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文档简介
1、档案管理规定档案管理规定档案管理规定第一章总则 第一条 为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的 对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、 技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同 形式的历史记录。第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。第四条 档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行 网络化管理。第二章档案机构及其职责 第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员) 第六条 档案工作由公司总经理统一
2、领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提 供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、 各合资合作公司的档案工作。第七条办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。第三章档案的管理档案管理规定1.1.方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。2.2.步骤:A.A.收集 文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。1.1.属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每 季头一个月的十日前将上季需归档
3、的预立卷的文件整理成 册移交办公室保管,任何人不得据为己有。2.2. 属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目 录、预立卷材料的目录交办公室。监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。第十一条 销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,第八条整理办法:B.B.整理根据分类和成立时间整理。第九条C.C.分类D.D. 立卷过程管理:根据下述分类方法分类区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。第十条档案管理规定并在清单上签字。档案管理规定公司档案的
4、分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按 有关档案分类及编号要求操作。在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料, 确因工作需要外 带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出, 用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管, 不得私 自复制、调换、涂改、污损、戈 U U 线等,更不能随意乱放,以免遗失。第四章档案备份制度各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按计算机管 理办法管理。备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。第五章处理条例 第十九条 有下列行为之一,据情节轻重,给予 5050050500 元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:1.1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2.2.擅自向外界提供、抄摘企业档案3.3.涂改、伪造档案第十二条第十三条理。第十四条第十五条分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第十七条第十八条档案管理规定4.4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者5.5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚) 第六章责任 第二十一
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