沟通汇报制度

1、1 / 126第一部分、信息沟通体系设计说明1信息沟通体系设计说明11本模块包括内容 会议组织方式 信息传递方式 典型业务沟通制度12会议组织方式 会议名称： 目的： 时间（发起机会）： 地点： 通知方式： 主持人：参加人员： 内容： 记录人： 决议： 纪要整理： 工作跟踪：13信息传递方式信息名称：信息载体：产生部门（岗位）：上报部门（岗位）：上报部门（岗位）批复方式和时间要求：抄报部门（岗位）：抄报部门（岗位）反馈方式和时间要求14典型业务沟通制度规定主负责部门，配合部门沟通的程序、原则裁决的部门和程序人际关系的处理原则2信息沟通制度一、会议制度：会议包括工作例会、专题会议、总结分析会议，

2、每个会议组 织均需按会议组织程序执行， 会前要做好会议准备和通知， 会中要议题明确集中， 要提高会议效率并完成会2 / 126议决议和共识， 会后要形成会议纪要并有专人对执行情 况进行跟踪。二、将各部门的经常重复发生的例常性工作 （尤其是生产作业管理） 实行管 理工作标准化制度，建立正常的生产秩序和工作秩序，有助于各部门统一标准， 协调配合。三、当一个部门遇到比较简单的，对全局影响不大的例外性工作，需要其它部门配合时， 可以不经过上级主管人员， 直接与相关的另一部门沟通， 达成一致意见四、有些例外性工作涉及多个部门，其问题需要协商一致。共同行动，但 因情况较为特殊，如时间紧迫或关系复杂，在这种

3、条件下可组织联合办公、现场 调度，以利于及时达成一致意见，提高办事效率。五、当两个或几个部门之间相互依赖性强，日常工作接触很多，又经常发 生矛盾时， 可以在某个部门中设置一名联络员， 负责与另一个或几个部门进行业 务联系，保持经常沟通， 促进彼此间的了解与协调 （这种联络工作根据具体状况， 可以是专职的，也可以是兼职的，比较灵活，简便易行） 。六、 当某项工作不仅涉及到多个部门， 而且这些部门能够行使职权对该项 工作产生影响时，可组织临时性的任务小组。 临时性任务小组由与某项工作有关 的各部门代表组成， 他们经过磋商， 作出对各方均有约束力的决定， 然后分头贯 彻落实，任务完成后，该机构即可撤

4、销。 临时性任务小组对于突发性的临时工作， 是一种有效的协调方式。 当多个部门的活动需要长时期的， 强有力的协调时， 任 务小组就应从临时性转变为永久性的常设机构。七、在条件许可的情况下，把各副总裁、各事业部总经理管辖的职能部门 各自集中在一个大办公室内实行集体办公， 为加强部门之间横向协调及内部竞争 创造一种良好的环境和气氛。八、在全公司范围内广泛开展员工联谊活动（横向/纵向，多层次）有助于 沟通思想、交3 / 126流信息，改善关系。九、设置巡视员，专门从事调查员工所关心的问题。全公司员工可以以电 话、谈话、信件等各种媒介将所关心的问题向巡视员反映。 巡视员的职位能提供 有价值的自下而上的

5、信息沟通。十、提建议制度的制定(申诉程序)十一、设计信息沟通检查系统 检查方式：观察、问卷调查，会晤访谈，对书面文件的分析等。 需要检查以下四大信息沟通网络:1)、属于政策、秩序、规划和上下级关系的管理网络或同任务有关的网络2)、包括解决问题、会议和提出改革建议等方面的创新活动网络。3)、包括表扬、奖赏、提升以及联系公司目标和个人所需事项在内的整合 性网络。4)、包括公司出版物，布置栏和小道新闻在内的新闻性和指导性网络。 十二、用电子媒介进行信息沟通。4 / 126第二部分、会议组织方式目录：HY-001.经销商评估筛选会议HY-002.人力资源战略研讨会HY-003.总仓盘点分析会HY-00

6、4.分仓盘点分析会HY-005.新产品经济讨论会HY-006.价格调整讨论会HY-007.事业部月度生产计划讨论会HY-008.事业部月度生产情况分析会HY-009.技改小组会议HY-010.工艺（质量）标准制定、修改讨论会HY-011.事业部年度生产经营计划分配讨论会HY-012.事业部经营计划讨论会HY-013.事业部月度生产计划讨论会HY-014.事业部月度生产情况分析会HY-015.事业部质量管理分析会HY-016.事业部生产厂月例会HY-017.事业部计划编制讨论会HY-018.营销中心预算编制讨论会HY-019.预算会审委员会初审讨论会HY-020.预算会审委员会终审讨论会HY-0

