；接著你可再選別的欄位繼續做

9、篩選動作，它是以"且"的邏輯來處理資料篩選，所以愈多的篩選條件後，資料Record就愈來愈少。l 前10項的動作：1. 最前或最後，指選取資料欄中最大或最小值。2. 10這數值可增減。3. 項的部分有項與%的選擇。l 對某欄選取全部，可取消該欄的篩選條件，可再Show出隱藏的資料。l 若要恢復每一欄的所有資料，請執行【資料/篩選/全部顯示】或【資料/篩選/自動篩選】l 若要去掉篩選記號，只要再執行一次【資料/篩選/自動篩選】，就會取消。(2).進階篩選：顧名思義可知它的功能較強，但相對的設定也相對的囉唆；它使用時機是需要用到多元準則或計算準則時。方法：(1).先建立準則範圍

10、：先在資料的上方或下方選個地方建立篩選準則，特別提醒，篩選準則範圍內容包含兩部分：準則欄位名稱與篩選準則。l 準則範圍的第一列必須是準則欄位名稱，準則欄位名稱下一列請輸入篩選準則，我們可以輸入多列的篩選準則。l 啟動：【資料/篩選/進階篩選】l 在資料範圍中選取範圍，在準則範圍中選取你的準則區域，按確定即完成。l 多準則條件l 啟動：【資料/篩選/進階篩選】l 注意：寫再準則第一列的篩選準則是AND關係，準則第一列的篩選準則是OR的關係。l 計算式準則：n 目的：設計一個公式作為篩選準則，好處是可以運用清單以外的數值來做運算，它可以單獨使用，也可以和比較式準則一齊使用。n 建立原則：u 建立的公式必須能產生邏輯值(True or False)。u 公式中至少要參照到清單中的一個欄位。u 計算