采购部工作流程图总结

1、采购部工作流程图做好订单，勾好采购销售部提供型号、数量、批次、销售卖价如有特别要求需注明：真空/原盒原包/年份限制/包装形式，如管装/托盘/卷带1K/包 2500/包邮件方式通知买货QQ方式通知买货采购部 金额超过5000以上做好合同并且通知供货商盖章回传，统一交采购助理归档，保存如含税采购必须做含税合同；注意:首次合作的供货商一定让提供有效的营业执照/税务登记证/一般纳税人资格证/付款账号资料找到相应的供货商来申请价格以最低的价格通知供货商安排送货（要求供货商按照指定地点安排送货）包装数量要求：按照客户的要求安排指定的数量比如整包，要按照真空，原包原盒，非整包，卷带的客户有要求整段的就要安排

2、完整的不能有接头送货时间以及货期要求：现货一般要求供货商在一小时内安排送到，有特殊要求很急的可以要求柜台同事及时去拿货，订货的一般按照订单合同的日期交货，一般不得超过交货日期的2天批次要求：没有特殊要求的一般都是安排2年以内的批次，客户订单有规定年份限制就要按照客户的要求安排指定的年份不得超过年限要求供应商提供盖章银行资料；（首次必须要跟供货上电话确认）注意事项：付款申请单公司名的正确填写格式（安排含税货款时必须按照供应商提供的开票资料上的公司名填写付款人全程，安排不含税对公时按照供应商提供的银行资料上的公司名填写，不含税货款就按系统里面的公司名填写）；付款申请单需要认真核对，确保公司名称、银

3、行账号、付款金额等信息都是正确的；供应商银行资料更改应及时发给财务建档保存填写付款申请单5000以上的货款需要申请，安排转账的全部写付款申请单收现金的供货商5000以下可以直接让供应商去柜台收款付款申请单的付款原因一栏需要填写详细的单笔金额明细及分清含税与不含税 根据供应商要求安排付款申请方式（付款方式：长青微对公转款、瑞凡微对公转款、交行对私转款、柜台付款）；如有应收款时须问清楚相关同事是否扣掉，一般情况一定抵扣(瑞凡微对公除外),一些特殊情况另处理与财务对账查询系统应付款明细并与供应商对账注意事项：应登记每一笔付款的明细，确保已付款系统出现漏销账的情况，应及时反映给财务，避免重复付款助理接

4、到采购付款通知付款日查询拖欠较久的应付款明细截图发给采购，由采购定夺是否需要付款采购员直接提供需要付款的供应商如供应商直接找助理催款，助理应询问采购是否需要付款采购部付款流程收取发票转交给采购助理单独发给公司的采购员采购助理每周去一趟门市整理核对发票，交接签收门市部发到瑞凡发票群（开票公司，发票张数，金额）供货商送到公司门市部注意事项：供应商开过来的发票验收标准：发票不能破损，图画，密码不能超出区域线内，核对我司的开票信息是否无误，开票放的收款人、复核、开票人必须要有，并开票和复核人不能是同一个人的名字供货商发票的收取和登记流程 财务付款后把付款水单发到采购与财务的讨论组中付款申请单递交审批助

5、理填写付款申请单采购主管第一审批财务核对第二审批付总第三审批要求:财务最好能当天转出，如果不能当天也请第二天上午转出，如果不能转出请通知到采购助理相关原因注意事项：部门所有发票都需有采购或助理交给财务。交由财务核对整理核对无误后登记采购中途遇到意外，以及解决办法 销售实物退到门市部以后，门市部通知采购员 销售,采购员会安排门市部的同事退货事宜 门市部的同事退完货以后通知采购员，财务，并让财务做好采购退货单 财务部做好采购退货单以后通知门市部同事，并弄清楚供货商退款细节 采购员积极的跟供货商沟通退货事情，并沟通退款细节销售提出退货申请采销售预下的期货订单碰到延期情况，应该及时告知销售并且让销售跟客户沟通，采购这边采取相应的措施继续催促供货商交货，或者是寻找新的渠道货已经安排采购进来，销售那边客户突然取消订单，这种情况应该及时和供货商沟通，说明情况并且安排做退货处理采购途中遇到供货商临时把货出掉，在想办法继续找下现货，实在没有现货的情况下问到订货交期，并及时告知销售，和销售沟通后续的解决办法采购部的退货流程现在的退货流程因为系统的原因，我认为是不合理的我的建议：1. 销售那边发起销售退货并做销售退货单(新系统要给到销售这权利,并设审批流程)并跟进让客户把货退到门市部2. 门市部收到退货后在系统生成退货单,并通知销售,财务3. 销售通知采购说客户货已经退回,让采购去安排退货4.