7、21.季度经济活动分析会5 / 126HY-022.年度投资预算会审委员会会议HY-023.广促评估委员会例会HY-024.新产品开发讨论会HY-025.新市场开发讨论会HY-026.营销中心产品研发方案讨论会HY-027.营销中心年度营销计划讨论会HY-028.营销中心月度营销计划讨论会HY-029.员工重大申诉问题分析会HY-030.重大物资供应问题分析会HY-031.总裁月例会HY-032.总裁总结分析会HY-033.事业部生产经营例会HY-034.人事讨论会HY-035.原奶供求（月）年度平衡会HY-036.原奶质量标准制定讨论会编号：HY0016 / 126经销商评估筛选会议1.会议

8、名称：经销商的定期评估讨论会2.目的： 对本事业部各经销商进行合理的评估，筛选出差的经销商及时淘汰，优秀 的经销商进行奖励3.时间：半年一次4.地点：各事业部会议室5.通知方式：经销商定期评估表，附通知（提前半个月）6.主持人：市场产品经理7.参加人员：产品经理、销售经理、市场代表、区域销售经理、销售代表8.记录员：市场代表9.会议持续时间：一个半小时10.内容：编号：HY0027 / 1261)通过讨论得出应该淘汰的较差的经销商和较为优秀的经销商2)将达到重点客户标准的经销商挑选出来11.决议：1)下一步需淘汰的经销商名单2)重点客户提名12.纪要整理：市场代表13.工作跟踪：由会议提出后，

9、淘汰经销商由销售处执行，重点客户提名由产品经理执行， 统一由产品经理跟踪。8 / 126人力资源战略研讨会1.会议名称： 人力资源战略研讨会2.目的： 研讨公司的人力资源状况，保证公司的人力资源战略目标逐步实现 。3.时间：每隔两个月的25日召开4.发起条件： 各事业部和集团各中心需在第二个月的20日前提交人力资源管理报告； 综合中心人力资源部需在22日前下发会议议题及要求。5.地点：集团公司会议室6.通知方式： 综合中心人力资源部需在第二个月的22日前下发会议通知单7.主持人： 综合中心副总裁8.参加人员：总裁、各副总、各事业部总经理9.记录人：人力资源部10.会议持续时间：在两小时内完成1

10、1.内容：1）各事业部和集团各中心汇报人力资源管理状况2）综合中心副总裁进行总结评议，公编号：HY0029 / 126布人力资源管理工作考核结果3）按照议题对目前人力资源管理中存在的问题进行研讨，提出解决的方法4）根据年度人力资源战略目标，结合目前的实际完成情况，调整部署下阶 段的人力资源管理工作5）总裁传达公司的人力资源战略信息和董事会决议12.决议： 通过的决议形成决议，没有通过的确定复议的方式和时间13.纪要整理： 人力资源部形成会议纪要，综合中心副总裁签发，24小时内下发给各事业 部和集团各中心14.工作跟踪： 人力资源部对决议中的工作进行跟踪检察，并汇报给综合中心副总裁编号：HY00

11、310 / 126总仓盘点分析会1.会议目的： 形成盘亏（或盘盈）处理方案2.会议时间： 总仓盘点如出现盘亏或盘盈，在总仓保管员提交分析报告后二天内由事业 部财务处提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。3.会议地点： 集团公司会议室4.通知方式： 书面通知5.主 持 人： 事业部财务处长6.参加人员： 事业部财务处长、总仓保管员、事业部销售处经理、事业部总经理7.内 容： 讨论库存盘点盘方式（盘仓）原因，并作出处理方案。8.记 录 人： 事业部财务处委派人员9.决 议： 盘亏（或盘盈）处理方案10.纪要整理： 事业部财务处委派人员11.工作跟踪： 事业部财务处12.会议时间：1小时编号：

12、HY00411 / 126分仓盘点分析会1 会议目的： 形成盘亏（或盘盈）处理结果2.会议时间： 分仓盘点如出现盘亏或盘盈，由分仓保管员提交分析报告会二天内由区域销 售财务主管提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。3.会议地点： 区域市场办事处会议室4.通知方式： 书面通知5.主 持 人： 区域销售主管6.参加人员： 区域销售财务主管、区域销售经理、分仓保管员7.内 容： 讨论库存盘亏（或盘盈）原因，并作出处理方案8.记 录 人： 区域销售财务主管委派人员9.决 议： 盘亏（或盘盈）处理方案10.纪要整理： 区域销售财务主管委派人员11.工作跟踪： 区域财务主管12.会议时间：1小时编号

13、：HY00512 / 126新产品经济讨论会（初会、复会）1 会议目的：形成新产品定价方案（新品定价初案、最终定价方案）2 会议时间：初会时间为营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、事业部销售处，在提交分析报告后，由产品经理形成新品定价草案后二天内召开，复会时间为产品经理在收到各方关于初案的修正报告后二天内召开。3 会议地点：集团公司会议室4 通知方式：书面通知5 主 持 人：营销中心产品经理6 参加人员：营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、销售处、财 务中心财务管理部、事业部财务处。7 内 容：讨论新品价格制定问题8 记 录 人：营销中心产品经理委派人员

14、9 决 议：编号：HY00613 / 126初会形成新品定价初案，复会形成最终定价方案10.纪要整理： 营销中心产品经理委派人员11.工作跟踪： 营销中心产品经理12.会议时间： 初会2小时，复会1小时14 / 126价格调整讨论会1 会议目的：形成价格调整方案2 会议时间： 事业部生产支持处、销售处提交分析报告，由产品经理形成价格调整初案后 二天内召开。3 会议地点： 集团公司会议室4 通知方式： 书面通知5 支 持 人：产品经理6 参加人员： 营销中心产品经理、事业部生产支持处、销售处、财务处7 内 容： 讨论产品价格调整方案8 纪要整理： 产品经理委派人员9 记 录 人： 产品经理委派人

15、员10.工作跟踪：营销中心产品经理11.会议时间：2小时12.决 议：价格调整方案编号：HY007事业部月度生产计划讨论会15 / 1261 会议名称：月度生产计划讨论会2会议目的：制定月度生产计划3会议时间： 每月二十五日上午9:00召开，特殊情况顺延4 会议地点： 事业部会议室5通知方式： 文件6主 持 人： 生产计划处处长7 参加人员： 生产厂长、销售处长、财务处长、生产计划处长8 内容：1）拿出销售、市场需求计划2）制定生产厂生产任务3）需采购原辅料统计4）财务成本预算9 记 录 人： 生产计划处处长16 / 12610.决议：完成生产计划11.纪要整理：生产计划处处长12.会议持续时

16、间：1小时内完成编号：HY008事业部月度生产情况分析会1.会议名称： 月度生产情况分析会2.会议目的： 解决生产中遇到的相关问题3.会议时间： 每月28日上午9:00，特殊情况顺延4.会议地点： 事业部会议室5.通知方式： 文件6.主 持 人： 事业部总经理7.参加人员：生产厂长、生产计划处厂、财务处长、质量技术处销售处长、总经理8.内 容：1）生产计划实施完成情况2）生产任务完成情况17 / 1263）产品质量情况4）销售情况5）财务成本情况6）各部门配合情况9.记 录 人：总经理指定专人10.决 议： 解决生产中遇到的问题11.纪要整理： 总经理指定专人12.会议持续时间：2小时内完成编

17、号：HY00918 / 1268记 录 人：大型：总裁办公室小型：总经理助理技改小组会议1.会议目的： 讨论技改项目的可行性报告，拿出实施方案，相关部门配合，从而达到技 改项目的有序、顺利完成。2.会议时间：视情况而定，大型技改项目应在2-3个月前确定，小型技改项目各事业部 自己因情况而定。3.会议地点： 大型技改项目在总公司会议室，小型在事业部会议室4.通知方式： 大型技改项目总裁文件通知，小型事业部总经理文件通知5.主 持 人：大型：总裁小型：事业部总经理6.参加人员： 大型：财务副总、事业部总经理、营销副总、生产厂长、总裁、财务中心资 产管理处。小型：财务处长、生产厂长、销售处长、总经理

18、、财务中心资产 管理处7内容：1）讨论技改项目的可行性2）拿出技改方案3）费用预算4）各部门相互配合实施技改项目9.纪要整理： 同上19 / 12610.跟踪： 同上11.决议： 技改方案按时执行、完成12.会议延时：2小时内完成编号：HY010工艺（质量）标准制定、修改讨论会20 / 1261 会议目的： 为了更好地对生产运作加以控制，使质量稳定， 可操作性强，特召开此会， 解决市场需求对产品的要求。2 会议时间： 因生产情况而定3 会议地点： 事业部会议室4 通知方式：文件5 主 持 人： 质量技术处处长6 参加人员：生产厂长、质量技术处长、销售处长7 内容：1）现存标准的存在问题2）拿出

19、制定或修改的方案3）实施计划8 记 录 人： 质量技术处处长9 纪要整理：同上10.决议： 完成制定、修改方案11.跟踪：21 / 126同上12.会议持续：1小时内完成编号：HY011事业部年度生产经营计划分配讨论会22 / 1261.目的： 布置、分配、落实一年的生产经营情况2.时间： 集团公司年度预算编制确定下发后十日之内3.地点： 事业部会议室4.通知方式：文件5.主 持 人： 总经理6.参加人员： 事业部各处处长、各生产厂厂长、营销中心人员、总经理7.内 容：1)将事业部全年的生产任务按月分配到各生产厂2)将事业部全年的销售量按月分解，并按区域分配开来。3)确定新产品开发的种类、时间

20、和试制步骤4)确定事业部全年的人员培训计划8记 录 人： 综合处9决 议： 会议内容全部确定，使全年生产经营计划分配、落实10.跟 踪 人： 综合处11.会议延续时间：3小时以内23 / 126事业部经营计划讨论会1.目 的： 保证每月生产经营活动顺利进行，完成每月生产经营计划和各项目标、指标2.时 间： 每月25日3.地 点： 事业部会议室4.通知方式： 文件（此会议也可做为例会中的一项，即不用书面通知）5.参加人员： 总经理、事业部各处处长、各生产厂厂长、营销中心人员6.主 持 人： 总经理7.内 容：1）确定下月的销售量和各地的营销计划（小规模）2）根据销售计划，确定生产计划并分配到各生

21、产厂3）根据生产计划，确定向采购事业部下达的采购合同8 记 录 人：综合处9决 议： 最终将会议的内容全部确定、落实10.纪要的整理：综合处11.跟 踪 人： 综合处12.会议延续时间：2小时之内编号：HY013事业部月度生产计划讨论会24 / 1261目 的：满足销售市场所需的产品，合理分配生产任务2时 间： 每月25日3地 点： 事业部会议室4通知方式：文件（也可作为例会的一项内容，故只作口头通知）5 主 持 人： 总经理6 参加人员：总经理、生产计划处处长、销售处处长、各生产厂厂长、质量技术处处长7内 容： 根据原奶事业部的下月牛奶供应量和事业部销售处下月的销售计划，结合各 生产厂的实际

22、情况，确立事业部下月的生产计划，并分配下达到各生产厂。8.记 录 人： 生产计划处处长9.决 议：确定下月生产计划，并下达到各生产厂10.纪要的整理：生产计划处处长11.跟 踪 人： 生产计划处处长12.会议延续时间： 半小时之内25 / 1261目 的： 分析上月生产成本等情况，找出问题，以便在本月改进2时 间：每月10日3地 点： 事业部会议室4通知方式： 文件（也可作为例会中的一项内容，故只作口头通知）5主 持 人： 事业部财务处处长6参 加 人： 总经理、财务处处长、各生产厂厂长、生产计划处处长7内 容： 由财务处处长根据财务报表，通报各生产厂上月生产成本情况、费用控制情 况等，针对出

23、现的问题，提出改进措施，使各生产厂在生产管理中，严格 控制生产成本、费用等8.记 录 人： 财务处处长9决 议： 找出各生产厂生产成本、费用控制中存在的问题10.纪要的整理：财务处处长11.跟踪人： 财务处处长12.会议延续时间：45分钟以内编号：HY01526 / 126事业部质量管理分析会1目 的：解决质量问题，提高和改进产品质量2时 间： 每月10日3.通知方式：文件（可作例会中一项内容，故只作口头通知）4主 持 人：质量技术处处长5地 点：事业部会议室6参加人员：总经理、质量技术处处长、销售处处长、各生产厂厂长7内 容：由事业部销售处处长反映上月在销售过程中出现的质量问题，质量技术处处

24、 长通报上月各生产厂的质量情况，然后由质量技术处处长主持落实解决质 量问题的办法和改进产品质量的措施，经总经理同意后确定销售处和各生 产厂落实。8.记 录 人：质量技术处处长9决 议：确定解决质量问题的办法和提高改进产品质量的措施，并落实执行10.纪要的整理：27 / 126质量技术处处长11.跟踪人：质量技术处处长12.会议延续时间：1小时之内编号：HY01628 / 126事业部生产厂月例会1.目 的： 将事业部例会的精神和下达的任务、指标落实2时 间： 每月12日和28日（事业部例会后两天）3地 点： 生产厂会议室4通知方式： 电话或口头通知5主 持 人： 生产厂厂长6参 加 人： 生产

25、厂厂长、生产车间主任、质量技术人员、生产统计核算员7内 容： 根据事业部例会的精神，由生产厂厂长布置各生产车间的生产情况，找出解 决生产过程中存在问题的办法。9.记 录 人： 生产统计核算员9决 议： 布置各生产车间生产情况，找出改进生产中存在问题的办法10.经要的整理： 统计核算员11.跟 踪 人： 生产厂厂长12.会议延续时间：2小时之内编号：HY01729 / 126事业部计划编制讨论会1目 的： 收集各方面信息，综合平衡后确定本事业部年度经营计划2 时间（发起机会）：每年11月1日 11月10日 发起机会：参加会议的各部门负责人均要详细客观地提出本部门下一年度的 投出额及相关指标量。3

26、地 点：事业部4.通知方法： 口头通知，由财务处处长通知5.主 持 人：事业部总经理6.参加人员：综合处处长、生产计划处处长、分厂厂长、质量技术处处长、 （对大宗采购事业部和原奶事业部而言参加人员为该事业部各处处长）7.内 容：1）确定下一年度销售计划、生产计划（牛奶收购计划、大宗材料采购计划）2）主要产品单位计划成本3）现金流入量、流出量及净流量计划4）各部门费用支出计划5）人员定编、人物工资水平及下一年度工资总额6）经营成果计划8.记 录 人：财务处处长编号：HY018营销中心预算编制讨论会30 / 12610.决 议： 形成本事业部年度经营计划文本10.纪要整理：财务处处长11.工作跟踪

27、： 由财务处处长与财务中心资产管理部及时联系、协调、沟通31 / 1261目 的： 收集各方面信息后确定下一年度营销计划和方案2时 间(发起机会)： 每年11月5日11月15日发起机会：营销中心各部门负责人均要在与事业部销售代表相互沟通的基 础上明确、详细提出本部门下一年度营销计划及其他信息3地 点： 营销中心4.通知公式： 由营销中心副总裁口头通知5.主 持 人： 营销中心副总裁6.参加人员： 营销中心各部门负责人7内 容：1)三大产品发展方向及相应营销方案2)下一季度广促方案及大型广促活动计划3)重点客户发展计划4)各部门费用支出计划8.记 录 人： 营销中心副总裁指定专人记录9决 议：形

28、成集团公司整体营销计划的方案10.纪要整理： 记录人整理后由营销中心副总裁审定11.工作跟踪： 营销中心副总裁派专人与财务中心资产管理部及时联系、沟通、协调编号：HY019预算会审委员会初审讨论会32 / 1261目 的： 审核各事业部及集团公司各中心相关计划及费用计划，以便最终确定集团 公司整体经费预算2.时间（发起机会）： 每年11月20日开始，12月10日结束 发起机会：各事业部及集团公司各中心均已提出本部门详细、明确的年度计 划3地 点： 集团公司4.通知方式： 由资产管理部长口头通知5.主 持 人：总裁6.参加人员： 财务中心副总裁、技术中心副总裁、营销中心副总裁、各事业部经理、资产

29、 管理部部长7内 容：1）初步审核各事业部年度经营计划2）初步听取、审核营销中心营销计划3）审核集团公司各部门的费用计划8.记 录 人： 资产管理部部长9决 议： 对各事业部及营销中心的年度计划拿出初步审核意见10.纪要整理：资产管理部长负责11.工作跟踪 由资产管理部长及时与各事业部及营销中心联系，明确下次审核会议或终 审会33 / 126议的召开。编号：HY020预算会审委员会终审讨论会34 / 1261目 的：确定集团公司年度经费预算2时 间(发起机会)：每年12月12日-12月15日发起机会：已经对各事业部及营销中心的计划进行初步审核，而后各事业部 之间、事业部与营销中心之间均进行互相

30、沟通已达成共识，并提出修改扣 的计划。3地 点：集团公司4.通知方式：由资产管理部长口头通知5.主 持 人：总裁6.参加人员：财务中心副总裁、营销中心副总裁、技术中心副总裁、各事业部经理、资 产管理部部长7内 容：1)审定各事业部年度经营计划2)审定营销中心营销计划、广促计划、方案及其他3)审定集团公司各部门的费用计划8.记 录 人：资产管理部部长35 / 1269决 议： 形成集团公司年度经营预算文本10.纪要整理： 资产管理部11.工作跟踪： 由资产管理部负责下发各部门、 各事业部预算， 并在全年度分阶段进行跟踪编号：HY02136 / 126季度经济活动分析会1目 的： 及时跟踪评价各事业部预算完成情况，反馈问题及时解决，确何集团公司 年度经营预算的完成2.时间（发起机会）： 每季度结束15日后开始3地 点： 各事